Bagaimana menyelesaikan lebih banyak hal, mengatur tugas dengan benar, dan mengatur waktu karyawan

Mungkin, hanya orang umum yang malas yang tidak berbicara tentang betapa pentingnya merencanakan jam kerja untuk melakukan lebih banyak, menghasilkan banyak, dan umumnya menjadi "versi terbaik dari diri Anda sendiri." Tetapi untuk beberapa alasan, semua sama kita dihadapkan dengan tenggat waktu yang terlambat, tugas yang tidak terpenuhi atau dilakukan salah. Saya akan membagikan metode saya, bagaimana seorang manajer dapat secara efektif mengatur waktu kerja karyawan, bagaimana membangun komunikasi dan mengatur tugas sehingga dapat diselesaikan dengan benar.

Hapus semua yang tidak perlu

Manajemen waktu. Saya suka kata ini. Ini sangat nyaman: Saya sama sekali tidak lambat dan buruk dalam pekerjaan, saya memiliki masalah dengan manajemen waktu.

Resep saya adalah menghapus semua yang tidak perlu, atau, seperti yang saya sebut, hentikan omong kosong. Hapus dan nonaktifkan apa pun yang tidak Anda butuhkan.

Untuk melakukan lebih banyak, Anda tidak perlu 25 jam sehari, Anda hanya perlu menghabiskan lebih sedikit waktu untuk hal-hal yang tidak berguna.

Penting untuk sering berkomunikasi di tempat kerja - gabungkan semua korespondensi dalam satu utusan dan jangan pernah pergi ke yang lain.

Apakah Anda seorang pengembang? Tidak? Lalu mengapa Anda membutuhkan lebih dari satu browser? Apakah Anda yakin Anda membutuhkan tiga dari aplikasi pengeditan teks yang sama? Dan seterusnya.

Dalam pekerjaan saya dari mengalir dapat melumpuhkan beberapa hal yang terjadi secara teratur: pesan di utusan, surat masuk melalui surat, orang yang masuk ke kantor, telepon berdering.

Jadi saya mengumpulkan semua komunikasi di Telegram, mematikan pemberitahuan dari semua obrolan, mengarsipkan semua saluran - jadi saya sendiri dapat memutuskan kapan saya punya waktu untuk menanggapi.

Melalui surat, saya berhenti berlangganan dari semua surat, kecuali untuk 5-6 surat yang paling penting. Saya menggunakan layanan Unroll.me untuk mengumpulkannya dalam intisari, yang datang seminggu sekali pada waktu yang tepat bagi saya. Saya juga memeriksa surat saya beberapa kali sehari, dan tidak segera setelah menerima surat itu.

Di telepon, saya hanya meminta saya untuk tidak menelepon - Anda hampir selalu dapat menulis atau mendiktekan pesan. Dan pertemuan pribadi hanya berlangsung sesuai rencana - saya menaruhnya di kalender (sangat mudah melakukannya menggunakan Calendly.com), biasanya pada sore hari pada hari kerja.

Resepnya sederhana dan jelas, tetapi, seperti yang ditunjukkan oleh praktik, ini tidak selalu diterapkan dan tidak oleh semua orang yang memiliki "masalah dengan manajemen waktu".

Terapkan tindak lanjut

Tak jarang saya mengadakan pertemuan yang sangat saya sayangi. Meskipun mengalihkan perhatian orang dari pekerjaan, cara tersebut tetap merupakan cara paling nyaman untuk menyampaikan informasi baru. segera kepada sejumlah besar orang, untuk memproses keberatan dan memberikan jawaban atas pertanyaan yang akan segera didengar semua.

Tapi bagaimana melakukannya pertemuan efektif? Apalagi jika diadakan untuk 20-50 orang dan tidak ada cara untuk memastikan bahwa semua orang mendengarkan dengan cermat.

Cara termudah dan paling efektif adalah meminta setiap orang untuk menindaklanjuti sejak awal. Artinya, tesis adalah menuliskan segala sesuatu yang tampaknya penting. Dan segera setelah pertemuan, kirimkan teks tersebut kepada Anda secara pribadi melalui surat atau messenger.

Bagi penyaji, metode ini memungkinkan, pertama, untuk segera melihat siapa dan bagaimana memahami informasi tersebut. Dan kedua, untuk mendapatkan umpan balik instan: apakah pesan utama audiens masuk atau keterampilan berbicara Anda masih perlu ditingkatkan.

