8 kesalahan yang membuat daftar tugas tidak berfungsi
Miscellanea / / April 22, 2022
Kebanyakan dari mereka tidak sulit untuk dihindari sama sekali.
Daftar tugas membantu Anda merencanakan hari Anda dengan jelas dan fokus pada tugas-tugas penting. Tetapi Anda harus berhati-hati: satu kekurangan - dan alat yang berguna ini berubah menjadi tempat pembuangan yang kacau yang tidak mungkin untuk ditangani. Pakar produktivitas telah mengidentifikasi beberapa kesalahan daftar tugas yang paling umum dan cara menghindarinya.
1. Jangan menulis sesuatu
Poin yang jelas, tetapi masih perlu diingat: jika Anda menyimpan daftar tugas secara eksklusif di kepala Anda, maka Anda pasti akan melupakan sesuatu. Menuliskan sesuatu di buku catatan kertas, catatan di ponsel, atau dokumen di komputer akan membantu Anda mendapatkan gambaran yang jelas, bahkan saat pikiran Anda mulai kacau karena kelelahan.
Sosiolog dan pelatih manajemen Jen Yager mencatat bahwa ini juga memungkinkan Anda untuk lebih bertanggung jawab atas tugas. "Hal-hal berbeda yang menarik Anda ke arah yang berbeda menghilang begitu saja karena Anda memiliki rencana yang jelas di depan mata Anda," jelas sang ahli.
2. Perlakukan daftar tugas Anda seperti daftar keinginan
Tentu saja, akan menyenangkan untuk menerapkan ide yang muncul di benak Anda beberapa hari yang lalu, tetapi tanyakan pada diri sendiri: "Apakah saya benar-benar ingin melakukan ini hari ini?"
Pakar dan penulis manajemen waktu buku “Merasa tenang. Produktivitas dan ketenangan pikiran di era tenggat waktu yang terus-menerus ” Laura Vanderkam percaya bahwa tidak masuk akal untuk menambahkan ke daftar tugas-tugas yang tidak Anda rencanakan untuk diselesaikan. “Mereka juga akan tetap dibatalkan jika Anda tidak mencantumkannya. Selain itu, ini akan membantu menghindari perasaan bersalah, ”catat ahli itu.
Buat daftar terpisah untuk hal-hal besar dan proyek yang ingin Anda lakukan, tetapi nanti. Pakar produktivitas David Allen menyebut ini daftar "mungkin suatu hari nanti". Pendekatan ini memungkinkan Anda untuk menyimpan ide-ide Anda dan tidak membebani agenda harian.
“Ingat bahwa daftar tugas adalah alat produktivitas, bukan daftar ajaib tentang apa yang ingin Anda capai,” ingat Jen Yager.
3. Tambahkan terlalu banyak tugas ke daftar
Menurut Laura Vanderkam, salah satu kesalahan terbesar adalah terlalu ambisius saat membuat daftar. Lebih baik membuatnya lebih pendek dan memprioritaskan tugas.
“Daftar tugas harus terdiri dari 3-5 tugas yang akan Anda selesaikan hari ini. Ya, Anda memiliki lebih banyak proyek yang membutuhkan perhatian. Tapi idealnya, daftar tugas adalah semacam kontrak dengan diri sendiri. Anda berjanji pada diri sendiri untuk memenuhi tugas-tugas ini dengan tepat, apa pun hal-hal lain yang muncul, ”simpul sang ahli.
Dan tugas-tugas yang kurang penting selalu dapat didistribusikan pada hari-hari terdekat dalam seminggu atau sebulan.
4. Jangan pecahkan hal besar menjadi langkah kecil
Seringkali hal-hal masuk dalam daftar yang membutuhkan beberapa langkah untuk diselesaikan sekaligus. Proyek besar seperti itu harus diperlakukan dengan hati-hati.
Mike Vardy, pencipta blog produktivitas Productivityist, percaya bahwa tanpa membagi tugas besar menjadi bagian-bagian kecil, Anda tidak akan mencapai hasil yang maksimal.
Pelatih produktivitas Grace Marshall menambahkan bahwa dengan daftar campuran yang besar, seperti membangun situs web, dan hal-hal kecil, seperti memesan kumpulan kartu nama baru, kami cenderung menunda proyek besar untuk setelah.
