Mengapa manajemen waktu tidak berfungsi dan bagaimana cara menggantinya
Miscellanea / / July 08, 2022
Cobalah untuk menerapkan teknik manajemen fokus dan kelola bukan waktu, tetapi perhatian Anda.
Adam Grant
PhD, psikolog organisasi, penulis buku.
Beberapa tahun yang lalu, saat istirahat di kelas yang saya ajar, saya didekati oleh seorang manajer yang kebingungan bernama Michael. Bosnya berkata bahwa dia harus lebih produktif, jadi Michael mulai menganalisis dengan cermat untuk apa dia menghabiskan waktunya. Dia sudah mencoret rapat-rapat yang kurang penting dari jadwal dan tidak lagi melihat tugas-tugas yang bisa dia singkirkan. Dan tidak mengerti bagaimana melakukannya dengan lebih efektif. “Kamu mungkin mengira aku bercanda, tapi itu benar. Satu-satunya hal yang saya datangi adalah minum lebih sedikit air sehingga saya lebih jarang ke toilet, ”aku Michael.
Kita hidup dalam masyarakat yang terobsesi dengan produktivitas pribadi. Melahap buku-buku yang menjanjikan untuk mengajari kita bagaimana menjadi lebih efisien dan bermimpi tentang 4 jam kerja seminggu. Kami membual tentang betapa sibuknya kami. Nah, kunci utama produktivitas, menurut semua orang di sekitar, adalah manajemen waktu. Dan ini berarti bahwa jika kita belajar bagaimana merencanakan jadwal kita dengan lebih baik, kita dapat mencapai nirwana yang produktif.
Mengapa Manajemen Waktu Tidak Meningkatkan Produktivitas
Dalam 20 tahun mempelajari produktivitas, saya telah belajar bahwa manajemen waktu bukanlah jawaban untuk setiap masalah. Sebaliknya, ini adalah bagian dari masalah.
Sepanjang karir saya, saya sering mendengar pertanyaan yang sama: "Bagaimana melakukan lebih banyak?" Terkadang orang menanyakan hal ini karena mereka tahu saya seorang psikolog organisasi dan pakar produktivitas. Tapi kebanyakan karena mereka membaca di majalah atau di buku saya seberapa banyak yang bisa saya lakukan.
Saya tidak benar-benar merasa efisien. Saya jarang mencapai tujuan harian saya, jadi sulit bagi saya untuk menjawab pertanyaan ini.
Perhatikan💡
- 7 Rahasia Produktivitas yang Digunakan Para Pakar Saat Mereka Tidak Menyelesaikannya
Tetapi setelah berbicara dengan Michael, saya menyadari bahwa produktivitas kita tidak bergantung pada bagaimana kita mengatur waktu. Setiap hari kita diberi jumlah jam yang terbatas, dan manajemen waktu yang ketat hanya akan mengingatkan kita berapa banyak dari waktu yang kita buang. Jauh lebih baik menggunakan strategi lain - manajemen fokus, atau manajemen perhatian.
Apa itu manajemen fokus dan mengapa lebih baik daripada manajemen waktu?
Manajemen fokus adalah seni melakukan sesuatu untuk alasan yang tepat, pada waktu yang tepat, dan di tempat yang tepat. Dan tujuan utamanya adalah membagi tugas berdasarkan prioritas, tidak peduli berapa banyak waktu yang mereka ambil.
Praktik klasik manajemen waktu menyarankan untuk menetapkan tenggat waktu untuk menyelesaikan tugas. Saya mencoba metode ini saat menulis artikel ini. Target saya adalah 1.200 kata, jadi saya duduk di meja saya pada pukul delapan pagi dan memberi diri saya waktu tiga jam. Dengan perhitungan saya, ini memungkinkan saya untuk menulis enam kata per menit.