Dan tentu saja, tindak lanjut membantu memenuhi tujuan utama rapat - untuk memastikan bahwa setiap orang benar-benar mendengar dan diingat informasi penting.

Perkirakan dengan benar waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas

Pada awalnya, tampaknya tidak mungkin untuk memperkirakan dengan benar waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas apa pun. Beberapa saat kemudian, Anda dapat melihat dalam praktik bahwa memang demikianlah masalahnya.

Untuk alasan ini, penilaian setiap tugas adalah semacam pertahanan ijazah. Karyawan tersebut mengatakan berapa jam dia berencana untuk menghabiskan waktu untuk implementasi, dan manajer setuju atau meminta untuk menjelaskan mengapa waktu yang dibutuhkan begitu banyak atau sedikit.

Dengan "perlindungan" ini (jika tidak dilakukan untuk pertunjukan dan pemimpin memahami apa yang dia lakukan karyawan) evaluasi masalah benar-benar masuk akal.

Orang yang berbeda mengevaluasi pekerjaan mereka secara berbeda. Seseorang melebih-lebihkan batasan dan mengambil banyak tugas, mengalokasikan waktu satu kali lebih sedikit untuk setiap tugas daripada yang harus mereka habiskan. Seseorang, sebaliknya, diasuransikan kembali dan menggunakan setiap waktu tugas untuk keadaan kahar dan "untuk berpikir".

Seorang pemimpin yang baik harus mengajukan pertanyaan yang tepat:

• Mengapa Anda membutuhkan X jam untuk menyelesaikan tugas ini?
• Mari kita baca kembali kondisi masalah dan definisi implementasinya lagi. Apakah Anda yakin Anda memahami semuanya dengan benar dan memperhitungkannya?
• Jika ini adalah pertama kalinya Anda melakukan tugas semacam itu, apakah Anda sudah menyisihkan waktu untuk pengenalan?

Dan tentu saja, selalu bagus bila perusahaan memiliki beberapa karyawan yang melakukan jenis tugas yang sama. Ke kepala Anda dapat fokus pada indikator rata-rata yang dihitung berdasarkan peringkat karyawan.

Gunakan daftar periksa

Bayangkan Anda memiliki tugas untuk seorang karyawan. Dan itu terdengar seperti ini: "Luncurkan layanan baru ini dan itu sendiri". Seorang karyawan memiliki tiga opsi untuk melakukan tugas seperti itu:

1. Minimum. Artinya, membuat semuanya huruf demi huruf, untuk menyelesaikan tugas secara formal. Layanan diluncurkan, tetapi tidak ada penelitian, tidak ada model penetapan harga, tidak ada pemahaman tentang siapa dan apa yang akan dilakukan. Departemen penjualan dan pemasaran tidak memiliki informasi tentang bagaimana dan kepada siapa harus menjualnya.
2. Maksimum. Artinya, mendekati tugas dengan penuh semangat dan dengan sangat antusias. Lakukan penelitian dalam jumlah besar, berkomunikasi dengan perusahaan lain di pasar, bentuk lusinan model harga, mengadakan beberapa pertemuan dalam perusahaan (dengan manajemen, pemimpin tim dan secara terpisah dengan setiap tim), membuat beberapa presentasi untuk setiap audiens target potensial.
3. Baik. Pendekatan ini berada di tengah-tengah antara opsi pertama dan kedua: studi terhadap 5-7 perusahaan dalam satu segmen dilakukan, konsep yang dapat dimengerti disiapkan, satu presentasi atau halaman arahan dibuat. Rapat umum diadakan di mana informasi kunci tentang penjualan layanan dikomunikasikan.

Untuk mencegah karyawan melakukan terlalu sedikit atau terlalu banyak saat mengambil tugas, gunakan daftar periksa - daftar langkah bernomor yang harus diambil untuk mencapai hasil. Sangat berguna untuk menggunakan daftar periksa jika Anda tidak yakin bahwa karyawan tersebut 100% memahami cara melakukannya tugas, - Misalnya, dia belum pernah melakukan hal seperti itu sebelumnya. Jika Anda terlalu malas untuk melukis, bersiaplah untuk pilihan nomor 1 dan nomor 2. Anda akan menyelesaikannya nanti, atau karyawan tersebut akan menghabiskan waktu dan waktu timnya untuk tindakan yang tidak perlu.