Cara efektif menggunakan sistem kehidupan GTD

Bahan ini - kelanjutan dari artikel "Cara membersihkan urusan dan segala sesuatu untuk mengikuti: panduan lengkap sistem GTD». Pertama, perlu untuk berkenalan dengan itu, karena dijelaskan secara rinci banyak konsep yang digunakan.

Artikel ini - sebuah langkah demi langkah panduan tentang cara menerapkan GTD dalam hidup. Saat menulis, saya menggunakan panduan berikut:

• Fleksibilitas. Dijelaskan di sini adalah ide-ide universal, dan menggunakannya untuk membangun satu untuk diri sendiri sistem GTD, yang akan bekerja dengan tepat layanan-layanan yang ia terbiasa.
• Kesederhanaan. sistem harus intuitif mudah digunakan. Pada entri dan pengolahan informasi harus menghabiskan minimal waktu dan energi, serta perencanaan tindakan berikut. Hanya maka sistem akan bekerja dalam jangka panjang, bahkan setelah istirahat panjang, misalnya, jika Anda pergi berlibur selama sebulan, kemudian, ketika Anda kembali, Anda akan dapat mengembalikan pendekatan untuk manajemen urusan.
instagram viewer
• Keandalan. Hal yang paling penting - itu adalah untuk menjadi percaya diri dalam sistem, yaitu bahwa lupa ada yang direncanakan, sehingga Anda melihat pengingat pada waktu yang tepat.
• pada konsentrasi yang penting. Sistem ini akan membantu Anda berfokus pada bagaimana Anda lakukan pada saat ini, dan dalam kasus-kasus, yang penting dalam jangka panjang.
• Kesenangan. kasus sistem manajemen dan tujuan harus membawa Anda kesenangan. Sebagai contoh, ketika berbaring di sofa setelah bekerja keras seharian dengan ponsel di tangan, menghapus dari daftar tugas selesai, dan dapatkan dari itu kenikmatan nyata. Terutama ketika diberikan produktivitas pertumbuhan yang lebih dari jadwal Anda.

5 tahap utama sistem GTD

Langkah 1. pengumpulan informasi

Untuk mengumpulkan benar-benar segala sesuatu, bahkan yang terkecil, maka pikiran kita akan menjadi jelas dan kita akan bertindak sebagai produktif sebagai mungkin.

Oleh karena itu tidak standar kerja daftarKarena kebanyakan orang sering menangkap hanya satu hal yang paling penting, dan ratusan masalah yang tidak begitu penting, tidak memperhitungkan. Tapi itu adalah suatu masalah kecil, teratur mengingatkan diri sendiri, menggunakan sebagian besar sumber daya otak dan menciptakan pengalaman tambahan yang menyebabkan kelelahan dan stres.

Salah satu prinsip penting dari sistem GTD - itu benar-benar diturunkan dari kepala segala tugas dan menempatkan mereka ke dalam sistem yang terpercaya yang dapat membantu pada saat yang tepat untuk berpikir tentang hal-hal penting.

Masih perlu memperhitungkan bahwa keranjang untuk mengumpulkan data yang masuk harus jumlah minimum. Dalam sebuah ideal - satu. Maka akan lebih mudah untuk menangani.

Tahap 2. pengolahan data

Pada tahap ini, kami memproses informasi yang ada di kami "inbox" keranjang.
Ada tiga pilihan untuk bagaimana kita bisa lakukan pada tahap ini:

• Menandai tugas sebagai "Aksi", menunjuk ke langkah berikutnya pelaksanaannya dan batas waktu. Anda tidak bisa menentukan batas waktuJika tidak ada yang tepat pemahaman tentang kapan untuk melakukan tugas tersebut.
• Memindahkan informasi dalam "Directory" jika tidak perlu apa-apa, tapi mungkin akan berguna di masa depan.
• Menghapus informasi, menentukan bahwa "sampah": yang harus dilakukan dengan itu tidak perlu apa-apa dan dia tidak berguna di masa depan.

