Bagaimana merencanakan pekerjaan untuk mendapatkan hasil maksimal dari setiap hari

Menggali Nokia telah mengembangkan sistem desain hari, berdasarkan prinsip-prinsip pemikiran desain. Perencanaan dimulai dengan keberatan hati nurani dengan gagasan bahwa Anda bisa bekerja.

pertemuan rutin, pesan buzz dan panggilan menciptakan ilusi produktivitas. Tampaknya banyak Anda punya waktu, sementara benar-benar dilakukan cukup.

Anda lebih produktif ketika membersihkan tentang apa yang Anda lakukan, kapan dan mengapa. Hal ini memungkinkan Anda untuk mencapai tujuan pribadi dan profesional dan menjadi fokus dan efisien tanpa kekerasan yang berlebihan.

Multitasking - adalah sebuah mitos.

Bahkan, kami bekerja atas dasar fokus yang konsisten, dan fokus mungkin hanya sejumlah ide. Melakukan tugas-tugas yang kompleks - adalah untuk memecahkan banyak berubah kecil. Focus - adalah yang paling berharga, karena kita mudah terganggu.

Bagaimana mengelola hari Anda

Melacak waktu dan energi

Hari dan jam relatif mudah rencana. Namun, kalender tidak menunjukkan berapa banyak energi yang Anda butuhkan untuk pertemuan atau strategi pelatihan. Mempertimbangkan kedua parameter tersebut.

Kunci untuk kinerja mempertahankan - bagian dari pemulihan. Istirahat membantu untuk menjadi bugar. Hal ini berlaku untuk pekerjaan fisik dan mental. Untuk menghemat dan menyimpan energi, gunakan tips berikut.

• Mengambil istirahat. istirahat sejenak di kerja keras untuk membantu tetap fokus lagi. Caranya adalah dengan menemukan harga untuk berbagai jenis tugas. Sering latihan, bergerak di sekitar kantor atau pergi keluar untuk berjalan-jalan.
• Bekerja di sungai. Fokus pada satu tugas atau serangkaian instruksi tersebut, agar tidak mengeluarkan energi untuk beralih di antara tema.
• Cukup tidur. tidur yang baik adalah penting untuk menjadi energik.
• Watch out untuk daya. diet yang tepat dengan teratur makanan ringan yang sehat bantuan menghemat daya.
• Mengatur akhir pekan. Liburan dan libur panjang mempromosikan akumulasi energi.

checklist

Mereka akan memungkinkan untuk fokus pada prioritas dan tidak perlu diingat beberapa tujuan. menyesuaikan checklist siang hari, untuk menilai relevansi mereka dan memutuskan apa yang harus dilakukan selanjutnya.

Berteman dengan GTD

Sistem manajemen waktu sekarang klasik Getting Things Done oleh David Allen membawa ide cara sempurna untuk daftar semua kontrol. Teknik ini memerlukan pengaturan dan disiplin. Direkomendasikan penelitian detailnya, tapi kami memberikan beberapa poin penting.

• Amati aturan dua menit. Jika ada tugas, yang akan meninggalkan hanya beberapa menit pada daftar Anda, pilih segera.
• Tanyakan pada diri sendiri, apa yang berikutnya. Untuk mengembangkan proyek besar segera mungkin terlalu sulit. Ini akan memunculkan di blok pikiran Anda. Sebaliknya, tugas "Membuat presentasi," tambahkan check-list "Siapkan rencana kinerja" atau "Mulailah untuk mengeksplorasi masalah ini."
• Membuat ulasan mingguan. Berkala meluangkan waktu untuk membuat kekacauan di tugas, kotak surat dan daftar.
• Menyelam ke dalam sungai. Pada tingkat individu, ini mencari cara yang efektif paling untuk dirinya sendiri tugas - semacam jalur produksi pribadi.

Mendelegasikan tugas-tugas mereka

Tampaknya sangat mudah untuk memungkinkan orang lain untuk memecahkan mereka untuk Anda. Namun, Anda harus mampu memberi tugas yang jelas dan disiplin. Hal ini sering berkecil hati.

personil Outsourcing konsep yang dipopulerkan oleh Tim Ferris dalam bukunya "Bagaimana bekerja 4 jam seminggu dan tidak berkeliaran di kantor "dari bel bel" di mana saja hidup dan makmur». Penulis catatan yang Anda harus dikecualikan dari rencana tugas hari Anda yang orang bisa melakukannya Anda kurang.

kebiasaan

Ketika Anda memutuskan untuk tugas yang berulang, otak menghabiskan lebih sedikit energi. Mengidentifikasi hal-hal yang Anda harus melakukan berulang kali dalam mode otomatis, dan mengubahnya menjadi ritual sehari-hari.

