Cara tugas-tugas kelompok yang masih punya waktu

Semua orang telah lama diketahui bahwa multitasking bukanlah suatu hal yang baik: tidak memungkinkan kita untuk secara efektif fokus pada sesuatu satu.

Masalahnya adalah bahwa beralih dari satu tugas ke yang lain membutuhkan waktu yang lama - didukung oleh penelitianMultitasking: Biaya Switching. Orang bekerja paling efektif, memasuki negara mengalir: Fully berfokus pada satu sesi tanpa terganggu untuk hal lain.

Sayangnya, untuk menangkap aliran ternyata tidak selalu, karena kita terus-menerus dibanjiri dengan banyak hal yang berbeda yang memerlukan perhatian kita. Namun, ada satu teknik yang memungkinkan untuk meminimalkan pemborosan waktu dan energi untuk beralih antara kegiatan yang berbeda. Hal ini disebut "kelompok", atau "bundling" tugas (task batching).

Inti dari metode ini adalah sebagai berikut: Anda menggabungkan jenis yang sama dari masalah dalam apa yang disebut paket, dan kemudian melakukan mereka di tengah orang banyak. Ini sederhana.

Mengapa membantu untuk tugas-tugas kelompok

Melakukan hal-hal secara acak cara termudah: tidak harus mandi dengan perencanaan, prioritas dan membosankan lainnya untuk. Anda teringat sesuatu - dan mereka melakukannya. Dan kemudian pindah ke tugas berikutnya.

Itu hanya pendekatan seperti ini tidak sangat baik untuk kemampuan Anda fokus. menurut penelitianTrue Cost Of Multi-TaskingDipublikasikan dalam jurnal Psychology Today, seseorang kehilangan hingga 40% dari kapasitas saat Anda beralih di antara tugas yang tidak berhubungan.

Dengan kata lain, jika Anda pertama kali menulis laporan, dan kemudian Anda mulai merespon email, dan kemudian mengurai dokumen kertas, sebagai Setelah kembali kembali laporan itu, setiap kali kehilangan waktu untuk berkonsentrasi pada pekerjaan baru, tampaknya tidak sebelumnya. Tom DeMarco, penulis buku "faktor manusia: proyek sukses dan tim"Menegaskan bahwa seperti" gigi perubahan "memakan waktu sampai 15 menit, atau bahkan lebih.

Batch pengelompokan tugas membuat lebih mudah untuk berpindah dari satu aktivitas ke aktivitas lainnya. Semakin mirip tujuan Anda, yang lebih baik, finishing, untuk mengambil berikutnya.

Cara menggunakan tugas pemrosesan batch

1. Buat daftar to-do

Pertama-tama, tuliskan apa yang ingin Anda lakukan di daftar sederhana, baris demi baris. Anda dapat melakukan ini di atas kertas atau menggunakan beberapa aplikasi untuk mengelola tugas-tugas. Hal utama - untuk memperbaiki semuanya. Ideal mengabdikan setiap hari (atau setidaknya seminggu sekali) waktu perencanaan.

2. Membagi tugas ke dalam kategori

Sekarang bahwa daftar siap, istirahat semua elemen dalam kategori. Mereka mungkin berbeda - memilih apa yang Anda inginkan. Hal utama adalah untuk menjadi nyaman dan intuitif.

Misalnya, Anda mengetik "Menanggapi email" masalah atau "rekan Call" di bagian "negosiasi" dan "Menulis artikel" dan "perubahan make" di bagian "Text". Buat kategori terpisah untuk pekerjaan rumah tangga, tugas pekerjaan, belanja dan sebagainya. Dipandu dalam daftar memerintahkan seperti itu akan lebih mudah.

Pilihan lain - untuk tugas-tugas mengumpulkan di paket ke mana mereka harus dilaksanakan. Misalnya, menghubungkan semua pembelian untuk lokasi "Supermarket" dan bekerja kasus untuk "Kantor" dan seterusnya. Jadi, jika menemukan diri Anda dekat toko, Anda akan dapat melihat daftar Anda dan melihat sekilas semua pembelian yang Anda butuhkan.

3. blok waktu

batch processing tugas bekerja dengan baik dalam hubungannya dengan metode yang disebut blocking time. Setelah pecah berkeping-keping pada daftar kategori, pilih masing-masing di bawah waktu tertentu dalam sehari. Dan menambahkan sesuai blok untuk kalender. Untuk satu kali saja satuan terlibat dalam urusan kategori yang sama, dan mengabaikan yang lain.

