Bagaimana mengatur acara keren sendiri
Kiat / / December 19, 2019
Roma Stankevich
Produser acara di coworking "tabel».
Saya ingin menyelenggarakan acara sendiri. Di mana untuk memulai?
Pikirkan tentang ide acara. Ini seharusnya tidak menjadi ide yang abstrak, tetapi tujuan yang sangat spesifik. Jelas menjawab tiga pertanyaan:
Apa yang saya ingin mengatur?
Jadi Anda menentukan format acara. Ini mungkin sebuah pesta, festival, Kuliah atau pemutaran film. Pikirkan, untuk apa audiens yang Anda lakukan dan berapa banyak orang yang Anda ingin menarik.
Dimana acara tersebut?
Berdasarkan ukuran, memutuskan apa yang Anda butuhkan tempat. Misalnya, ruang tertutup untuk 200 orang, sebuah auditorium untuk 500 orang dan daerah outdoor untuk 70 orang.
Ketika acara akan berlangsung?
Pilih tanggal yang tepat di muka untuk memiliki waktu untuk melakukan semuanya tepat waktu. Sebuah acara kecil untuk 100 orang dapat dipersiapkan untuk bulan, dan festival musik 1000 orang - tidak kurang dari enam bulan. Semakin cepat Anda memutuskan, semakin mudah Anda akan menemukan situs.
Selesai ide akan: "Saya ingin membuat
partai techno di pantai pada tanggal 31 Agustus untuk menghormati hari terakhir musim panas. Untuk partai harus minimal 200 orang dan dua DJ tamu. "Aku bisa melakukan semuanya sendiri?
Hampir tidak. Banyak kasus, dan pada hari hanya 24 jam. Oleh karena itu, untuk mengumpulkan berpikiran tim yang lebih baik, antara yang Anda membagi semua tugas-tugas. Nah, jika poster akan menarik desainer, untuk mempromosikan proyek - sebuah SMM-spesialis berpengalaman, dan mengatur peralatan - zvukach.
Jangan takut untuk mendelegasikan beberapa tugas kepada orang lain. Hal utama yang mereka tertarik dalam hasil dan mereka bisa mengandalkan. Anda serius membuat hidup Anda lebih mudah dengan menetapkan produser acara. Tugasnya - untuk memecahkan semua masalah dan perselisihan, mengawasi tim dan bertanggung jawab atas apa yang terjadi.
Jika Anda tidak tahu di mana untuk mencari orang yang tepat untuk membantu layanan online:
- EventCatalog.ru - database terbesar situs dan kontraktor.
- theGIFTED - pencarian Instan pekerja dan karakter yang menarik.
- YouDo - pencarian untuk relawan atau karyawan untuk biaya yang kecil.
Tim ini, apa yang harus dilakukan selanjutnya?
Buatlah daftar dari semua kasus. Anda pasti akan perlu mempertimbangkan konsep acara, menentukan anggaran, menemukan dan mempersiapkan ruangan, mengundang musisi untuk menyewa peralatan untuk spanduk make, mengatur katering (pengiriman makanan dan pasokan dan minum). Jangan berhenti sampai di sebelah setiap item tidak akan diperiksa.
Dapatkan bersama-sama sebagai sebuah tim, membahas rencana aksi dan tanggung jawab assign. Setiap orang perlu memahami apa yang dikatakannya. Untuk semua tugas set batas waktu.
penggunaan Trello atau "Google Spreadsheets"Untuk bekerja dengan tugas-tugas. Nyaman, ketika ada akses ke dokumen dalam seluruh tim.
Pastikan untuk menuliskan semua nomor baru ke kontak Anda. Lebih baik untuk melakukannya pada "acara Imya_Dolzhnost_Data." Misalnya, "Vlad Fotografer 15,07." Jadi Anda tidak akan bingung.
Aku takut untuk melupakan sesuatu. Dapatkah saya memiliki rencana kasar?
Mungkin. Rencana standar sebagai berikut:
- Mengatur pertemuan dengan relawan, tim dan sponsor.
