Bagaimana membantu karyawan baru beradaptasi jika pekerjaan jarak jauh
Miscellanea / / December 01, 2021
Sebuah instruksi bagi mereka yang tidak ingin orang melarikan diri dari perusahaan dalam beberapa minggu.
Anastasia Borovskaya
Dengan dimulainya pandemi virus corona, pasar tenaga kerja telah berubah secara dramatis. Wawancara telah berpindah ke format online, perusahaan telah memindahkan karyawan ke lokasi yang jauh, dan untuk melamar pekerjaan, Anda tidak perlu lagi datang ke kantor.
Dalam kenyataan yang tidak biasa, metode orientasi yang sudah lama ada untuk karyawan telah berhenti bekerja: sekarang pendatang baru mungkin tidak muncul di kantor selama berminggu-minggu atau bahkan tinggal di kota lain.
Bagaimana orientasi online berbeda dari biasanya
Pada pandangan pertama, tampaknya bekerja dari jarak jauh adalah pilihan yang bagus untuk pemula. Dia tidak harus berkomunikasi dengan rekan-rekan yang cerewet, membuang waktu untuk mengesankan "penjaga lama" atau mempertahankan semacam citra. Faktanya, semua komunikasi akan menjadi seperti bisnis dan lebih jarang.
Dan inilah tepatnya kesulitan utama dari onboarding online. Karyawan baru itu mendapati dirinya tidak berhubungan dengan kehidupan kantornya yang biasa. Dia tidak memasak dalam kuali umum nilai-nilai perusahaan: dia tidak berbicara dengan rekan kerja selama istirahat, tidak berkomunikasi dengan orang-orang dari departemen lain yang tidak perlu, dan merindukan hal-hal umum. aktivitas. Dan orang seperti itu tidak mungkin memiliki keterikatan pada kantor yang nyaman di tempat yang indah. Jadi jauh lebih sulit untuk memotivasi karyawan baru dan mempertahankannya untuk waktu yang lama.
Selain itu, di kantor dan di lokasi terpencil, alat adaptasi sangat berbeda.
Tugas | Kantor | Terpencil |
Kenalan dengan perusahaan (misi, nilai, budaya perusahaan) | Velkam-pelatihan, souvenir perusahaan, presentasi | Dokumen dan presentasi resmi, pertemuan online |
Temui Tim | Jalan-jalan di sekitar kantor, pesta penyambutan, merencanakan pertemuan dengan kenalan dan penjelasan tugas | Rapat online |
Acara perusahaan | Membangun tim, acara perusahaan offline, pelatihan penuh waktu, makan bersama, istirahat merokok | Game, pesta, dan pelatihan online |
Dan perusahaan menggunakan skema non-kerja dan tidak mengatasi adaptasi pendatang baru ke lokasi terpencil, atau umumnya melupakan orientasi ketika datang ke lokasi terpencil. karyawan. Yang terakhir ditinggalkan sendirian di rumah dan tidak ditawari bantuan atau bimbingan apa pun. Dan kemudian orang-orang dengan cepat meninggalkan perusahaan tanpa benar-benar mengenali siapa pun.
Apa tugas utama adaptasi online
Ada dua hal yang perlu dipertimbangkan saat melakukan onboarding jarak jauh.
- Penting untuk membuat karyawan merasa seperti bagian dari tim, bahkan jika mereka tidak berada di kantor. Untuk ini, perlu untuk terus berhubungan dengan orang tersebut dan segera membantu dengan masalah yang muncul. Dan dalam kondisi baru setiap orang memilikinya.
- Karyawan perlu memahami dengan jelas apa yang diharapkan darinya dan apa yang dapat diandalkannya sendiri. Sebaiknya berikan informasi terlengkap tentang kondisi kerja, tugas, dan peluang di hari-hari pertama.
Di satu sisi, ini akan membantu pendatang baru menghindari defisit komunikasi dan lebih nyaman dalam tim tanpa merasa terlalu banyak menekankan karena kesulitan. Di sisi lain, itu akan memungkinkan seseorang untuk memahami dengan jelas tanggung jawab mereka. Tantangan kedua sama pentingnya dengan yang pertama: jajak pendapat menunjukkan bahwa harapan dan kenyataan yang tidak sesuai adalah alasan umum untuk pergi. Jadi, dialah yang bernamaStudi Bangsa Pencari Kerja 2018 / Jobvite 43% dari karyawan yang diwawancarai dari antara mereka yang pergi dalam tiga bulan pertama kerja.
Siapa yang harus terlibat dalam proses adaptasi
Lebih baik mendefinisikan orang-orang ini terlebih dahulu, sehingga semua orang memahami tugas dan peran mereka dengan jelas. Dalam hal ini, kemungkinan beberapa jenis titik buta akan tetap ada. Layak untuk tertarik pada orientasi:
- Manajer HR. Beban organisasi akan jatuh padanya. Dia harus menyusun rencana adaptasi, menginstruksikan pemimpin dan mentor, dan memperkenalkan pendatang baru ke perusahaan.
