20 teknik manajemen waktu yang efektif
Produktivitas / / January 06, 2021
1. Aturan 1-3-5
Jam kerja Anda di siang hari dibatasi, dan aturan 1-3-5 memungkinkan Anda untuk menghabiskannya dengan bijak. Esensinya adalah sebagai berikut: dalam sehari Anda hanya dapat melakukan satu tugas besar, tiga tugas sedang dan lima tugas kecil. Total ada sembilan kasus, tidak lebih dan tidak kurang. Aturan tersebut akan membantu membersihkan puing-puing secara bertahap, tepat waktu dan tidak terlalu banyak bekerja.
2. Aturan tiga
Bagi mereka yang tidak selaras dengan angka atau tidak dapat melakukan sembilan hal sehari, Chris Bailey, penulisTahun produktif saya", ditemukan aturan tiga. Ini menyatakan bahwa melakukan tiga hal terpenting setiap hari sudah cukup untuk menjadi produktif.
Daripada membuang energi dan perhatian Anda pada beberapa lusin item pada daftar periksa, pilih saja tiga tugas paling penting untuk hari itu dan fokuslah pada mereka. Pilih tiga lagi keesokan harinya, dan seterusnya. Ini akan membuat Anda tetap fokus. Aturan yang sama dapat diterapkan untuk menetapkan tujuan untuk minggu, bulan, atau tahun.
3. Metode 10 menit
Apakah Anda memiliki beberapa tugas untuk Anda tidak ingin memulai? Katakan pada diri sendiri, "Saya hanya akan melakukan ini selama 10 menit dan kemudian saya akan istirahat." Kemungkinan besar, selama ini Anda akan terlibat dalam pekerjaan dan tidak akan bisa berhenti lagi.
4. Pomodoro
Ini sistem ditemukan oleh Francesco Cirillo untuk memudahkan persiapan ujian. Ini membantu memfokuskan orang yang mudah teralihkan. Ini juga cara yang baik untuk mengontrol berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk pekerjaan tertentu.
Beginilah cara kerja Pomodoro: Anda mengambil pengatur waktu dan menyetelnya ke 25 menit. Setelah itu, fokuslah pada pekerjaan Anda. Ketika 25 menit sudah habis, Anda istirahat selama 5 menit dan kemudian ulangi lagi. Setelah empat siklus, Anda akan mendapat istirahat besar selama setengah jam.
5. Metode 90/30
Metode 90/30 digunakan oleh penulis dan blogger Tony Schwartz, salah satu pendiri Buffer Leo Widrich, kritikus sastra Benjamin Che Kai Wai dan pengusaha Thomas Oppong.
Intinya adalah sebagai berikut: Anda bekerja keras selama 90 menit, kemudian istirahat selama setengah jam, dan kemudian ulangi siklus tersebut. Dalam hal ini, 90 menit pertama Anda curahkan untuk tugas terpenting yang harus Anda lakukan hari itu, dan segmen berikutnya Anda curahkan untuk hal-hal yang kurang penting.
Menurut penelitianDunia Tidur yang Terpesona oleh spesialis Yale Peretza Lafee, 90 menit adalah waktu optimal di mana seseorang dapat secara efektif fokus pada satu tugas. Dan setengah jam sudah cukup untuk istirahat total, yang dikonfirmasi oleh penelitianTidur dan terjaga ahli saraf Nathan Kleitman.
6. Metode 52/17
Ini adalah versi pribadi dari metode sebelumnya. Tidak ada bedanya kecuali dalam angka: Anda bekerja 52 menit, lalu istirahat selama 17 menit. Menurut percobaanAturan 52 dan 17: Ini Acak, Tapi Meningkatkan Produktivitas Andayang dilakukan oleh layanan perekrutan The Muse menggunakan aplikasi DeskTime, slot waktu ini membantu Anda tetap produktif dan menghindari kerja berlebihan. Oleh karena itu, gunakan metode 52/17 jika Anda merasa tidak cukup kuat untuk bekerja 90 menit tanpa henti.
7. Makan katak
Metode datang denganEat That Frog: Brian Tracy Menjelaskan Kebenaran Tentang Frogs pembicara motivasi dan penulis buku tentang pengembangan diri Brian Tracy. Dia menyebut "katak" tugas yang tidak menyenangkan dan sulit yang harus Anda selesaikan, meskipun Anda enggan. Lakukan satu hal sejak awal hari - makan kodok. Dan kemudian akan lebih mudah bagi Anda: Anda akan membuang batu ini dari jiwa Anda dan memastikan diri Anda memiliki suasana hati yang baik sepanjang hari.
