Cara menyederhanakan tugas sehingga Anda dapat berhenti menunda-nunda dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan

Semakin banyak yang harus Anda lakukan, semakin sulit untuk memulai. Dan semakin sulit untuk memulai, semakin banyak yang kita hemat. Solusi untuk masalah ini adalah menyederhanakan semua yang Anda bisa. Setidaknya itulah yang dipikirkan Greg McKeon, seorang penulis dan pelatih bisnis yang bekerja di Google dan Facebook.

Dalam buku Tanpa Usaha. Jadikan lebih mudah. ​​”McKeon menjelaskan bagaimana menjadi sukses dan tidak kehabisan tenaga. Dengan izin dari penerbit "MITOS", Lifehacker menerbitkan bab kedelapan, yang menceritakan tentang cara menyederhanakan tugas.

---

Pada Februari 1998, di Seattle, Peri Hartman keluar Dari percakapan dengan Peri Hartman pada 17 April 2020. dari gedung bata lima lantai yang menampung gudang Amazon untuk bertemu Jeff Bezos dan Shel Kafan, karyawan pertama dan direktur pengembangan digital perusahaan. Setelah melewati beberapa rumah, dia pergi ke sebuah pub kecil di Pasar Pike Place yang terkenal untuk mendiskusikan semuanya dengan mereka saat makan malam.

Bezos Saya mengadakan pertemuan karena saya banyak berpikir untuk memesan di toko online saya yang berkembang pesat, yang saat itu tidak terlalu sederhana. Untuk melakukan pemesanan, pembeli harus melalui prosedur yang panjang dan bertingkat, yang kemudian wajar untuk pesanan online.

Halaman tempat Anda perlu menulis nama - klik dengan mouse. Halaman tempat Anda perlu menulis baris pertama alamat - klik. Kota, kode pos, ketik kartu kredit, nomor kartu dan tanggal kedaluwarsa. Untuk menulis alamat penagihan, saya harus mengisi beberapa formulir lagi di halaman yang berbeda - klik, klik, klik! Alamat pengiriman - klik lagi. Saat itu, tidak ada fitur pelengkapan otomatis, jadi mungkin perlu beberapa menit untuk menyelesaikan pembelian.

Saat makan malam, Bezos berkata Richard L Brandt, Satu Klik: Jeff Bezos dan Bangkitnya Amazon.com (New York: Portofolio / Penguin, 2011). : “Kita perlu membuat sistem pemesanan tidak terlalu rumit. Sehingga pembeli dapat memesan produk tanpa susah payah. Yang harus Anda lakukan adalah mengkliknya - dan selesai."

Mengingat hari itu, Hartman mengatakan kerangka acuan sangat jelas: "Tujuannya adalah penyederhanaan." Bezos mengerti, “Semakin banyak langkah yang Anda ambil untuk checkout, semakin banyak waktu yang mereka [pembeli] harus berubah pikiran. Jika Anda mengatur semuanya sehingga pengguna dapat melakukan pembelian dalam satu klik, kemungkinan besar dia akan berhasil."

Saat itu, ide belanja online masih baru dan banyak orang takut untuk berbelanja online. Prosedur panjang memasukkan data dan mengklik mouse tidak nyaman dan jauh lebih membosankan daripada yang biasa dilakukan semua orang: pergi ke kasir dan serahkan kartu ke kasir. Harus mencetak alamat, kartu dan nomor rekening setiap kali adalah kesulitan dan masalah. Butuh terobosan besar untuk mengganti semuanya dengan satu klik.

Hari ini, keputusan pembelian sekali klik tampak jelas bagi kami. Tapi kemudian Hartman, berpendidikan dan bersemangat programmer, menghabiskan dua atau tiga bulan untuk merampingkan dan menyederhanakan setiap langkah pesanan, dan bahkan tidak terpikir olehnya bahwa pembelian satu klik dapat dilakukan. "Tidak ada yang melakukannya," jelasnya. - Jeff menyarankan, "Ayo kita lakukan." Dan kami melakukannya."

