Jika email Anda kelebihan beban, mungkin masalahnya bukan teknologi

Ada sejumlah besar artikel tentang topik perbaikan sistem e-mail yang berbeda. Tapi bagaimanapun, tidak peduli apa yang kita lakukan, dari waktu ke waktu, kita mulai berpikir bahwa kami c-mail yang tidak benar, bahwa ada sesuatu yang tidak cukup untuk menjadi produktif - dan kita lagi menyelidiki pengaturan. Namun, Joshua Lyman (Joshua Lyman), pengembang Web, mengatakan itu tidak e-mail tidak bekerja dengan benar, dan diri kita sendiri.

Joshua mengusulkan untuk menerapkan dalam pekerjaan mereka dengan email dalam semua tiga aturan. Mereka akan membantu Anda tetap up to dua kali lebih banyak, dan bekerja dengan e-mail tidak akan menyebabkan emosi negatif.

Menonaktifkan pemberitahuan

Ketika desktop muncul terus-menerus pemberitahuan bahwa Anda memiliki pesan baru, sulit untuk menjaga dari klien email lain. Mengapa configure klien email desktop untuk memeriksa email setiap 5 menit? Situasi di mana Anda harus segera menanggapi surat itu, sangat jarang, dan biasanya orang pra-panggilan untuk mengatakan bahwa surat itu dikirim. Semua pesan lainnya tidak memerlukan tanggapan langsung dan dapat menunggu beberapa saat. Sebagai aturan umum, jika ada sesuatu yang mendesak, normal orang panggilan, tetapi tidak menulis surat dan menunggu jawaban.

Hal yang sama berlaku dan tab terus terbuka dengan surat. Aku yakin kau hanya kembali untuk memeriksa tanpa alasan setiap 10 menit. Dan jika Anda harus bekerja monoton atau mempersiapkan laporan berikutnya, interval dikurangi menjadi 3-5 menit (dengan baik, tidak mencuci lampu kristal).

Membuat kesepakatan verbal dengan rekan-rekan

Tidak peduli bagaimana Anda mengatur kerja sistem e-mail, yang paling penting dalam kelompok ini masih tetap faktor manusia. Email secara teratur ply antara alamat. Tapi menanggapi pesan orang-orang ini, dan masing-masing memiliki definisi sendiri urgensi. Seseorang menganggap jangka waktu yang sesuai untuk membalas surat itu dalam 1-2 jam. Dan siapa dia dari 8 sampai 24 jam. Yaitu Anda surat tidak ada jawaban, bukan karena sistem mail rusak, tapi karena seseorang percaya itu berlaku untuk menjawabnya hari berikutnya.

Dan jika dengan pesan pribadi, semuanya lebih mudah, Anda perlu mendiskusikan dengan rekan-rekan saat-saat ini. Jika Anda tahu bahwa seorang rekan waktu standar untuk merespon surat - 2 jam, dan respon yang dibutuhkan dalam satu jam, lebih baik tidak membuang-buang waktu dan saraf dan panggilan. Atau, mengingat semua fitur ini, kirim email dengan pertanyaan yang tidak memerlukan jawaban yang mendesak terlebih dahulu.

Produktivitas vs akselerasi

David Levi (David Levy), seorang profesor di University of Washington, percaya bahwa dalam masyarakat kita sering bingung dengan percepatan produktivitas. Semuanya dilakukan dengan cepat, tetapi tidak selalu lebih baik. Daripada duduk dan berpikir dengan baik, dan kemudian mengirim singkat tapi surat informatif, kita membuang setiap pesan pendek lainnya yang terus-menerus mengalihkan perhatian kita dan itu tidak membawa cukup kanan Informasi.

Ternyata bahwa jumlah yang Anda menghabiskan lebih banyak waktu membaca surat-surat pendek tapi bermakna dari satu menyeluruh.

peningkatan konstan sistem email - itu bagus, tapi jangan lupa bahwa email cek dan tidak merespon surat dari sistem, dan orang-orang. Jadi, Anda harus belajar untuk menggunakan teknologi dengan cara seperti itu untuk berkomunikasi dengan lebih efektif dengan orang lain dan bekerja lebih produktif.