8. Blok waktu
Daftar tugas punya satu fitur yang tidak menyenangkan: mereka sama sekali tidak memberikan gambaran tentang berapa lama bisnis ini atau itu berlangsung. "Beli roti" dan "Selesai laporan" menempati satu baris dalam daftar, tetapi tugas-tugas ini sangat kompleks dan penting.
Kalender jauh lebih baik daripada daftar tugas: ini memungkinkan Anda mengontrol waktu secara visual. Anda melihat blok besar dan menyadari bahwa tugas itu tidak mudah. Jadi coba tekniknya "blok waktu»: Tempatkan mereka di kalender dan alokasikan waktu untuk masing-masing sesuai dengan kompleksitas tugas. Dan saat melakukan tugas ini atau itu, jangan terganggu oleh orang lain.
9. GTD
GTD (Menyelesaikan Sesuatu) Adalah sistem produktivitas yang ditemukan oleh pelatih bisnis David Allen. Prinsip utamanya adalah sebagai berikut:
- Tuliskan semua aktivitas dan ide Anda di satu tempat, yang disebut Kotak Masuk ("Kotak Masuk").
- Urutkan konten Kotak Masuk Anda secara berkala dengan memprioritaskan dan mengatur waktu tugas. Tempatkan catatan di folder sesuai dengan isinya - "Kantor", "Rumah", "Belanja" dan sebagainya.
- Lakukan revisi - buang catatan yang tidak perlu, coret kasus yang sudah selesai, pindahkan materi yang kehilangan relevansinya ke arsip.
- Ketika semuanya sudah direncanakan, lanjutkan dengan eksekusi. Tugas yang bisa diselesaikan dalam beberapa menit, segera diselesaikan. Orang lain dapat didelegasikan atau ditempatkan di kalender.
Anda dapat mengetahui semua seluk-beluk GTD di kami kepemimpinan.
10. ZTD
Leo Babauta, penulis blog produktivitas Zenhabits, percaya bahwa sistem GTD David Allen sangat kompleks dan membutuhkan terlalu banyak upaya. Dia menawarkan sistem Zen to Done-nya. Untuk mengikutinya, Anda perlu mengembangkan 10 kebiasaan sederhana.
- Kumpulkan semua informasi di Kotak Masuk.
- Proses semua catatan tanpa meninggalkannya di pembakar belakang.
- Rencanakan tujuan utama Anda setiap hari dan tujuan terbesar Anda dalam seminggu.
- Fokus hanya pada satu hal pada satu waktu, tanpa menghilangkan perhatian Anda.
- Buat daftar tugas yang sederhana dan singkat.
- Atur catatan Anda ke dalam kategori berdasarkan isinya, seperti di GTD asli.
- Tinjau catatan Anda secara teratur dan singkirkan hal-hal yang tidak perlu.
- Menyederhanakan. Kurangi daftar tugas dan tujuan Anda, tulis dengan singkat dan jelas.
- Untuk menyesuaikan diri dengan pekerjaan, pertahankan rutinitas harian tertentu.
- Lakukan apa yang benar-benar Anda minati.
11. Kanban
Jepang metode produktivitas, yang membantu Anda melacak apa yang sedang Anda lakukan, apa yang telah Anda lakukan, dan apa yang perlu dilakukan di masa depan. Kanban memvisualisasikan alur kerja secara visual.
Anda mengambil papan stiker (atau mendaftar dengan manajer yang harus dilakukan seperti Trello) dan menggambar tiga kolom di atasnya: Lakukan, Lakukan, Selesai. Kemudian tulis urusan Anda pada catatan tempel dan letakkan di kolom yang sesuai tergantung pada apa yang Anda lakukan dan apa yang sudah Anda lakukan.
12. Aturan dua menit
Itu peraturan Merupakan bagian integral dari GTD, tetapi dapat digunakan bahkan jika Anda bukan penggemar teknik Allen. Jika tugas membutuhkan waktu kurang dari dua menit, lakukan segera. Jadi Anda melepaskan otak Anda, karena Anda tidak perlu mengingat kasus ini lagi.