Pilihan lain - untuk mengikat teknik populer Kemasan Task Pomodoro. 25 menit, yang Anda lakukan, tanpa terganggu dari tugas-tugas dari paket. Kemudian istirahat 5 menit. Kemudian ulangi siklus dengan kelompok lain kasus.

4. Pertimbangkan produktivitas puncak Anda

Tentukan waktu hari ketika Anda paling produktif. Bagi kebanyakan orang pagi ini, tetapi ada burung hantu malam, yang lebih mudah untuk fokus dalam gelap. Cari produktivitas puncak Anda dan mencoba untuk melakukan tugas-tugas dari kategori prioritas menyumbang untuk itu.

5. menghilangkan gangguan

Ketika dana untuk kelompok berikutnya tugas, pastikan bahwa Anda tidak sengaja pemberitahuan mengganggu atau panggilan telepon. Anda dapat memilih waktu tertentu untuk memeriksa smartphone. Selama Anda melakukan tugas-tugas dari satu kategori, tidak khawatir tentang sisanya.

tugas apa yang dapat dirakit menjadi kelompok

Bahkan, secara umum, apapun. Scott Young, penulis, programmer, seorang pengusaha dan penggemar tugas batch processing, sehingga20 Tips untuk Batching untuk Hemat Waktu dan Cut Stres Beberapa contoh:

• E-mail. Tim Ferriss, penulis "Bagaimana bekerja 4 jam seminggu"Kadang-kadang menerima 300 e-mail per jam. Dan terlepas dari buku ini, ia menjawab mereka hanya sekali sehari khusus menyisihkan waktu hanya untuk ini.
• Membaca. Baca sesuatu di antara waktu hampir tidak berguna, karena Anda masih ingat sedikit. Lebih baik untuk menentukan sendiri ketika Anda memilih untuk menerima informasi dengan hati-hati, dan membuat waktu untuk membaca.
• panggilan telepon. Menuliskan nama orang yang Anda perlu menelepon dan nomor telepon mereka dalam satu daftar. Kemudian memanggil semua kandidat dari daftar sekaligus. Pertama, Anda tidak akan terganggu oleh percakapan telepon sekali lagi. Kedua, Anda akan dapat memilih waktu hari ketika orang-orang paling sibuk dan bisa berbicara dengan Anda.
• Rekreasi dan hiburan. Mentransfer semua hiburan - film, game komputer, berjalan - pada akhir hari. Ini smotiviruet Anda untuk cepat menyelesaikan pekerjaan, dan akan lebih mudah untuk bersantai, mengetahui bahwa segala sesuatu saat ini sudah dikonversi.
• Belanja perjalanan. Sebelum Anda meninggalkan rumah, mengumpulkan menjadi tumpukan segala sesuatu, belanja dan tugas dan melakukan mereka dalam satu pergi. Misalnya, Anda dapat mengunjungi supermarket, kantor pos dan pembersih kering pada saat yang sama. Ini menghemat tidak hanya waktu, tetapi juga bensin.
• Korespondensi dalam jaringan sosial. Ambil satu jam di malam hari untuk chatting di Internet. Dan sisa waktu menjaga pelanggan pemberitahuan dari jaringan sosial dinonaktifkan.
• Memasak. Kemungkinan besar, Anda terus-menerus tidak memiliki cukup waktu untuk memasak sesuatu setiap hari. Untungnya, peradaban telah memberi kita unit tersebut sebagai oven microwave. Sorot dari hari 1-2 untuk makanan siap minggu depan, dan kemudian hanya Panaskan itu.
• Perbaikan. Dapatkan bersama-sama dan akhirnya membuat semua orang tugas-tugas kecil yang telah menunggu di sayap. Ganti terbakar bola lampu, memperbaiki pegangan pintu dan keran menetes.
• Refleksi. Anda selalu berpikir Anda sedang mencoba untuk rencana sesuatu, untuk memecahkan beberapa masalah, tetapi tidak bekerja untuk Anda? Scott Young menyarankan bahkan hal seperti berpikir, terlibat dalam waktu yang didefinisikan secara ketat. Memperoleh kebiasaan setiap minggu dengan rencana selama 2-3 jam, dari yang Anda mengambil dan apa tujuan yang ingin Anda capai.

Oh, dan jika itu yang terjadi, persiapan paket tugas - juga tantangan. Oleh karena itu mengalokasikan waktu khusus, terutama di malam hari, untuk mendistribusikan item pada daftar Anda besok.