Bagaimana merencanakan waktu Anda di Notion, menggunakan GTD

Apa GTD

Layfhaker berulang kali menerbitkan artikel pada GTD metodologi - Getting Things Done. Dia datang dan dijelaskan secara rinci dalam nya buku pelatih bisnis David Allen. Secara singkat, aturan dasar dari sistem ini dapat digambarkan sebagai berikut:

1. Menangkap semua informasi yang. Tuliskan semua ide, tujuan dan tindakan. Jika Anda memiliki sesuatu yang tidak dapat Anda lakukan sekarang, membuat tanda, bukan mengandalkan pada memori. Segala sesuatu yang Anda tulis, terakumulasi dalam apa yang disebut "Inbox folder".
2. Menjaga ketertiban. Ketika Anda mengisi folder dengan "tugas yang masuk" isinya perlu mengatur, hal-hal semacam ke dalam kategori dan membuat penjelasan dan catatan yang hanya tidak lupa apa-apa.
3. mengidentifikasi prioritas. Tugas masing-masing harus memiliki jangka waktu pelaksanaan dan tingkat kepentingan untuk Anda untuk mengetahui apa yang harus dilakukan pertama dan apa yang bisa menunggu.
4. Menjaga semuanya di tangan. The GTD ada tempat untuk prinsip "menuliskannya setelah itu." Anda to-do list dan catatan harus selalu berada di pikiran Anda: komputer, ponsel cerdas, tablet, dan perangkat lainnya. Jadi, jika kepala datang ide yang menarik atau Anda memikirkan beberapa benar-benar terkunci, Anda hanya dapat menuliskannya. Ketika jangka waktu yang sesuai pelaksanaan beberapa tugas, Anda memiliki pengingat, terima pemberitahuan di mana-mana.
   instagram viewer

Lebih untuk membaca tentang GDT Anda bisa dalam panduan kami.

Teknik ini baik untuk fleksibilitas. Its pencipta, David Allen, beberapa kuno: di bawah "Inbox, Tugas" ia berarti folder kertas nyata. Dia bahkan dicetak email dan diatur pada lembar set.

Tetapi dengan GTD yang sama dapat berhasil digunakan untuk file komputer dan folder dengan menggunakan sistem ini dalam hubungannya dengan layanan. Misalnya, dengan menggunakan teknik ini, Anda bisa menyortir email di Gmail, untuk menulis tugas di "Google Spreadsheets"Atau untuk sepenuhnya mengendalikan hidup mereka melalui Evernote. Akhirnya, di bawah filosofi GTD terpesona banyak manajer tugas seperti Wunderlist yang sama.

Dan tentu saja, Anda dapat menggunakan teknik ini dalam program seperti indah dan serbaguna, karena Notion tersebut.

Ini adalah hibrida dari «Google Docs», Evernote, kami lihat dan bahkan selusin aplikasi yang berbeda. Gagasan bisa hampir semua yang anda butuhkan untuk pekerjaan itu. Catatan, meja, basis pengetahuan, untuk melakukan daftar, papan kanban, dokumen - program memiliki semuanya. Dosa tidak menggunakannya untuk mengatur urusan Anda dalam gaya GTD.

Dan Mary Aldrich, konsultan bisnis, membantu manajer perusahaan untuk mengatur pekerjaan mereka, mengatur sistem sendiri untuk Notion, berdasarkan GTD tersebut. operasi waktu ini dia berbagi dalam bukunya blog.

Cara menggunakan GTD di Notion

Saya tidak terorganisasi dengan baik. Jadi ketika saya belajar tentang GTD David Allen, hidup saya secara harfiah berubah. Sekarang bagi saya semacam agama. Saya secara bertahap membangun sistem, yang memungkinkan saya untuk masih punya waktu, bekerja dalam kecepatan biasa saya.

Saya dipandu oleh praktek, yang disebut "perencanaan Weekly." Setiap hari Minggu (atau Senin) mengalokasikan satu jam untuk merencanakan minggu mendatang. Kebiasaan ini membantu saya untuk memecahkan masalah yang kompleks dengan melanggar mereka menjadi lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Oleh karena itu, saya tidak lagi punya waktu, kurang melelahkan dan lebih mudah untuk berkonsentrasi pada pekerjaan.

Gagasan bagi saya - sesuatu seperti permainan. Bahkan, untuk mengatur sistem membutuhkan waktu. Tapi bila sudah siap, tugas akan menarik, sederhana dan cepat.

Setiap minggu, saya menekan tombol pada Notion, dan di depan saya tampaknya siap untuk membersihkan meja. Ada kosong TemplateYang Anda dapat memilih diri dan menggunakan.

Berikut ini adalah langkah demi langkah proses yang saya gunakan untuk penjadwalan tugas-tugas Anda dengan bantuan Notion.

1. Mengumpulkan ide-ide Anda

Ambil 10 menit untuk menghitung dan mencatat dalam kolom ini semua ide Anda. Mereka akan beralih ke tugas-tugas yang Anda harus melakukan selama minggu mendatang.

1. Daftar semua proyek Anda yang belum selesai.
2. Periksa tugas Anda dalam tiga bulan sebelumnya, untuk menemukan di antara mereka yang luar biasa.
3. Lihatlah kalender Anda: mungkin ada juga sesuatu yang direncanakan.
4. Periksa notebook kertas Anda, jika ada satu. Mungkin ada juga memiliki beberapa ide yang Anda ingin pindah Notion tersebut.
5. Ingat, jika masih ada beberapa tugas yang harus Anda lakukan, atau orang-orang dengan siapa Anda perlu bekerja.