13. Zero Inbox
Zero Inbox ditemukan oleh penulis dan ahli kinerja Merlin Mann, dan bekerja dengan baik dengan GTD. Mann menerapkannya email, tetapi dengan cara yang sama Anda dapat memproses kasus, dokumen, catatan, dan informasi lainnya. Seperti namanya, tujuan dari teknik ini adalah untuk mengosongkan Kotak Masuk Anda.
Dalam sistem GTD asli, Kotak Masuk terus menumpuk banyak entri. Anda harus meluangkan waktu untuk memilah-milahnya, dan mudah untuk mengabaikan sesuatu yang penting dalam Kotak Masuk yang penuh. Mann merekomendasikan pembongkaran konten segera setelah tiba. Anda membuka Kotak Masuk dan memutuskan apa yang harus dilakukan dengan setiap item: hapus, delegasikan, balas, tunda, atau selesaikan. Jangan menutupnya sampai Anda melakukan salah satu tindakan yang ditentukan dengan semua elemen.
Selain itu, filter otomatis di email akan membantu Anda menghemat waktu, folder pintar dan program untuk penyortiran dokumen.
14. Segar atau Goreng
Segar atau Goreng diterjemahkan menjadi "Segar atau Goreng." Filosofi ini diciptakanDominasi Hari Anda Dengan Sistem Prioritas "Segar atau Goreng" blogger Stephanie Lee. Menurutnya, saat Anda bangun di pagi hari, otak Anda "segar", tetapi seiring berjalannya hari, otak "menjadi cokelat". Artinya Anda harus menentukan waktu Anda produktivitas puncak dan mengatur untuk melakukan semua hal terpenting dalam sehari selama periode ini. Begini Cara kerjanya.
- Di penghujung hari, saat Anda lelah, luangkan waktu 15 menit untuk membuat daftar tugas untuk besok.
- Pindahkan tugas terpenting ke awal hari di bagian Segar. Hal-hal yang tidak Anda sukai dikirim ke sana - "katak". Itu perlu dilakukan selagi Anda masih memiliki kekuatan.
- Hal-hal yang tidak terlalu mendesak, tidak terlalu rumit, dan lebih menyenangkan pergi ke bagian Goreng - yaitu di sore hari, tergantung jadwal Anda. Mereka akan mengurangi beban otak Anda.
- Ikuti daftar Anda keesokan harinya. Kemudian buat yang baru di malam hari.
Stephanie merekomendasikan FoF kepada orang-orang yang setiap malam mengetahui bahwa mereka benar-benar kelelahan, tetapi tidak punya waktu, meskipun mereka bekerja sepanjang hari.
15. Metode gunung es
Ramita Sethi, penulis I Will Teach You to Be Rich, menggunakan metode ini untuk menyimpan informasi untuk nanti. Ini berfungsi seperti ini: Anda menyimpan semua email, catatan, artikel, daftar di satu tempat - misalnya, dalam layanan pencatatan seperti Evernote atau Notion, atau sebagai dokumen. Kemudian distribusikan materi ini menggunakan tag, folder, dan kategori - sesuka Anda.
Tinjau informasi ini setiap 4-6 minggu dan pertimbangkan apakah itu dapat diterapkan dalam praktik. Jika ada sesuatu yang tidak berguna, buang atau arsipkan. Ini memungkinkan Anda untuk membuat basis pengetahuan Anda sendiri.
16. Fokus otomatis
"Autofocus" ditemukanSistem Manajemen Waktu Fokus Otomatis pakar kinerja Mark Forster. Sistem perencanaan ini cocok orang kreatifsulit untuk mengikuti GTD.
Tulis semua aktivitas Anda di buku catatan tanpa urutan apa pun. Kemudian telusuri daftarnya, pilih yang ingin diselesaikan sesegera mungkin, dan pilah. Saat tugas mendesak diselesaikan, lanjutkan dengan tugas yang Anda sukai sekarang. Jika Anda belum menyelesaikan sesuatu - pindahkan ke akhir daftar, Anda akan kembali ke ini nanti. Dan ulangi langkah ini hari demi hari.
17. Matriks Eisenhower
Skema ini mapan oleh Presiden Amerika Dwight D. Eisenhower. Matriks memiliki empat bagian untuk tugas: Tidak Mendesak dan Tidak Penting, Mendesak Tapi Tidak Penting, Penting dan Tidak Mendesak, serta Mendesak dan Penting. Bagilah tugas Anda menjadi beberapa bagian dan Anda dapat mengetahui apa yang paling sering Anda habiskan dan tugas mana yang harus lebih diperhatikan.
