6 cara untuk mengotomatiskan bisnis Anda dan berhenti mengendalikan setiap langkah karyawan Anda
Miscellanea / / April 04, 2023
Siapkan integrasi antar aplikasi dan coba chatbot untuk berkomunikasi dengan pelanggan.
1. Beralih ke manajemen dokumen elektronik
Dokumen kertas memakan banyak ruang. Tidak selalu nyaman untuk mencarinya, selain itu, kontrak yang diperlukan dapat hilang atau secara tidak sengaja jatuh ke tangan yang salah. Selain itu, Anda harus mengeluarkan uang untuk peralatan kantor, kertas cetak, surat, atau layanan kurir. Otomasi dapat membantu menghindari masalah ini. Setiap karyawan dapat dengan cepat menemukan dokumen yang diinginkan dalam program, mengerjakannya dan mengirimkannya ke penerima, yang akan langsung menerima file tersebut.
Layanan alur kerja memungkinkan Anda untuk melacak perubahan yang dilakukan pada dokumen dan menyimpan beberapa versinya jika Anda membutuhkan yang asli. Anda juga dapat mengonfigurasi akses untuk karyawan tertentu ke setiap file.
Anda tidak perlu khawatir tentang sisi hukum dari masalah ini. Agar suatu dokumen menjadi sah, lagu tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat. Dia menerima di pusat sertifikasi terakreditasi.
2. Coba chatbot
Saat pengguna menulis di messenger, mereka siap tunggu rata-rata 45 detik untuk tanggapan. Keterlambatan dapat mengakibatkan hilangnya pelanggan. Tetapi mempertahankan staf yang akan memproses permintaan sepanjang waktu itu mahal. Chatbot akan membantu - lawan bicara virtual yang akan menjawab pertanyaan umum. Misalnya, dia akan memberi tahu Anda jam kantor atau mengarahkan Anda berdasarkan harga.
Dengan chatbot, Anda tidak akan melewatkan permintaan yang masuk setelah jam kerja. Dan menghemat waktu bagi karyawan yang tidak harus terus-menerus memproses jenis permintaan yang sama. Jawabannya dapat ditambahkan ke skrip bot. Saat klien menulis pertanyaan standar, program akan mengenali kata kunci dan mengembalikan jawabannya. Selain itu, Anda dapat mengatur bot untuk meminta email klien. Jadi, Anda mengisi kembali basis untuk surat iklan.
Konstruktor khusus, seperti Botmother atau Salebot, akan membantu Anda membuat chatbot. Mereka cocok untuk semua jejaring sosial populer dan pengirim pesan instan, termasuk Telegram, VKontakte, dan Odnoklassniki.
3. Otomatiskan penjualan
Bahkan departemen penjualan kecil membutuhkan sistem CRM. Jika setiap karyawan menyimpan daftar klien dalam dokumen terpisah, Anda dapat dengan mudah kehilangan kontak saat penjual pergi. Selain itu, lebih sulit untuk memeriksa pekerjaan seorang manajer - tidak ada tempat untuk melihat informasi tentang jumlah panggilan dan rapat, perjanjian dengan klien.
Sistem CRM akan memungkinkan Anda membangun corong penjualan dan mengontrol jalur klien dari kontak pertamanya dengan perusahaan hingga menutup kesepakatan. Anda akan memahami apa yang memandu seseorang ketika dia memutuskan untuk membeli suatu produk, dan Anda dapat dengan lembut merangsang minatnya. Di CRM, Anda dapat menyimpan semua data tentang klien dan memperbaiki proses komunikasi - panggilan, surat, pesan di pesan instan. Jika seorang karyawan pergi berlibur atau cuti sakit, tidak akan sulit bagi manajer lain untuk memulihkan informasi tersebut.
Selain itu, sistem ini mudah untuk merencanakan pekerjaan. Misalnya, atur pengingat untuk menelepon pada waktu yang dijanjikan atau keluarkan faktur. Jadi Anda dan karyawan Anda akan yakin bahwa mereka tidak akan kehilangan pelanggan karena ketidakpatuhan terhadap perjanjian.
4. Menyiapkan integrasi antar aplikasi
Ini akan membantu untuk tidak memasukkan informasi yang sama di beberapa program. Anda akan tahu pasti bahwa tidak ada yang hilang, dan akan lebih mudah bagi karyawan dari berbagai departemen untuk bekerja sama.
Anda dapat mengotomatiskan proses transfer data menggunakan aplikasi khusus, seperti layanan Albato. Ini memungkinkan Anda untuk mengatur integrasi antara sistem CRM, pengirim pesan instan, program analitik, dan aplikasi lainnya. Anda dapat memilih layanan yang diinginkan dari daftar dan menentukan data apa yang ingin Anda transfer. Katakanlah Anda mengaturnya sehingga mengirimkan prospek dari jejaring sosial ke sistem CRM.
5. Menerapkan sistem PLM
PLM adalah singkatan dari Product Lifecycle Management - siklus hidup produk. Ini mengacu pada seluruh rangkaian proses dari studi kebutuhan pelanggan hingga pembuangan produk bekas. Sistem PLM memungkinkan Anda menggabungkan data maksimum tentang produk - pembuatan, promosi, penjualannya. Semua departemen dalam perusahaan akan bekerja dalam satu lingkungan, dan akan lebih mudah untuk mentransfer informasi. Selain itu, melalui pendekatan PLM lebih mudah untuk melihat kerugian. Misalnya, kelebihan produksi atau perpindahan material yang berlebihan antar departemen.
Program semacam itu akan segera muncul di Rusia. Misalnya sekarang sedang dalam pengembangan proyek platform TI pertama untuk manajemen bisnis, yang akan memungkinkan membangun pendekatan PLM. Program ini dirancang untuk perusahaan yang beroperasi di pasar barang konsumsi - produsen makanan, pakaian, parfum, atau pakaian laki-laki. Peluncuran tahap pertama dijadwalkan pada 2023, dan platform akan beroperasi penuh pada 2025.
6. Gunakan aplikasi untuk perekrut dan SDM
Pencarian spesialis juga dapat dilakukan secara otomatis. Misalkan sebuah algoritma berdasarkan kecerdasan buatan dapat menangani analisis resume. Dia akan memilih kandidat yang sesuai dengan parameter yang ditetapkan oleh perusahaan dan melakukan wawancara awal melalui telepon atau bahkan video. Dalam kasus terakhir, program akan merekam jawaban pelamar dalam video dan mengevaluasinya menggunakan model pembelajaran mesin. Selain itu, dia dapat memeriksa kualitas pribadi kandidat: niat baik, keterbukaan terhadap pengalaman baru, dan lainnya. Tugas semacam itu bisa dipercayakan, misalnya, ke program “North. AI".
Beberapa program cocok untuk karyawan orientasi. Di hari pertama, seorang pemula mendapat banyak informasi, dan dia mudah bingung atau melupakan sesuatu. Untuk mencegah hal ini terjadi, gunakan chatbot yang akan menjawab pertanyaan umum. Berkat dia, karyawan baru tidak akan merasa canggung meminta kata sandi Wi‑Fi atau mencoba mencari tahu di departemen mana harus membawa laptop kerja.