Amazon telah mengeluarkanMike Arsenault, “Seberapa Berharga Paten 1 Klik Amazon? It's Worth Billions, ”Rejoiner, diakses 15 Oktober 2020. paten pesanan sekali klik yang telah memberinya keuntungan besar dalam persaingan selama hampir 20 tahun. Inovasi tunggal ini tidak dapat dilebih-lebihkan: ia telah memberikan kontribusi besar bagi perkembangan perdagangan online.

Langkah-langkah termudah adalah yang tidak Anda lakukan.

Saya kagum bahwa Hartman telah menyederhanakan setiap langkah proses checkout selama berbulan-bulan bahkan tanpa memikirkannya hapus langkah dan sederhanakan proses itu sendiri. Ini karena ada perbedaan besar antara kedua pendekatan tersebut.

Sesederhana langkahnya, lebih mudah untuk tidak mengambil langkah apa pun.

Ketika putra saya berusia 12 tahun, dia bertekad untuk bergabung dengan Pramuka sebelum dia berusia 14 tahun. Tidak diragukan lagi, tujuannya sangat ambisius, tetapi kami mengambilnya bersama dan mulai merayakan kemajuannya. Tepat sebelum ulang tahunnya yang keempat belas, ia memulai proyek akhir, di mana sebuah tim beranggotakan 40 orang seseorang harus membangun kembali pagar setinggi 180 kaki - yang sebelumnya terbakar setahun yang lalu saat kebakaran di California. Yang harus dilakukan putranya hanyalah menulis laporan proyek. Tampaknya tugas yang mudah, tetapi setelah dua tahun bekerja terus-menerus, bagian proyek inilah yang membuat kami sangat lelah sehingga menjadi lebih mudah. menunda.

Kami mulai mengerjakan proyek terlebih dahulu, dan pada saat antusiasme menghilang, kami sudah setengah jalan menuju tujuan. Tetapi bagian kedua dari proyek itu tampaknya membuat kami lebih takut daripada yang pertama. Kami tidak dapat berhenti memikirkan cara untuk lebih meningkatkan laporan: kata pengantar yang penuh dengan detail yang jelas dan akurat, lusinan foto, desain profesional. Fakta bahwa kami melihat proyek-proyek menarik dari pramuka lain yang mempelajarinya selama berjam-jam juga menambah bahan bakar ke dalam api. (atau lebih tepatnya, di mana orang tua mereka merenung selama berjam-jam), dan batasan dalam hal jumlah upaya meningkat lebih tinggi dan lebih tinggi dan di atas.

Jadi, proyek terhenti. Segera setelah kami berpikir untuk kembali bekerja, itu segera menjadi tak tertahankan. Hari-hari terus berjalan tanpa ada kemajuan. Dua minggu kemudian, secara kebetulan, saya mulai mempelajari proses penyederhanaan dalam struktur kompleks. Dan kemudian saya sadar: kami terlalu memperumit proyek. Dengan menambahkan begitu banyak langkah ke dalamnya, bahkan secara mental, kami sendiri membuat bahkan satu langkah berikutnya lebih sulit bagi diri kami sendiri.

Jadi, melangkah mundur, kami bertanya pada diri sendiri apa langkah minimum yang perlu diambil untuk menyelesaikan pekerjaan. Kami tidak perlu membuat jilid kayu khusus untuk laporan. Anda tidak perlu menyertakan semua gambar secara mutlak. Kami tidak perlu menulis deskripsi sepanjang satu kilometer untuk setiap foto atau membuat sampul yang tidak biasa. Kata pengantar untuk laporan ini bukanlah tugas seumur hidup.

Singkatnya, kami telah menyusun daftar umum langkah-langkah yang sangat penting: mencetak 20 kalimat atau kutipan. Cetak mereka. Untuk memotong. Tempelkan di atas kertas. Cetak beberapa sampul. Masukkan tiga pemisah. Tulis dan cetak esai tiga halaman yang memberikan jawaban jelas hanya untuk pertanyaan yang diajukan. Bawa laporan itu ke kantor dan serahkan. Siap!

