10 cara membuat kalender kerja Anda seefisien mungkin
Miscellanea / / June 14, 2022
Luangkan waktu untuk menyelesaikan masalah dan tinggalkan manajemen waktu.
Duet sukses apa yang kamu tahu? Batman dan Robin, keripik dan sepak bola, Olivier dan Tahun Baru. Anda tahu apa lagi yang hebat bersama? Kalender dan produktivitas Anda. Serius, cobalah untuk meningkatkan hanya satu hal tanpa meningkatkan yang lain - Anda tidak mungkin berhasil. Berikut adalah beberapa cara untuk mengubah kalender kerja Anda menjadi alat yang efektif untuk mencapai tujuan Anda.
1. Jadwalkan liburan untuk menyelesaikan masalah
Setiap orang memiliki tugas yang tertunda untuk diselesaikan atau proyek yang harus dimulai untuk membangun, misalnya, bisnis impian mereka. Tapi kita jarang menemukan waktu untuk semua ini.
Rumus sederhana akan membantu memecahkan masalah: waktu × konsentrasi maksimum pada satu tugas. Jika tidak ada cukup waktu, maka perlu meningkatkan konsentrasi lebih banyak lagi. Dan untuk ini, Anda perlu menghilangkan semua gangguan.
Mulailah dengan menanyakan apa yang perlu Anda pelajari untuk maju dalam karier Anda. Kemungkinan besar, Anda akan menemukan beberapa tugas yang sangat besar yang sulit dilakukan tanpa adanya waktu luang. Dan di sini kita sampai pada hal yang paling penting - liburan untuk menyelesaikan tugas dan masalah penting. Berikut cara mengaturnya:
- Sisihkan 2-3 hari atau jumlah waktu lain di kalender Anda yang akan membantu Anda membuat kemajuan yang signifikan.
- Tambahkan hari lain. Untuk apa? Seringkali, kita melebih-lebihkan kekuatan kita.
- Fokus penuh pada tugas saat ini.
Perlakukan periode ini seperti liburan biasa. Selesaikan semua proyek pekerjaan saat ini terlebih dahulu. Peringatkan pelanggan atau rekan kerjabahwa Anda tidak akan berada di kantor hari ini. Nyalakan penjawab otomatis di email Anda sehingga tidak ada yang mengganggu Anda. Multitasking dan jejaring sosial juga sangat dilarang. Tugas Anda adalah fokus pada pekerjaan dan kemajuan.
2. Jadwalkan setahun ke depan
Merencanakan satu tahun penuh di muka terdengar seperti tugas yang monumental. Selain itu, tidak mungkin untuk memprediksi secara akurat apa yang akan terjadi di masa depan. Tentu saja, ini semua adalah argumen yang sangat bagus. Namun, rencana jangka panjang bisa menjadi kunci manajemen waktu yang baik.
Ini tidak berarti bahwa Anda diharuskan untuk menulis setiap menit dari 365 hari berikutnya. Tambahkan hanya hal-hal penting ke kalender Anda: pertemuan rutin, janji temu, ulang tahun, liburan, perjalanan, acara, dan tugas berulang. Pendekatan ini akan membantu mengurangi tingkat stres dan memastikan bahwa setiap hari Anda mengerjakan hal-hal yang sangat penting.
3. Ciptakan minggu yang sempurna
Sekarang setelah Anda memiliki rencana keseluruhan, saatnya untuk mempersempit sedikit dengan merencanakan minggu Anda. Ini bisa dilakukan setiap hari Minggu.
Merawat perencanaan bagaimana mengalokasikan anggaran, hanya dalam hal ini Anda perlu mengalokasikan waktu Anda. Dan, seperti halnya uang, pertama-tama Anda akan "menghabiskannya" dalam rencana Anda, yang ditulis di atas kertas.
Anda juga dapat menemukan topik untuk setiap minggu - tugas besar yang akan Anda kerjakan selama 7 hari ke depan.
4. Sederhanakan jadwal harian Anda
Tidak ada gunanya membuat rencana yang rumit dan panjang, sebaliknya semakin sederhana semakin baik.
Beberapa orang menggunakan skema yang menurutnya Anda perlu menyoroti tiga tugas utama hari itu. Ini mungkin efektif, tetapi metode ini juga memiliki beberapa celah. Misalnya, Anda dapat memilih tugas yang salah. Atau tidak tepat untuk menentukan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Selain itu, kasus lain selalu bisa tiba-tiba muncul, apa yang harus dilakukan?
Sangat mudah untuk membuat rencana yang sederhana namun efektif. Lihatlah yang jelas setiap hari jadwalGambar hari ini: Jadwal harian Benjamin Franklin / The Atlantic salah satu bapak pendiri Amerika Serikat, Benjamin Franklin. Bahkan ada tempat untuk kebiasaan baik.
- Dengarkan hari ini: mandi, sarapan, tugas pribadi, bersiap-siap untuk bekerja (3 jam).
- Tugas pagi (4 jam).
- Analisis proyek saat ini dan makan siang (2 jam).
- Tugas harian (4 jam).
- Makan malam, istirahat dan akhir hari kerja (4 jam).
- Mimpi (jam 7).
Anda dapat menggunakan jadwal ini sebagai templat, lalu melengkapinya dengan tugas Anda sendiri.