Langkah 3. organisasi aksi

Semua tindakan dilakukan melalui corong berikut.

Filter 1 - "kliping"

Tanyakan kepada diri sendiri, apakah saya benar-benar harus untuk melakukan tindakan ini? Jika ragu, hapus.

Filter 2 - "Delegasi"

Tanyakan pada diri Anda jika Anda perlu untuk melakukannya, maka itu benar-benar harus melakukan secara pribadi saya? Jika tidak, tanggung jawab delegasi dan titik Hasil akhirnya, tahap-tahap antara kontrol (poin kunci) dan batas waktu.

Jika tindakan harus melaksanakannya Anda pindah ke filter berikutnya.

Filter 3 - "Aksi"

Tanyakan diri Anda, tindakan ini akan mengambil lebih 2-5 menit? Jika tidak, lakukan sekarang dan melepaskan kepala. Jika demikian, drop-in.

Tindakan dalam sistem mungkin dari jenis berikut.

"Langkah Berikutnya" - tugas-tugas sederhana, yang terdiri dari satu tindakan (panggilan, menulis, pergi, dan sebagainya). Misalnya, tindakan "Perubahan pada ban roda musim dingin" akan terdiri dari langkah-langkah sederhana berikut: menelepon dan membuat workshop, jadwal waktu dalam kalender Anda ke drive pada waktu yang tepat perbaikan mobil.

Tindakan tersebut nyaman untuk mengumpulkan daftar tempat dan keadaan (daftar konteks). Ini mungkin sebuah daftar "The Shop," di mana Anda memasukkan semua yang Anda butuhkan untuk membeli ketika Anda berada di sebuah toko, atau daftar "Kursi," di mana Anda menambahkan janji dan tugas yang dapat dilakukan di malam hari setelah bekerja di favoritnya kursi. Atau daftar "chef-pertanyaan" di mana Anda menuliskan semua pertanyaan yang Anda harus kepalaKemudian untuk memecahkan semuanya sekaligus.

Semua tindakan ini, saya biasanya memperbaiki atau "Google Calendar"(Pertemuan dan acara) atau Todoist - layanan awan, di mana akan lebih mudah untuk sistematisasi tugas.

"Proyek" - tugas untuk melakukan yang membutuhkan lebih dari satu langkah. Untuk proyek pindah dari titik mati, perlu untuk menjelaskan langkah-langkah pertama yang menerapkannya dan meninggalkan pengingat tentang hal itu dalam sebuah sistem yang dapat diandalkan. Sebagai hasilnya, ternyata proyek ke dalam rantai langkah sederhana, yang masing-masing dapat dilakukan dalam lima menit berikutnya dan mendapatkan hasilnya.

Proyek saya tempat di kartu Trello. Kartu merupakan sebuah wadah yang ideal untuk proyek-proyek, di mana Anda dapat menempatkan:

• deskripsi dan tujuan proyek;
• link ke dokumen lain pada proyek;
• nama-nama mereka yang bertanggung jawab;
• Batas waktu;
• memeriksa daftar dengan langkah-langkah berikut;
• komentar tentang draft;
• file yang diperlukan, dan sebagainya.

"Aksi Ditangguhkan". Jika kita tidak dapat merencanakan langkah selanjutnya tanpa kejadian lebih lanjut atau informasi (misalnya, menunggu sampai telepon akan mengirim pusat layanan familiar, di mana Anda dapat menguntungkan ganti ban), tindakan tersebut kita akan masuk dalam daftar "ditangguhkan". Opsional, Anda dapat menempatkan pengingat bahwa Anda perlu sesuatu untuk kontrol.

daftar seperti kasus dapat disusun dalam konteks daftar. Misalnya, membuat daftar tugas-tugas yang dipercayakan kepada asistennya.

