Apa kesalahan perencanaan dan bagaimana mengevaluasi waktunya
Produktivitas / / December 23, 2019
Jessica Hijau
Marketer dan penulis artikel tentang bisnis dan pemasaran.
Apa kesalahan perencanaan
Selama tiga tahun terakhir, saya dicat lima kamar di rumah. Saya mulai dengan kamar tidur dan direncanakan bahwa mengemudi dengan dia selama seminggu. Namun, sentuhan akhir dibuat hanya setelah satu bulan.
Berpikir, pindah ke ruang kedua, saya telah memberikan kepadanya lukisan dari satu bulan? Dan di sana-sini. Saya yakin sekali sudah boneka tangan, kemudian, hanya untuk menyelesaikan akhir pekan, maksimum - ke yang berikutnya. Tapi aku punya satu bulan tersisa lagi. Seperti di setiap semua kamar lain. Kecuali dapur - padanya butuh lebih banyak waktu.
Setiap kali, siap untuk melukis ruangan lain, aku menunggu satu atau dua minggu semuanya akan siap. Pengalaman mengatakan kepada saya bahwa saya tidak akan mengelola dalam waktu kurang dari sebulan. Namun, untuk memberikan kepercayaan diri pada kenyataan bahwa banyak kali ini pasti akan pergi lebih cepat, itu sulit.
Dalam lancang ini, karena kita meremehkan kebutuhan bagi kita untuk memecahkan masalah waktu, memiliki nama: kesalahan perencanaan. Konsep ini pada akhir tahun 70-an masuk
Intuitif Prediksi: Bias dan Prosedur Corrective psikolog Daniel Kahneman dan Amos Tversky.Para ilmuwan menjelaskan bahwa ketika perencanaan orang sering mengabaikan pengalaman mereka sebelumnya. Dalam kasus saya itu adalah fakta bahwa ruang lukisan setiap kali aku butuh satu bulan. Biasanya, kita fokus hanya pada tugas di tangan: itu adalah sebuah ruangan kecil, oleh karena itu, harus cat itu lama.
Daniel Kahneman menceritakan secara rinci tentang hal ini di buku "Pikirkan lambat... Membuat pikiran Anda dengan cepat." Dia berpendapat bahwa kesalahan dalam perencanaan biasanya berhubungan dengan dua hal:
- Kami tidak mempertimbangkan berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk melakukan tugas serupa di masa lalu.
- Kami berasumsi bahwa tidak menghadapi kesulitan, yang akan menyebabkan keterlambatan.
Apa yang menyebabkan perkiraan yang salah waktu
menurutSukses di Mengganggu Waktu Proyek Management Institute, hanya sedikit lebih dari setengah dari semua proyek selesai sesuai jadwal.
Tapi satu hal - untuk meremehkan jumlah waktu yang Anda butuhkan untuk melukis ruangan (hanya membawa Anda sedikit ketidaknyamanan). Ini cukup lain - untuk membuat kesalahan yang sama dalam penilaian tugas pekerjaan dan proyek. Di sini, akibatnya bisa jauh lebih serius.
Paling-paling, ini akan mengarah pada fakta bahwa Anda atau tim Anda akan harus bekerja lembur. Paling buruk - kurangnya anggaran, keuntungan kecil, bos dan pelanggan ketidakpuasan.
Bagaimana menilai masalah dengan benar
Anda perlu berhenti perencanaan, percaya intuisi saja. Hal ini lebih baik menggunakan peralatan khusus.
1. Membangun pengalaman sebelumnya
Psikolog menyarankan Kahneman dan TverskyIntuitif Prediksi: Bias dan Prosedur Corrective: Sebelum pekerjaan seharusnya tidak hanya menilai apa yang perlu dilakukan, dan banyak lagi, dan untuk memperkirakan berapa banyak waktu yang biasanya dihabiskan untuk tugas-tugas ini.
Misalnya, Anda perlu membuat fitur baru untuk aplikasi mobile - Cari tahu berapa banyak waktu untuk menghabiskan di tim Anda memiliki masalah yang sama. Apakah Anda ingin menulis posting panjang blog 4000 kata - Data get tentang berapa jam atau hari Anda mengambil waktu terakhir.
Jika Anda bekerja sendiri, cara termudah untuk mengumpulkan informasi ini - penggunaan aplikasi untuk melacak waktu. Menggunakannya dengan berbagai jenis tugas, dan kemudian menggunakan laporan siap pakai.