Saya menghabiskan enam menit pertama tanpa berpikir menatap kursor yang berkedip-kedip tanpa menulis sepatah kata pun. Kemudian saya penasaran berapa banyak kata yang bisa saya ketik per menit, jadi saya mengikuti tes online. Saya tidak menyukai hasilnya, jadi saya menemukan tes lain. Dan kemudian yang lain.
Saya akhirnya menyerah dan beralih ke manajemen fokus. Selama risetSEBUAH. Menganugerahkan. Memberi dan Menerima: Mengapa Membantu Orang Lain Mendorong Kesuksesan Kita untuk bukunya Take or Give? Saya telah menemukan bahwa orang-orang produktif tidak bertanya-tanya tujuan mana yang harus mulai dijalankan. Mereka secara alami bersandar pada proyek-proyek yang tidak hanya signifikan secara sosial, tetapi juga benar-benar menarik bagi mereka.
Jadi, alih-alih berfokus pada seberapa cepat saya ingin menyelesaikan artikel, saya bertanya pada diri sendiri mengapa saya menulisnya sama sekali. Jawabannya adalah:
- Saya sendiri dapat mempelajari sesuatu yang baru dengan memikirkan kembali penelitian saya.
- Saya akhirnya akan mengatakan sesuatu kepada orang-orang yang bertanya tentang produktivitas.
- Artikel ini dapat membantu seseorang.
Saya mulai berpikir tentang orang-orang tertentu yang akan membaca baris-baris ini. Itu mengingatkan saya pada Michael - dan boom! - pekerjaan telah dimulai.
Sangat sering, produktivitas kita menderita bukan karena kurangnya efisiensi, tetapi karena kurangnya motivasi. Produktivitas itu sendiri bukanlah suatu kebajikan, itu hanya sarana untuk mencapai tujuan. Selain itu, produktivitas hanya berbudi luhur ketika tujuan akhirnya layak.
Jika tujuan utama Anda adalah produktivitas itu sendiri, Anda harus terus-menerus mengandalkan tekad dan mendorong diri Anda untuk mencapai hasil. Tetapi jika Anda fokus pada apa yang memicu minat Anda dan membuat proyek itu berguna bagi orang lain, Anda akan didorong maju oleh motivasi alami.
Memeriksa😣
- Cara Mengetahui Apakah Anda Terobsesi Produktif dan Menemukan Keseimbangan
Cara Menggunakan Manajemen Fokus untuk Produktivitas
Saat Anda menerapkan teknik manajemen fokus dalam praktik, penting untuk memperhatikan kondisi yang tepat di mana Anda melakukan tugas. Saya dibesarkan di Michigan. Dan ketika saya kembali ke sana untuk menyelesaikan gelar master saya, saya membujuk teman saya dari Pantai Barat untuk bergabung dengan saya. "Terlalu dingin dan kelabu," jawabnya, tiba di Michigan saat badai salju. Dan memilih Stanford di California. Dan musim dingin berikutnya di Michigan adalah yang terdingin dan paling kelabu yang bisa saya ingat. Tetapi saya tidak pernah seproduktif ini - dalam cuaca seperti itu, sama sekali tidak ada yang bisa dilakukan selain bekerja!
Serangkaian studi menunjukkanJ. J. Lee, F Gin, b. R. Stat. Rainmakers: Mengapa cuaca buruk berarti produktivitas yang baik / Jurnal Psikologi Terapanbahwa cuaca buruk baik untuk produktivitas, karena kita cenderung tidak terganggu oleh pikiran untuk pergi ke suatu tempat. Para peneliti menemukan bahwa karyawan bank di Jepang menyelesaikan transaksi lebih cepat pada hari hujan, dan peserta dalam percobaan di Amerika Serikat selama cuaca buruk lebih efektif dalam mengoreksi kesalahan ejaan dalam karangan. Itulah mengapa saya memilih hari setelah badai salju untuk menulis artikel ini - kekacauan yang mencair di luar tampak sama sekali tidak menarik untuk berjalan-jalan.