- Siapkan tiket, hotel dan transfer ke para tamu undangan.
- desain rangka dan cetak leaflet, poster, bermerek T-shirt dan segala sesuatu yang Anda butuhkan di muka untuk melukis dan mencetak.
- Sewa dan mempersiapkan situs. Pikirkan tentang tempat bagi pengunjung, personil, peralatan dan parkir. Menyelaraskan daftar tamu dan penyelenggara dari pemilik situs.
- Meresepkan waktu acara - yang pada beberapa waktu akan terjadi. Anda perlu mengetahui menit tepat ketika makanan disajikan, dan ketika kata pemimpin.
- Menyewa peralatan. Minimum set: laptop, speaker, mixer, dua mikrofon, layar dan proyektor. Pada acara besar berguna untuk berkomunikasi dengan tim radio dengan headset.
- Untuk bernegosiasi dengan fotografer dan videografer. Meresepkan kerangka acuan, untuk menyepakati syarat dan menandatangani kontrak.
- Staf Hire: keamanan, ruang ganti, pelayan, cleaning service. Jumlah orang yang bergantung pada acara tersebut. Ada kemungkinan bahwa Anda tidak perlu staf tambahan atau relawan dapat ditemukan.
- Cari pemimpin. Hal ini penting. Dari itu akan tergantung pada suasana hati para tamu dan suasana umum acara.
- Pikirkan melalui logistik: bagaimana untuk mendapatkan orang dan peralatan pergi ke tempat acara dan kembali.
Abnormalitas - norma bukan pengecualian. Memberikan rencana B untuk setiap titik: apa yang harus dilakukan jika Anda tiba-tiba menyerah di pengadilan? Dan jika ada masalah dengan suara? Dan jika hujan mulai turun?
Saya tidak yakin saya dapat menemukan uang untuk proyek tersebut. Apa saja pilihan saya?
Pertama menghitung anggaran perkiraan untuk acara dan membuat anggaran. mengindahkan semua biaya: Premises, peralatan, tamu undangan, iklan, mencetak, logistik, katering, tim. Sebagai contoh, biaya tamu undangan termasuk ticketing, akomodasi, makan, transfer dan biaya. Pengeluaran pada perintah: membayar tagihan telepon, makanan, alat peraga membeli.
Ketika Anda memahami persis berapa banyak yang Anda butuhkan, mulai uang mengumpulkan. Di mana untuk menemukan mereka - itu tergantung pada format acara.
Jika Anda mengatur sesuatu yang signifikan secara sosial (festival grafiti, ilmu pengetahuan populer kuliah untuk anak sekolah), Anda dapat mengajukan permohonan untuk hibah untuk memulai penggalangan dana untuk Planeta.ru atau menarik relawan.
Jika Anda melakukan acara komersial - mencari sponsor yang tertarik pada PR. Membuat presentasi yang indah dan jelas menggambarkan apa manfaat sponsor akan mendapatkan untuk berpartisipasi dalam proyek Anda dan apa yang dibutuhkan dari dirinya. Hanya jujur dan tidak menjanjikan apa yang tidak bisa lakukan. Anda akan memiliki kesempatan yang lebih baik sukses jika target pemirsa acara Anda bertepatan dengan target audiens dari perusahaan sponsor.
Jika Anda mengatur pernikahan sahabat - teman connect dan kenalan. Mereka dapat menyediakan Anda dengan situs yang cocok, teknologi dan mengemudi.
Cara yang baik untuk mengurangi anggaran kegiatan komersial - untuk tawar-menawar dengan kontraktor dan bekerja secara barter. Kebanyakan kontraktor mahal - katering dan bar beralkohol. Menempatkan kondisi Anda, meresepkan hal yang jelas dari referensi dan jangan ragu untuk meminta diskon.
Apa yang harus dicari, untuk semuanya di ketinggian?
Penting setiap detail, bahkan jumlah toilet dan kehadiran veloparkovki. Tapi ada lima elemen utama yang menentukan keberhasilan setiap peristiwa:
- Cahaya. cahaya yang baik - ini adalah ketika adegan jelas terlihat, sorotan tidak buta, dan tamu tidak akan jatuh bayangan jelek.