Untuk kegiatan di tim berguna perangkat lunak manajemen proyek. Sebagian besar dari mereka menggunakan beberapa metode pengumpulan data, seperti akuntansi dari waktu operasi aktual dan pembangunan bagan Gantt.
2. Mintalah lain untuk menilai masalah Anda
Pada tahun 1994, jurnal Personality American Psychological Association' dan Psikologi Sosial, "menerbitkan hasilMenjelajahi «Perencanaan Kekeliruan»: Mengapa Orang Meremehkan mereka Task Penyelesaian Waktu lima studi yang dilakukan oleh Roger Bühler, Dale Griffin dan Michael Ross.
Mereka menegaskan bahwa orang sering membuat kesalahan dengan perencanaan yang dijelaskan oleh Kahneman dan Tversky. Tapi aku menemukan sesuatu yang lain: kita sering salah menilai biaya masalah sendiri, tetapi bisa menyenangkan untuk memprediksi berapa lama waktu yang dibutuhkan orang lain.
Para ilmuwan meminta peserta untuk menyarankan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan tugas tertentu kepada orang lain. Ketika Anda menjawab mereka lebih sering mengandalkan pengalaman masa lalu. Dan bahkan ketika itu tidak, perkiraan mereka jauh lebih rasional daripada kesimpulan dari mereka yang harus melakukan tugas tersebut.
Ini karena kita biasanya sikap yang sangat optimis kemampuan mereka. Dan banyak lagi tujuan ketika datang ke orang lain. Jadi, bukannya mencoba untuk menilai masalah pada mereka sendiri, meminta seorang teman atau kolega untuk melakukannya untuk Anda.
3. Membuat rentang tanggal, dan mempertimbangkan kemungkinan penundaan
Donald Rumsfeld, politisi ASAda terkenal terkenal - hal yang kita tahu bahwa kita mengenal mereka. Ada juga yang tidak diketahui dikenal - hal-hal yang kita tahu bahwa mereka tidak tahu. Tapi ada masih belum diketahui, yang tidak diketahui - ini adalah hal-hal yang kita tidak tahu kita tidak tahu mereka.
Pada kutipan ini sering dikutip dalam manajemen proyek. Untuk memungkinkan untuk tidak diketahui tidak diketahui disebutkan oleh Rumsfeld manajer menggunakan apa yang disebut kerucut ketidakpastian. Hal ini dirancang untuk gambar berbagai waktu, yang mungkin memerlukan tugas.
Ketika Anda mulai bekerja pada proyek, Anda sedikit lebih banyak tentang hal yang Anda tahu. Oleh karena itu, waktu yang sebenarnya dibutuhkan untuk menyelesaikan itu, dapat sangat bervariasi dengan ramalan. Apakah Anda berpikir bahwa pekerjaan akan mengambil dua hari, dan benar-benar mungkin perlu delapan. Atau hanya beberapa jam.
Tapi dalam perjalanan rentang proses ini berkurang. Tapi untuk mengatakan dengan tepat berapa banyak waktu yang Anda butuhkan, Anda akan dapat hanya di akhir - ketika proyek selesai.
Namun, kerucut ketidakpastian memungkinkan kita untuk memberikan perkiraan yang lebih akurat. Jika Anda tahu sedikit tentang proyek yang akan datang, membagi perkiraan waktu kerja selama empat untuk menemukan batas bawah kisaran, dan kalikan dengan jumlah yang sama untuk menentukan batas atas. Yang akan memiliki, misalnya, dari 1 sampai 16 hari.
Jika seperti berbagai macam tidak sesuai dengan Anda, gunakan akun hanya batas atas - maka, mungkin, pekerjaan akan mengambil 16 hari. Ini bukan jumlah pasti, tapi kemungkinan besar, itu adalah lebih mendekati kenyataan daripada perkiraan awal Anda.
4. tugas tingkat ke tiga poin
Metode ini akan lebih obyektif. Untuk setiap tugas, Anda perlu mengevaluasi:
- skenario terbaik;
- skenario terburuk;
- skenario yang paling mungkin.
Angka pertama adalah kemungkinan bertepatan dengan perkiraan awal Anda. Evaluasi skenario yang paling mungkin mungkin didasarkan pada data empiris yang Anda miliki. Namun dalam menilai kebutuhan terburuk untuk mempertimbangkan berapa banyak waktu yang dibutuhkan jika ada yang salah.
