Cara membuat sistem manajemen tugas yang sempurna
Produktivitas / / December 23, 2019
Didedikasikan untuk semua yang bergairah tentang kehidupan, memiliki rencana ambisius, dan kepentingan yang luas dari sejumlah besar tugas sehari-hari.
Pada suatu waktu topik manajemen tugas saya terpesona dengan kepalanya. Aku mulai teknik dan tips mengumpulkan. Setiap saya mengambil sesuatu yang bekerja secara eksklusif untuk saya. Saya mencoba untuk mempraktekkan seluruh selisih tersebut terputus. Hasilnya adalah sebuah sistem yang saya inginkan sekarang untuk hadir untuk Anda. Tapi ingat - sistem hanya ideal, hanya dapat menjadi salah satu yang nyaman untuk Anda.
- Ini harus mudah.
- Seharusnya tidak mengambil banyak waktu untuk bekerja dengannya.
- Tidak mengganggu, dan lebih baik membantu dalam perencanaan, baik pada hari dan tahun. Perencanaan dan manajemen berkelanjutan tugas harus bersatu.
- Harus membantu pengingat, selalu berada di ujung jari Anda dan memungkinkan Anda mengambil catatan.
- Ini harus mencakup semua bidang kehidupan saya.
- Ini akan membantu untuk "melihat-lihat" semua tantangan saat ini dan masa depan. Dalam struktur ini harus saya menetapkan diri.
- Karena sistem, saya harus tahu persis apa dan ketika saya lakukan, sistem harus cukup fleksibel.
sistem manajemen tugas terdiri dari 3 unsur utama: kelompok tugas struktur (folder, pohon folder, konteks), aturan manajemen tugas dan alat-alat yang semua ini membantu.
Aku bisa mengatakan - Saya sudah mencoba segalanya tentang masalah program. Pada Windows persis segala sesuatu dari Leader Tugas dan PIM Esensial, dengan Chronos sedikit diketahui, seperti. Pada Mac semua memiliki kemampuan untuk melakukan sinkronisasi antar perangkat. Residu kering - 1 Program. Ini disebut My Life Terorganisir. Pengembang rekan dan umnichki. Ada program untuk waktu yang lama, dan setiap versi baru menyenangkan lagi. Bagi saya keuntungan besar dalam software ini adalah kemampuan untuk mengkonfigurasi sistem sesuai dengan kebutuhan Anda sepenuhnya. Dalam hal ini, tidak ada yang rumit tentang hal itu. Dengan kata lain, platform ini memungkinkan Anda untuk membuat masalah struktur dan mematuhi aturan manajemen. Yah, tentu saja sinkron dengan semua perangkat Anda dan cross-platform. Satu-satunya kasihan ada versi untuk Mac (iOS). Sebuah pengantar yang lebih rinci untuk My Life Terorganisir Kutinggalkan bagimu. Dari diriku sendiri hanya merekomendasikan.
Juga, saya menggunakan Evernote untuk menyimpan catatan dan bahan massal. manajer pikiran untuk perencanaan. Kalender - yang berasal dari Mac. Microsoft Project - untuk perencanaan dan pengelolaan proyek-proyek besar, sebagian besar untuk bekerja.
Dalam banyak teknik, seperti GTD dan Agile Hasil, tawaran untuk tugas-tugas dibagi menjadi folder sesuai dengan bidang kehidupan. Aku menyukai ide, tapi untuk diriku sendiri bertekad bahwa saya tidak akan memiliki lebih dari 5 folder tingkat atas pada folder waktu untuk catatan + + Inbox. Sebelumnya, saya hanya 2 folder - pekerjaan dan pribadi.
Saya struktur tingkat atas saat ini:
- Inbox.
- kerja
- pembangunan
- rumah
- ironman
- situs web
Menurut pendapat saya, pengenalan paling cerdik dari GTD telah menjadi folder Inbox dan aturan - tidak menyimpan tugas dalam pikiran. Aku mulai mengikuti aturan ini secara ketat. Tugas, bahkan kecil, ide, catatan, hanya pikiran yang mungkin berguna - semuanya direkam. Awalnya, semua mendapatkan di Inbox Anda. Pada akhir hari saya dapat membuat keluar sumbatan dan mendistribusikan semua folder.
Folder "Kerja", "Pembangunan" dan "rumah" yang ditemukan dalam struktur waktu. Juga, maksimal 2, disediakan untuk daerah-daerah atau proyek yang menempati sebagian besar waktu atau memiliki nilai tinggi pada saat ini. Untuk saat ini, ini adalah folder yang terkait dengan persiapan untuk Ironman dan folder proyek website saya. Inbox saya tidak percaya dalam lima.
Bahkan, ada folder lain. Ini disebut «hal Regular». Folder ini berisi semua tugas-tugas rutin. Ada hal-hal yang perlu dilakukan setiap hari, mingguan dan bulanan. kasus tersebut meliputi: analisis folder Inbox, Someday tampilan folder, definisi gol untuk periode dan dan lain-lain Pada saat itu, organisasi tugas-tugas rutin dalam folder terpisah membantu saya terbiasa dengan yang baru pesanan. Ini adalah alat yang baik untuk mengatur dirinya sendiri dan untuk mengembangkan kebiasaan kerja dengan sistem. Hanya jangan lupa untuk menempatkan pengingat untuk tugas-tugas. Sebagai pilihan - untuk membuat masalah semacam ini di kalender.