“Ini terjadi karena ketika kita berada dalam mode aksi, kita ingin melakukan tugas-tugas sederhana yang pasti bisa kita selesaikan. Ini seperti permainan komputer yang membuat ketagihan. Kami tidak pernah ditawari untuk menyelamatkan dunia dari zombie atau menemukan harta karun dalam satu langkah. Sebaliknya, kami melewati satu tingkat demi satu dan menyelesaikan semua misi secara bergantian, ”jelas Grace Marshall.
5. salah frasa
Blogger Michael Vardy menyarankan untuk selalu menggunakan kata kerja. Alih-alih frasa pendek seperti "Seryozha, email" tetap gunakan frasa yang jelas, misalnya: "Kirim angka penjualan ke Sergey melalui email."
“Bayangkan bahwa Anda perlu menyerahkan tanggung jawab kepada orang lain. Jika Anda memulai deskripsi tugas dengan kata kerja, akan lebih mudah bagi seseorang untuk memahami apa yang dituntut darinya. Anda berasal dari masa depan dan ada orang itu. Sederhanakan tugas Anda dan singkirkan kata-kata yang tidak jelas,” rekomendasi Michael Vardy.
6. Perlakukan kotak masuk Anda sebagai daftar tugas
Jika Anda membiarkan email yang masuk dalam surat mengontrol hari Anda, Anda akan membuang-buang waktu untuk menyelesaikan masalah orang lain. “Jujur saja: aliran pesan tidak pernah mengering. Tidak heran kami merasa seperti kami tidak memiliki energi untuk melakukan hal lain,” kata pelatih produktivitas Grace Marshall.
Pikirkan tentang tujuan strategis Anda - proyek proaktif yang ambisius, harapan untuk tahun ini, atau arahan global untuk pembangunan. Seberapa sering semua ini muncul di email Anda? Jika jarang, maka lebih baik mengalihkan perhatian Anda ke tugas lain.
7. Jangan luangkan waktu untuk istirahat
Istirahat berkala, seperti berjalan-jalan di taman atau latihan pernapasan selama lima menit, membantu Anda memulihkan tenaga dan mendapatkan kekuatan. Dan ini tidak kalah pentingnya dengan menghapus tugas berikutnya dari daftar.
“Banyak orang merasa tidak ada gunanya menambahkan sesuatu yang 'tidak produktif' ke dalam daftar mereka. Namun, sedikit istirahat membantu untuk fokus lebih dalam dan lebih efektif pada tugas-tugas berikutnya. Biarkan istirahat menjadi sesuatu yang alami dan tidak perlu dipertanyakan lagi bagi Anda. Ini akan menyeimbangkan energi Anda, tetap fokus, dan mencegah kelelahan,” kata konsultan kesehatan dan psikolog Lee Chambers.
8. Buat daftar tugas yang tidak perlu
Itu selalu menyenangkan untuk memeriksa apa yang telah Anda lakukan. Tetapi ini tidak berarti bahwa ada baiknya menambahkan sejumlah besar tugas dasar ke jadwal Anda.
“Meskipun ada manfaat untuk merekam aktivitas dan kebiasaan kecil, mereka memiliki lebih banyak kerugian. Menjadi lebih sulit bagi kita untuk memprioritaskan tugas, daftar menjadi lebih rumit, dan terkadang ada produktivitas beracun yang mengarah pada kerja berlebihan dan penundaan. Selain itu, mungkin ada perasaan palsu bahwa kami berhasil melakukan banyak hal dalam sehari, meskipun sebenarnya kami mengacaukan hal-hal dasar, ”kata Lee Chambers.
Untuk kebiasaan dan ritual kecil, seperti pengingat untuk minum vitamin atau olahraga, ahli merekomendasikan penggunaan aplikasi khusus seperti pelacak kebiasaan.
Baca juga🧐
- Cara cepat dan mudah merencanakan seminggu menggunakan daftar lari
- Sistem perencanaan sederhana untuk mereka yang bosan dengan manajemen waktu, tujuan, dan daftar tugas
- 9 daftar sederhana yang akan membantu Anda menjadi lebih produktif