Tetapi bagian favorit saya dari manajemen fokus bukanlah di mana, tetapi kapan. Paling sering, produktivitas kita menurun ketika kita dihadapkan pada tugas-tugas yang sebenarnya tidak kita inginkan, tetapi harus kita lakukan. Selama bertahun-tahun, saya yakin bahwa mereka harus diambil segera setelah proyek yang paling menarik, pada peningkatan energi dan motivasi.
Tapi kemudian rekan saya dan saya melakukan studi di toko bahan makanan Korea. Dan tahuJ. Shin, A M. Menganugerahkan. Bosan dengan Minat: Bagaimana Motivasi Intrinsik dalam Satu Tugas Dapat Mengurangi Kinerja pada Tugas Lain / Jurnal Akademi Manajemenbahwa ketika karyawan diberi tugas yang sangat menarik, mereka menunjukkan diri mereka jauh lebih buruk dalam tugas-tugas yang membosankan dan rutin. Mungkin ini karena efek perhatian sisaS. Leroy. Mengapa begitu sulit untuk melakukan pekerjaan saya? Tantangan sisa perhatian ketika beralih antara tugas kerja / Perilaku Organisasi dan Proses Keputusan Manusia. Kesadaran kita terus kembali ke tugas yang menarik, dan ini mengalihkan kita dari tugas yang tidak menarik.
Namun, dalam percobaan di mana kami menunjukkan video menarik kepada orang Amerika dan kemudian memberi mereka tugas untuk memasukkan data, kami menemukan mekanisme lain - efek kontras. Setelah video lucu, tugas rutin seperti memasukkan data tampaknya semakin tak tertahankan. Ini seperti makan sayuran setelah pencuci mulut. Karena itu, untuk mempertahankan perhatian selama tugas yang membosankan, lebih baik melakukannya setelah tugas yang sedikit lebih menarik. Nah, tinggalkan yang paling menarik untuk akhir sebagai hadiah. Dan ini bukan tentang waktu - ini tentang memilih saat yang tepat.
Cara menggunakan manajemen fokus untuk kreativitas
Saya pikir tujuan utama Anda tidak hanya untuk menjadi lebih produktif. Mungkin Anda juga ingin lebih kreatif.
Produktivitas dan kreativitas memerlukan strategi manajemen fokus yang berbeda. Produktivitas didorong oleh "filter" perhatian khusus yang memungkinkan kita secara sadar menutup pikiran yang mengganggu. Dan untuk kreativitas, sebaliknya, Anda harus menyingkirkan "filter" semacam itu.
Bagaimana cara mendapatkan yang terbaik dari setiap strategi? PADA buku "Timehacking" oleh Daniel Pink menulis tentang bagaimana ritme sirkadian membantu kita memilih waktu saat kita paling produktif. Lebih baik bagi orang yang bangun pagi untuk terlibat dalam pekerjaan analitis sedini mungkin saat mereka berada di puncak perhatian. Mereka harus meninggalkan tugas-tugas rutin di tengah hari, dan menunda tugas-tugas kreatif di malam hari, ketika orang yang bangun pagi cenderung berpikir lebih non-linear. Burung hantu memiliki jadwal yang berbeda: mereka lebih baik melakukan pekerjaan kreatif di pagi hari, dan menyimpan pekerjaan analitis hingga malam hari.
Ini bukan manajemen waktu, karena kita dapat menghabiskan jumlah waktu yang sama untuk tugas-tugas bahkan setelah kita mengatur ulang jadwal kita. Ini adalah manajemen fokus, jadi kami mencatat urutan yang lebih mudah bagi kami untuk menyelesaikan tugas, dan mendistribusikannya sesuai dengan itu.
Temukan lebih banyak lagi⏰
- Siapa yang lebih menguntungkan - burung hantu atau burung?