Sebuah proyek penting untuk anak saya lulus dari tahap "pembekuan" ke yang terakhir hanya dalam beberapa hari, karena kami mengidentifikasi dan menyelesaikan jumlah langkah minimum. Putra saya menjadi Pramuka seminggu sebelum dia berusia empat belas tahun.

Tentu saja, pendekatan ini tidak hanya bekerja dengan proyek Pramuka. Tanyakan saja pada diri Anda pertanyaan satu ukuran untuk semua yang akan membantu Anda menghindari sakit kepala yang menyiksa dan membuat Anda melanjutkan tugas-tugas penting tetapi tampaknya sangat sulit atau membingungkan.

Untuk lebih jelasnya, menentukan jumlah langkah minimum tidak berarti "cocok" atau melakukan sesuatu yang tidak akan Anda banggakan. Hanya langkah-langkah yang tidak perlu yang tidak perlu. Dengan menghilangkannya, Anda akan menyalurkan energi untuk menyelesaikan proyek. Di area mana pun, mengakhiri kasus akan berkali-kali lebih baik daripada menambahkan langkah-langkah berlebihan yang tidak menambah nilai apa pun pada proyek. Dan penyelesaiannya adalah sesuatu yang bisa dibanggakan.

Untuk menjadi sukses dalam segala hal, Anda harus menyelesaikannya.

Usaha ekstra tidak selalu dibutuhkan

milikku sekolah sahabat saya menghabiskan lebih sedikit waktu untuk belajar daripada saya, dan nilainya lebih baik. Apa rahasianya? Ketika guru memintanya untuk melakukan sesuatu, dia melakukan persis apa yang diminta darinya, dan tidak lebih. Saya melangkah lebih jauh: Saya membaca lebih dari yang diminta; mencari informasi lebih dari yang dibutuhkan.

Saya berusaha keras untuk memenuhi program secara berlebihan sehingga tidak ada energi yang tersisa untuk program itu sendiri. Adalah satu hal untuk melakukan upaya ekstra dalam hal-hal yang sangat penting (misalnya, setelah operasi bedah, untuk melakukan prosedur ekstra agar tidak menyebabkan infeksi ke dalam luka). Dan menambahkan sentuhan artifisial yang tidak perlu adalah hal lain.

Saya menyimpulkan aturan untuk diri saya sendiri: eJika Anda diminta untuk melakukan x, itu bukan alasan yang cukup baik untuk melakukan y. Misalnya, jika Anda diminta untuk menulis presentasi, maka ini bukan alasan yang cukup baik untuk membuat slide dengan video, grafik yang menyenangkan, dan banyak informasi. Seberapa sering Anda harus menonton? presentasi dengan terlalu banyak slide atau terlalu banyak kata pada setiap slide? Atau mungkin ada terlalu banyak di dalamnya sama sekali? Apakah Anda benar-benar ingin seseorang berada di posisi Anda?

Pendekatan yang lebih cerdas menunjukkan Louis V. Gerstner, Jr., Who Says Elephants Can't Dance (New York: Harper Business, 2003), 43. kecil tapi kunci perubahan radikal IBM tentu saja. Lou Gerstner, yang baru saja mengambil alih sebagai CEO, mengundang manajer puncak Nick Donofrio untuk berbicara di rapat umum. Gerstner mengenang: “Pada waktu itu, format standar untuk setiap pertemuan penting di IBM adalah presentasi menggunakan proyektor dan grafik berteknologi tinggi. Nick baru saja pindah ke slide kedua ketika saya pergi dan mematikan proyektor, mencoba melakukannya sesopan mungkin dalam situasi ini. Setelah jeda yang lama dan canggung, saya berkata, 'Mari kita bicara tentang bisnis Anda.'

