Bagaimana membantu karyawan baru beradaptasi lebih cepat
Miscellanea / / November 07, 2023
Kiat sederhana yang akan sangat membantu menyederhanakan proses ini.
Kapan sebenarnya adaptasi dimulai?
Informasi penting, tetapi tidak jelas bagi semua orang: adaptasi pendatang baru dimulai bukan pada hari kerja pertama, tetapi pada hari dia menerima tawaran tersebut. Sejak saat inilah interaksinya dengan perusahaan dimulai: departemen SDM, layanan keamanan, dan sebagainya.
Dan pada tahap ini, pemula sudah mulai membentuk gambaran tentang kejelasan proses internal, nada suara yang sebenarnya. Artinya, seluruh karyawan yang berkomunikasi dengannya harus seterbuka mungkin dan siap menjawab pertanyaan apa pun.
Penampilan dan keinformatifan tawaran pekerjaan juga penting. Semakin lengkap informasi yang dikandungnya, maka akan semakin mudah seseorang dalam mempersiapkan hari kerja pertamanya.
Misalnya, kami memiliki dokumen bermerek lengkap yang mencerminkan nilai, keunggulan, dan posisi kami. Semua kondisi kerja dan “roti” individu tambahan juga dijelaskan secara rinci: gaji, jadwal, asuransi kesehatan sukarela, peluang pelatihan atas biaya perusahaan, acara perusahaan, dan sebagainya.
Bagaimana mempersiapkan pendatang baru terlebih dahulu
Pikirkan hari-hari pertama karyawan tersebut hingga detail terkecil. Tuliskan garis waktu pertemuan perkenalan dan segera jadwalkan kalender. Misalnya:
- sambutan selamat datang dari HR;
- proses pendaftaran di departemen HR;
- mengenal tim;
- menetapkan KPI untuk masa percobaan;
- pertemuan perantara dengan HR dan tatap muka dengan manajer;
- menyimpulkan hasil masa percobaan.
Selain kegiatan-kegiatan dasar tersebut, tentu saja ada kegiatan-kegiatan lain yang dapat dan harus ditambahkan. Misalnya, setiap bulan kami mengadakan pertemuan tingkat atas – dalam arti sebenarnya – antara pendatang baru dengan pendiri bisnis, di mana mereka saling mengenal di meja bundar dan bertukar pertanyaan.
Biasanya semua orang di sana berbagi pengalaman mereka sebelumnya, membicarakan hobi dan minat mereka, pendidikan dan umumnya hal lainnya. Kami juga berbicara tentang pembentukan badan ini sejak didirikan dan mendiskusikan rencana pengembangan dan banyak lagi.
Selain itu, dalam pertemuan ini kami menjelaskan bahwa pintu setiap karyawan, termasuk manajer puncak, pendatang baru terbuka dan mereka dapat menghubungi kami langsung kapan saja dengan pertanyaan, saran, komentar, permintaan.
Mengapa komunikasi yang erat antara pendatang baru dan HR itu penting?
Karyawan kami ditugaskan sebagai manajer SDM pribadinya untuk seluruh masa percobaan, yang menjawab semua pertanyaan terkait peraturan, jadwal kerja dan acara, serta dokumen. Anda juga dapat mendatanginya dengan permintaan non-standar apa pun.
Tidak tahu harus menghubungi siapa? Datanglah ke departemen SDM.
Mereka pasti akan menjawab Anda atau merujuk Anda ke spesialis yang tepat. Selain itu, karyawan akan dapat berbagi masukan dengan manajer SDM tentang kinerjanya di tempat baru.
Alhasil, dengan cara ini kami menutup dua tugas sekaligus. Pertama, kami menghapus masalah dasar dan administratif dari manajer langsung. Dan kedua, kami menyediakan dua kurator yang relatif independen kepada pendatang baru - bosnya dan HR.
Apa lagi yang harus Anda perhatikan saat mempersiapkan rilis pemula?
Suka atau tidak, mereka disambut dengan pakaiannya, sehingga pendatang baru langsung memperhatikan kenyamanan dan fungsionalitas kantor dan khususnya tempat kerjanya, kekuatan dan modernitas peralatan yang disediakan, ketersediaan tempat makan siang dan rehat kopi.
Jadi pastikan untuk mempersiapkan semua yang Anda butuhkan terlebih dahulu - mulai dari komputer hingga perlengkapan alat tulis. Misalnya, kami selalu tertarik dengan peralatan apa yang biasa digunakan oleh seorang karyawan. Kami juga menyiapkan paket selamat datang bermerek (buku harian dan alat tulis), dan memikirkan lokasi tempat kerja.
Selain itu, kami menyediakan tur terperinci kantor dan berbicara tentang lokasi yang berguna di sekitar pada tahap wawancara akhir.
