Kanban Pribadi: Cara Menyederhanakan Kehidupan Profesional Anda dengan Papan Tugas
Miscellanea / / April 03, 2023
Metode sederhana akan membantu merampingkan akumulasi tugas.
Penulis terkenal dan profesor ilmu komputer di Georgetown University, Cal Newport, menulis buku New Principles of Business Communication. Di dalamnya, dia berbicara tentang bagaimana kita sampai pada budaya komunikasi yang konstan dan bagaimana hal itu memengaruhi produktivitas dan kesehatan mental kita. Dengan izin dari penerbit MIF, kami menerbitkan kutipan dari bab kelima. Ini tentang bagaimana menyelesaikan tugas pekerjaan secara efektif menggunakan papan Kanban.
Jim Benson banyak berpikir tentang bagaimana mengoptimalkan pekerjaan di bidang intelektual. Perusahaan konsultannya, Modus Cooperandi, berspesialisasi dalam mengembangkan prosedur unik untuk membantu pekerja kerah putih bekerja sama secara lebih efektif. Benson sebelumnya bekerja dalam pengembangan perangkat lunak dan berpengalaman dalam teknik manajemen tangkas. Ini mungkin mengapa dia sering menggunakan papan tugas dalam pekerjaannya. […]
Namun jika menyangkut produktivitas pribadi, Jim Benson menjadi terkenal karena buku tipis yang ia terbitkan sendiri pada tahun 2011. Ini disebut Kanban Pribadi, dan menawarkan perspektif yang menarik: Anda dapat menggunakan teknik manajemen tangkas itu membantu tim karyawan untuk mengimplementasikan proyek yang rumit untuk mengatasi kekusutan tanggung jawab dalam profesional masing-masing kehidupan.
Ide di balik buku ini cukup sederhana. Dan Benson menjelaskannya secara singkat dalam video berdurasi lima menit yang dia posting di situs web buku tersebut. Penulis berdiri di samping buku catatan besar yang diletakkan di atas kuda-kuda. Dia mengisi bagian tengah lembaran dengan kertas berperekat multi-warna. Mereka mewakili harapan kita sendiri, serta harapan kerabat, teman, kolega, dan atasan. “Semua tugas ini bersatu dalam satu gumpalan di pikiran kita, dan setiap kali kita berpikir tentang apa yang harus dilakukan, kita merobek sebagian dari gumpalan ini,” jelas Jim. Untuk melakukan ini, kita perlu mengarungi tumpukan tugas ini dan menganalisisnya dengan hati-hati untuk memutuskan apa yang harus dilakukan selanjutnya. “Tugasnya tidak menyenangkan,” simpul Benson.
Personal Kanban menawarkan solusi: susun kumpulan informasi ini dengan papan tugas pribadi. Benson berpendapat seharusnya ada tiga kolom. Yang pertama disebut Peluang. Di dalamnya, dengan menggunakan lembaran berperekat, Anda memasukkan informasi tentang tanggung jawab Anda. Setiap selebaran hanya berisi informasi tentang satu tugas. "Dan sekarang susunan pekerjaan yang mengerikan berubah menjadi struktur teratur yang tampak bagus." Kolom kedua disebut "In Progress". Di sana Anda memindahkan lembaran yang mencerminkan tugas yang Anda mulai kerjakan. Poin kunci yang terkait dengan kolom ini (dan ini adalah bahan rahasia dari sistem Kanban secara keseluruhan) adalah Anda dapat mengerjakan sejumlah tugas yang ditentukan secara ketat pada saat yang bersamaan. Dalam bahasa sistem ini, ini adalah "membatasi jumlah pekerjaan yang sedang berjalan." Dalam videonya, Benson mengatakan untuk mengerjakan tidak lebih dari tiga tugas sekaligus. Seperti yang dia jelaskan, jika Anda malah memutuskan untuk melakukan selusin tugas yang berbeda sekaligus, maka semuanya akan berakhir dengan "kekacauan total". Dia dengan meyakinkan berpendapat bahwa Anda tidak boleh mengambil semuanya sekaligus: curahkan perhatian penuh Anda pada dua atau tiga hal dan lakukan tugas baru hanya setelah menyelesaikan tugas sebelumnya.
