Mengapa kita masih memerlukan daftar tugas dan cara memanfaatkannya secara maksimal

Mengapa kita perlu to-do list

Banyak yang telah ditulis tentang manfaat daftar tugas. Namun, beberapa masih menolak dan tidak suka menyusun tugas. Mereka pikir itu akan menghambat kreativitas mereka atau mencegah mereka menjadi fleksibel di siang hari. Dari sudut pandang pencipta metode GTD dan penulis penjualan terbaik Bagaimana Menyelesaikan Sesuatu oleh David Allen, orang-orang seperti itu salah. Ia yakin siapapun yang memiliki jadwal padat namun tidak memiliki struktur yang jelas akan kesulitan untuk mengatur semuanya.

Mungkin sulit bagi siapa pun untuk memulai suatu tugas dan menyelesaikannya, tetapi bagi seseorang, masalah dimulai lebih awal - pada tahap ketika Anda perlu memahami apa sebenarnya harus dilakukan. Tampaknya ini adalah momen yang tepat untuk menyusun daftar tugas. Sistem yang telah teruji oleh waktu ini memungkinkan kita menghargai waktu kita, dan indah dalam kesederhanaannya. Anda hanya perlu menuliskan semua tugas secara berurutan, lalu menyelesaikannya secara metodis dan mencoretnya dari daftar.

Jika hari-hari kita tidak terlalu sibuk, kita dapat memercayai ingatan kita. Psikolog terkemuka, salah satu pendiri Fakultas Psikologi Universitas Negeri Moskow, Bluma Zeigarnik, pada awal abad ke-20, memperhatikan obsesi otak kita dengan hal-hal yang mendesak. tugas dan menjelaskan efeknya, yang kemudian dinamai efek Zeigarnik untuk menghormatinya: kita lebih mengingat apa yang belum kita lakukan daripada apa yang telah kita lakukan terpenuhi.

Pada tahun 2011 para ilmuwan tahubahwa meskipun tugas yang belum selesai mengganggu kita, ketika kita hanya membuat rencana untuk implementasinya, ini membebaskan kita dari kecemasan. Peserta studi melakukan tugas dengan buruk jika mereka tidak dapat menyelesaikan persiapan sebelumnya. Tapi begitu mereka menuliskan rencana khusus untuk menyelesaikan fase persiapan, pengerjaan tugas berkembang jauh lebih baik. Menurut salah satu penulis studi tersebut, meski hanya menuliskan tugas, kita menjadi lebih efisien.

Cara membuat daftar tugas yang berguna

Jadi, daftar tugas meredakan kecemasan tentang kekacauan hidup, memberi kita rencana untuk dipatuhi, dan merupakan bukti dari apa yang telah kita capai dalam sehari, seminggu, atau sebulan. Tapi tidak ada catatan dengan kata "ibu" atau "bank" tidak akan membantu. Untuk membuat daftar berguna, Anda perlu membuatnya dengan baik.

1. Sertakan detail lainnya

Apa tujuan dari tugas tersebut? Untuk melengkapinya, apakah perlu menelepon, mengirim surat atau bertemu langsung? Jika daftar tugas Anda tidak cukup jelas dan ringkas, kemungkinan besar Anda tidak akan dapat memprioritaskan tugas dan akhirnya tidak melakukan apa-apa.

2. Tetapkan tenggat waktu yang realistis

Anda perlu memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan setiap tugas untuk membuat jadwal yang layak untuk hari itu. Pada saat yang sama, Anda juga harus memperhitungkan bahwa pada titik tertentu Anda mungkin terlalu terbawa oleh jejaring sosial atau gangguan lain yang menjadi kelemahan Anda.

3. Pecah tugas besar menjadi langkah-langkah kecil

Kami sering takut dengan proyek besar dan tanpa henti menundanya sampai nanti. Cara terbaik untuk mengatasinya adalah membagi mereka menjadi balok-balok kecil yang lebih mudah ditangani. Tugas "menulis novel" terdengar mengintimidasi, sedangkan tugas "garis besar bab pertama" lebih menyenangkan dan karena itu lebih mungkin untuk diselesaikan.