Cara membenamkan seorang pemula dengan lancar dalam proses dan tugas
Sangat penting untuk tidak membuang pendatang baru “ke perairan terbuka” dan menemaninya sepanjang proses adaptasi.
Pada minggu-minggu pertama, penting bagi manajer atau mentor untuk membicarakan semua sistem dan proses yang ada di perusahaan. Dalam kasus kami, untuk setiap posisi atau blok posisi terdapat manual terpisah, yang mencerminkan semua informasi ini.
Ini juga berisi deskripsi tentang bagaimana dan di mana tugas dicatat, waktu standar untuk penyerahan proyek, dan input data pada proses aliran dokumen.
Secara terpisah, setiap pendatang baru diberikan pelatihan tentang cara bekerja dengan sistem CRM kami, di mana proyek dilaksanakan.
Semua kegiatan tersebut dilakukan agar pada akhir masa percobaan tidak ada lagi permasalahan administratif yang tersisa, dan tindakannya terorganisir sebaik-baiknya dan tidak terduplikasi.
Ketika seorang pendatang baru memahami betul keseluruhan internal dapur, ke depannya ia tidak akan lagi dibingungkan oleh persoalan prosedural dan birokrasi dalam melaksanakan tugas pokoknya. Artinya, ini bekerja lebih cepat dan efisien.
Tujuan apa yang harus Anda tetapkan?
Bahkan pada tahap perekrutan, penting untuk menentukan lingkup tanggung jawab dan tugas karyawan tertentu. Kesalahan besar adalah mulai melakukan ini hanya setelah dirilis. KPI yang telah dipersiapkan sebelumnya dan transparan untuk masa uji coba akan mempercepat proses adaptasi semaksimal mungkin.
Luangkan waktu untuk melakukan ini dan tuliskan hasil apa dan dalam jangka waktu apa yang Anda harapkan dari karyawan baru tersebut. Misalnya, manajer kami memikirkan peran dan tingkat tanggung jawab untuk setiap posisi terlebih dahulu pada tahap perekrutan, dan semua ini dicatat di Miro. Dengan cara ini, kami menghindari kekacauan dalam mengerjakan tugas, yang berarti kami sangat menyederhanakan pekerjaan seorang pemula.
Semua orang tahu bahwa KPI harus terukur dan dapat dicapai. Artinya, jika Anda menetapkan sesuatu yang mustahil atau terlalu ambisius target seorang karyawan baru di awal, kemungkinan besar dalam mengejarnya dia akan mengabaikan semua pengetahuan dasar, aturan dan proses yang ada di perusahaan.
Dan karena itu, kedepannya ia akan menghadapi banyak kesulitan dan kritik, yang berarti ia akan cepat kehilangan motivasi dan kelelahan.
Kami percaya bahwa tujuan utama seorang pemula selama masa percobaan adalah untuk membenamkan dirinya di dalamnya proses bisnis, idealnya memahami positioning perusahaan, keunggulan kompetitif, kuncinya kasus dan sebagainya. Dan inilah yang kami andalkan ketika menetapkan tujuan untuk periode ini.
Peran apa yang dimainkan seorang mentor?
Mentor memainkan salah satu peran kunci dalam proses adaptasi. Ini adalah karyawan senior yang berpengalaman yang akan menemani pendatang baru selama bulan-bulan pertama. Atau mungkin nanti. Jelaskan semua nuansa tugas, bantu dengan nasihat, soroti cara yang tepat untuk memecahkan masalah dan sekadar menjadi contoh bagaimana bertindak dan bereaksi dalam berbagai situasi.
Dalam program magang kami, mentor adalah tokoh utama. Karena untuk orang-orang tanpa pengalaman kita adalah pemberi kerja pertama dalam hidup, mentor = mentor = panutan.
Selain itu, sangat penting bahwa mentor “dibebankan” dan mengambil perlindungan atas pendatang baru secara sukarela, jadi jangan memaksakan fungsi seperti itu pada karyawan yang sudah ada. Ini harus menjadi insentif untuk loyalitas dan kesuksesan yang berlebihan.
Kami awalnya memilih karyawan yang memiliki nilai-nilai yang sama dengan agensi sebagai mentor.
Kebanyakan dari mereka sendiri pernah datang kepada kami sebagai pekerja magang, jadi tidak perlu menjelaskan kepada mereka pentingnya dan nilai peran ini.
Selain itu, perusahaan memiliki nilai, dan salah satu syarat untuk naik ke level baru adalah peserta pelatihan atau pendatang baru yang berperilaku baik. Tentu saja, kami juga memiliki bonus materi kecil untuk mentor yang paling sukses. Tapi ini jauh dari motivasi utama.
