Sesi strategis: alat apa ini dan siapa yang dapat memanfaatkannya

Apa itu sesi strategis

Sesi strategi adalah format pertemuan untuk para eksekutif, di mana mereka membahas rencana pengembangan perusahaan. Alat ini membantu:

• menilai posisi perusahaan saat ini, mengidentifikasi kekuatan dan kelemahannya;
• menemukan cara untuk menghindari masalah atau menyelesaikan masalah yang sudah ada;
• menentukan rencana aksi - langkah-langkah spesifik untuk mencapai tujuan;
• menetapkan tolok ukur untuk mengukur keberhasilan.

Sesi strategis adalah sejenis bertukar pikiran. Jadi, pada pertemuan tersebut, kami membahas masalah dan keberhasilan departemen, menetapkan tujuan untuk masing-masing departemen, menggambar diagram dan grafik di papan tulis online interaktif.

Untuk tujuan ini, kami telah memilih Miro. Alat ini memungkinkan Anda untuk menangkap pemikiran dan ide dalam format visual. Pada saat yang sama, semua peserta sesi memiliki akses ke sana dari mana saja di dunia dan dari perangkat apa pun.

Setelah itu, kami melakukan perencanaan taktis: kepala masing-masing departemen memecah tugasnya menjadi langkah-langkah yang lebih kecil.

Bagaimana melakukan sesi strategi

Berikut adalah beberapa langkah untuk membantu Anda menjadi teratur.

Tentukan frekuensi pertemuan

Tidak ada kerangka waktu tetap untuk mengadakan sesi strategis. Beberapa perusahaan lebih suka mengadakan pertemuan triwulanan, sementara yang lain mungkin mengadakannya setiap enam bulan atau setahun.

Jadi Anda dapat mengatur frekuensi pertemuan apa pun yang nyaman bagi Anda.

Di perusahaan kami, sesi strategis diadakan setiap tiga bulan sekali. Lalu kami memecahkan yang dimaksud sasaran untuk semacam sprint. Untuk melakukan ini, Anda perlu memutuskan langkah apa yang harus diambil untuk menyelesaikan masalah besar, berapa lama secara umum, departemen mana yang akan terlibat dan berapa banyak sumber daya yang mereka miliki.

Manajer kemudian menguraikan tugas di tingkat departemen, jika diperlukan. Dan setelah 3 bulan, kami memeriksa jadwalnya.

Undang orang yang tepat

Siapa yang Anda undang ke sesi strategi akan bergantung pada daftar masalah yang perlu diselesaikan. Misalnya, jika Anda mengadakan rapat untuk membahas strategi bisnis secara keseluruhan, Anda harus menghubungi kepala departemen. Anda juga dapat mengundang manajer proyek yang bertanggung jawab atas indikator utama.

Jika sesi strategi Anda dikhususkan untuk ulasan dan diskusi beberapa data, itu layak untuk ditarik memerintahyang mengumpulkan informasi ini dan memahami pentingnya.

Pilih tanggal dan waktu yang nyaman untuk semua orang

Saat menetapkan tanggal dan waktu, pertimbangkan pendapat semua orang. Hindari menjadwalkan pertemuan dengan karyawan sehari sebelum waktunya. Mungkin mereka ada janji penting. pertemuan atau ada tugas berat yang tidak bisa mereka tunda. Akibatnya, Anda dapat menempatkan mereka dalam situasi yang canggung.

Saat memberikan tanggal, tunjukkan berapa lama sesi akan berlangsung. Misalnya, di perusahaan kami, seluruh hari kerja dialokasikan untuk acara ini. Dan dalam hal ini, penting untuk beristirahat tepat waktu, memberi diri Anda dan rekan kerja kesempatan untuk bersantai.

Tetapkan agenda

Agenda dapat mencakup topik penting, tahapan utama sesi, masalah yang perlu dibahas. Jangan menambahkan banyak poin ke dalamnya - lebih baik menunjukkan topik utama. Misalnya, bisa memasuki pasar baru.

