Bagaimana Turn «Google Spreadsheets" di GTD-sistem yang sempurna
Produktivitas Layanan Web / / December 23, 2019
Pada tahun 2001 sebuah buku muncul di rak-rak "Bagaimana urusan dalam rangka: seni produktivitas bebas stres"Authored oleh David Allen (David Allen). Dalam ahli nya pada produktivitas dan manajemen waktu telah menunjukkan betapa pentingnya untuk memiliki sistem terbukti untuk pribadi, bisnis dan keperluan lainnya.
Allen memperkenalkan sistem yang disebut GTD, Yang telah membantu sejumlah besar orang membawa untuk urusan mereka. Sebagai jenis shell dapat digunakan untuk berbagai layanan seperti Wunderlist, Todoist, kami lihat dan Evernote, tetapi sering mereka terlalu rumit atau tidak cukup fungsional. Layanan ini tidak memiliki sarana jelas, tetapi alternatif yang layak - «Google Spreadsheets ".
Keunggulan dibandingkan aplikasi lain
1. Baik visualisasi = pemahaman yang lebih baik
Gangguan, fisik atau digital - adalah masalah nyata dengan konsekuensi fisiologis. Salah satu utama - hilangnya efisiensi. Ketika Anda melihat daftar proyek, yang menempati banyak ruang untuk teks dan segala macam investasi, mulai otak Anda panik. Karena itu, Anda menjadi kurang produktif.
«Google Spreadsheets", pada gilirannya, - satu set baris dan kolom. Bahkan ketika di depan mata Anda 35 proyek, semua dari mereka adalah elemen sederhana dari meja: akrab, kompak dan pada saat yang sama penuh dengan informasi.
2. Mudah untuk memasukkan dan mengedit
Baik sistem produktivitas - adalah salah satu yang mudah untuk memasukkan informasi. Tidak ada yang harus mengganggu penambahan proyek-proyek dan tugas, serta perubahan mereka.
Untuk menambahkan sesuatu ke meja, cukup klik pada sel dan memasukkan teks. Tidak ada kutu, pilihan dan tombol - Anda cukup memasukkan teks semua yang diperlukan.
Jika perlu, suatu tempat untuk menambahkan kolom, sel merge, dan sebagainya - berbagai pilihan.
3. keluwesan
Setiap produktivitas sistem harus cukup fleksibel. Anda harus nyaman semacam dan filter konten berdasarkan perubahan prioritas. «Google Spreadsheets" membiarkan Anda membuat filter berdasarkan kriteria yang berbeda.
Beberapa orang yang mematuhi GTD dan sistem lain yang digunakan dalam setiap konteks tugas. Untuk masing-masing terpasang label seperti "@ telepon" atau "@ komputer", Anda dapat melihat Hanya kasus-kasus yang layak di mana Anda berada, dan dengan alat yang memiliki dari Anda di bawah tangan.
Dalam «Google Spreadsheets" sangat mudah untuk mempertahankan filter kustom dengan beberapa kriteria. Anda bebas untuk memanggil filter ini seperti yang Anda inginkan, yang mempercepat pencarian untuk mereka.
4. Kesederhanaan dan luasnya kemampuan
Salah satu keuntungan utama dari tabel - kesederhanaan mereka. Dan karena mereka mudah digunakan, mereka memberikan kesempatan yang luas. Ini disusun dengan mudah dan berkomunikasi dengan informasi lainnya.
Anda dapat membuat sel dengan teks biasa, dan Anda dapat menulis formula yang menggabungkan beberapa potongan data ke fungsi. Anda memutuskan bagaimana harus dikaitkan data Anda.
5. Cross-platform
Semua di atas berlaku untuk program apapun untuk membuat spreadsheet: Microsoft Excel, LibreOffice, OpenOffice Calc, Bilangan Apple, dan sebagainya. Dalam semua - prinsip dasar yang sama dari baris, kolom dan rumus. Tapi «Google Spreadsheets" beroperasi sepenuhnya di awan, dengan cepat dan handal.
Anda bebas untuk bekerja dengan sistem operasi, dari perangkat apapun. Hal ini cukup untuk memiliki koneksi internet dan browser diinstal.
contoh penggunaan
GTD-dokumen Anda mungkin berisi sejumlah lembar. Bayangkan bahwa mereka memiliki tujuh.
- proyek. Allen mendefinisikan proyek sebagai tugas, yang terdiri dari lebih dari dua langkah dan pelaksanaan yang membutuhkan hingga 12 bulan. Dalam daftar, Anda dapat membuat apa pun - bahkan proyek dapat diganti oli motor.
- bisnis yang akan datang. Daftar hal-hal yang dapat Anda lakukan sekarang. Anda dapat menentukan tanggal perkiraan dan pelaksanaan prioritas.
- harapan. Hal yang kinerja yang Anda harapkan dari orang lain. menambahkan proyek terkait dan merekam, jika diinginkan, tentang terakhir kali Anda berbicara dengan orang-orang ini.
- agenda. Karya-karya yang perlu dibahas pada pertemuan rutin. Misalnya, jika Anda berbicara dengan wajah mingguan rekan untuk wajah, lalu isi di sini bahwa ingin bernegosiasi dengan dia. Hal ini juga memungkinkan untuk menambahkan kolom dengan proyek-proyek terkait.