Jadi kami secara logis mendekati kolom "Selesai". Saat pekerjaan selesai, selebaran dipindahkan ke sana. Secara teoritis, kolom ini tidak diperlukan sama sekali, tetapi Benson mengemukakan bahwa peningkatan psikologis dialami oleh seseorang, memindahkan selembar kertas dari kolom "Sedang berlangsung" ke kolom "Selesai", menjadi stimulan yang kuat faktor. Bertahun-tahun sejak buku Benson diterbitkan, sistem ini telah mendapatkan banyak penggemar. […]
Papan tugas adalah alat yang sangat efektif tidak hanya untuk mengoordinasikan pekerjaan tim yang berbeda, tetapi juga untuk menyusun pekerjaan masing-masing karyawan […].
Saya telah mengatakan bahwa saya sendiri menggunakan ide ini sebagai seorang profesor. Sebagai mahasiswa pascasarjana di departemen ilmu komputer di Georgetown, saya mengatur pekerjaan saya menggunakan papan Trello. Spreadsheet saya tampak seperti template standar Benson, dengan kolom "Sedang Berlangsung" dan "Selesai". Seperti banyak penggemar sistem Kanban pribadi, saya membuat kolom sendiri untuk tugas tersebut yang ingin saya penuhi, tetapi saat ini saya tidak aktif terlibat di dalamnya (nanti saya akan membicarakannya lagi). Setiap hari Senin, saya mempelajari informasi di papan tulis, memindahkan kartu, dan memutuskan apa yang akan saya kerjakan minggu itu. Pada hari-hari berikutnya, saya sering memeriksa papan tulis untuk melihat apa yang dapat saya lakukan selama waktu yang saya sisihkan untuk tugas sekolah pascasarjana. Segera setelah permintaan baru masuk - dalam bentuk email, panggilan telepon, atau, seperti yang sering terjadi, pertanyaan diajukan melewati kantor siswa saya - saya langsung menuliskan informasi di kartu dan menempelkannya di papan tulis untuk mengerjakan momen-momen tersebut Nanti.
Tanpa papan tugas dalam pekerjaan universitas saya, saya akan bergantung pada gaya komunikasi. pikiran sarang yang hiperaktifAlur kerja yang berfokus pada komunikasi berkelanjutan dan didorong oleh aliran serampangan pesan yang disampaikan melalui sarana komunikasi digital seperti email dan utusan.. Akibatnya, saya akan terjebak dalam korespondensi yang lamban dengan banyak orang - hari demi hari. Saya akan menjadi korban tipikal dari pikiran sarang yang hiperaktif: seseorang yang bahkan tidak berpisah dengan laptop satu pertemuan dan tidak pernah melepaskan teleponnya saat dia berjalan melintasi kampus mencoba menyelesaikan seribu hal pada waktu yang sama. Dengan kata lain, tanpa sistem ini, pekerjaan saya akan menjadi neraka. Dengan bantuan papan tugas, saya dapat mengurangi konsumsi sumber daya secara signifikan. Informasi tentang pekerjaan yang akan datang ditempatkan di papan tulis, terstruktur, dan saya secara metodis menyelesaikan tugas dalam waktu yang ditentukan untuk ini. Itulah sebabnya, seperti yang sudah Anda duga, saya menjadi pendukung kuat penggunaan papan tugas tidak hanya untuk organisasi kerja tim, tetapi juga untuk merampingkan kehidupan profesional karyawan individu, berurusan dengan kerja mental.
Untuk membantu Anda dengan tugas ini, berikut adalah beberapa contoh praktik terbaik untuk membantu Anda memaksimalkan papan tugas.
