Cara efektif menggunakan auto-balasan ke e-mail

Madden apakah balasan otomatis untuk surat Anda dalam gaya "Halo, saat ini saya tidak bisa menjawab surat Anda." Terutama ketika semua lampu dan respon yang diperlukan "kemarin". Respon ini menyebabkan iritasi pada manusia dan emosi negatif lainnya, dan alasan mengapa Anda tidak bisa sekarang menanggapi permintaan tersebut, mereka benar-benar tidak peduli.

© foto

Dalam rangka untuk sekali lagi tidak orang pemilik dapat mengganggu, menyebabkan mereka memahami dan mungkin senyum, sedikit dapat mengedit balasan standar.

Hindari jelas

Untuk memulai, memulai dengan jawaban, yang lebih menjengkelkan dan semua yang Anda tidak harus digunakan.

Saya menerima surat Anda. Pertama, hal ini tidak sepenuhnya benar. Karena surat itu telah jatuh ke dalam kotak Anda, tetapi jika Anda pernah melihat atau membacanya - adalah pertanyaan lain. Jika Anda tidak membaca, maka baik diabaikan, atau Anda memiliki hal-hal lebih baik untuk dilakukan. Dan itulah mengapa itu bahkan lebih menjengkelkan.

Saya membaca surat Anda sesegera mungkin.

Cuti jawaban tersebut sangat berisiko. Pertama, setiap orang memiliki ide mereka kerangka waktu sendiri "mungkin waktu sesingkat". Kedua, meninggalkan jawaban berikut untuk siapa saja yang mengirim surat pada periode panas pekerjaan Anda, Anda meninggalkan orang berharap untuk mendapatkan jawaban ini "sesegera mungkin." Menjawab banyak surat dari periode waktu hanya tidak realistis. Dan orang yang tersinggung, jengkel dan marah.

Terima kasih untuk pesan Anda. Courtesy - itu baik. Tapi apa adalah penggunaan Anda "terima kasih" jika Anda masih tidak menjawab surat-surat? Orang meluangkan waktu untuk menulis surat, dan sebagai imbalannya menerima surat standar terima kasih dan ketenangan. Ternyata bahwa Anda tidak hanya tidak menanggapi surat-surat mereka, tetapi juga terbukti sangat tulus.

Silakan mengharapkan respon dalam waktu 24-48 jam. Tanggapan ini kurang menjengkelkan dan dapat lebih berguna, sebagai manusia menunjukkan jangka waktu tertentu. Tapi jika Anda tahu bahwa masih tidak punya waktu, lebih baik untuk menolak seperti auto-reply atau pilih waktu lain - kurang dari jelas. Seperti "menunggu jawaban dalam waktu 3-5 hari."

Cobalah untuk membangkitkan dalam diri manusia baik hati

Artinya, memilih jawaban yang tidak akan menyebabkan iritasi dan meninggalkan orang dalam suasana hati yang baik. Anda tidak akan perlu menggunakan auto responder, jika Anda tidak begitu sarat dengan pekerjaan. Itu saja dan harus mengatakan dalam pesan tersebut. Untuk orang-orang memahami bahwa Anda tidak bisa menjawab, bukan karena mereka terlalu malas atau Anda tidak peduli apa yang tertulis di sana. Dan karena Anda memiliki alasan yang baik untuk ini.

Menulis sesuatu seperti - "Saat ini saya sangat sibuk bekerja dan tidak memiliki waktu untuk memproses pesan. Tapi untuk menjawab surat Anda secepat mungkin. Terima kasih atas kesabaran dan pengertian. "

Pada akhirnya, jika jawabannya adalah sangat penting, orang itu bisa hanya menelepon Anda dan mencari tahu semua yang Anda butuhkan, selama satu menit.

Gunakan humor

Humor untuk tempat dan di benar-benar membantu kelancaran atas situasi. Kadang-kadang satu senyum, dan sekaligus jatuh ke tempatnya, dan frustrasi dan kemarahan menghilang. Coba gunakan dalam auto-balasan Anda. Hanya ingat di sini bahwa setiap orang memiliki rasa humor dan beberapa jawaban mungkin tidak tampak begitu konyol. Oleh karena itu, bercanda dengan mudah dan pada topik umum.

Ini bisa menjadi sesuatu seperti "Saya ditutupi dengan avalanche kerja. Begitu pekerjaan penyelamatan menggali saya keluar dari puing-puing akan selesai, saya akan membaca surat Anda dan menjawabnya, "dll

Singkatnya - adik bakat

Balasan otomatis tidak harus sangat lama (atau dia hanya tidak membaca sampai akhir, plus Anda juga mengambil waktu manusia, yang mengharapkan respon normal dalam kasus ini) dan, idealnya, terdiri dari tiga poin:

1. Surat ini merupakan respons otomatis.
2. Alasan mengapa hal itu dikirim ke email ini.
3. tindakan lebih lanjut dari penerima surat. Misalnya, Anda sedang berlibur, dan selama periode ini Anda mengganti begitu-dan-begitu, dalam segala hal menyebutnya: nama dan rincian kontak dari wakil Anda.

Jika Anda mendekati untuk masalah ini secara kreatif dan benar menulis penerima mengganggu semua seperti auto-respon tidak akan lagi. Terutama jika Anda meninggalkan ada kontak manusia, yang dalam ketiadaan memecahkan semua masalah.

tip bonus

Kevin Rose, yang kotak diisi sampai jumlah yang luar biasa dari email setiap hari, mengubah pengaturan, dan menciptakan "kebangkrutan filter." Kadang-kadang, meskipun upaya terbaik kita, kita kehilangan pesan penting. Oleh karena itu Kevin mengusulkan untuk membuat auto responder yang mengirim pesan tersebut setelah dua minggu:

"E-mail Anda (alamat) tidak dibuka dalam waktu 14 hari. Dalam rangka untuk mengurangi seminimal mungkin akumulasi email, itu ditempatkan dalam arsip. Jika Anda masih ingin mendapatkan jawabannya, hanya tekan «Jawab» (jawaban) dan pesan Anda secara otomatis akan ditempatkan dalam antrian prioritas. Terima kasih. "

Hal ini tentunya bukan yang paling respon sopan, tetapi jika Anda tidak berurusan dengan laporan membanjiri Anda, dapat membantu banyak. Pertama, Anda memberikan orang tahu bahwa suratnya tidak dihapus atau membaca dan terjawab; kedua, jika itu penting baginya, ia akan sekali lagi mengingatkan dirinya sendiri dengan mengirimkan pesan dalam antrian untuk membaca; dan akhirnya, ketiga, Anda meminta maaf atas apa yang belum sempat membaca surat itu.