Hal penting lainnya yang harus dilakukan adalah mempertimbangkan kembali pendekatan perencanaan kerja. Saya suka ide Paul Graham yang penawaranP. Graham. Jadwal Pembuat, Jadwal Manajer membagi minggu menjadi "hari manajer" dan "hari pembuat". Pada "hari manajer" Anda membuat janji temu dan menelepon, dan pada "hari pembuat" Anda meluangkan waktu untuk pekerjaan kreatif, mengetahui bahwa Anda tidak akan terganggu oleh gangguan yang biasanya mengganggu pekerjaan Anda proses. Sayangnya, tidak semua orang memiliki kemewahan ini - untuk membagi hari dalam seminggu dengan cara ini. Jadi, Anda perlu mengukir momen kecil untuk kreativitas setiap hari.
Menurut hukum manajemen waktu, kita perlu mengisolasi diri dari semua gangguan. Tidak hanya dari orang-orang ketika kita diganggu oleh orang lain, tetapi juga dari orang-orang ketika kita menyela diri kita sendiri. Manajemen fokus menawarkan pendekatan yang berbeda - secara sadar memilih momen untuk mengalihkan perhatian.
Suatu ketika, ketika saya masih di sekolah menengah, saya menghabiskan seluruh hari Sabtu di depan TV. Pada akhirnya, saya merasa jijik dengan diri saya sendiri, tetapi saya tidak bisa mematikannya. Kemudian saya membuat aturan: Saya menyalakan TV hanya ketika saya tahu persis apa yang ingin saya tonton. Saya menerapkan aturan yang sama ke jejaring sosial: jika saya bekerja, saya pergi ke sana hanya untuk berbagi konten. Dan saya menelusuri feed hanya saat istirahat - misalnya, saat saya menunggu penerbangan atau beristirahat setelah berolahraga.
Kebanyakan penulis yang saya kenal menunggu "hari pencipta" untuk mulai menulis. Mereka yakin bahwa mereka akan membutuhkan setidaknya 4-6 jam untuk sepenuhnya membenamkan diri dalam masalah yang kompleks atau ide besar. Sebenarnya ada bukti darib. Boice. Mana yang Lebih Produktif, Menulis dalam Pola Binge of Creative Disease atau Moderasi? / Komunikasi tertulisbahwa penulis yang bekerja "binge" membuat kemajuan lebih sedikit daripada penulis yang bekerja dalam sesi singkat.
Masing-masing dari kita dapat mengambil beberapa langkah menuju tujuan dalam waktu yang sangat singkat. Ketika lulus diajariR. Boice. Profesor sebagai Penulis: Panduan Self-Help untuk Menulis Produktif menulis dalam interval 15 menit, mereka menyelesaikan disertasi mereka lebih cepat.
Jika Anda ingin menjadi lebih produktif, jangan menganalisis bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda. Lebih baik perhatikan apa yang menyerap perhatian Anda. Sekarang saya melihat jam tangan saya untuk pertama kalinya sejak saya ingat cerita tentang Michael. Ini 10:36 dan saya sudah menulis 500 kata lebih dari tujuan saya. Saya akan menyerahkannya kepada Anda untuk memutuskan apakah 156 menit ini dihitung sebagai penggunaan cerdas dari perhatian saya dan apakah beberapa menit membaca artikel ini dihitung sebagai penggunaan cerdas Anda.
Semua ini membawa saya ke pemikiran lain. Saya cukup yakin bahwa orang yang sangat efektif memiliki kebiasaan kedelapan. Mereka tidak membuang waktu mereka untuk belajar tujuh keterampilan orang yang sangat efektif.
Baca juga🧐
- Cara meningkatkan konsentrasi
- Suatu hari, satu hal. Cara termudah untuk sukses
- Bagaimana meningkatkan produktivitas Anda tergantung pada apakah Anda seorang introvert atau ekstrovert
Penawaran terbaik minggu ini: diskon dari AliExpress, LitRes, Christina, dan toko lainnya