Semua proyek lain dan tugas yang terletak di folder root.
Ini sederhana dan jelas tanpa penjelasan.
Di seluruh struktur hal utama - kesederhanaan. Harus ada sejumlah besar folder dan subfolder. Tidak lebih dari 3 tingkat. Jika tidak, sistem menjadi rumit tidak perlu, dan karena itu berhenti untuk melakukan fungsi utamanya - untuk membantu dalam pekerjaan. Selain itu, struktur besar sangat mudah untuk bekerja dengan perangkat mobile.
Konteks adalah hal yang sangat nyaman. Pada dasarnya, konteks menunjukkan indikasi tertentu atau kondisi di mana tugas dijalankan. Suatu tugas dapat memiliki beberapa konteks. Serta struktur folder, penting di sini adalah kesederhanaan. Hindari konteks bersarang. Gunakan konteks ini digunakan benar-benar sering dan memiliki sejumlah besar tugas.
- Semua tugas yang dimasukkan ke dalam sistem pada saat terjadinya. Kepalanya tidak tetap. Memasuki tugas hanya untuk folder Inbox.
- Rumusan masalah tersebut, pada tahap masuk, harus jelas. Jika nama tidak cukup, Anda perlu menjelaskan - apa yang saya maksudkan. Hal ini diperlukan, sehingga Anda tidak ingat apa yang harus saya lakukan dalam masalah, misalnya, "Igor, laporan".
- folder Inbox parsing sekali sehari. Saya lakukan larut malam.
- Untuk tantangan telah dipindahkan dari folder Inbox, itu harus:
Pastikan untuk:
- judul yang jelas
- Menentukan lead time perkiraan.
- Waktu mulai dari tugas - ketika tugas muncul di saya untuk melakukan daftar.
Jika perlu:
- Catatan dan penjelasan.
- Subtugas untuk melakukan prosedur.
- Batas waktu.
- Konteks.
- Jika masalahnya adalah tujuan - untuk menunjuk sebagai target.
- Tanggal dan waktu pengangkatan.
- Ketergantungan pada tugas-tugas lain.
- Saya tidak menggunakan matriks Eisenhower "Hal ini penting -. Mendesak" Jika tugas tertulis yang saya maksud adalah penting. Jika keadaan darurat - Aku atau segera melanjutkan pelaksanaan dan penerima haknya waktu tertentu.
- Sebagai aturan, saya tidak terbatas waktu dari masalah. Saya menunjukkan berapa lama waktu yang dibutuhkan, hanya untuk memperkirakan waktu untuk perencanaan. Tapi tidak kaku. Jika waktu didefinisikan secara jelas, hanya jika saya ingin mengingatkan diri Anda dari kekakuan masalah perbatasan atau durasi tugas yang berhubungan dengan sumber daya lainnya - misalnya, pertemuan adalah durasi terbatas.
- Masalah dengan durasi tertentu dan waktu ditempatkan di kalender.
- Aturan 3. Salah satu aturan yang paling berharga Agile teknik hasil. 3 tujuan utama yang dipilih setiap bulan. Untuk setiap minggu 3 tujuan yang sama. tujuan mingguan harus mengarah pada pelaksanaan tujuan bulanan. Setiap hari ada 3 tujuan utama. Tujuan ini konsisten dengan target mingguan dan menyebabkan pelaksanaannya. Semua tugas-tugas lain yang sehari - sekunder.
- Lagi. Setiap hari 3 tujuan utama.
- Pertama melakukan tugas-tugas kecil. Ini benar-benar bertentangan dengan prinsip-prinsip manajemen proyek, tetapi bekerja dengan baik bagi saya. Dalam hal ini, kepala bebas dari tugas kecil ketika utama.
- Tugas untuk hari ditentukan oleh malam, hari berikutnya.
- Tugas didefinisikan selama seminggu pada hari Minggu.
- Tantangan untuk bulan ditentukan oleh angka kedua.
- Meninjau dan analisis kinerja dan tidak dilakukan seminggu sekali pada hari Jumat.
- folder suatu hari nanti dilihat pada hari Minggu.
- Tantangan dalam konteks "Control" dilihat setiap hari.
- Jika pesan yang diterima membutuhkan respon atau tindakan dari saya, tapi kemudian saya jabatannya sebagai masalah dalam MLO.
- Jika surat yang dikirim oleh saya membutuhkan respon dari penerima, saya menempatkan salinan alamat MLO. Dengan demikian, surat itu juga masuk ke sistem dan menerima konteks "Control".
- Pada pagi hari dari tinjauan yang akan datang hari.
Itu mungkin semua. Sebuah sistem yang sederhana. aturan sederhana. Bagaimana Anda mengatur tugas-tugas Anda?
Lihat: Shutterstock