- inkubator. Daftar hal-hal yang ingin Anda lakukan suatu hari nanti, tapi belum tidak tahu persis kapan.
- review mingguan. Sebuah daftar tugas yang Anda lakukan ketika Ringkas minggu. Ini mungkin untuk memeriksa proyek-proyek yang ada dan penambahan baru, menutup "ekor", dan seterusnya.
- proyek yang diselesaikan. Mengukir proyek selesai dan masukkan dalam daftar dan mark ketika selesai. Jika proyek hanya harus menyingkirkan, juga untuk dicatat.
proyek
Jumlah kolom dalam lembar ini mungkin berbeda, tetapi ada dua utama, di mana seluruh sisanya sistem: "Proyek ID" dan "urusan mendatang."
Proyek ID - adalah nomor unik. Menetapkan pengidentifikasi melampaui «Google Sheets." Mereka dapat menyimpan semua sistem organisasi Anda. Misalnya, jika Anda menyimpan file dan catatan yang terkait dengan proyek-proyek di layanan lain, Anda dapat menggunakan nomor yang sama di dalamnya. Hal ini secara signifikan mempercepat pencarian file dan Informasi, dan memungkinkan Anda untuk tidak menyimpan banyak hal dalam pikiran.
Dalam kolom "Kasus-kasus yang akan datang" dilacak tiga aspek masing-masing proyek:
- berapa banyak kasus ditambahkan ke tab "urusan Mendatang";
- berapa banyak item yang terkait dengan proyek ini adalah untuk tab "Menunggu";
- sebagai elemen yang terkait dengan proyek, yang terletak di tab "Agenda".
rumus - fungsi sederhana dari menghitung, yang memverifikasi tiga tab tersebut, dan memberikan informasi tentang berapa banyak kegiatan yang terkait dengan identifier proyek ini. Kolom ini memungkinkan Anda untuk cepat menemukan proyek tanpa tugas yang dilakukan. Urutan "0 | 0 | 0 "menunjukkan bahwa perlu baik untuk menambahkan tindakan untuk proyek atau menundanya.
"Menunggu" dan "Agenda"
Di halaman ini menunjukkan nama orang yang Anda butuhkan dari dia, dan ketika Anda diminta untuk itu, itu berlaku untuk setiap proyek. Jika Anda secara teratur bertemu dengan orang itu, maka dikirim ke "agenda". Ketika Anda melihat dia hanya kadang-kadang, kemudian tambahkan ke "Menunggu".
inkubator
Dalam sebuah wawancara, Allen mengatakan bahwa jika setiap proyek selama seminggu tidak bergerak sedikit pun, ia akan mengirimkan ke "Inkubator". Idenya sederhana: jika Anda tidak melakukan proyek secara teratur, lalu keluarkan dari daftar, yang terus-menerus pada pikiran. Karena proyek ini ada kekacauan dan, sebagai akibatnya, ada penghalang psikologis untuk pelaksanaan kasus penting.
Setiap minggu, melihat ke dalam "Inkubator" dan baik mengubah status proyek pada "aktif" atau tidak menyentuhnya, atau benar-benar dihapus.
review mingguan
Tab ini membantu membuat yakin bahwa Anda to-do list membantu untuk meningkatkan kehidupan pribadi dan bisnis. Jadi, Anda perlu terus-menerus meninjau daftar ini dan menjaga mereka saat ini.
"Weekly Review" dapat terdiri dari pertanyaan dan ide-ide untuk refleksi. Bahkan, daftar ini pemicu unik yang mengingatkan tentang perlunya proyek. Juga, hal ini membantu untuk memeriksa apakah Anda masih memenuhi tujuan Anda untuk tujuan Anda.
proyek yang diselesaikan
Jika Anda perlu mengingat hasil dari sebuah proyek, untuk membantu lembar. Dan bahkan jika Anda tahu apa proyek telah berakhir - misalnya, Anda melemparkannya - bahwa kadang-kadang hal ini berguna untuk mengetahui kapan Anda membuat keputusan ini.
«Google Spreadsheets" Fungsi Berguna
catatan
Mereka dapat digunakan dalam beberapa cara. Salah satu dari mereka - untuk menuliskan semua kasus yang akan datang yang mungkin untuk suatu proyek tertentu. Kemudian Anda dapat menyalinnya langsung dalam daftar "urusan Mendatang", menambahkan tanggal penyelesaian yang diinginkan.
Catatan juga berguna untuk tujuan mereka dimaksudkan. Menambahkan catatan ke status proyek, untuk merayakan tonggak penting dan menambahkan informasi yang berguna.
Untuk menambahkan catatan, klik kanan sel dan pilih "Insert catatan".
komentar
Komentar, kontras dengan catatan secara otomatis hyperlink diformat bahwa kadang-kadang dapat berguna. Jumlah komentar ditampilkan pada tab lembar di bagian bawah. Selain komentar, Anda dapat berkolaborasi dengan pengguna lain. Mereka menambahkan catatan serupa.