6 trik yang meningkatkan produktivitas lebih baik daripada daftar tugas

Daftar yang harus dilakukan adalah cara yang baik untuk menjaga segala sesuatunya pada jalurnya dan tidak melupakannya. Namun, dia sendiri bisa menjadi gangguan, karena dia dapat diisi ulang tanpa henti dengan detail-detail kecil dan tidak pernah sampai pada hal yang sangat penting.

"Jika Anda hanya hidup dalam daftar tugas, Anda hanya akan menghadapi krisis, tidak melakukan hal-hal yang paling penting bagi Anda," kata Stephen Covey, penulis buku terkenal buku Tujuh Kebiasaan Orang yang Sangat Efektif. Tidak perlu sepenuhnya menghilangkan daftar - lebih baik menggabungkannya dengan benar dengan salah satu teknik berikut (atau semuanya).

1. Misi pribadi

Misi pribadi adalah tujuan jangka panjang Anda. Ini adalah piagam yang dengannya Anda dapat menyesuaikan diri dalam hidup. Sertakan nilai dan aspirasi Anda dalam misi. "Tidak harus panjang atau penuh pertimbangan," kata Covey. - Ini hanyalah beberapa kalimat yang mencerminkan esensi Anda dan Anda nilai-nilai». Misalnya, misi Anda mungkin untuk membantu orang lain atau untuk mencapai tujuan tertentu di beberapa area.

Kapan pun Anda perlu membuat keputusan, misi pribadi Anda akan menjadi panduan Anda. Ini juga dapat digunakan dalam perencanaan. Usahakan untuk mengalokasikan waktu Anda bukan sehari sebelumnya, tetapi seminggu. Pilih prioritas untuk periode ini berdasarkan misi pribadi Anda. Kemudian aktivitas harian Anda akan membawa Anda lebih dekat ke tujuan penting.

2. Audit perhatian

Sisi negatif dari daftar tugas adalah menumpuk tugas yang sangat berbeda menjadi satu tumpukan. Tampaknya bagi kami bahwa kami akan dapat berpindah dari satu ke yang lain secara berurutan tanpa masalah, tetapi, menurut penulis buku itu Manajemen Perhatian menurut Maura Thomas, perhatian kami tidak diatur sama sekali Begitu.

Dia menyarankan untuk membagi semua tugas menjadi dua kategori: perhatian rendah dan tinggi. Dan lakukan pada siang hari, tergantung berapa banyak energi yang kamu miliki. Misalnya, kategori pertama mungkin mencakup penguraian email, dan yang kedua mungkin mencakup menulis artikel atau membuat perkiraan anggaran. Dengan menyesuaikan tingkat perhatian dan energi Anda, Anda akan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat.

3. Seorang teman untuk melapor

Ini memberi motivasi untuk menyelesaikan apa yang telah Anda rencanakan hari ini. Jika Anda tidak memiliki teman untuk membantu Anda, Hillary Rettig, pelatih bisnis dan penulis produktivitas, merekomendasikan aplikasi ini Focusmate. Ini akan menemukan Anda mitra untuk diajak bekerja sama, sehingga Anda pasti tidak terganggu.

“Focusmate membantu memecahkan salah satu masalah terbesar (dan paradoks) produktivitas,” kata Rettig. - Banyak tugas membutuhkan kesepian untuk berkonsentrasi dan berpikir, tetapi pada saat yang sama kita adalah makhluk sosial yang luar biasa dan tidak mengatasinya dengan baik kesendirian». Program ini mengotomatiskan proses pencarian dan memberi Anda akses ke komunitas global orang-orang yang juga ingin melakukan pekerjaan dengan baik.

4. Pertanyaan malam

Jones Loflin, konsultan dan penulis manajemen waktu, menyarankan agar Anda tetap termotivasi dengan mengevaluasi diri sendiri. Munculkan beberapa pertanyaan untuk dijawab di akhir setiap hari untuk memastikan Anda pekat tentang apa yang dibutuhkan. Dan kemudian evaluasi seberapa baik Anda melakukannya. Misalnya, salah satu pertanyaan Laughlin adalah: "Apakah saya mencoba meluangkan setidaknya 15 menit untuk membangun hubungan dengan seseorang?"

“Saya memiliki pertanyaan untuk tiga bidang utama kehidupan: pekerjaan, pengembangan diri dan hubungan,” kata Jones. - Saya mengubahnya sesuai kebutuhan. Saya suka semua jenis kompetisi dan ingin mendapatkan skor tertinggi di malam hari, jadi pertanyaan saya selalu ada di benak saya sepanjang hari. "

Buat daftar pertanyaan Anda berdasarkan bidang kehidupan apa yang ingin Anda tingkatkan. Misalnya, “Apakah saya telah memperhatikan orang yang saya cintai hari ini?”, “Apakah saya telah menghabiskan setidaknya satu jam bergerak maju di jalan menuju impian saya?”, “Apakah saya telah melakukan sesuatu untuk meningkatkan kesehatan saya?”

5. Jam konsentrasi

Tambahkan setidaknya satu jam sehari ke kalender Anda dan saat ini fokuskan pada pekerjaan yang paling penting. Tidak ada gangguan atau hiburan. Taruh timeruntuk mengetahui kapan waktunya habis dan memulai.

Satu jam sering kali cukup untuk menyelesaikan cukup banyak hal. Dan menjadwalkan waktu ini tanpa gangguan lebih mudah daripada mencoba bekerja pada produktivitas puncak sepanjang hari. Jika bisa, sisihkan dua atau tiga jam untuk konsentrasi total.

6. Tujuan yang jelas

Menjadi produktif berarti menghabiskan sebagian besar waktu Anda untuk melakukan hal-hal yang berkaitan dengan tujuan terpenting Anda. Konsultan strategi bisnis Hamish Mackenzie merekomendasikan tidak lebih dari tiga kunci tahunan tujuan. Pisahkan masing-masing menjadi tiga sub-target triwulanan dan tiga bulanan, lalu menjadi langkah-langkah yang membutuhkan waktu kurang dari dua jam untuk menyelesaikannya.

“Di awal setiap minggu, prioritaskan langkah-langkah ini berdasarkan hari - tetapi tidak lebih dari tiga langkah per hari,” kata Mackenzie. - Setiap malam, persiapkan semua materi yang Anda butuhkan untuk mengerjakan tugas penting keesokan harinya. Lakukan tugas paling penting ini setiap pagi sebelum mengerjakan hal lain. "