Cara menulis huruf: 6 komponen surat meyakinkan

korespondensi elektronik selalu dan tetap modus utama komunikasi dalam dunia bisnis. Surat baik dibuat sudah setengah pertempuran. Tapi surat tersebut tidak mampu untuk membuatnya. Kadang-kadang membaca surat dengan proposal bisnis, tidak jelas apa sebenarnya yang ingin tawaran, apa jenis manfaat yang Anda dapatkan dari itu, dan mengapa Anda menghabiskan waktu Anda membaca dan memahami ini huruf.

Kemampuan menulis yang benar, surat persuasif datang dengan praktek. Dan juga, ketika pengalaman dibagi, yang memungkinkan, dengan demikian, orang lain tidak menginjak penggaruk yang sama. Jeffrey James, penulis buku «Business to Business Jual: Kata-kata Power dan Strategi Dari Dunia Top Penjualan Ahli », menawarkan sistem sederhana menyusun surat persuasif, yang terdiri dari 6 langkah.

hak cipta Shutterstock

1. Selalu jelas membayangkan apa akan menulis

Tujuan utama dari surat - memastikan bahwa penerima telah mengambil keputusan yang pasti. Jadi, sebelum Anda mulai menulis surat, tanyakan pada diri Anda sekali lagi tentang apa yang Anda inginkan dari penerima? Apa keputusan yang harus ia ambil setelah membaca surat Anda?

Dalam hal ini, ketidakpastian - adalah musuh bebuyutan Anda. Lebih jelas tujuan Anda, semakin meyakinkan untuk mendapatkan surat Anda.

2. Mulailah surat Anda dengan kesimpulan

kesimpulan Anda adalah pernyataan bahwa keputusan yang akan diambil oleh penerima berdasarkan isi surat Anda.

Di sekolah kita diajarkan untuk selalu memulai dengan pengenalan. Dalam kasus menyusun pesan persuasif, pernyataan ini salah. Dalam dunia bisnis, semua orang terlalu sibuk untuk menilai keterampilan menulis Anda. Oleh karena itu, Anda harus pergi langsung ke titik.

Misalnya, Anda ingin mendapatkan dari atasannya izin untuk menginstal gym di salah satu tempat dari perusahaan Anda.

salah:

"Jim,
Seperti yang Anda tahu, absensi karyawan saat ini adalah masalah besar, yang memiliki cukup dampak keuangan yang kuat di kedua perusahaan kami dan perusahaan lain di bla bla bla... industri kami... Jadi kita harus mempertimbangkan alokasi uang untuk pemukiman kembali dari gym di kantor utama kami perusahaan. "

yang benar:

"Jim,
Aku ingin kau telah menyetujui instalasi gym di kantor kami. "

3. Bagi argumen Anda untuk beberapa paragraf mudah dicerna

Untuk argumen untuk mendukung ide-ide Anda mudah dibaca dan dipahami, membagi mereka ke dalam beberapa paragraf.

salah

"Menurut laporan terbaru dari aktivitas fisik kelompok Pemerintah bahkan sangat penting meskipun fakta bahwa hanya beberapa perusahaan menunjukkan komitmen mereka untuk Promosi seperti karyawan. Banyak perusahaan menentukan kelompok seperti seperti aset diremehkan, tetapi mereka tidak memiliki rencana untuk memperkenalkan kelompok serupa di industri, bahkan meskipun fakta bahwa kebugaran terkait erat dengan perusahaan dan pribadi keberhasilan. Saya percaya bahwa jika kita tidak memperkenalkan tim fisik yang sama di perusahaan kami, kami tetap jauh di belakang kompetisi. "

benar

"Kebugaran di kantor akan:
- untuk mengurangi ketidakhadiran
- untuk meningkatkan produktivitas secara keseluruhan "

4. Memperkuat satu sama bukti argumen

Jika Anda menulis surat, yang terdiri dari argumen yang solid, mungkin dianggap sebagai pendapat pribadi terus menerus dan tidak lebih. Untuk setiap bukti kebutuhan argumen. Cara lain untuk memahami apa yang benar-benar bekerja?

salah

"Kebugaran di kantor akan menjadi solusi terbaik, karena orang lebih memilih untuk pergi bekerja daripada tinggal di rumah. Ini juga akan membantu mengurangi kejadian secara keseluruhan di kantor. "

benar

"Mengurangi jumlah absensi. Menurut sebuah survei yang dilakukan oleh National Institutes of Health di antara 1.000 perusahaan yang memiliki gyms di kantor, staf ketidakhadiran sebesar 20% menurunkan di perusahaan-perusahaan ini daripada di perusahaan yang tidak memiliki seperti peralatan. "

5. Ulangi kesimpulan Anda sebagai panggilan untuk bertindak

Di akhir surat lagi mengulangi kesimpulan, menyatakan sejak awal. Hanya sekarang sebagai panggilan untuk bertindak. Jadi Anda gagal penerima untuk kesimpulan tertentu, bahwa ia harus lakukan setelah membaca surat Anda. panggilan ini harus sederhana dan spesifik.

salah

"Kami akan sangat berterima kasih kepada Anda jika Anda mendukung proyek ini."

benar

"Jika Anda menjawab ya untuk surat ini, saya langsung memulai proses."

6. Masukkan manfaat di baris subjek

Baris subjek surat hampir bagian penting yang paling. Karena harus mengantisipasi baris subjek dasar, dan mengkonfigurasi penerima untuk mood yang diinginkan. Dan itulah mengapa Anda harus mengisinya terakhir setelah Anda sudah menulis semua argumen dan bukti yang mendukung kesimpulan dasar Anda.

Idealnya, baris subjek harus menyelesaikan dua masalah penting: jadi harus tertarik pada penerima bahwa ia membuka dan membaca surat itu; dan itu harus mencakup kesimpulan bahwa Anda ingin menyampaikan kepada penerima.

Dalam kebanyakan kasus, cara terbaik untuk melakukan kedua tugas sekaligus - adalah untuk menulis tentang manfaat yang dapat diperoleh sebagai hasil dari solusi yang diinginkan untuk Anda.

salah

"Dampak pada kesehatan karyawan di gyms Program peralatan di kantor"

benar

"Bagaimana kita dapat mengurangi jumlah ketidakhadiran karyawan"

Saya tertarik pendapat Anda. Bagaimana Anda bereaksi terhadap kedua pilihan dan apa aturan Anda akan dipandu selama persiapan surat tersebut?