- Suara. Periksa teknik beberapa kali, menyesuaikan mikrofon dan setuju dengan pemilik peraturan ruang suara di situs.
- Kemurnian. Tidak ada sampah, lantai kotor dan toilet tidak jelas.
- Keamanan. Pelajari rencana evakuasi dan melakukan pelatihan untuk tim dan relawan. Setiap orang harus tahu di mana pintu keluar darurat, alat pemadam kebakaran dan pertolongan pertama kit.
- Suhu. Tidak ada yang tidak boleh terlalu panas atau terlalu dingin - itu perlu untuk memeriksa sirkulasi udara dan serviceability conditioner. dalam ruangan suhu yang nyaman di musim hangat - 23-25 ° C, dalam dingin - 22-24 ° C. Jika Anda menghabiskan festival musik, suhu harus rendah (20-22 ° C), karena setelah adegan tari sekali pasti akan panas.
Yang perlu tindakan terkoordinasi untuk menghindari ditendang keluar polisi?
Anda perlu mempersiapkan dua pemberitahuan: administrasi kota dan ke kantor polisi (jika acara ini kurang dari 2 000 orang). Mereka dapat dikirim melalui surat atau kurir, dua salinan dari setiap organ. Jika Anda merencanakan sebuah acara, yang akan lebih dari 2 000 orang, Anda perlu tambahan mengirimkan pemberitahuan kepada pemerintah daerah dan departemen kepolisian daerah.
pemberitahuan tertulis dalam bentuk bebas: Anda harus menentukan bahwa Anda ingin menerapkan, apa nama dan tujuan dari acara, di mana dan kapan akan terjadi, berapa banyak yang diharapkan dari peserta, yang penyelenggara. Contoh update mencari di Internet.
Untuk masuk ke dalam kontrak dengan semua kontraktor yang memasok teknik, katering atau menyediakan ruang sewa. Bernegosiasi dengan jelas semua rincian dan memastikan bahwa mereka berada dalam perjanjian. Misalnya, jika setuju bahwa pembersihan akhir dari tempat oleh pemilik, item harus dalam kontrak.
Bagaimana untuk mengumumkan acara untuk sekitar sebagai orang sebanyak mungkin?
Memberikan nama dan logo. Biarkan desainer akan menarik poster dan mengembangkan identitas perusahaan. Membuat situs sederhana dengan informasi tentang acara tersebut - misalnya, Tilda.
Mengirimkan siaran pers dengan informasi tentang acara tersebut, apa, kapan dan di mana Anda menghabiskan, yang penyelenggara, mitra dan pemangku kepentingan. Cobalah untuk wartawan bunga. Jangan menulis terlalu kering dan mengirimkan siaran pers kepada media khusus - mereka yang memiliki target audiens yang sama seperti acara Anda. Hubungi dewan redaksi pada sebagian besar situs dapat ditemukan dalam domain publik.
Jangan lupa tentang promosi di jaringan sosial. Buat janji di Facebook, «VKontakte" dan halaman peristiwa di Instagram. Run ditargetkan iklan dan menampilkan diatur dengan benar: hanya harus menunjukkan audiens target Anda untuk anggaran iklan tidak sia-sia. Meminta masyarakat perkotaan besar dan blogger untuk berbicara tentang acara Anda pada halaman mereka. Jika Anda tidak pandai SMM, membaca blog "Netologii" - ada banyak bahan yang berguna tentang promosi di jaringan sosial.
Semuanya sudah siap. Sesuatu yang lain Anda perlu memberikan?
Sepenuhnya siap. Pada penyelenggara harus selalu sarat dengan telepon dan koneksi internet, pengisi baterai, laptop pengganti, kabel ekstensi, adapter HDMI untuk semua mungkin konektor, stiker, tape, beberapa korek api, pisau alat tulis, pita perekat dan obat penghilang rasa sakit dalam kasus sakit kepala.