6 tips tentang cara mengelola tim jarak jauh secara efektif
Miscellanea / / October 19, 2023
Rencanakan tugas, komunikasikan dengan tim Anda, dan pantau pekerjaan.
Tim startup kami bekerja dari jarak jauh, dan karyawannya tersebar di seluruh dunia - dari Vietnam hingga Turki. Tampaknya mustahil untuk mengatur semua orang: Anda tidak dapat melihat apa yang dilakukan semua orang dan bagaimana suasana hati mereka. Tapi kami berhasil.
Berdasarkan pengalaman saya, saya menulis panduan tentang cara mengatur segala sesuatunya, mengatur dan memotivasi karyawan dari jarak jauh. Saya membaginya dengan Anda.
1. Negosiasikan perjanjian dan amankan perjanjian tersebut
“Di pantai”, diskusikan peraturan dengan setiap karyawan:
- Dari jam berapa dan sampai jam berapa Anda bekerja?
- Ketika Anda perlu berhubungan.
- Apakah mungkin untuk mengatasi masalah pekerjaan di luar jam kerja?
Selama proses tersebut, diskusikan isu-isu kontroversial dan catat kesepakatan di basis pengetahuan. Sebaliknya, jika Anda menutup-nutupi masalah, karyawan tersebut akan mulai terbakar.
Dari latihan: penting bagi kami agar orang-orang terus belajar dan berkembang. Dan kami mengingatkan tim tentang hal ini berulang kali, namun menghadapi penolakan.
Ternyata mereka tidak tahu bahwa mereka bisa melakukan ini selama jam kerja dan kami membayar untuk pelatihannya. Sekarang semua orang belajar: mereka mengambil kursus desain dan bahkan menulis.
2. Rencana
Bersama karyawan Anda, tentukan tujuan dalam waktu dekat dan pedoman untuk masa depan. Untuk melakukan ini, lakukan bertukar pikiran dan memilih ide prioritas.
Misalnya, setiap awal bulan kami menghubungi editor dan bersama-sama menyusun rencana konten untuk bulan berikutnya. Karyawan tersebut menawarkan daftar topik untuk materi, dan saya, sebagai manajer, menyarankan apa yang perlu dipertimbangkan dan apa yang lebih baik untuk dikembangkan.
Untuk perencanaan yang berkualitas, penting bagi seseorang untuk memahami ruang lingkup tugas dan sumber dayanya. Jika tidak ada pemahaman seperti itu, ia harus memantau produktivitasnya. Sebuah tanda akan membantu: tugas ditulis dalam satu kolom, dan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya di kolom lain. Dengan cara ini, karyawan akan dapat merujuk pada pengalamannya dan menetapkan ekspektasi yang realistis saat membuat perencanaan. tenggat waktu.
Penting agar tugas memiliki arti dan tujuan - apa yang Anda lakukan dan alasannya. Hanya dalam hal ini karyawan akan memiliki pemahaman yang jelas tentang pekerjaan mereka, dan proyek akan memiliki vektor pengembangan.
3. Atur tugas Anda
Seringkali startup hanya bekerja di dalam messenger. Kami juga memulai dengan cara ini, namun segera menyadari bahwa Telegram saja tidak cukup dan komunikasi seperti itu menyebabkan kekacauan dan kesalahpahaman tentang siapa melakukan apa.
Oleh karena itu, lebih baik menggunakan pelacak tugas dan memvisualisasikan tugas papan kanban. Berikut cara melakukannya:
- Tambahkan tugas ke papan virtual.
- Bagikan ke dalam beberapa kolom, misalnya “Untuk diselesaikan”, “Dalam proses”, “Dalam peninjauan”, “Setuju”.
- Tetapkan orang yang bertanggung jawab untuk setiap tugas dan tetapkan tenggat waktu.
- Pindahkan kartu melalui kolom saat Anda menyelesaikannya.
Penting untuk menuliskan tugas secara rinci dan dalam bahasa yang jelas - sehingga rekan kerja Anda dan Anda sendiri memahaminya saat Anda kembali mengerjakannya.
Untuk mengatur papan Kanban, Anda dapat menggunakan layanan apa pun yang nyaman. Misalnya, kami bekerja di Gagasan. Layanan ini tersedia di Rusia, gratis untuk tim kecil (hingga 10 karyawan) dan mudah digunakan.