1. Gunakan banyak papan
Banyak pendukung Kanban pribadi hanya menggunakan satu dewan untuk mengatur tugas-tugas profesional mereka. Saya sarankan mengambil pendekatan yang sedikit berbeda. Miliki dewan terpisah untuk setiap peran yang Anda lakukan di bidang profesional. Saat ini saya seorang profesor universitas dalam tiga peran yang sangat berbeda: peneliti, guru, dan mahasiswa pascasarjana. Untuk setiap peran ini, saya memulai dewan yang terpisah. Jadi ketika saya menganalisis kegiatan mengajar saya, saya tidak terganggu oleh tugas-tugas yang tidak terkait di bidang penelitian atau pekerjaan dengan mahasiswa pascasarjana. Hasilnya, saya tidak perlu beralih di antara berbagai aktivitas dan menyelesaikan masalah pekerjaan dengan lebih cepat.
Saya juga merasa berguna untuk memiliki papan terpisah untuk proyek besar (katakanlah, proyek yang membutuhkan waktu lebih dari dua minggu untuk menyelesaikannya). Misalnya, belum lama ini saya memimpin sebuah konferensi ilmiah besar. Posisi ini melibatkan solusi dari banyak tugas. Itulah mengapa saya memutuskan bahwa akan lebih mudah untuk membuat papan terpisah, informasi yang tidak akan tumpang tindih dengan area lain dalam kehidupan profesional saya. Setelah proyek ini selesai, saya tidak lagi membutuhkan papan itu.
Tentu saja, Anda hanya dapat beroperasi dengan jumlah papan yang terbatas agar tugas tidak menjadi berlebihan. Untuk alasan ini, menurut saya adalah ide yang bagus untuk memiliki dewan yang terpisah untuk setiap peran profesional dan setiap proyek besar. Dalam hal ini, kebanyakan orang akan memiliki dua hingga empat papan yang dapat dikerjakan dengan mudah. Sebaliknya, jika Anda memiliki sepuluh papan, sumber daya yang diperlukan untuk beralih di antaranya akan lebih besar daripada keuntungan apa pun dari penataan tugas.
2. Adakan sesi tatap muka secara teratur untuk menganalisis informasi
Ketika kami berbicara tentang papan tugas untuk tim pengetahuan, saya berpendapat bahwa cara terbaik untuk menganalisis informasi yang ada di dalamnya adalah mengadakan pertemuan rutin. Hal yang sama berlaku untuk papan pribadi Anda. Jika Anda ingin mendapatkan hasil maksimal dari alat ini, sisihkan waktu setiap minggu untuk menganalisis dan memperbarui informasi di papan tulis. Selama sesi individu ini, tinjau detailnya dan pindahkan kartu, perbarui status pekerjaan sesuai kebutuhan. Prosesnya tidak akan memakan waktu lama. Jika Anda melakukan ini secara teratur, 5-10 menit sudah cukup.
Jangan mengatur sesi seperti itu terlalu sering: Saya sampai pada kesimpulan bahwa seminggu sekali sudah cukup. Namun jangan abaikan jenis aktivitas ini. Jika Anda memutuskan itu papan tugas bukanlah metode yang cukup baik untuk menyimpan informasi tentang tanggung jawab pekerjaan Anda, maka Anda akan kembali ke korespondensi yang panas dalam semangat pikiran kolektif yang hiperaktif. Letakkan informasi tentang sesi individu di kalender Anda dan anggap serius seperti semua rapat dan rapat lainnya. Papan tugas khusus dapat membuat kehidupan profesional Anda jauh lebih mudah, tetapi hanya jika Anda bersedia menginvestasikan waktu Anda untuk bekerja dengannya.
