Bagaimana menulis e-mail profesional, yang jawabannya?
Kiat / / December 19, 2019
Setiap hari, blogger, pemasar dan penulis lepas untuk berkomunikasi dengan pelanggan mereka dan pelanggan melalui e-mail, tapi hampir tidak ada yang berpikir bagaimana melakukannya dengan benar. Tugas utama dari e-mail profesional - mendapat tanggapan dari penerima, tetapi untuk seseorang yang Anda ingin jawaban, Anda perlu belajar bagaimana menulis e-mail. Beberapa tips untuk membantu Anda mendapatkan respon yang lebih dari target audiens.
№1 Tip: Hindari salam otomatis
Surat, yang dimulai dengan salam otomatis, tidak ingin membaca. Hal ini impersonal, dan itu mengganggu, atau setidaknya tidak menyebabkan bunga. Misalnya, jika pengguna membuka surat dan melihat ada: "user terhormat blog," "Pelanggan yang terhormat" dan salam yang sama, kemungkinan besar Anda tidak akan mendapatkan jawaban.
Untuk memotivasi penerima, yang terbaik adalah untuk menyebutnya dengan nama, atau bahkan untuk mencari tahu apa perawatan yang mereka inginkan. Misalnya, jika Anda memulai surat dengan "Sayang Sergey," atau "Selamat siang, Mary", itu akan terlihat lebih ramah dan manusia.
Menerima e-mail dengan nama Anda, pengguna merasa bahwa surat yang dikirim kepadanya, dan tidak ratusan para pengguna yang sama, yang meningkatkan kemungkinan untuk membaca dan jawaban.
Dewan №2: Jangan terburu-buru cepat ke tulisan
Jadi, Anda disambut oleh penerima, tapi setelah itu Anda seharusnya tidak hanya mencoret-coret teks lengkap dari surat itu.
Selalu ingat: setiap surat yang dikirim atas nama Anda - kontribusi ke kas reputasi Anda.
Sebelum Anda menyelam ke menulis surat, berpikir tentang bagaimana cara terbaik untuk memperkenalkan pembaca. Jika Anda menulis klien untuk pertama kalinya, setelah ucapan Anda perlu menentukan siapa Anda, apa yang Anda lakukan dan apa yang Anda inginkan darinya. Sebagai contoh: "Halo, Sergey Nikolayevich. I - John, seorang penulis profesional dan blogger di perusahaan Bla, bla, bla, dan saya ingin menawarkan Anda... "
Jika Anda menulis klien berulang kali, berhenti dan gulir e-mail lalu, yang Anda mengirimnya. Periksa apakah salah satu dari mereka hal-hal penting yang harus disebutkan sebelum menulis informasi baru. Anda akan menarik perhatian lebih jika Anda membangun apa yang telah terjadi.
Misalnya: "Hai, Mary. Dalam buletin terakhir kami membahas konsep dominasi dunia. Hanya hari ini aku selesai mengerjakan buku pertamanya, yang mengungkapkan beberapa aspek pemerintahan perdamaian. "
Beberapa penulis mulai surat profesional mereka dengan barang-barang pribadi, seperti: "Halo, apa kabar? Mudah-mudahan, dengan bisnis Anda memiliki semua hal-hal baik yang akan menanjak, keuntungan meningkat... "mengurus bisnis dan klien kesehatan meninggalkan keluarganya.
pelanggan Anda dan pelanggan tidak tertarik untuk mengetahui apa-apa kecuali jawaban atas pertanyaan dan solusi untuk masalah mereka mereka.
Sovet№3: Buat "lezat» e-mail
Jadi, setelah Anda disambut hangat oleh klien, kami memperkenalkan dia atau mengingat sesuatu dari korespondensi masa lalu, sekarang saatnya untuk bagian paling lezat dari teks - hakikat surat itu.
Tugas Anda - untuk membuat pendek dan jelas, tapi tidak terlalu "minim". Untuk melakukan hal ini, sangat menyadari bahwa orang memiliki banyak waktu kurang dari yang Anda pikirkan.
Para pengguna internet ada fitur seperti - mereka mencoba untuk bergerak sebagai salah satu dan sesegera mungkin untuk membaca lainDan itu harus selalu diingat saat menulis e-mail. Tapi apa pun mungkin singkat surat Anda, berhati-hatilah kelalaian dan keringkasan berlebihan, jika teks Anda bisa mendapatkan kasar dan kaku.
Jika surat Anda adalah untuk menjadi lengkap, menyebutkan dalam awal, agar tidak mengejutkan pengguna. Dalam kasus apapun, untuk hasil positif Anda harus menawarkan pembaca sesuatu yang sangat juicy, sehingga ia terus membaca lebih lanjut.
Dan satu hal lagi: jangan lupa untuk menambahkan "tolong" dan "terima kasih" - surat dengan kata-kata sopan dan tanpa mereka terlihat cukup berbeda.
Dewan №4: studi kasus Tambah dan spesifikasi
Studi dan rekomendasi menarik perhatian, kredibel dan membuat informasi lebih terlihat dan surat - lebih menarik. Tidak heran mereka mengatakan "Lebih baik melihat sekali ..." Jika Anda menemukan sebuah studi kasus yang cocok dalam arti, aman masukkan ke dalam e-mail. pengguna diperlukan untuk menyelesaikan membaca surat Anda, untuk memahami bagaimana mereka dapat mengambil manfaat dari gambaran umum.
Dewan №5: Finish sopan
Banyak orang akhirnya e-mail mereka hanya satu poin. Secara fundamental salah, karena kata-kata terakhir mengungkapkan sikap pembaca, nilainya adalah untuk Anda. Anda akan disambut - sangat baik, tapi kita tidak boleh lupa untuk mengucapkan selamat tinggal.
Hal ini paling baik dilakukan dengan bantuan berkat - memberitahu pembaca "terima kasih" untuk waktu apa yang telah dihabiskan, itu adalah e-mail Anda. Apakah Anda masih ingat bahwa waktunya sangat berharga? Kemudian katakan padanya tentang hal itu, dan Anda dapat menambahkan kata-kata sopan dan keinginan sedikit, "menghormati", "keinginan terbaik", dll
Dewan №6: Dan masih tidak tekan "send"
Anda telah melakukan segala sesuatu yang diperlukan, termasuk kesimpulan spektakuler dan ramah, tapi masih terlalu dini untuk mengirim e-mail yang sempurna Anda, karena, meskipun upaya, tidak mungkin begitu baik. Ini adalah waktu untuk mengedit, format dan benar.
Hati-hati memeriksa, dalam suratnya:
- kesalahan tata bahasa
- Ejaan yang benar dari kata-kata
- divisi yang tepat ke dalam paragraf
- Sorot poin penting
- link yang diperlukan
Pastikan untuk memeriksa apakah file dilampirkan, yang Anda berjanji untuk pembaca. Tentu saja, Anda dapat mengirim file dilupakan dalam surat kedua, tetapi tidak terlihat sangat profesional.
Hasilnya adalah menulis profesional, untuk sebagian besar tergantung pada seberapa efektif Anda telah mengajukan proposal Anda, tetapi jika Anda mengikuti tips ini, kemungkinan Anda akan meningkatkan respons.