Bagaimana cara memperkenalkan seorang karyawan ke dalam tim
Ini adalah tahap yang sangat penting. Dan tidak ada resep tunggal untuk integrasi yang sukses, karena semuanya sangat bergantung pada tim. Jadi pendekatan individual akan diperlukan.
Jika tim Anda terdiri dari staf penjualan yang aktif dan ekstrover, adakan permainan kecil untuk mengenal Anda dan minta mereka memperkenalkan diri secara kreatif kepada pendatang baru. Jika tim terdiri dari orang tertutupSpesialis TI, terkadang Anda cukup mengatur satu pertemuan resmi umum, di mana orang-orang akan mendiskusikan bidang tanggung jawab dan mendiskusikan hard skill mereka. Dan ini akan cukup bagi mereka untuk mendapatkan interaksi kerja yang nyaman.
Selain itu, misalnya, kami meminta pendatang baru untuk menceritakan beberapa fakta menarik tentang dirinya terlebih dahulu. Dan kami menggunakan informasi ini untuk menyiapkan postingan terpisah untuk saluran internal Telegram, di mana kami selalu mengumumkan rilis orang baru.
Manajer paling kreatif juga akan dengan senang hati menggunakan informasi ini di masa depan.
Misalnya, jika seseorang mengatakan bahwa dia suka menyanyi, mengapa tidak semua orang pergi karaoke bersama pada hari Jumat pertama?!
Bagaimanapun, sangat penting untuk memperingatkan seluruh tim terlebih dahulu tentang kedatangan pendatang baru dan memberi tahu mereka apa yang Anda rencanakan untuk didelegasikan kepadanya. Bawalah ke semua acara internal - mulai dari pergi minum kopi di pagi hari hingga pergi keluar bersama. Dengan cara ini, dia akan langsung merasakan getaran perusahaan Anda, dan ini akan mempercepat terjalinnya hubungan dengan rekan kerja.
Mengapa penting untuk memberikan umpan balik?
Semua orang mengetahui hal ini, tetapi tidak semua orang masih melakukannya. Masa adaptasi bagi seorang pemula memang penuh tekanan. Oleh karena itu, sangat penting adanya mentor pengawas dan HR secara teratur “mengukur suhu”, menaruh perhatian pada keadaan dan membagikan pengamatan dan komentar mereka pada waktu yang tepat.
Mungkin di masa lalu karyawan tersebut hanya terbiasa melakukan tugas tertentu dengan cara tertentu dan di sana dia dipuji atas pendekatan ini, tetapi bagi Anda, ini merupakan pelanggaran berat. Anda tidak boleh mengumpulkan hal-hal negatif dan menuliskan “kusen” sebelum jadwal pertemuan berikutnya. Bangunlah dialog yang terbuka dan konstruktif sejak hari pertama.
Apa yang harus dilakukan jika Anda masih tidak dapat membuat sambungan
Ini juga terjadi. Meskipun semua poin di atas diterapkan secara efisien, ada risiko pendatang baru akan tetap meninggalkan Anda setelah masa uji coba.
Alasannya bisa banyak: baik obyektif (tidak dapat mengatasi kecepatan, tidak terlibat sesuai kebutuhan, tidak loyal kepada perusahaan, dan rekan kerja), dan subjektif (masih belum sesuai dengan suasana, masih ingin full work remote, masih belum mau sekretaris).
Mungkin Anda tidak cocok satu sama lain pada tahap perkembangan Anda ini dan akan bertemu lagi. Atau mungkin Anda sebaiknya menarik kesimpulan dan melanjutkan.
Pada tahap ini, hal terpenting adalah tidak merusak hubungan yang sudah dibangun dan, seperti halnya perpisahan, diskusikan semua kemungkinan titik pertumbuhan untuk saling bekerja sama. kesalahan. Baik dari pihak perusahaan maupun dari pihak orang yang keluar dari agensi dalam masa percobaan.
Kami memiliki apa yang disebut bot keluar, yang kami kirimkan ke semua orang setelah pemecatan. Ini berisi pertanyaan-pertanyaan yang cukup jelas dan sederhana, misalnya: “Kesulitan apa yang Anda temui?”, “Apa yang bisa kami tingkatkan?”, “Bagaimana hubungan Anda dengan manajer Anda?” dan lain-lain. Kami menganalisis dan memproses setiap kuesioner. Namun, hal ini tidak menggantikan komunikasi pribadi.
Bagaimana lagi menunjukkan kepedulian terhadap karyawan💼
- Apa yang harus dilakukan jika karyawan Anda kelelahan
- Apa kelebihan pola pikir pemilik di kalangan karyawan dan bagaimana menciptakannya di tim Anda
- 10 tips bagaimana seorang manajer dapat membangun hubungan dengan karyawannya