Efisiensi dalam bahasa Jepang! Apa itu Kanban dan prinsip apa dari metode ini yang mungkin berguna bagi Anda?

Apa itu

Diterjemahkan dari bahasa Jepang, istilah ini berarti "papan reklame, tanda". Dan ini dengan sempurna menangkap esensinya. Sistem manajemen bisnis ini memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan alur kerja dan memecahnya menjadi beberapa tahap. Jika Anda melakukan semuanya dengan benar, Anda bisa mendapatkan hasil yang diinginkan tepat pada waktunya - tanpa tenggat waktu dan karyawan yang kelelahan.

Bagaimana Kanban muncul?

Konsep kanban dikembangkan dan pertama kali diterapkan oleh raksasa otomotif Jepang Toyota. Pada tahun 1959 perusahaan mulaiSejarah Kanban / Alat Kanban untuk menguji sistem ini dan sudah pada tahun 1962 mentransfer semua produksinya ke sana. Semuanya dimulai secara kebetulan: para insinyur di pabrik Toyota di Amerika mulai melakukan perjalanan keliling negeri dan sangat terkesan dengan manajemen supermarket lokal. Stok barang diisi ulang segera setelah rak kosong, dan tidak bergantung pada persediaan. Organisasi kerja ini mengilhami para manajer untuk merevisi pekerjaan perusahaan pada umumnya dan gudang pada khususnya. Kartu sinyal digunakan, dan karyawan dapat mengontrol proses produksi secara mandiri.

Bagaimana sistem terlihat dalam praktik

Katakanlah Toyota menghitung rencana penjualan tahunan, memecahnya menjadi beberapa bulan, dan mendapatkan rata-rata produksi mobil harian. Manajer penjualan menegosiasikan penjualan dengan dealer. Saat ini, gudang sudah mengetahui berapa banyak mesin jadi yang perlu diproduksi, dan menyiapkan kartu untuk setiap bengkel. Mereka menunjukkan berapa banyak suku cadang yang perlu dibuat, jumlahnya, departemen yang bertanggung jawab dan rantai selanjutnya. Segera setelah siap, beberapa kartu dikeluarkan dan yang lain dikeluarkan dengan indikasi suku cadang baru.

Berkat "konveyor kartu" ini, perakitan mobil secara bertahap terjadi. Pada saat yang sama, akurasi dipastikan dalam segala hal: baik dalam jumlah suku cadang yang diperlukan, dan dalam volume produksi, dan dalam penjualan. Semuanya dilakukan saat dibutuhkan, dan gudang tidak bekerja pada pembentukan kelebihan stok. Selain itu, filosofi ini memungkinkan Anda untuk menemukan cacat pada setiap tahap pekerjaan. Lagi pula, jika Anda memecah tugas besar menjadi beberapa tugas kecil, akan lebih mudah untuk mengontrol proses dan mengidentifikasi kekurangan di setiap tahap.

Prinsip Dasar Kanban

Metode Kanban dianggap nyaman karena hanya mencakup beberapa prinsip.

visualisasi

Pertama, Anda perlu membuat papan tulis - virtual atau nyata - dan mendedikasikannya untuk tugas yang ada. Prosesnya dipecah menjadi beberapa tahap, yang ditempatkan satu per satu dalam bentuk kartu. Skema kanban paling sederhana dapat terdiri dari tiga langkah: apa yang perlu dilakukan, apa yang sedang berlangsung, dan apa yang telah dilakukan. Tetapi jumlah tahapan bisa berapa saja - sebanyak yang dibutuhkan untuk produksi.

Keseimbangan

Banyak orang tahu perasaan ketika sesuatu ditumpuk di atas satu sama lain dan berubah menjadi bola salju besar. Untuk mencegah hal ini terjadi, Anda perlu menentukan dengan jelas berapa banyak tugas yang dapat Anda, karyawan, atau departemen Anda selesaikan dengan kualitas tinggi dalam kerangka waktu yang tersedia. Rencana untuk minggu, bulan, kuartal harus realistis.

Tindakan

Kanban mengajarkan bahwa Anda tidak harus terus-menerus merencanakan. Penting untuk menyelesaikan sesuatu. Oleh karena itu, prioritasnya adalah tugas yang tidak terpenuhi. Untuk menyelesaikan akumulasi dengan cepat, Anda dapat menghubungkan karyawan lain atau merevisi penggunaan sumber daya.

Urutan

Agar kanban berfungsi, Anda harus mengikutinya selama satu atau dua hari. Periksa kartu di papan dan jangan melompat dari satu tugas ke tugas berikutnya. Penting untuk mematuhi prinsip "khusus ke umum" dan tetap tenang.

Kesempurnaan

Kanban memungkinkan Anda untuk memahami berapa banyak tugas yang ada di dalam proses dan pada tahap apa mereka terhenti. Hal ini memungkinkan kami untuk menemukan cacat dalam pekerjaan secara tepat waktu dan menghilangkannya.

Area apa yang cocok untuk Kanban?

Metode itu diadopsi tidak hanya di industri otomotif. Kanban sangat serbaguna sehingga dapat dengan mudah diimplementasikan di hampir semua bidang. Saat ini, ini adalah salah satu cara paling populer untuk mengatur pekerjaan di bidang TI. Ini juga berhasil digunakan dalam konstruksi, SDM, ritel, pengadaan, dan bahkan perbankan.

Selain itu, kanban bahkan dapat digunakan untuk membedakan antara tugas pribadi dan pekerjaan. Dan bahkan untuk anggaran keluarga dan perencanaan liburan.

Bagaimana menerapkannya ke dalam pekerjaan

Semuanya sangat sederhana: Anda memerlukan papan dan kartu. Anda bisa menggunakan cara kuno menggunakan white board besar yang pasti ada di setiap kantor. Karyawan akan dapat menempelkan stiker tugas di atasnya dan mengikuti prosesnya.

Anda dapat beralih ke instrumen virtual. Misalnya, Trello adalah layanan yang intuitif dan nyaman (dan juga gratis). Ini tersedia tidak hanya di komputer, tetapi juga sebagai aplikasi seluler, yang memungkinkan Anda untuk selalu tahu. Ada program lain, Kaiten, dengan masa percobaan gratis selama 14 hari. Ini memperhitungkan salah satu prinsip utama kanban - konsistensi. Setiap karyawan dapat diberikan sejumlah tugas terbatas: dia tidak akan dapat menggantung yang baru di papan sampai dia menyelesaikan yang lama.