5. Perhatikan ritme sirkadian
Di dalam diri kita masing-masing ada "jam" khusus yang mendistribusikan energi sepanjang hari. Ini adalah ritme sirkadian. Mereka mendukung fungsi dasar dalam tubuh kita, seperti tidur dan terjaga. Jika Anda pernah bepergian ke kota atau negara dengan zona waktu yang berbeda, maka Anda mungkin mengerti betapa sulitnya menyesuaikan diri dengan ritme yang berbeda.
Hal yang sama berlaku untuk kalender kerja. Cobalah untuk mendistribusikan tugas di dalamnya tergantung pada ritme sirkadian: yang paling penting adalah merencanakan siang atau pukul 18:00, yang paling mudah - untuk pagi hari, pukul 15:00 atau larut malam. Dan yang terbaik adalah melacak tingkat aktivitas Anda sepanjang hari. Anda mungkin lebih produktif di tengah malam daripada di siang hari.
6. Istirahat
Banyak dari kita secara keliru percaya bahwa istirahat adalah buang-buang waktu. Pada akhirnya, lebih baik menghabiskan 15-20 menit itu untuk tugas-tugas penting.
Sebenarnya, pendekatan produktivitas ini sudah lama ketinggalan zaman. Terlebih lagi, istirahat teratur dapat sangat meningkatkan efisiensi. Tetapi mereka juga perlu didekati secara bertanggung jawab.
Jadwalkan istirahat terlebih dahulu, sebaiknya sesuai dengan ritme sirkadian, dan tentukan bagaimana Anda akan menghabiskan waktu luang Anda. Sebagai contoh, jalan-jalan di luar ruangan atau berolahraga di gym.
Hal utama adalah menemukan mean emas. Anda tidak boleh menyalahgunakan sisanya, tetapi bekerja tanpa henti tidak akan memberi Anda kepuasan. Atur timer untuk istirahat Anda dan perlakukan itu seperti rapat atau tugas penting lainnya.
7. Berhenti menggunakan manajemen waktu
Ini mungkin terdengar kontraproduktif, tetapi kenyataannya adalah waktu hampir tidak mungkin dikendalikan. Jadi, Anda perlu fokus pada apa yang dapat Anda kendalikan. Untuk menjadikan diri Anda dan kalender Anda lebih baik, perhatikan beberapa area:
- Energi. Daripada melibas tantangan baru, istirahatlah saat Anda lelah. Jadi Anda memulihkan energi dan meningkatkan efisiensi.
- Prioritas. Letakkan di kalender Anda dan kerjakan tugas prioritas terlebih dahulu. Jangan buang energi untuk tugas yang dapat didelegasikan, dijadwalkan ulang, atau diabaikan.
- Otak. Neuroplastisitas adalah kemampuan otak untuk membuat baru dan memulihkan koneksi saraf yang hilang. Semakin sering Anda mempraktikkan tugas-tugas tertentu, semakin mudah bagi Anda untuk mengerjakannya.
- Esensi. Hapus sampah yang tidak perlu dari kalender Anda, seperti tugas yang terlalu kecil, dan fokus pada yang vital.
- Fokus. Di sinilah berbeda teknologi. Misalnya, Pomodoro - 25 menit kerja dan 5 menit istirahat. Atau aturan 52/17 - 52 menit kerja dan 17 menit istirahat. Ini akan menjaga perhatian Anda sepanjang hari.
- emosi. Pengalaman negatif tidak hanya mengganggu, tetapi juga melelahkan. Tambahkan aktivitas menyenangkan ke kalender Anda dan luangkan waktu untuk perawatan diri. Dengan cara ini Anda dapat menghindari kelelahan.
8. Dorong diri Anda untuk mengubah tugas
Untuk memotivasi diri sendiri, aktifkan pengingat kalender di ponsel cerdas Anda atau bahkan setel pengatur waktu dapur biasa. Hal utama adalah bahwa suara itu tidak mengganggu Anda, tetapi dengan lembut meminta Anda untuk beralih ke hal berikutnya. Ini akan membantu Anda tetap pada jadwal Anda tanpa melepaskan diri dari tugas-tugas sebelumnya.
9. Jangan takut spasi
Jika Anda merencanakan sesuatu dengan hati-hati, Anda mungkin akan melihat celah di kalender Anda. Dan ini benar-benar normal. Dengan alasan, tentu saja. Jika ada jeda dua jam di antara tugas, ada baiknya dipertimbangkan, tetapi istirahat 30 menit cukup alami. Selama waktu ini, Anda dapat mempersiapkan pertemuan baru, menyelesaikan masalah mendesak, menyelesaikan tugas yang sulit, bermeditasi, melakukan beberapa latihan peregangan, atau mengevaluasi kemajuan Anda untuk hari itu.
10. Hindari Pola
Kalender elektronik secara default mengalokasikan jam standar untuk setiap tugas, tetapi ini bukan penemuan terbaik. Ada banyak hal yang bisa dilakukan dalam 30 menit. Dan informasi terpenting dari rapat kerja dapat dengan mudah ditampung dalam 15 menit.
Jangan mengandalkan standar - alokasikan waktu sebanyak yang Anda butuhkan untuk bekerja.
Baca juga🧐
- 15 fitur Google Kalender yang harus Anda gunakan sepenuhnya
- Mengapa kalender lebih baik daripada daftar tugas
- Kalender yang akan mengatur segalanya dalam hidup