7 Rahasia Produktivitas yang Digunakan Para Pakar Ketika Mereka Tidak Menyelesaikannya

Ketika ada lebih banyak pekerjaan, kita mulai tenggelam dalam proyek dan melanggar tenggat waktu. Lemparkan tekanan hidup, dan daftar tugas menjadi seperti Everest, yang tidak mungkin ditaklukkan. Anda akan terkejut, tetapi pakar produktivitas menghadapi masalah yang sama. Khusus untuk kasus ini, mereka memiliki beberapa solusi sederhana namun sangat efektif.

1. Meminta bantuan

Segera setelah editor majalah Wired Alan Henry menyadari bahwa dia telah mengambil terlalu banyak proyek, dia berhenti dan mengurutkan tugas berdasarkan kepentingannya.

“Ini adalah bagian tersulit. Tetapi bukan karena Anda perlu mengatur tugas - itu mudah - tetapi karena Anda perlu istirahat dan menyadari seluruh lingkup pekerjaan. Terkadang tampak konyol untuk beristirahat hanya untuk mulai bekerja lagi nanti, terutama saat Anda kewalahan atau tidak mampu mengimbanginya. Tetapi perlu untuk mengembalikan kejernihan pikiran. Jalan-jalan, minum segelas air, pastikan sudah makan siang,” kata Henry.

Setelah istirahat seperti itu, dia merekomendasikan untuk membagi hal-hal berdasarkan prioritas, kepentingan, dan kemampuan untuk mendelegasikan. Yang terakhir dalam hal ini tidak berarti "memberikannya kepada seseorang". Intinya adalah mengalokasikan lebih banyak waktu untuk beberapa tugas, menghubungi rekan kerja dengan beberapa, dan menolak beberapa.

Henry menyarankan untuk tidak malu meminta bantuan. Anda tidak harus bertanggung jawab atas semuanya sendiri. Jika Anda memiliki kesempatan untuk bersandar pada rekan kerja, gunakan itu.

2. Tulis semuanya di atas kertas

Konsultan manajemen waktu Anna Dirmon Kornik suka menuliskan pemikiran dan pertimbangannya di atas kertas. Dia membagi lembaran itu menjadi empat bagian yang sama. Yang pertama untuk tugas-tugas yang mutlak harus dilakukan, yang kedua untuk dikerjakan, yang ketiga untuk dikerjakan, dan yang keempat untuk dikerjakan. Kemudian ahli mendistribusikan kasus ke dalam kategori, dan kemudian, sudah di dalam masing-masing kategori, berdasarkan prioritas.

Cornick membandingkan teknik ini dengan saringan, yang membantu "menyatukan" tugas, meninggalkan yang paling penting, memahami di mana harus memulai, dan dengan tenang mulai bekerja.

3. Singkirkan kelebihan

Pengarang buku "Tahun Produktif Saya" Chris Bailey secara teratur mendaftar semua proyek saat ini. Dan kemudian dia melakukan hal yang sama seperti Alan Henry: dia memutuskan kasus mana yang bisa ditinggalkan, dan mana yang bisa dialihkan ke orang lain.

Bailey mendistribusikan proyek yang tersisa sesuai dengan tenggat waktu. Jika dia tidak punya waktu untuk sesuatu, dia mencoba memperingatkan bahwa tugas itu akan tertunda. Dan jika dia mengerti bahwa dia akan menyelesaikan, sebaliknya, lebih cepat dari jadwal, dia memberi tahu bahwa mungkin untuk menutupnya terlebih dahulu.

4. Akui kamu tidak bisa melakukannya

Konsultan manajemen waktu Pamela L. Reed mencoba untuk secara konsisten mengerjakan tugas, tetapi terkadang dia masih terganggu. Pada saat-saat seperti itu, beberapa latihan membantunya:

• Cari tahu di mana dia. "Kepalaku berputar, aku butuh bantuan!"
• Tetapkan prioritas dan pahami: pekerjaan harus dilakukan sekarang atau dalam waktu dekat, atau dapat ditunda hingga nanti.
• Batasi gangguan – kurangi periksa media sosial atau alokasikan waktu tertentu untuk tugas-tugas kecil yang berulang.
• Tutup pintu, tetap sendiri, beri diri Anda periode waktu tertentu dan benamkan diri Anda dalam tugas.

5. Berinteraksi dengan cepat dengan orang lain

Konsultan produktivitas Rachel Izip lebih memilih untuk beristirahat karena mengerjakan banyak tugas sekaligus menyebabkan kelebihan informasi. Selama istirahat, dia tidak memeriksa email atau telepon dan tidak mencoba mengambil hal pertama yang muncul untuk menyelesaikan setidaknya sesuatu, tetapi dia mencoba untuk tenang dan memutuskan apa yang harus dilakukan selanjutnya.

Pakar dengan hati-hati melihat proyek itu sendiri dengan tenggat waktu dan menentukan apakah mereka perlu dilakukan secara mandiri atau apakah itu merupakan upaya tim. Jika Anda bekerja bersama-sama, maka Anda perlu berinteraksi sekarang. Misalnya, tulis "Ini adalah tenggat waktu baru kami" atau "Saya akan dapat menunjukkan kepada Anda bagian pekerjaan saya pada akhir hari." Bagaimanapun, Anda harus memberi tahu rekan kerja Anda tentang apa yang terjadi sesegera mungkin.

6. Ajukan satu pertanyaan klarifikasi

Pelatih bisnis Kathy Wussow percaya bahwa prioritas yang jelas membantu mengatasi hambatan di tempat kerja. Jika Anda memiliki manajer proyek atau bos, terkadang hanya masalah menjangkau mereka: “Ini adalah proyek yang saya miliki saat ini. Yang mana yang menjadi prioritas?

Jika Anda menentukan sendiri pentingnya tugas, gunakan pertanyaan ini: "Tugas mana yang perlu diselesaikan atau dihapus dari daftar sekarang sehingga yang lain juga dapat diselesaikan atau menjadi lebih mudah"? Jawabannya akan membantu Anda memahami dari mana harus memulai.

7. tenang

Pakar produktivitas Samphie Wye mencatat bahwa orang biasanya mencari solusi sederhana untuk masalah. Namun, untuk benar-benar produktif, Anda perlu berlatih manajemen stres secara teratur, gigih, mampu memprioritaskan, dan mengatur waktu dan tugas.

Wye sendiri pertama-tama melatih perasaannya - dia bermeditasi atau melakukan praktik lain. "Anda memahami bahwa Anda telah mencapai hasil ketika jantung mulai berdetak dengan kecepatan normal, otot-otot, rahang bawah dan bahkan alis mengendur, dan pernapasan menjadi teratur lagi," jelas sang ahli.

Dia kemudian menuliskan tugas yang harus diselesaikan. “Masalahnya jauh lebih mudah dipecahkan ketika Anda melihatnya di depan mata Anda,” kata Wye. Setelah itu dia menggunakan Matriks Eisenhower — berurusan dengan hal-hal yang mendesak dan penting, mengalokasikan waktu dalam jadwal untuk hal-hal penting tetapi tidak mendesak, mendelegasikan kepada orang lain tugas-tugas mendesak yang bukan bagian dari tugasnya, dan mencoret sisanya.

Jika Anda tidak bisa fokus, Samphie Wye menyarankan untuk mencoba mendorong tenggat waktu. “Paling sering saya terkejut melihat seberapa banyak pengertian yang ditunjukkan orang-orang terhadap masalah saya,” catat para ahli.