12 dari masalah yang paling umum dengan Excel dan bagaimana menyelesaikannya
Kiat Teknologi / / December 19, 2019
pembaca Layfhakera sudah akrab dengan Denis BatyanovymYang berbagi dengan kami rahasia Excel. Hari ini, Denis akan berbicara tentang bagaimana untuk menghindari masalah yang paling umum dengan Excel, kita sering membuat diri mereka sendiri secara mandiri.
Segera saya katakan, bahwa artikel materi ditujukan untuk pengguna pemula Excel. pengguna listrik sudah pembakar menari di rake ini lebih dari sekali, jadi tugas saya adalah untuk melindunginya dari ini muda dan berpengalaman "penari".
Anda tidak memberikan judul tabel
Banyak alat Excel, seperti sortasi, penyaringan, meja pintar, tabel pivot, - berarti bahwa data Anda berisi judul kolom. Jika tidak, Anda akan baik tidak dapat menggunakan mereka, atau mereka akan bekerja yaitu tidak sepenuhnya benar. Selalu berhati-hati untuk tabel Anda berisi header kolom.
kolom kosong dan baris dalam tabel Anda
Mengetuk Excel berhasil. Dihadapkan dengan baris kosong atau kolom dalam tabel Anda, ia mulai berpikir bahwa Anda memiliki 2 tabel, bukan satu. Anda harus terus-menerus memperbaiki dirinya. Juga, tidak menyembunyikan baris yang tidak diinginkan Anda / kolom dalam tabel, lebih baik untuk menghapusnya.
Di satu lembar lebih tabel
Jika ini bukan meja kecil yang mengandung nilai-nilai referensi, sehingga Anda tidak harus lakukan.
Anda akan nyaman untuk sepenuhnya bekerja dengan lebih dari satu tabel per lembar. Sebagai contoh, jika sebuah tabel ditempatkan di sebelah kiri dan yang kedua di sebelah kanan, kemudian menyaring meja yang sama akan mempengaruhi yang lain. Jika tabel diatur satu di atas yang lain, adalah mustahil untuk menggunakan ikat daerah, serta satu tabel harus terus-menerus mencari dan menghasilkan manipulasi ekstra untuk bangun pada tabel nya kursor. Hal ini diperlukan untuk Anda?
Ini artifisial satu jenis yang diatur dalam kolom yang berbeda
Sangat sering orang yang tahu Excel adalah surfaktan yang cukup untuk memilih format ini dari tabel:
Tampaknya kepada kami format yang tidak bersalah untuk menyimpan informasi, agen penjualan dan hukuman mereka. tata letak meja seperti ini juga dirasakan oleh mata manusia, seperti yang kompak. Tapi, percayalah, itu mimpi buruk - mencoba untuk mengambil data dari tabel tersebut dan menerima hasil sementara (informasi agregat).
Fakta bahwa format ini mengandung dua dimensi: untuk menemukan sesuatu dalam tabelAnda harus memutuskan di telepon, menyentuh cabang, kelompok dan agen. Bila Anda menemukan saluran yang tepat, kemudian harus mencari kolom sudah, seperti banyak mereka di sini. Dan ini "dua-dimensi" sangat mempersulit pekerjaan meja tersebut untuk alat Excel standar - rumus dan tabel pivot.
Jika Anda membangun poros meja, Anda akan menemukan bahwa Anda tidak dapat dengan mudah mendapatkan data tahun atau kuartal, sebagai tokoh dilakukan di berbagai bidang. Anda tidak memiliki lapangan untuk volume penjualan, yang dapat dengan mudah dimanipulasi dan ada 12 bidang individu. Kita harus membuat terpisah tangan lapangan dihitung untuk kuartal dan tahun, meskipun, apakah itu semua dalam satu kolom, tabel ringkasan akan melakukannya untuk Anda.
Jika Anda ingin menerapkan formula standar tipe penjumlahan SUMIF (SUMIF), SUMIFS (SUMIFS), SUMPRODUCT (SUMPRODUCT), juga akan menemukan bahwa mereka mampu bekerja secara efektif dengan pengaturan ini tabel.