Memiliki tiga angka, menghitung nilai rata-rata. Sebagai contoh, jika skenario terbaik - selama tiga hari, kemungkinan - lima hari, dan yang terburuk - sembilan, hanya menambahkan 3 + 5 + 9 = 17. Kemudian membagi jumlahnya dengan tiga. Ternyata rata-rata 5,67 hari - ini adalah perkiraan untuk waktu yang dibutuhkan.
5. Hitung koefisien error
Penulis Steve Pavlina buku-buku "Jalannya pengembangan pribadi untuk orang pintar" merekomendasikan menghitung tingkat berapa banyak Anda keliru dalam perencanaan. Di masa depan, jumlah ini akan digunakan untuk semua tugas-tugas Anda.
Menilai waktu untuk beberapa kasusYang Anda butuhkan untuk melakukan dalam waktu dekat. Rekam asumsi Anda. Setelah menyelesaikan pekerjaan, catatan berapa banyak Anda menghabiskan total.
Menambahkan semua waktu bersama yang dijadwalkan. Lakukan hal yang sama dengan yang sebenarnya. Sekarang semua waktu yang sebenarnya dibagi menjadi penilaian awal - Anda mendapatkan keseimbangan yang tepat.
Misalnya, Anda telah menghitung bahwa untuk melakukan banyak tugas membutuhkan 12 jam. Tapi pada akhirnya kami menghabiskan 15. Rasio error: 15/12 = 1,25. Ini berarti bahwa tugas membawa Anda 25% lebih banyak waktu dari yang direncanakan.
Sekarang selalu multiply penilaian awal mereka pada tingkat kesalahan yang dihasilkan - dan mereka akan lebih akurat.
6. Evaluasi dalam waktu tidak produktif sebagian besar hari
Analis Amerika dan penulis literatur bisnis Daniel Pink nya buku "Taymhaking. Sebagai ilmu pengetahuan membantu kita untuk melakukan segala sesuatu tepat waktu, "ia terjun ke penelitian tentang chronotype kami - jam internal.
Ia belajar bagaimana mereka mempengaruhi kesejahteraan kita sepanjang hari. Dan saya menemukan bahwa chronotype tidak hanya mengontrol aktivitas fisik dan mental kita, dan lebih dan menentukan apa waktu hari kita yang paling kreatif kapan dan cenderung pikiran positif dan negatif.
Merah muda mengacu pada studiDiurnal dan musiman mood Vary dengan Kerja, Tidur dan daylength Lintas Budaya Beragam Scott Golder dan Michael Macy, yang menganalisis suasana hati orang-orang di pesan Twitter. Mereka menemukan bahwa pengguna biasanya posisi malopozitivny tepatnya di periode produktivitas resesi.
Bagi kebanyakan orang, penurunan ini datang di tengah hari, tepat setelah makan siang. Menurut Golder dan Macy tidak mungkin bahwa pada saat ini Anda akan memiliki suasana hati yang baik. Bahwa ini dapat membantu Anda menghindari rasa percaya diri yang berlebihan dan optimisme, dan pada akhirnya - untuk merencanakan lebih efektif.
Dengan demikian, esensi dari metode yang terakhir - untuk menilai masalah ini, sementara pada penurunan produktivitas. Ini adalah sekitar enam jam setelah bangun. Tapi Anda hanya bisa menunggu sampai rasa cukup penyebaran dan kelelahan.
Hasil dari pemeriksaan bahwa Anda lebih dekat dengan kenyataan, perencanaan waktu mereka dengan cara ini.
Sangat memahami kesalahan perencanaan akan membantu Anda menilai masalah dengan benar. Mungkin Anda tidak bisa mengendalikan kecenderungan mereka untuk melebih-lebihkan kemampuan mereka sendiri. Tetapi jika Anda menyadari efek optimisme yang berlebihan, dan mencoba untuk mengurangi efek ini, itu akan menjadi jauh lebih baik mengatur waktu Anda.
Layfhaker dapat menerima komisi dari pembelian barang yang disajikan dalam publikasi.
lihat juga🧐
- Cara mengatur hari Anda: metode jenius produktivitas
- Bagaimana tidak mengganggu rencana dan tenggat waktu bertemu
- sistem perencanaan sederhana bagi mereka yang lelah dari manajemen waktu, tujuan dan to-do list
- Mengapa kontrol waktu tidak bekerja