Bagaimana gaya korespondensi bisnis membantu memberikan kesan yang tepat pada penerima
Miscellanea / / May 04, 2023
Bayangkan: Anda mendapatkan ide bagus, memutuskan untuk membagikannya dengan atasan atau klien Anda, mengirim surat atau pesan ke kurir. Dan di sisi lain mereka membaca dan berpikir: "Wah, betapa bodohnya menulis ini!" Atau: "Sungguh membosankan!" Dan mereka memutuskan untuk tidak mempertimbangkan proposal Anda.
Dan kamu tidak membosankan. Dan idenya bagus. Anda baru saja melewatkan gaya dan menciptakan kesan yang salah tentang diri Anda.
Apa gaya penulisannya
Gaya korespondensi dapat diukur dalam skala dari percakapan hingga formal.
Bergerak di sepanjang itu, kami menekankan kualitas tertentu, mencoba gambar yang berbeda. Semakin ke kiri, semakin ditekankan pada keterbukaan, ketulusan, dinamisme. Semakin ke kanan, semakin terlihat kualitas yang terkait dengan posisi, posisi, status kita: konservatisme, soliditas, rasionalitas.
Situasi yang berbeda membutuhkan gaya yang berbeda. Berikut pilihannya.
"Sobat" | Hanya seorang pria dari jalanan. Mungkin dia ceria dan manis, tetapi penerima tidak melihatnya sebagai seorang profesional yang dapat dipercaya dengan masalah penting. | Ini akan sesuai dalam korespondensi yang bersahabat, di mana kualitas kerja kita tidak penting: yang utama adalah orangnya baik. |
"Kolega" | Masih seseorang, tapi sudah dengan bobot dan otoritas tertentu. | Cocok untuk menceritakan tentang proposal Anda kepada orang-orang dari tim proyek Anda. Mereka akan mengerti bahwa Anda adalah milik mereka, tetapi pada saat yang sama, Anda juga seorang profesional yang patut untuk didengarkan. |
"Karyawan" | Terutama pembawa otoritas, tapi tetap "berwajah manusia". | Berguna untuk mengirim penawaran "naik". Berkat dia, pemimpin akan melihat keseriusan, ketelitian, pengalaman Anda. |
"Eksekutif" | Seorang pejabat berpengaruh yang semua manusia sudah asing. | Akan berguna untuk melamar dengan tawaran ke "instansi", kantor publik atau klien besar dengan budaya perusahaan formal. |
Jika Anda melewatkan gayanya, mudah merusak segalanya. Misalnya, jika kita menulis kepada kolega dengan cara yang sama seperti kita berbicara kepada pejabat (“Saya mengirimkan proposal untuk mengurangi waktu yang dihabiskan untuk memenuhi tujuan produksi kami”), maka kemungkinan besar mereka akan memutuskan bahwa kami ingin menunjukkan keunggulan kami, mengudara. Dan masalahnya tidak akan terpecahkan.
Dan jika kita beralih ke bos dengan gaya "Teman" ("Ada topik bagaimana melakukan pekerjaan kita lebih cepat"), maka dia mungkin berpikir bahwa orang yang sembrono sedang menulis kepadanya, yang hampir tidak dapat menawarkan sesuatu Bagus.
Bagaimana gaya korespondensi tergantung pada saluran komunikasi
Kami dapat mengirimkan penawaran kami baik melalui email dan melalui pesan ke kurir. Namun, penting untuk diingat bahwa saluran terakhir lebih “manusiawi”, informal. Dan gaya yang membuat Anda terlihat seperti pebisnis di email bisa terlihat sombong, tidak wajar di messenger. Oleh karena itu, saat beralih ke saluran komunikasi ini dari surat, ada baiknya melakukan penyesuaian skala setengah langkah.
Bagaimana bahasa mempengaruhi gaya komunikasi
Bagaimana mempertahankan gaya yang diinginkan dalam sebuah surat atau pesan? Pertama-tama, perlu diperhatikan kata dan frasa apa yang kita pilih.
"Sobat" | "Kolega" | "Karyawan" | "Eksekutif" |
Ungkapan percakapan, bahasa gaul: “Ada tema”, “Keren”, “Perbaiki tiang tembok” dan seterusnya. | Omset aktif: "Ditawarkan." | Belokan pasif: "Disarankan." | Kata-kata "Birokrasi": "Diberikan", "Dilaksanakan", "Diberikan", "Kehadiran". |
Banding informal: "Girls", "Guys", "Masha, Sing". | Kata ganti pribadi: "Kami menawarkan." | Kurangnya kata ganti orang: bukan "Kami menawarkan", tetapi "Perusahaan menawarkan". | Frasa pengantar resmi: "Kami memberi tahu", "Kami memberi tahu Anda". |
Ayo tulis "Orang-orang kita adalah teman yang hebat" - kita akan menjadi "Teman". Kami menunjukkan bahwa "Kami memiliki spesialis luar biasa yang bekerja untuk kami" - kami akan menjadi "Rekan". Jika Anda menulis "Spesialis profesional bekerja di perusahaan", Anda mendapatkan "Karyawan". Nah, jika "Anggota tim dibedakan dengan adanya profesionalisme" - kami akan bertindak sebagai "Pejabat".
Kapan gaya komunikasi memungkinkan penggunaan emoji, dan kapan tidak
Dalam korespondensi modern, kami merumuskan pemikiran tidak hanya dengan bantuan kata-kata. Dalam perjalanan wajah lucu atau sedih, hati dan bahkan kotoran - emoji. Dan mereka juga mempengaruhi gaya pengarang dan kesannya.