Daftar "Someday" Ini berisi karya-karya yang tidak memerlukan langkah-langkah aktif sekarang, tapi kami ingin tampil di masa depan.

Hal ini dapat:

• buku-buku, Dan kursus pelatihan video yang ingin membeli;
• keterampilan yang berguna yang ingin belajar;
• tempat saya ingin mengunjungi;
• hal yang ingin saya beli.

Anda harus secara berkala melihat daftar ini, dengan catatan, lalu mengubahnya menjadi gol untuk mencapai yang Anda akan bekerja.

Langkah 4. tinjauan rutin

Untuk sistem untuk bekerja, Anda harus secara teratur meninjau tugas pokok dan proyek-proyek untuk menghapus orang-orang yang tidak lagi relevan, dan jenis baru dan berdasarkan prioritas dikirim ke pekerjaan.

Untuk tinjauan tersebut dilakukan secara teratur, ikuti tips berikut ini:

• Biarkan selama 30-60 menit dalam jadwal untuk review (awalnya seminggu sekali akan cukup).
• Membuat checklist atau berencana review seperti yang dibilang urutan, bahwa di balik apa yang terjadi. Rencana ini seharusnya tidak terlalu sulit, dan review harus tidak membawa Anda terlalu lama, jika tidak, anda hanya tidak akan melakukannya secara teratur.

Berikut - contoh checklist saya dengan gambaran mingguan. Aku melakukannya dalam format sirkuit-boks dengan urutan tindakan, yang menunjukkan layanan / dokumen, yang saya lihat. Anda dapat menempatkannya di daftar atau biasa menggambar dari tangan sirkuit yang Anda merasa nyaman.

Mencetak empat check-list seperti selama satu bulan. Selama review mingguan mengambil salah satu dari mereka dalam pelukannya dan diusung dihapus dari daftar. Latihan sederhana ini akan memotivasi Anda untuk terus melakukan tinjauan tersebut.

Langkah 5. tindakan

Ketika rencana ini disusun selama seminggu, lebih tetap untuk bertindak. Jangan biarkan salah satu kesalahan pemula utama untuk bekerja pada sistem GTD ketika terlalu banyak waktu yang dihabiskan pada organisasi tugas bukan pelaksanaannya.

Berikut adalah beberapa tips untuk membuat tindakan yang lebih efektif.

1. Rencana untuk hari berdasarkan rencana untuk minggu ini. Membagi hari menjadi blok-blok, memilih 2-3 Unit untuk melakukan hal-hal penting dan beberapa blok dialokasikan untuk tugas-tugas lain. unit durasi - rata-rata 60-120 menit. blok tersebut disisipkan di antara waktu luang untuk kasus-kasus darurat.
2. Bekerja pada sistem PomodoroUntuk ini, Anda dapat mengatur timer. Esensinya adalah sederhana: setiap 25-30 menit operasi, istirahat selama lima menit, dan setelah unit bisnis ketiga - istirahat panjang (15-30 menit). Total tiga balok 30 menit dengan istirahat lima menit, diikuti dengan istirahat panjang selama 15-30 menit. Selama hari Anda bisa menghabiskan 2-4 siklus tersebut, tergantung pada seberapa sering Anda mengganggu.
3. Selama urusan penting unit cobalah untuk menghindari terganggu oleh orang lain dan suara lainnya (Anda dapat menyertakan headphone khusus musik untuk konsentrasi).
4. Menentukan kapan tingkat Anda energi maksimum (misalnya, dari 7 hingga 9 am), dan saat ini untuk melakukan hal-hal yang paling penting yang membawa Anda lebih dekat ke tujuan pribadi.
5. Jangan merencanakan terlalu banyak hal penting untuk dilakukan untuk hari: itu sudah cukup 1-3. Hal ini penting bahwa pada akhir hari, melihat hal-hal dicoret dalam rencana Anda, Anda senang dan telah membuat rencana yang realistis untuk besok.