Sebagian besar presentasi seharusnya hanya tentang "berbicara tentang bisnis". Singkatnya, lain kali Anda harus menulis laporan, menyiapkan presentasi, atau membuat gimmick pemasaran, singkirkan godaan untuk memasukkan tambahan yang tidak perlu. Mereka tidak hanya mengalihkan perhatian Anda, tetapi juga para pendengar. Sekarang, saat menyiapkan presentasi, saya menyiapkan enam slide dengan kurang dari sepuluh kata.

Kebutuhan akan usaha tambahan di luar apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas utama sangat jarang. Lebih baik menjalankan hanya program wajib daripada tidak melakukan sama sekali.

Mulai dari awal

Saat tim desain teratas Apple bertemu dengan Steve Jobsuntuk menyajikan desain apa yang menjadi iDVD (utilitas usang ini diperbolehkan pengguna membakar musik, film, dan foto digital dari komputer ke disk), mereka menunggu bos mengagumi. Itu adalah desain ramah pengguna yang luar biasa, dan meskipun program ini memiliki beberapa fungsi dan fitur, para desainer membanggakan diri mereka sendiri tentang bagaimana mereka berhasil menyederhanakan versi asli dari produk, manual yang membutuhkan seribu halaman.

Namun, dengan sangat cepat tim mengetahuinyaFarhad Manjoo, "Apple Tak Terkalahkan: 10 Pelajaran dari Perusahaan Paling Keren Di Mana Saja," Fast Company, 1 Juli 2010.bahwa Jobs memiliki sesuatu yang lain dalam pikirannya. Berjalan ke papan tulis, dia menggambar persegi panjang dan berkata, “Ini program baru. Dia memiliki satu jendela. Anda menyeret video ke jendela ini, klik tombol "Rekam" - dan hanya itu. Inilah yang akan kita lakukan."

Mike Evangelist, salah satu desainer produk, sangat terkejut. Dia berkata, "Saya masih memiliki slide yang saya siapkan untuk pertemuan itu - mereka sangat rumit." Baru kemudian, melihat ke belakang, dia dengan jelas melihat bahwa "semua fungsi lain hanya mengganggu." Menurut Evangelist, yang paling mengejutkannya adalah dia dan timnya salah paham proses itu sendiri. Mereka mulai dengan produk yang sangat kompleks dan mencoba menyederhanakannya, dan Jobs pergi dari sisi yang berlawanan. Dia mulai dari awal dan mencari tahu berapa banyak langkah minimum yang diperlukan untuk mencapai hasil.

Kita begitu terbiasa dengan kompleksitas semua proses dalam hidup kita sehingga kita jarang mencoba untuk meragukan perlunya itu.

Misalnya, saya memulai podcast saat menulis buku ini. Awalnya, instruksi yang akan saya kirimkan kepada setiap tamu terdiri dari 15 langkah.

1. Daftar di Zencastr.com dan masukkan kredensial Anda.
2. Nama pengguna: XYZ.
3. Sandi: ABC.
4. Ikuti tautan di email dari Zencastr yang akan datang ke email Anda segera setelah pendaftaran.
5. Jika Anda menggunakan Chrome, untuk kualitas video yang lebih baik, izinkan Zencastr mengirimkan pemberitahuan kepada Anda.
6. Bookmark Zencastr (klik ikon bintang di sisi kanan bilah menu Chrome) untuk melindungi langkah 3.
7. Konfirmasikan pengujian mikrofon dengan mengklik Lulus.
8. Jika tidak berhasil, klik ikon di tengah di bagian bawah bilah suara dengan nama Anda untuk mencari tahu apa masalahnya, klik tautan dan pecahkan masalah.
9. Mohon konfirmasi bahwa Anda dapat mendengar saya dan kami dapat berkomunikasi melalui Zencastr.
10. Ikuti tautan di Perbesardikirimkan kepada Anda melalui email; itu juga harus di huruf pertama.
11. Segera setelah saya membiarkan Anda masuk ke ruangan di Zoom, segera matikan mikrofon.
12. Ubah video menjadi Zoom.
13. Setelah saya mengaktifkan perekaman Zoom dan Zencastr, konfirmasikan bahwa Anda melihat ikon perekaman di kedua program dan sapa semua orang.
14. Dan ini dia!
15. Di akhir sesi, harap keluar dari Zencastr sebelum menutup jendela.