Rencana hidup Anda, bukan hanya pekerjaan

ide keseimbangan pekerjaan dan kehidupan yang menyebabkan beberapa kekhawatiran. Tampaknya konsep-konsep ini bertentangan. Bahkan, ruang lingkup mendukung ditangguhkan bekerja dan pada saat yang sama membuat tuntutan pada Anda. Anda harus memastikan bahwa waktu dan energi untuk segala sesuatu yang penting bagi Anda.

Konsep keseimbangan tidak mudah. Kadang-kadang Anda telah benar-benar diberikan kepada pekerjaan untuk membuka peluang lebih lanjut atau untuk merespon krisis. Hal ini normal dan diperlukan. Tetapi jika Anda sedang mendesain beberapa hari, maka Anda tahu bahwa pekerjaan dapat menggantikan komunikasi keluarga, masyarakat, olahraga hanya sebentar. Kita perlu memastikan tidak hanya berbagai makanan, tetapi juga untuk mengembangkan berbagai jenis kegiatan - komunikasi, games, olahraga, fokus, dan lain-lain.

Masukan tujuan spesifik

Benar memutuskan apa yang harus dicari dan bagaimana mengalokasikan sumber daya jauh lebih mudah jika Anda memiliki tujuan yang jelas.

Tetapkan tujuan - bukan hanya saran kehidupan yang baik. Hal ini relevan dengan efisiensi Anda setiap hari. Memahami mengapa Anda pergi bekerja, mengurangi kecemasan dan membuat Anda lebih produktif.

Meningkatkan produktivitas dengan pemikiran desain

Pikirkan tentang hari ini, sebagai prototipe. Apa yang akan Anda ubah?

Tim Brown, co-pendiri IDEO

Tim Brown mempopulerkan penerapan prinsip-prinsip pemikiran desain dalam memecahkan masalah bisnis dan dalam kehidupan sehari-hari.

• Menciptakan kondisi yang menguntungkan. Ini berarti memiliki orang yang tepat di sekitar, suasana yang diperlukan dan alat yang tepat di tangan.
• Belajar dari kesalahan. Mereka adalah penting dalam mencari solusi terbaik. Ketika rencana pergi kacau, berpikir tentang apa yang dapat dipelajari dari pengalaman ini dan meningkatkan waktu berikutnya.
• Batasi diri Anda. Kami percaya bahwa pikiran kreatif tidak dapat bekerja dalam. Bahkan, mereka mendambakan struktur mapan di mana Anda bisa kreatif. Jika Anda memiliki pekerjaan yang terbatas dan kehidupan pribadi, maka dalam perencanaan hari untuk mengembangkan pemikiran kreatif dan strategis.

Nokia memiliki maju suatu tool kit perencanaan, berdasarkan ide-ide pemikiran desain. Mereka menyuap fakta bahwa tidak mendukung skema tertentu, dan diminta untuk memilih pendekatan khusus untuk persiapan jadwalnya.

menonton

Untuk merencanakan hari Anda, Anda harus terlebih dahulu memahami bagaimana Anda bekerja. Hal ini dapat lebih sulit daripada tampaknya karena membutuhkan ketelitian.

• Menyimpan buku harian kerja beberapa hari. Tuliskan apa yang Anda lakukan setiap jam. Tentukan emosi dan tingkat energi.
• Jadwal untuk hari. Melacak bagaimana Anda berlatih.
• Jelaskan baik dan hari yang buruk. Berdasarkan catatannya atau dari memori. Apa yang tidak bekerja? Apa yang menghentikan Anda? Dan sebaliknya.
• Tidak memihak. Menganalisis tindakan Anda agak terpisah. Misalnya: "Saya bertanya-tanya mengapa aku meninggalkan jendela terbuka sepanjang waktu?"
• Menulis tentang diri Anda. Apa yang Anda lakukan dengan baik, jika hal itu terjadi, apa yang Anda butuhkan untuk pekerjaan yang baik? Ketika sesuatu yang salah? Apa kebiasaan Anda yang berguna dan yang menghambat?
• Mendapatkan umpan balik. Mintalah rekan untuk berbagi kesan mereka tentang Anda. Apakah karyawan merasa Anda terorganisasi dengan baik, bahagia, efisien? Apa yang Anda dapat meningkatkan kinerja Anda? Beritahu kami tentang diri Anda dan menanyakan apakah rekan setuju.

memprioritaskan

Semakin Anda kembali ke sana, sehingga dapat lebih efektif. Ketika hal-hal gila dan Anda tidak yakin apa yang akan terjadi selanjutnya, mengambil timeout. Menunjuk atau merevisi prioritas mereka.