3. Tambahkan kolom "Dapat dinegosiasikan".
Sebagai kepala sekolah pascasarjana, saya sering harus mendiskusikan masalah pekerjaan dengan beberapa rekan saya: dengan dekan, dengan ketua program pascasarjana dan bersama dua orang profesor lain yang tergabung dalam komisi tersebut, yaitu I menuju. Di papan tugas saya, saya menambahkan kolom untuk masing-masing karyawan ini dan menyebutnya "Untuk didiskusikan pada pertemuan berikutnya". Begitu muncul pertanyaan, ketika saya perlu mendapatkan pendapat dari seseorang kolega, saya menekan keinginan untuk mengiriminya email cepat. Sebagai gantinya, saya memasukkan informasi tentang tugas tersebut di kolom “Diskusikan pada pertemuan berikutnya”.
Saya bertemu dengan ketua Program PhD setiap minggu pada waktu yang tetap. Selama pertemuan kami, kami membahas semua masalah yang muncul di kolom ini selama seminggu terakhir. Sedangkan untuk dekan dan panitia, saya menunggu sampai cukup banyak pertanyaan di kolom Diskusi dan kemudian mengatur pertemuan untuk membahas semuanya sekaligus. Pendekatan ini mungkin tampak terlalu sederhana bagi Anda, tetapi memiliki dampak yang sangat positif pada pekerjaan saya.
Bayangkan, misalnya, dalam seminggu ada lima kartu informasi di kolom Diskusi dengan Dekan. Selama pertemuan yang akan berlangsung 20-30 menit, kami akan mengembangkan strategi dengannya untuk setiap masalah ini. Jika saya menulis surat kepadanya setiap kali, saya harus melakukan lima dialog pada waktu yang sama selama seminggu. Akibatnya, saya akan memeriksa email saya sepuluh kali dan kesal karena saya terganggu dari pekerjaan.
Jika Anda ingin meminimalkan perpesanan tanpa akhir dan memaksimalkan papan tugas individu, ini mungkin saran paling berharga yang dapat saya berikan kepada Anda. Pertemuan rutin dapat menggantikan 90% dari korespondensi yang sibuk. Anda hanya perlu melacak dengan tepat masalah apa yang perlu didiskusikan. Dengan bantuan papan tugas, ini mudah dilakukan.
4. Tambahkan kolom "Menunggu tanggapan".
Jika Anda berkolaborasi dalam pekerjaan intelektual, terkadang Anda perlu menjeda pekerjaan pada suatu tugas sambil menunggu orang lain menjawab pertanyaan atau informasi yang hilang. Jika Anda telah membuat papan tugas pribadi, pertanyaan tempel ini dapat dilacak dengan mudah menggunakan kolom Menunggu Jawaban. Saat Anda memindahkan tugas ke sana, tandai dengan tepat pada kartu siapa Anda menunggu jawaban dan apa yang akan Anda lakukan ketika Anda menerima informasi yang diperlukan. Ini akan memungkinkan Anda untuk tetap berada di jalur sampai Anda memiliki kekuatan untuk mempengaruhi situasi, dan terus bekerja secara efektif saat informasi yang diperlukan tiba. Lebih penting lagi, Anda menempatkan masalah yang belum terselesaikan di tempat yang aman dan menyingkirkan yang mendasarinya kecemasanbahwa sesuatu tidak dilakukan.
Buku "Prinsip Baru Komunikasi Bisnis" didasarkan pada kasus bisnis dan penelitian terbaru di bidang psikologi dan ilmu saraf. Dari situ Anda akan belajar bagaimana berpikir sistematis, apa yang perlu dilakukan untuk membangun kembali alur kerja dalam suatu organisasi, dalam tim dan untuk karyawan individu, dan hal-hal menarik lainnya.
Beli bukuBaca juga📌
- 5 sikap yang membedakan karyawan yang benar-benar berharga dari karyawan biasa
- 8 aplikasi pencarian kerja terbaik
- Siapa master scrum dan bagaimana menjadi master scrum
Penawaran terbaik minggu ini: diskon dari AliExpress, Zarina, Button Blue, dan toko lainnya