Bagaimana Anda menentukan bahwa surat Anda terlalu panjang?
Kiat Produktivitas / / December 19, 2019
© foto
Jika Anda akan menerima surat dengan beberapa halaman, akan Anda membacanya? surat panjang, serta artikel yang sangat panjang, sangat sulit untuk membaca dan memahami. Selain itu, penulis begitu terbawa oleh proses yang pada akhirnya untuk memahami apa sebenarnya yang ia inginkan dari Anda, menjadi hampir mustahil.
Mengapa tidak menulis surat panjang? Jawaban pertama dan paling jelas - karena tidak ada yang akan membacanya!
penggunaan yang tepat dari e-mail dapat menjadi alat yang efektif dalam pengembangan bisnis Anda. Menulis surat panjang tidak berarti bahwa Anda lebih produktif. Ya, Anda melakukan banyak pekerjaan, tapi pekerjaan ini tidak berarti apa-apa. Sekarang semua orang sedang mencoba untuk mengurangi pengolahan surat masuk dan melakukan pekerjaan seefektif mungkin dalam waktu singkat. Oleh karena itu, surat panjang Anda - itu tidak hanya membuang-buang waktu Anda, tetapi juga membuang-buang nakal dari orang lain.
Semakin pendek surat Anda, semakin baik akan melakukan pekerjaan-nya. Ini harus berisi pertanyaan hanya tertentu, atau jawaban. Menulis hanya pada manfaat dan tidak lebih. Jika Anda masih penuh dengan keinginan untuk menulis surat panjang, mungkin lebih baik untuk menunjuk orang bertemu dan membahas semua aspek dari masalah Anda untuk makan siang bisnis?
Bagaimana Anda tahu bahwa surat Anda telah melewati batas? Berikut adalah 10 tanda-tanda dengan mana Anda dapat menentukan apa yang Anda membayar terlalu banyak perhatian.
1. Anda tidak tahu yang mencoba untuk mengatakan. Seolah-olah Anda menelepon seseorang pertama, dan bertanya, "Apa yang terjadi?!" Jawaban alami: "Yah... Aku tidak tahu. Anda menelepon saya?! "Tahan surat Anda, sampai kepala Anda tidak menentukan pertanyaan atau jawaban yang jelas.
2. Anda merasa tidak nyaman dengan subjek. Hal ini dapat dibandingkan dengan tanpa henti kesadaran dalam rapat, ketika orang tidak memiliki topik pembicaraan dan dengan demikian mencoba untuk menutupi ketidaktahuannya. Atau ketika siswa mulai panjang besar untuk menjawab pertanyaan dari guru, mencoba untuk mendapatkan setidaknya tiga. Hal yang sama dengan surat yang panjang. Jika Anda tidak dapat diringkas seperti apa yang Anda inginkan dari orang di ujung lain, maka Anda tidak memiliki pengetahuan yang cukup. Hal ini sering terlihat di perusahaan besar, di mana orang memberikan tampilan sibuk menulis sebuah surat yang sangat penting dan panjang.
3. Mempersingkat tanda tangan standar Anda. Jika surat Anda berisi jawabannya dalam beberapa kata, tanda tangan Anda dengan semua rincian (judul, perusahaan, seluruh daftar kontak, kutipan favorit, logo atau slogan perusahaan, dll) di lantai halaman akan terlihat seperti konyol. Cobalah untuk meninggalkan seluruh surat dalam gaya minimal.
4. Anda menulis buku. Email - tidak buku. Jika ada informasi tambahan, pasangkan ke surat dalam bentuk file terpisah. Jika surat itu bisa sangat lama, itu adalah pemikiran bernilai sekitar jenis informasi untuk lebih mengenali dan kirim dalam aplikasi.
5. Anda spam. Situasi seperti sering terjadi di perusahaan besar, di mana karyawan merasa semacam kebutuhan saling mengirim surat panjang lainnya, yang berisi laporan rinci tentang pekerjaan yang dilakukan dengan permanen update. Akibatnya, hari berubah menjadi email verifikasi yang solid dengan aliran pesan dalam gaya "Saya mengirim surat kepada pelanggan.", "Atur pertemuan." "Laporan ini lebih dari 30%." Dan seterusnya.
6. surat Anda tidak koheren. Hal ini tidak perlu untuk menulis surat dua halaman untuk mengajukan satu pertanyaan.
7. Anda penyalahgunaan surat peresylaniem. Daripada kesepakatan dengan surat, Anda cukup klik "Kirim." Surat toga diubah menjadi sabuk tak berujung, yang hampir tidak mungkin untuk mendapatkan ke titik utama.
8. Tidak harus menulis. Jangan mengirim surat apa yang sebaiknya dibicarakan pada pertemuan atau di telepon. Kadang-kadang e-mail adalah bukan alat yang tepat untuk komunikasi. Jika dibutuhkan lebih dari beberapa baris, orang terbaik untuk membahas masalah tersebut atau membuat panggilan telepon.
9. Ini harus pesan ke jumlah penerima manfaat lebih dari satu. Misalnya, menulis surat kepada kepala dan menempatkan di penerima semua karyawannya. Tampaknya, sehingga ia mencoba untuk mempersingkat waktu penulisan dan mengirim surat ini untuk semua orang secara individu dan dengan demikian mendapatkan pekerjaan dilakukan secara efisien. Tapi, yang terpenting, dia bahkan tidak membayangkan bahwa hal itu akan segera mengisi longsoran tanggapan di surat sesegera stafnya akan menekan "Balas Semua". Kadang-kadang metode ini tidak benar-benar bekerja.
10. Anda tidak mengedit huruf Anda. Sebelum Anda mengirim surat, Anda harus membacanya lagi dan mengedit. Selain tata bahasa dan ejaan, Anda perlu mengedit dan maknanya. Mungkin apa yang mengambil seluruh ayat, Anda dapat dimasukkan ke dalam beberapa baris. Dan aturan lain praktis yang baik: Anda harus membaca kembali surat Anda berkali-kali, berapa banyak orang yang akan mengirimkannya.
Dan sebelum Anda mengirim surat, membacanya dan pastikan bahwa itu adalah pendek dan berisi pertanyaan-pertanyaan hanya tertentu. Lebih jelas pesan Anda, semakin besar kemungkinan bahwa penerima akan memahami apa yang dibutuhkan dari dia, dan akan menanggapi Anda sebagai singkat dan to the point.