- Manajer langsung. Dialah yang menetapkan tugas, mengontrol pekerjaan, memberikan umpan balik, dan memecahkan masalah utama.
- Seorang mentor. Itu bisa seperti salah satunya rekan kerjadan pemimpin. Mentor membantu kegiatan sehari-hari, memperkenalkan spesifik pekerjaan dan perusahaan, berbagi peretasan kehidupan dan mendukung pemula.
- Anggota tim. Sebagai aturan, ini adalah karyawan departemen tempat orang tersebut mendapat pekerjaan. Tugas mereka tidak hanya untuk berpartisipasi dalam pertemuan bersama, tetapi juga untuk mengasuransikan dan mendukung pendatang baru.
Bagaimana mengatur hari pertama Anda bekerja untuk pemula
Tugas utamanya adalah berkenalan dengan perusahaan dan karyawan, serta menentukan tugas kerja untuk waktu dekat.
Kenalan dengan nilai-nilai perusahaan
Di beberapa perusahaan, pendatang baru segera dikirimi banyak dokumen melalui surat dan ditawarkan untuk membiasakan diri dengan mereka. Akibatnya, seseorang dapat membaca deskripsi pekerjaan dan deskripsi produk sepanjang hari, tonton presentasi tentang misi dan nilai-nilai perusahaan saja.
Ini bukan ide terbaik: penting bagi karyawan untuk mengetahui budaya perusahaan terlebih dahulu melalui contoh nyata dan baru kemudian mengkonsolidasikan informasi dengan bantuan dokumen dan materi lainnya.
Perusahaan dan nilai-nilainya sebaiknya didiskusikan secara langsung. Pelatihan welkam atau pertemuan dengan pemimpin cocok untuk ini.
Format pertama cocok ketika beberapa orang baru datang ke perusahaan sekaligus. Dalam hal ini, akan lebih mudah untuk menyelenggarakan konferensi online di mana manajer SDM atau kepala departemen SDM akan berbicara tentang perusahaan. Penting untuk mengandalkan contoh-contoh spesifik. Jadi, jika nilai organisasi adalah orang, maka perlu dijelaskan bagaimana mereka dirawat (misalnya, pelatihan psikologis disediakan).
Pertemuan pertama dengan pemimpin
Jika tidak ada pelatihan kesehatan yang direncanakan, manajer harus memberi tahu pendatang baru tentang budaya perusahaan pada pertemuan pertama. Perlu juga dibahas:
- tugas dan tanggung jawab karyawan, semakin spesifik semakin baik;
- aspek teknis pekerjaan, misalnya bagaimana tugas ditetapkan dan dikendalikan, apakah ada sistem pelaporan, layanan apa yang digunakan;
- peraturan untuk perencanaan dan pertemuan;
- kekhasan interaksi dengan kepala pada masalah pekerjaan (di mana dan kapan lebih baik menulis);
- rencana hari pertama.
Selama percakapan, penting untuk mengetahui beberapa nuansa penting yang biasanya dikhawatirkan oleh pemula:
- berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menunggu jawaban tugas sebelum mengingatkan diri sendiri;
- seberapa jelas hari kerja diatur dan pada jam dan hari apa Anda tidak dapat berhubungan (di kejauhan, orang sering bekerja terlalu keras, jadi penting untuk memberi tahu jam berapa mereka dapat beristirahat dengan tenang);
- bagaimana jadwal terbentuk liburankapan liburan pertama dimungkinkan dan untuk berapa hari diberikan;
- aturan apa yang dianut di perusahaan tentang cuti sakit dan cuti;
- pada hari apa dan di bagian apa gaji dibayarkan.
Bertemu dengan rekan kerja
Ini dapat diatur oleh manajer SDM atau manajer langsung. Penting untuk mengundang karyawan lain dari departemen tempat pendatang baru datang, termasuk seorang mentor, jika perannya tidak diambil oleh bos sendiri.
Meeting sendiri paling baik dilakukan di tengah hari, seperti di Zoom. Sebagai permulaan, mintalah pemula untuk memperkenalkan diri. Jika dia pemalu, manajer dapat menggambarkan karyawan baru itu sendiri dan baru kemudian memberinya kesempatan.
Lalu biarkan mereka bercerita tentang diri mereka sendiri rekan kerja. Minta saja mereka untuk berbicara terlebih dahulu tidak hanya tentang pengalaman kerja, pendidikan, hobi, tetapi juga tentang bidang tanggung jawab mereka dan kemungkinan titik kontak dengan pendatang baru. Berkat ini, dia akan tahu siapa dan mengapa dia bisa menghubungi.
