Bagaimana cara membuat daftar tugas yang panjang dalam urutan yang sempurna?

1. Periksa relevansi tugas secara teratur

Ketika daftar tugas menjadi terlalu panjang dan membingungkan, saatnya untuk memeriksa semua item lagi dan menghapus yang tidak lagi relevan. Kemungkinan besar, Anda akan menemukan tugas yang bisa ditunda hingga nanti, didelegasikan kepada orang lain, atau tidak dikerjakan sama sekali.

2. Analisis keterlibatan Anda dalam proyek

Tanyakan pada diri Anda satu pertanyaan sederhana: “Jika saya tidak menyelesaikan tugas ini pada akhir minggu (bulan, tahun), apakah saya akan merasa nyaman”? Jika jawabannya positif, proyek dapat dipindahkan dengan aman ke daftar “To Do Someday” atau dicoret selamanya.

Metode ini cocok tidak hanya untuk pribadi, tetapi juga untuk urusan pekerjaan. Jika Anda ingin kurang memperhatikan proyek apa pun atau mengabaikannya, diskusikan dengan atasan Anda dan tentukan prioritas bersama.

Faktor lain yang perlu diingat adalah ekspektasi. Mereka adalah internal (berasal dari diri kita sendiri) dan eksternal (berasal dari orang lain), dan mereka juga harus dikontrol dan didiskusikan. Lebih baik mengevaluasi secara jujur ​​apa yang bisa dan tidak bisa Anda lakukan, apa yang ingin Anda lakukan, dan apa yang pasti tidak Anda minati. Dengan begitu Anda dapat memastikan bahwa Anda memenuhi harapan Anda.

3. Bekerja dengan sumber

Biasanya, semua tugas dapat dikelompokkan tergantung dari sumbernya: email, komputer kantor, panggilan, kehidupan sehari-hari, dan sebagainya. Ketika daftar tugas dari satu sumber menjadi sangat panjang, inilah saatnya untuk menanganinya.

Misalnya, di komputer kerja, Anda melakukan beberapa tugas profesional. Coba pisahkan menurut program, misalnya "proyek Kata”, “Proyek Adobe Premiere Pro”, “Proyek Excel”. Ya, akan ada lebih banyak daftar, tetapi akan jauh lebih pendek, dan akan lebih mudah bagi Anda untuk menavigasi.

4. Daftar Terpisah

Dimungkinkan untuk membagi daftar tugas yang panjang menjadi lebih pendek dan lebih nyaman tidak hanya berdasarkan sumber. Kriteria apa pun akan berhasil - waktu yang Anda habiskan untuk tugas, jumlah energi yang mereka ambil dari Anda, urgensi atau jenis tindakan. Hal utama adalah mudah bagi Anda untuk memilih hal berikutnya yang harus dilakukan.

5. Gabung daftar

Kasing yang terlalu kecil, sebaliknya, dapat digabungkan untuk meningkatkan efisiensi. Simpan daftar terpisah dari "hal-hal cepat" yang memakan waktu tidak lebih dari 5 menit, seperti menulis email ke klien atau menyalin teks ke dalam dokumen untuk diedit. Tugas-tugas ini dapat diselesaikan pada akhir hari atau pada saat lain ketika tidak ada cukup energi untuk sesuatu yang besar dan penting.