Dengan mengesampingkan pertanyaan yang tidak perlu, Anda akan dapat tetap fokus pada tugas utama.

Di akhir sesi strategis, pastikan untuk membahas kembali seluruh agenda dan mengkonsolidasikan kesepakatan yang dicapai.

Mintalah peserta untuk mempersiapkan diri terlebih dahulu

Manajer harus mengetahui indikator departemen saat ini: tingkat beban kerja bawahan, volume total tugas, dan sebagainya.

Mereka juga harus memiliki informasi terkini tentang bagaimana dan kapan indikator kunci - baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Jika manajer perlu mendiskusikan beberapa masalah dan masalah departemen, mereka juga harus menyiapkan daftarnya terlebih dahulu.

Sebelum beberapa sesi strategis, mungkin berguna tidak hanya untuk mengedarkan agenda rapat, tetapi juga menyiapkan laporan terperinci tentang kemajuan yang dicapai pada tugas-tugas penting. Anda dapat meringkas tujuan dan KPI terkait di spreadsheet.

Atur pertemuan

Selama rapat, Anda tidak hanya membahas semua masalah, tetapi juga memberi orang kesempatan untuk berbicara dengan jujur ​​\u200b\u200bdan mengungkapkan pendapatnya. Dorong peserta untuk melakukannya, tetapi cobalah untuk tidak menyela orang lain dan kembali ke orang yang disela.

Seringkali lebih efisien untuk menyerahkan pelaksanaan dan kendali sesi kepada tuan rumah (moderator). Hal ini memungkinkan direktur untuk pindah ke bidang yang sama dengan karyawan dan beralih dari memantau acara ke interaksi aktif dengan manajer dan memecahkan masalah.

Buat catatan selama rapat

Anda perlu mencatat poin-poin utama, ide, data, garis waktu, dan semua informasi penting lainnya yang Anda diskusikan dalam sesi tersebut, karena akan berguna dalam perencanaan taktis lebih lanjut.

Setiap departemen selalu memiliki pemahaman tentang berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu. Ini memungkinkan selama sesi untuk menguraikan indikatif ketentuan.

Para pemimpin biasanya menangkap informasi sambil jalan, tetapi laporan umum juga harus disiapkan setelah sesi.

Di perusahaan kami, moderator bertanggung jawab untuk ini. Artinya, dia tidak hanya mengatur dan mengawasi rapat, tetapi juga membuat laporan atas keputusan yang diambil.

Minta umpan balik

Berkat itu, Anda dapat melihat berbagai sudut pandang dan mencari tahu apa Rekan kerja membayar perhatian khusus. Dan juga - untuk merangsang interaksi mereka satu sama lain.

Minta peserta untuk menulis tentang masalah apa saja. Lebih baik lagi, gunakan aplikasi survei untuk melihat tanggapan mereka secara real time. Misalnya, ini mungkin pertanyaan tentang perasaan keseluruhan tentang keefektifan sesi dan berbagai masalah organisasi, serta keinginan untuk acara mendatang.

Untuk siapa alat ini?

Saya percaya bahwa bisnis tidak dapat ada tanpanya perencanaan. Mereka harus selalu ditangani - terlepas dari ceruk dan format pekerjaan Anda.

Tanpa strategi Anda sendiri, Anda berisiko salah memprioritaskan atau mengabaikan masalah departemen tertentu, yang semuanya akan memengaruhi garis bawah seluruh perusahaan. Akibatnya, cepat atau lambat, masalah internal akan semakin besar dan merusak perusahaan.

Sesi strategis akan membantu mengatasinya dan membangun alur kerja. Oleh karena itu, menurut saya, mereka akan berguna untuk tim mana pun yang beranggotakan lebih dari 3-4 orang.

Lagi pula, semakin banyak departemen yang Anda miliki untuk bertanggung jawab atas masalah individu, semakin besar perpecahan para pemimpin. Dan dengan bantuan sesi strategis, Anda dapat menyinkronkan rencana perusahaan dan memastikan yang terbaik memahami di dalam dirinya.