Saya sendiri sudah bosan membaca manual ini. Apa yang bisa kita katakan tentang para tamu, yang harus melakukan semua ini poin demi poin!

Dan saya mulai dari awal. Saya bertanya pada diri sendiri, "Berapa jumlah langkah minimum yang harus dilakukan seseorang untuk menghubungi saya melalui Zencastr?" Setelah merumuskan jawabannya, saya mempersingkat instruksinya.

1. Ikuti tautan yang dikirimkan kepada Anda melalui email dari Zencastr setelah pendaftaran.
2. Saya akan mengurus rekaman sendiri, dan Anda hanya perlu bergabung dengan obrolan.

Ini dia! Hanya dua langkah mudah. Jika hal-hal dalam hidup Anda melibatkan terlalu banyak langkah, cobalah mulai dari awal. Dan jika Anda dapat membuka jalan untuk hasil yang sama, ambil langkah yang lebih sedikit.

Maksimalkan langkah yang tidak kamu ambil

Pada bulan Februari 2001, 17 orang berpikiran bebas bertemu di Snowbird, sebuah resor ski di Utah, tinggi di Pegunungan Wasach. Mereka akan bersantai, berbicara, makan, bermain ski, dan mendiskusikan perangkat lunak. Hasil percakapan mereka sekarang terwujudJim Highsmith, “Sejarah: Manifesto Agile,” Aliansi Agile, 2001. dalam sebuah dokumen terkenal yang disebut "Manifesto pengembangan tangkas perangkat lunak". Di dalamnya, mereka merumuskan seperangkat aturan untuk mengembangkan perangkat lunak yang lebih baik untuk memudahkan pengguna bekerja dengan menghilangkan hambatan dan gangguan.

Salah satu dari 12 prinsip Manifesto menyatakanPrinsip-prinsip Dasar Agile Manifesto: "Kesederhanaan - seni meminimalkan pekerjaan yang tidak perlu - sangat penting." Ini berarti bahwa tujuan pengembangan adalah untuk menciptakan produk yang dibutuhkan pengguna, dan jika ini dapat dicapai melalui kode yang lebih panjang dan fungsi tambahan yang lebih sedikit, maka inilah yang Anda butuhkan memasuki.

Meskipun prinsip ini berlaku untuk pengembangan perangkat lunak, kami dapat menyesuaikannya dengan kehidupan kami sehari-hari kehidupan, misalnya: "Kesederhanaan - seni memaksimalkan langkah-langkah yang tidak diambil - sangat diperlukan." Dengan kata lain, tidak peduli seberapa signifikan tujuan kita, kita perlu memfokuskan upaya kita hanya pada yang esensial. Setiap langkah kecil membuat kita kehilangan kesempatan yang sia-sia, dan menghilangkannya memberi kita lebih banyak waktu, energi, dan kognitif sumber daya yang diarahkan pada tugas-tugas yang benar-benar penting.

Anda mungkin terkejut betapa banyak tujuan yang tampaknya sulit dapat dicapai dan berapa banyak tugas sulit yang dapat diselesaikan hanya dalam beberapa langkah. Seperti yang tertulis Andy Benoit, Touchdown Andy Benoit 2006: Semua yang Perlu Anda Ketahui Tentang NFL Tahun Ini (New York: Ballantine Books, 14 Juli 2006). kolumnis olahraga Andy Benoit, kebanyakan jenius "berhasil bukan karena mereka memecahkan teka-teki yang sulit, tetapi karena mereka mengikuti jalan kesederhanaan yang tidak diketahui."

Effortless adalah panduan yang bagus bagi mereka yang ingin menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat. Tetapi buku ini juga akan membantu mereka yang lelah dengan urusan yang tidak ada habisnya dan membosankan.

Beli buku