Kumpulkan semua ide-ide ini bersama-sama dan daftar mereka di kolom pertama. Ini adalah rencana Anda selama tujuh hari ke depan.

2. Menetapkan tindakan yang tepat

Idenya - itu tidak buruk, tapi tidak ada kegiatan yang aktif akan tetap ide. Tanyakan pada diri sendiri, "Apa yang harus saya lakukan untuk mempromosikan tugas ini berakhir?"

Sebagai contoh:

• Terus mengisi situs konten → Tulis rancangan bagian "Tentang saya".
• Buat konten penerbitan kalender → Menggambar kartu memori untuk posting dan menetapkan tanggal.
• Untuk membuat video blog → Tulis naskah roll.
• Temui Chris → Kirim email kepadanya dengan tanggal dan tempat pertemuan.

Ingat, jika Anda perlu untuk melakukan tugas untuk melakukan lebih dari satu tindakan, Anda perlu memutuskan apa yang akan Anda lakukan di tempat pertama.

3. Instal urgensi

Berikutnya, Anda harus menentukan urgensi tugas masing-masing. Hal ini diperlukan untuk fokus pada hal-hal yang benar-benar penting, bukan hanya melakukan banyak pekerjaan.

Untuk memahami apa yang penting untuk terlibat terutama, saya semacam ide dalam empat kategori:

• pentingtugas - hal-hal yang membawa kita lebih dekat untuk mencapai tujuan.
• tugas yang mendesak - tindakan yang membutuhkan perhatian segera.
• Ini tidak akan mencegah - dalam kategori yang dikirim kasus, yang mungkin tidak mendesak dan tidak penting, tetapi pelaksanaannya akan membuat hidup Anda lebih mudah dalam tujuh hari ke depan.
• sabar - ini adalah tugas-tugas yang Anda dapat pindah ke minggu.

4. Menentukan tingkat konsentrasi

Kita semua, karena sedih mengakui sejumlah terbatas perhatian, Waktu dan energi. Setiap tugas mengambil persentase tertentu dari sumber daya yang penting. Oleh karena itu, suara dijadwalkan tugas dan menetapkan jumlah yang sesuai dalam kolom keempat.

Misalnya, menulis draft kasar untuk posting blog saya telah diambil sekitar 20% dari perhatian. Sebuah surat kepada Chris di tiga baris panjang - hanya 2%.

5. Menetapkan prioritas

centang ini ditandai tugas-tugas yang memiliki tag "penting" dan "mendesak." Artinya, mereka harus melakukan, tidak peduli apa. Ini adalah daftar prioritas.

Ketika Anda selesai memilih tugas-tugas ini, menambah persentase dari kolom sebelumnya untuk melihat berapa banyak sumber daya yang Anda akan menghabiskan pada mereka. Jika ternyata lebih dari 90%, maka Anda telah berlebihan kekuatan mereka dan digigit off lebih dari yang Anda bisa mengunyah. Transfer minggu depan, atau terlalu banyak bekerja dan tidak punya waktu.

By the way, tip yang berguna: Notion memungkinkan Anda untuk menyaring isi dari baris meja - sehingga Anda dapat memilih prioritas.

6. tugas rencana

Sebuah centang di kolom berikutnya menunjukkan apakah tugas dijadwalkan dalam kalender Anda. Memutuskan kapan Anda mengikutinya, dan membuat acara.

By the way, jika Anda tidak menggunakan «Google Calendar," atau sesuatu seperti itu, mengambil sendiri template ini Notion. Di sana Anda dapat membuat tugas-tugas yang dijadwalkan untuk minggu ini.

7. Delegasikan tugas

Ya, Anda memiliki jumlah yang sama jam dalam sehari, berapa banyak dan Beyonce, tapi dia memiliki tim besar asisten yang melakukan pekerjaan kotor untuknya, jadi dia memiliki waktu lagi. Namun, jika Anda juga memiliki seseorang di bahu yang Anda dapat mengalihkan beberapa tugas, melakukannya dan memeriksa tugas centang didelegasikan dalam kolom yang sesuai.

8. tugas lengkap

Nah, semuanya sederhana. Ketika Anda menyelesaikan proyek atau tugas mereka, maka Anda memeriksa dari kotak centang di kolom terakhir.

bonus

Beberapa langkah yang akan membantu Anda untuk menjadi lebih terorganisir:

1. Lihat pengeluaran Anda selama seminggu terakhir dan rencana anggaran untuk yang berikutnya.
2. Pikirkan tentang menu Anda selama seminggu, menambahkan produk ke daftar belanja Anda.
3. Tepat waktu pemrosesan dari folder "Inbox" dan memilah segala sesuatu yang menumpuk di sana selama tujuh hari terakhir.
4. Rencana setidaknya satu hari dalam seminggu untuk latihan.

---

Ingat GTD bahwa - cukup fleksibel dan dapat disesuaikan sesuai dengan kebutuhan anda. Jangan ragu untuk menyesuaikan template Notion. Sebagai contoh, saya kolom "Attention" Maria sepertinya berlebihan. Cukup bagi saya penandaan, tugas yang mendesak atau tidak. Anda dapat dengan mudah menghapus dan menambahkan kolom mereka sendiri. Jadi, saya membuat sebuah kolom yang ditandai "Kerja", "Home", "Kreativitas" dan yang lainnya untuk menyortir tugas dengan kategori. Anda dapat melakukan sendiri.

Coba Notion →