6 tips untuk membantu memangkas biaya perjalanan
Miscellanea / / June 30, 2023
1. Mengembangkan kebijakan perjalanan
Jadwal perjalanan Anda harus mencakup:
- Daftar biaya yang bersedia ditanggung oleh perusahaan. Misalnya, makanan dan hadiah untuk mitra dibayar oleh bisnis, tetapi karyawan membayar untuk komunikasi seluler dan taksi.
- Batas perjalanan dan akomodasi untuk karyawan dari berbagai posisi. Katakanlah hotel bintang empat untuk kepala departemen, hotel bintang tiga untuk karyawan biasa.
- Aturan manajemen dokumen. Ini adalah tenggat waktu untuk mengeluarkan perjalanan bisnis, menyiapkan tugas, tata cara pengajuan aplikasi dan laporan. Penting juga untuk menunjuk seorang karyawan atau departemen yang akan bertanggung jawab untuk mematuhi kebijakan perjalanan.
Anda dapat menambahkan templat untuk dokumen perjalanan - akan lebih mudah bagi karyawan untuk mengisinya, dan jumlah kertas yang salah dibuat akan berkurang secara nyata.
Agar polis perjalanan Anda semakin menguntungkan, pisahkan menjadi beberapa bagian sesuai dengan pentingnya perjalanan bisnis. Pikirkan aturan dan batasan yang berbeda untuk mereka. Perjalanan ini dapat berupa:
- Untuk menjaga citra. Presentasi di konferensi, partisipasi dalam forum atau pelatihan. Acara seperti itu tidak akan membawa manfaat langsung, sehingga biaya tiket dan akomodasi bisa ditekan.
- Untuk perkembangan perusahaan. Pemeriksaan kerja, pertemuan dan negosiasi. Perjalanan semacam itu ditujukan untuk meningkatkan keuntungan, sehingga Anda dapat membelanjakan sedikit lebih banyak untuk itu. Prioritas di sini adalah kenyamanan karyawan dan kecepatan pergerakan.
Sistem kode akan membantu Anda mengurutkan perjalanan berdasarkan tugas lebih cepat. Tetapkan nomor untuk berbagai format perjalanan, kumpulkan dalam satu daftar dan lampirkan ke kebijakan perjalanan Anda.
Kelola pengeluaran Anda dengan mudah layanan organisasi perjalanan OneTwoTrip untuk Bisnis. Dengannya, Anda dapat mengatur kebijakan perjalanan organisasi, menetapkan batasan untuk setiap karyawan, dan merencanakan perjalanan bisnis di kalender. Platform ini bekerja dengan 800 maskapai penerbangan dan menawarkan, antara lain, penerbangan grup. Transfer, tiket kereta api, kereta api, bus, dan aeroexpress - semuanya di satu tempat. Hotel di seluruh dunia tersedia untuk klien korporat dengan diskon hingga 35%, dan di bawah program loyalitas untuk pembelian melalui layanan, Anda bisa mendapatkan cashback hingga 5%.
Koneksi ke layanan ini gratis. Juga tidak ada biaya berlangganan bulanan, sehingga perjalanan bisnis yang tidak teratur tidak akan menghabiskan uang perusahaan.
Untuk mempelajari lebih lanjut2. Pertimbangkan transportasi dan perumahan yang berbeda
Pesawat tidak selalu merupakan cara bepergian yang paling nyaman dan menguntungkan. Jika tidak ada penerbangan langsung ke kota yang diinginkan, koneksi mungkin memakan waktu lebih lama dari perjalanan kereta api. Selain itu, sangat memungkinkan untuk bekerja di dalam mobil: banyak kereta memiliki Wi‑Fi, kompartemen ganda, dan bahkan kompartemen untuk interkom. Pilihan lain adalah bus. Perjalanan singkat dengan mereka tidak akan mengganggu kenyamanan, sekaligus menghemat cukup waktu dan uang karena kurangnya transfer.
Perumahan adalah cerita yang sama. Sebuah hotel lebih mahal, tetapi di tengah terkadang lebih menguntungkan daripada pilihan anggaran di pinggiran kota: biaya taksi atau angkutan umum akan menutupi selisihnya. Kebetulan sewa harian apartemen lebih murah daripada hotel. Dan Wi-Fi yang stabil serta mesin cuci di tangan akan membuat perjalanan jauh lebih nyaman.
3. Jangan memperpanjang perjalanan Anda
Semakin pendek perjalanannya, semakin murah untuk bisnis. Setiap hari kerja diperlukan kompensasi dengan per diem, dan jika perjalanan jatuh pada akhir pekan atau hari libur - juga dengan tarif ganda.