18. Metode 4D
4D ditemukan oleh Edward Ray, seorang penulis dan konsultan motivasi. Metode ini dimaksudkan untuk membantu orang-orang yang merasa ngeri saat melihat daftar tugas mereka dan tidak tahu cara mendekati semua item yang terkumpul.
Ray berpendapat bahwa Anda hanya perlu menghafal empat kata untuk huruf D, dan kemudian Anda tidak akan berkecil hati di depan gunung pekerjaan. Di sini mereka:
- Lakukan - Jika Anda telah diberi tugas, yang terbaik adalah melakukannya sekarang dan coret dari daftar.
- Delegasikan - ketika Anda tidak bisa atau tidak punya waktu untuk melaksanakan sesuatu, tetapi Anda memiliki asisten yang relatif bebas, pindahkan tugas itu kepadanya.
- Hapus - Beberapa hal tidak terlalu penting. Buang dengan menghapusnya secara permanen dari daftar tugas. Jika mereka mencoba memaksakan tanggung jawab yang tidak perlu pada Anda, pelajari dengan sopan mengatakan tidak.
- Delay - ketika tugas terlalu besar atau tidak membutuhkan eksekusi segera, itu bisa ditunda. Tetapi Anda pasti harus menetapkan tenggat waktu yang jelas untuknya, jika tidak, dia akan tetap memberatkan.
Pilih tugas, lakukan satu tindakan 4D dengannya, lalu lanjutkan ke tugas berikutnya.
19. Pengaturan waktu
Biasanya, orang yang berusaha menjadi produktif mencatat waktu yang mereka habiskan untuk hal-hal penting, dan sama sekali lupa untuk mempertimbangkan periode di mana mereka melakukan hal yang tidak masuk akal. Masalah ini diselesaikan dengan teknik "Ketepatan waktu", yang ditemukan oleh ahli di bidang manajemen waktu Gleb Arkhangelsky. Ini memungkinkan Anda untuk memahami di mana waktu Anda dihabiskan, mengajari Anda untuk lebih memperhatikan apa yang Anda lakukan dan mengurangi gangguan.
Ambil buku catatan dan tulis semua tindakan Anda dan seberapa banyak Anda melakukannya, dengan akurasi 5-10 menit. Rekam momen kerja, negosiasi, rapat, dan bahkan waktu yang dihabiskan di YouTube dan dalam game. Ambil beberapa minggu untuk ini. Kemudian Anda membolak-balik buku catatan, mengenali "kronofag" Anda dengan melihat dan menarik kesimpulan. Mungkin Anda perlu menonton video yang tidak terlalu lucu, atau lebih jarang minum kopi, atau musuh Anda adalah panggilan telepon.
20. Metode Tim Ferriss
Timothy Ferriss adalah guru produktivitas yang membuatnya metode organisasi kerja berdasarkan dua aturan. Yang pertama adalah aturan 80/20, atau Prinsip Pareto, yang menurutnya 80% pekerjaan kami dapat diselesaikan dalam 20% waktu. 20% sisanya akan memakan waktu 80%. Yang kedua adalah hukum Parkinson: pekerjaan mengisi sepanjang waktu yang dialokasikan untuknya.
Implikasi dari ini, kata Ferriss, adalah Anda tidak harus bekerja lebih keras untuk melakukan segalanya - Anda harus fokus lebih baik. Biarkan Anda bekerja dengan dedikasi penuh hanya 20% dari waktu kerja, tetapi Anda dapat mengulangi semua hal yang sangat penting. Dan 80% sisanya bisa dikhususkan untuk rutinitas sederhana, jadi Anda bisa fokus pada prioritas dan menghindari kerja berlebihan.
Jika Anda ingin menjadi versi terbaik dari diri Anda - bergabunglah dengan Tantangan Besar, selesaikan tugas dan dapatkan hadiah. Setiap bulan kami memberikan iPhone XR, dan kami juga akan memberikan perjalanan ke Thailand untuk dua orang.
Saya berpartisipasi!
Baca juga⏲
- Apa perbedaan antara produktivitas dan efisiensi, dan yang lebih penting
- 50 Tips Emas untuk Meningkatkan Produktivitas
- Mengatasi kelelahan dan mendapatkan kembali produktivitas Anda