Format yang direkomendasikan dari tabel adalah sebagai berikut:
Keragaman informasi pada lembar yang berbeda dari buku "untuk kenyamanan"
Kesalahan umum lainnya - itu memiliki beberapa jenis format standar meja dan membutuhkan kecerdasan berdasarkan data tersebut, mendistribusikannya pada lembar terpisah dari sebuah workbook Excel. Misalnya, sering membuat daftar terpisah untuk setiap bulan atau tahun. Akibatnya, jumlah pekerjaan dengan benar-benar menganalisis data dikalikan dengan jumlah lembar dibuat. Hal ini tidak perlu untuk melakukannya. Mengumpulkan informasi pada satu lembar.
Informasi di komentar
pengguna sering menambah informasi penting yang mereka mungkin perlu, dalam komentar ke sel. Perlu diingat bahwa ada di komentar, Anda hanya dapat melihat (jika Anda dapat menemukan). Dapatkan ke dalam sel yang sulit. Saya sarankan lebih baik mengalokasikan kolom terpisah untuk komentar.
Mess dengan format
Pasti tidak menambah meja Anda baik saja. Ini terlihat menjijikkan bagi orang-orang yang menikmati tabel Anda. Dalam kasus terbaik, ini tidak memberikan nilai, paling buruk - akan berpikir Anda tidak terorganisir dan ceroboh dalam bisnis. Upayakan untuk berikut:
- Setiap tabel harus memiliki format yang seragam. penggunaan format tabel pintar. Untuk menghapus format lama menggunakan gaya sel "Normal".
- Jangan pilih warna seluruh baris atau kolom. Sorot style dari sel tertentu atau jangkauan. Menyediakan "legenda" debit Anda. Jika Anda memilih sebuah sel untuk lebih membuat mereka setiap operasi, warnanya bukan solusi terbaik. Meskipun menyortir berdasarkan warna dan muncul di Excel 2007, dan pada tahun 2010 - penyaringan oleh warna, namun keberadaan satu kolom dengan nilai yang jelas untuk penyaringan berikutnya / menyortir masih lebih. Warna - hal-hak karyawan. Dalam tabel ringkasan, misalnya, Anda tidak menyeret.
- Biasakan untuk menambah filter otomatis meja Anda (Ctrl + Shift + L), Mengamankan daerah. Tabel semacam diinginkan. Secara pribadi, saya selalu marah ketika saya menerima setiap minggu dari orang yang bertanggung jawab untuk proyek, meja, di mana tidak ada filter dan daerah aman. Ingat bahwa "hal-hal kecil" yang disimpan untuk waktu yang lama.
menggabungkan sel-sel
Sel-sel Gunakan merge hanya jika tanpa itu dengan cara apapun. Penggabungan sangat sulit untuk memanipulasi kisaran di mana mereka disertakan. Masalah timbul ketika Anda memindahkan sel, ketika Anda menyisipkan sel, dll
Menggabungkan teks dan angka dalam satu sel
Menyakitkan kesan sel yang berisi nomor, ditambah belakang konstan teks "RR." Atau "USD", dimasukkan secara manual. Apalagi jika itu bukan pelat cetak, dan meja biasa. operasi aritmatika sel-sel tersebut secara alami tidak mungkin.
Angka-angka dalam bentuk teks dalam sel
Hindari menyimpan data numerik dalam sel dalam format teks. Seiring waktu, beberapa sel di kolom ini, Anda akan berada dalam format teks, dan beberapa di biasa. Karena masalah ini akan dengan formula.
Jika meja Anda akan disajikan melalui proyektor LCD
Pilih kombinasi warna yang paling kontras dan latar belakang. Ini terlihat baik pada latar belakang proyektor gelap dan huruf ringan. Kesan yang paling mengerikan merah pada hitam dan sebaliknya. Kombinasi yang sangat rendah kontras lihat proyektor - menghindarinya.
excel sheet dalam modus halaman
Ini adalah modus di mana Excel menunjukkan bagaimana sheet akan dibagi ke dalam halaman saat mencetak. Halaman Borders disorot dengan warna biru terang. Saya tidak menyarankan untuk bekerja terus-menerus dalam mode ini, yang banyak do, karena dalam data proses output ke bagian layar dari driver printer, dan di Tergantung pada banyak faktor (misalnya, printer jaringan dan saat ini tidak tersedia) proses pencitraan penuh podvisanie dan perhitungan kembali formula. Beroperasi secara normal.
Bahkan informasi yang lebih berguna tentang Excel, silakan lihat secara online Denis.