Oleh karena itu, selalu hitung dengan cermat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Misalnya, jika seorang karyawan harus berbicara di konferensi pada Kamis sore, tidak perlu mengambil Rabu dan Jumat di jalan. Anda dapat terbang di pagi hari dan terbang di malam hari - alih-alih tiga hari, perjalanan bisnis hanya akan berlangsung satu hari.
Skema ini berfungsi dalam banyak kasus, tetapi ada pengecualian. Misalkan semua tiket menguntungkan untuk hari yang diinginkan sudah berakhir dan hanya kelas bisnis yang tersisa. Biayanya bisa lebih dari per diem dan satu malam di hotel. Di sini ada baiknya menghitung biaya beberapa opsi, membandingkan jumlahnya dan memilih yang terbaik.
4. Dapatkan kartu perusahaan
Dengannya, perjalanan bisnis akan menjadi lebih nyaman bagi Anda dan karyawan Anda. Anda akan dapat menetapkan batasan agar karyawan tidak melebihi anggaran saat bepergian. Tidak ada lagi pengeluaran yang tidak terhitung - Anda akan melihat semua transaksi di akun pribadi Anda. Plus, kartu perusahaan biasanya memiliki bonus khusus, seperti peningkatan cashback atau diskon layanan.
Hal utama adalah bahwa PPN untuk pembelian dapat dikembalikan tanpa rasa gugup yang tidak perlu. Untuk pengembalian pajak diperlukan hanya faktur, dan jika karyawan membayar akomodasi hotel dan transportasi secara tunai atau dengan kartu gaji regulernya, surat kabar tersebut mungkin tidak diterbitkan.
5. Beri karyawan pilihan
Tampaknya mengatur penerbangan dan hotel sendiri adalah keputusan yang tepat untuk menghemat uang. Tetapi ada risiko bahwa pilihan Anda akan tampak tidak nyaman bagi karyawan: kenyamanan akan terganggu karenanya, dan keinginan untuk bekerja sambil bepergian kemungkinan besar akan berkurang. Selain itu, orang yang bertanggung jawab atas perencanaan akan kehilangan waktu yang dapat digunakan untuk menyelesaikan tugas lain yang lebih efisien untuk bisnis.
Jika kondisi tempat tinggal dan pergerakan akan dipilih oleh pelancong bisnis, Anda tidak perlu khawatir dengan masalah tersebut. Hal utama adalah menunjukkan kepadanya batasan dan ketentuan kebijakan perjalanan. Anda juga dapat mempercayakan pembelian kepada orang yang bertanggung jawab, seperti akuntan: pelancong akan memberikan tautan ke opsi yang nyaman, penyelenggara akan membayarnya, lalu membagikan tiket dan detail pemesanan.
6. Menganalisis laporan dari perjalanan sebelumnya
Periksa dokumen karyawan yang berbeda, lihat apakah biayanya berbeda, dan cari alasan peningkatan pengeluaran. Misalnya, seseorang memilih penerbangan yang tidak nyaman bagi perusahaan atau makan secara eksklusif di restoran mahal. Data tersebut akan membantu menyesuaikan kebijakan perjalanan dan membawanya ke pilihan terbaik untuk bisnis.
Agar lebih mudah menganalisis, ada baiknya memiliki tabel pivot. Pecah dokumen menjadi beberapa kolom berdasarkan kategori: tiket, akomodasi, makan, komunikasi seluler, transportasi saat bepergian, dan sebagainya. Harap sebutkan juga tanggal perjalanan dan nama karyawan yang diperbantukan. Hanya jumlah pengeluaran yang dapat dimuat ke dalam tabel, dan detailnya dapat disimpan dalam laporan. Jika Anda melihat anomali, buka dokumen untuk mengetahui mengapa pengeluaran meningkat.
Tidak perlu memelihara meja sendiri - Anda dapat menggunakan layanan online yang sudah menyediakan alat tersebut. Laporan dan penutupan dokumen di "OneTwoTrip untuk bisnis» dihasilkan secara otomatis, dan Anda bisa mendapatkannya melalui EDI. Analitik akan menampilkan debit pada kartu perusahaan, biaya deposit dan pasca pembayaran tagihan hotel dan perjalanan, termasuk tiket grup. Layanan terintegrasi dengan 1C: Akuntansi. Hal ini memungkinkan karyawan untuk memilih sendiri opsi yang sesuai, dan akuntan membayarnya dengan cara yang nyaman bagi perusahaan.
Untuk kenyamanan dan keamanan dalam perjalanan bisnis, "OneTwoTrip untuk bisnis» ada layanan dukungan yang bekerja 24/7. Anda dapat menghubunginya melalui telepon, messenger, atau obrolan di akun pribadi Anda. Spesialis akan membantu Anda mengatasi masalah dengan cepat dan menemukan pilihan akomodasi atau tiket alternatif.
Jadwalkan perjalanan bisnis