Dalam layanan tersebut, kami telah menyiapkan sistem filter sehingga Anda dapat dengan mudah beralih antar karyawan dan melihat tugas mana yang sedang berlangsung, mana yang siap, dan mana yang terhenti.
Seluruh tim harus menjaga dewan. Setiap orang bertanggung jawab atas tugasnya dan terus memperbaruinya. Ya, memang menyita waktu kerja, tapi semuanya terkendali. Pada awalnya, karyawan mungkin tidak terbiasa menggunakan alat tersebut. Terus ingatkan mereka bahwa ini penting sampai tim beradaptasi.
4. Jangan jadikan obrolan menjadi sampah
Untuk tetap berhubungan dengan tim kecil, messenger biasa sudah cukup. Misalnya, kami telah mengumpulkan semua obrolan kerja dalam satu folder di Telegram.
Mengorganisir komunikasi untuk perusahaan besar lebih sulit: jumlah obrolan akan bertambah, mereka perlu dikelompokkan dengan lebih baik. Dan di sinilah solusi korporat seperti Hangouts, Pachki, VK Teams, atau Myteam berguna.
Pastikan komunikasi hanya tentang bisnis. Dan untuk mendiskusikan rencana Jumat atau foto kucing, Anda dapat membuat obrolan terpisah - banjir seperti itu bagus untuk membangun tim.
5. Hilangkan ilusi
Saat semua orang bekerja di kantor, suasana tim tampak jelas. Tapi ini hanyalah ilusi. Bahkan lebih banyak ilusi yang lahir dari jarak jauh, karena dalam format ini hanya ada sedikit kontak pribadi. Kita tidak tahu bagaimana keseharian seorang karyawan, kesulitan apa yang dia alami, atau berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan tugas ini atau itu.
Oleh karena itu, tugas pemimpin bukan sekedar meminta laporan atas pekerjaan yang telah dilakukan, namun melakukan refleksi bersama tim, menghilangkan titik buta dan mencari titik pertumbuhan bisnis.
Untuk melakukan ini, kami secara rutin melakukan:
- Pertemuan tim di akhir minggu. Kami mendiskusikan siapa melakukan apa, apa yang terjadi dan masalah apa yang ada.
- Retrospektif dengan bagian dari tim pada akhir bulan. Kami melihat hasilnya dan mendiskusikan apa yang dapat kami tingkatkan. Jika Anda memiliki statistik bulanan, ini akan membantu.
- Rapat 1+1 berdasarkan permintaan. Orang-orang dapat menghubungi manajer mereka kapan saja dan meminta nasihat. Kami percaya bahwa daripada mencoba menyelesaikan sesuatu yang Anda tidak punya cukup pengalaman, lebih baik berkonsultasi dengan rekan kerja. Jangan biarkan karyawan Anda menggunakan perangkatnya sendiri—hubungi dan dukung mereka.
Durasi panggilan yang ideal adalah: hingga satu jam. Selama ini, tim tidak akan sempat lelah dan akan terus bekerja dengan tenang.
6. Pertahankan basis pengetahuan
Jangan menyimpan semua informasi di kepala Anda: itu menghilangkan kekuatan Anda dan membuat Anda sangat diperlukan dalam arti buruk. Kecuali Anda tahu cara kerja sesuatu, Anda tidak bisa mentransfer tugas dan pergi berlibur.
Tuliskan templat, instruksi, daftar periksa, catat kontak yang berguna, dan pengalaman empiris. Simpan semuanya di satu tempat sehingga mudah untuk menemukan datanya.
Ini menyederhanakan komunikasi, mempercepat pekerjaan dan menghindari kesalahan berulang. Karyawan tidak perlu terus-terusan tarik menarik karena semuanya sudah tertata dalam folder, misalnya di Notion.
Bagaimana cara menjaga tim Anda💼
- Apa yang harus dilakukan jika karyawan Anda kelelahan
- Bagaimana cara memuji karyawan agar seluruh tim bekerja lebih efisien
- Apa kelebihan pola pikir pemilik di kalangan karyawan dan bagaimana menciptakannya di tim Anda