Bagaimana merencanakan hari Anda

Ide utama adalah untuk tidak hanya mengubah kehidupan besar. Ini adalah sesuatu perubahan sehari-hari dan belajar dari kegagalan mereka.

Mulai pagi hari dengan serangkaian pertanyaan:

• Apa yang saya ingin capai hari ini?
• Apa yang harus saya lakukan?
• Berapa banyak waktu yang saya miliki?
• Di mana saya harus?

Tujuan Anda dalam perencanaan hari - kinerja stabil.

Daftar akan meminta Anda apa yang harus dilakukan, kalender - kapan. Untuk semua bersama-sama pekerjaan ini, menggabungkan tugas dan gotri yang sama. Hal ini jauh lebih mudah untuk dekat satu pertanyaan mudah daripada untuk mengembangkan bagian dari proyek yang lebih besar.

Sekarang, ketika Anda menonton mereka dan tahu kapan tingkat energi Anda tinggi, siapa Anda - malam burung hantu atau burung awal, Anda siap untuk memperbaiki distribusi tugas. Selain itu, perlu untuk mengontrol interupsi dan menghabiskan waktu kegiatan fisik dan bersosialisasi dengan teman-teman.

Lindungi hari Anda

Dengan menginvestasikan waktu dan konsentrasi dalam perencanaan, melindungi diri dari godaan untuk kembali ke kebiasaan buruk. Menghapus tugas yang tidak perlu, Anda memenangkan menit dan jam yang mudah untuk limbah pada hal-hal lain. kekacauan di dunia secara keseluruhan mungkin terlalu besar untuk diabaikan.

Tidak ada yang bekerja di ruang hampa. Situasi berubah, dan rencana Anda harus cukup fleksibel untuk berkembang dengan mereka. Berikut adalah beberapa panduan yang dapat membantu Anda menyimpan jadwal Anda.

• Mencegah kemungkinan melarikan diri. Dalam bukunya "Pikirkan perlahan diselesaikan dengan cepat ..."Psikolog Daniel Kahneman mengatakan bahwa cara terbaik untuk memberikan diri Anda untuk beralih perhatian - adalah untuk menghentikan rantai peristiwa sesegera mungkin.
  Jika Anda memiliki sesuatu untuk meminta ketika Anda sedang sibuk, katakan demikian dan menawarkan untuk mentransfer panggilan. Untuk mengabaikan suara di kantor, Anda dapat menggunakan headphone atau memiliki pekerjaan di sebuah kafe, ruang konferensi, ruang rekreasi.
  Menonaktifkan notifikasi, aplikasi dan program yang tidak diperlukan untuk tugas tersebut. Lihatlah semua posting, download file yang Anda butuhkan sebelum Anda memulai. Jika Anda tidak menunggu panggilan mendesak atau surat, pilih pesawat telepon.
• Mengelola pertemuan. Setiap tim mereka membantu tetap berhubungan, berbagi ide dan rencana. Namun, jika pertemuan itu tidak berkoordinasi, mereka diperketat, teratur, terganggu dari bisnis, daripada mendukung itu.
• Bekerja dengan e-mail. Luangkan waktu untuk pemeriksaan kotak surat Anda dan jangan tergoda untuk melakukannya setiap beberapa menit.
  Setiap orang harus menemukan apa yang bekerja untuk dia. Tapi pesan quicksort pagi mendesak dan membalas dengan penindasan keinginan untuk merespon non-mendesak dan selanjutnya ditargetkan membersihkan mailer - itu pendekatan yang direkomendasikan.
• Menyatakan kebangkrutan e-mail. Jika surat 10.000 pesan yang belum dibaca Anda, konsep "Inbox" menjadi agak sia-sia. Saya harus mengakui bahwa, mungkin, Anda memiliki kontrol yang hilang selama e-mail Anda. Solusi - menghapus semuanya dan mulai dari awal.
• Mencapai nol luar. David Allen percaya bahwa kotak surat tidak daftar tugas pengganti atau penyimpanan file. Bekerja dengan huruf harus dibuat sebagai berikut: Balas, Teruskan, didelegasikan, informasi yang diterima dihapus atau disimpan untuk kemudian membaca. Bila Anda memiliki 0 pesan masuk tidak akan pernah terlupakan.

Pada apa prinsip Anda bisa mengandalkan, ketika dunia berantakan

• Periksa target. Anda harus memastikan bahwa proyek hari adalah tugas Anda. Untuk apa yang ingin Anda capai dalam pekerjaan Anda.
• Meningkatkan prototipe. Setiap hari adalah prototipe, dan Anda belajar dari kesalahan dan kegagalan, dan tidak pingsan.
• Prioritaskan. Ketika hal-hal berubah, dan Anda tidak yakin di masa depan, kembali dan merevisinya.