Dengan menggunakan emosi, kami mengatakan kepada penerima: "Kami terbuka, modern!" Oleh karena itu, emoji sesuai dengan "Teman" dan "Rekan" yang hidup dan dinamis. Saat menggunakan gaya kedua, lebih baik menggunakan opsi "klasik": smiley, hati, tangan dengan ibu jari terangkat. "Buddy" juga bisa membeli emoji kreatif seperti setan dan kotoran.
Nah, "Karyawan" dan "Rekan" yang serius akan terganggu oleh emoji: soliditas dan keseimbangan seperti apa yang bisa kita bicarakan jika pesannya penuh dengan wajah.
"Sobat" | "Kolega" | "Karyawan" | "Eksekutif" |
😈 💩 🤮 😜 | 😊 👍 🔥 ❤️ |
Mari kita ambil dua contoh menggunakan emoji.
1. Kami ingin menyenangkan kolega kami dengan kabar baik:
"Kabar baik! 🔥 Departemen kami memenangkan juara pertama dalam kompetisi "On Time to Work". 👍Hadiahnya adalah jam alarm cokelat besar. Datang ke SDM. Setiap orang mendapat bagian! 😊»
Kita perlu tampil terbuka, lincah, demokratis, oleh karena itu kita menggunakan gaya "Kolega». Dan emoji sangat cocok di sini.
2. Kami beralih ke manajemen dengan proposal serius:
“Selamat siang, Ivan Yurievich! 😊 Kami menawarkan untuk mendiskusikan kemungkinan menggunakan peralatan kami untuk meningkatkan kapasitas produksi perusahaan Anda. 🔥»
Dan di sini gambarnya tidak pada tempatnya. Penting bagi kami untuk terlihat serius, profesional, gaya "Karyawan" diperlukan - dan emoji tidak cocok dengannya.
Anda harus sangat berhati-hati dalam situasi yang berkaitan dengan hal-hal negatif. Kami sering menggunakan emoji untuk menunjukkan bahwa kami sedang kesal. Tapi efeknya bisa dibalik.
Katakanlah Anda menulis ini: “Selamat siang, Margarita! Kami baru mengetahui bahwa pabrik tidak dapat mengirimkan pesanan Anda tepat waktu. 🤷♀️ Kami sangat menyesal! 😢»
Akankah Margarita percaya pada kekecewaan kita? Bukan fakta. Bagi banyak orang, emoji masih merupakan sesuatu yang sembrono, "mainan". Dan Margarita mungkin berpikir: “Ini para penipu! Mereka menulis bahwa mereka menyesal, tetapi mereka menggambar wajah mereka sendiri. Mereka tidak menyesal!"
Bagaimana struktur kalimat memengaruhi gaya
Untuk "menyesuaikan" dengan gaya yang dipilih, Anda juga harus memperhatikan bagaimana kalimat dibangun dalam teks kita.
Selalu ada "pahlawan" dalam konstruksi - orang tentang siapa atau apa yang kita bicarakan. Biasanya dia melakukan sesuatu: membangun, berpikir, menulis, membaca... Dan kami dapat memberi tahu pembaca tentang hal itu dengan cara yang berbeda.
Mari pertimbangkan cara kerjanya, dengan menggunakan contoh baris dari puisi Agnia Barto.
Desain yang paling cocok untuk korespondensi bisnis: "Banteng itu berjalan, berayun". Di dalamnya, "pahlawan" ada di subjek (kami menggarisbawahi), dan tindakannya ditunjukkan kata kerja (disorot dengan huruf tebal).
Desain ini cocok untuk "Teman", dan untuk "Rekan", dan untuk "Karyawan". Misalnya: "Manajer sedang mendiskusikan proyek di ruang rapat" atau "Akuntansi telah menghitung gaji."
Jika kita perlu menekankan bobot dan soliditas kita, kita dapat menambahkan 1-2 kalimat dengan desain yang berbeda: "Steer melakukan berjalan dan bergoyang."
Di sini "pahlawan" masih menjadi subjek, tetapi tindakannya sekarang dilambangkan dengan kata benda. "Berjalan" menjadi "berjalan", "bergoyang" menjadi "bergoyang". Contoh proposal seperti: “Manajer sedang mendiskusikan proyek di ruang rapat”, “Akuntansi telah menghitung gaji».
Harap diperhatikan: dalam hal ini, kami membayar "bobot" tambahan dan kekokohan dengan kejelasan. Dengan kalimat seperti itu, surat kita menjadi lebih sulit dibaca, jadi lebih baik jangan disalahgunakan.
Namun, ini bukan batasnya. Ada konstruksi yang lebih formal: "Berjalan dan bergoyang dilakukan oleh seekor banteng." Di dalamnya, tindakan tidak ditunjukkan dengan kata kerja, tetapi dengan kata benda, dan "pahlawan" bukanlah subjek. Contoh kalimat dengan konstruksi ini: “Proyek didiskusikan oleh manajer di ruang rapat” dan “Penggajian dibuat oleh bagian akuntansi.”
Kalimat seperti itu sangat sulit dibaca. Mereka diasosiasikan dengan pembaca dengan bahasa birokrat - juru tulis. Oleh karena itu, mereka harus digunakan hanya jika kita perlu membuat surat itu sangat formal. Misalnya, dalam tuntutan yang berat, tuntutan - agar penerima merasa: itu saja, lelucon sudah berakhir, lalu pengadilan dan penjara.
Memilih gaya ini atau itu, kami menyiarkan pesan tambahan ke penerima. Oleh karena itu, lebih baik menggunakan alat ini secara sadar, kemudian menjadi sarana pengaruh yang efektif.
Baca juga🧐
- 13 hal dalam korespondensi bisnis yang membuat saya kesal
- Cara mengamankan komunikasi email: 6 tips
- Etiket pekerja jarak jauh: cara mempersiapkan rapat online