Bertemu dengan manajer di penghujung hari
Diperlukan untuk mengetahui bagaimana hari pertama karyawan itu berjalan, pertanyaan apa yang dia miliki dan kesulitan apa yang muncul.
Untuk menghindari jawaban bersuku kata satu, Anda dapat mengajukan pertanyaan tambahan yang akan membantu Anda menganalisis emosi dan pikiran pemula dengan lebih baik:
- Apa yang paling Anda sukai? Hal-hal apa yang menyebabkan emosi yang menyenangkan, dan yang mana - kecemasan?
- Seberapa jelas dan nyaman alat kerja tersebut? Kesulitan apa yang Anda temui saat menggunakannya?
- Bagaimana orang tersebut memahami tugas dan tanggung jawabnya? Bisakah dia menjelaskannya secara rinci?
- Bagaimana rencana karyawan untuk mengatur pekerjaannya dalam beberapa hari mendatang? Mulai dari mana? Apa yang diharapkan untuk dicapai?
Bagaimana mengatur minggu pertama kerja Anda untuk seorang pemula
Pada tahap ini, penting untuk memberikan ketenangan dan kepastian bagi pemula. Karena itu, Anda perlu menyusun jadwal yang jelas dengan semua urusan dan proyek di mana karyawan akan berpartisipasi. Kemungkinan besar, ini akan menjadi berbagai pertemuan online dengan partisipasi seorang pemimpin, mentor, atau tim.
Selain itu, Anda perlu meluangkan waktu untuk:
- Menganalisis proses bisnis. Penting untuk sekali lagi menceritakan tentang semua poin organisasi, peraturan dan standar yang penting bagi karyawan. Semakin baik yang terakhir memahami mekanisme kerja, semakin cepat ia akan dapat beradaptasi.
- Menjelaskan sistem motivasi. Penting untuk dipahami sepenuhnya oleh seorang pemula. Dia harus tahu bagaimana gaji dihitung, bonus apa yang bisa dia terima, apa KPI harus dilakukan.
- Peringatkan tentang potensi masalah. Ada hambatan dalam pekerjaan apa pun yang dapat menyebabkan jalan buntu. Oleh karena itu, penting untuk mendiskusikan masalah yang paling umum dan memberi tahu Anda bagaimana bertindak dalam situasi ini. Lebih baik memperingatkan pemula tentang semua kemungkinan kesulitan.
Manajer dengan lancar memeriksa semua pertanyaan ini pada hari pertama pekerjaan pemula. Namun, tidak mungkin untuk mengasimilasi sejumlah besar informasi pada suatu waktu. Anda harus mengulanginya beberapa kali agar karyawan tidak melewatkan apa pun. Selain itu, seorang pemula dapat terlibat dalam beberapa proyek sekaligus. Dan penting untuk menganalisis secara spesifik masing-masing.
Bagaimana mengatur bulan pertama pekerjaan pemula
Selama periode ini, Anda perlu membangun proses kerja, jadi penting bagi pemimpin atau mentor untuk terus-menerus memantau pendatang baru dan berhubungan. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengontrol dan memandu karyawan dan tidak dibiarkan sendiri dengan masalah.
Cara paling mudah adalah berinteraksi melalui sistem pengaturan masalah online. Dengan bantuan mereka, Anda dapat melacak proses kerja dan jam aktivitas karyawan (misalnya, ketika ia membuat tugas atau, pada prinsipnya, ada dalam sistem). Ini akan mencegah lembur atau, sebaliknya, kelalaian yang tidak perlu. Dan juga - untuk memahami tugas mana yang menyebabkan lebih banyak masalah bagi pemula.
Perhatian khusus harus diberikan pada umpan balik. Itu harus konstruktif, jelas dan konsisten. Di bulan pertama, lebih baik berkomunikasi dengan seorang pemula setidaknya beberapa kali sehari menggunakan panggilan video atau pesan instan. Selama percakapan seperti itu, Anda perlu mengklarifikasi tugas, memilah kesalahan, membantu mengatasi kesulitan dan meyakinkan jika terjadi kesalahan.
Ini tidak berarti bahwa perlu untuk memantau tindakan setiap pemula. Hal utama adalah menetapkan tugas dengan jelas untuknya, memberikan semua masukan yang diperlukan, menetapkan kriteria penilaian dan menentukan bagaimana dan kapan karyawan akan menerima umpan balik tentang pekerjaan yang dilakukan.
Bagaimana mengevaluasi hasil adaptasi
Meskipun masa percobaan sering berlangsung selama tiga bulan, pada akhir yang pertama karyawan harus sepenuhnya beradaptasi dengan pekerjaan baru. Terlalu lama proses orientasi tidak menguntungkan bagi bisnis setelah semua, hasil nyata adalah penting.
Karena itu, mengikuti hasil kerja bulan pertama, ada baiknya mengadakan pertemuan online bagi pendatang baru dengan kepala atau manajer SDM. Selama percakapan, ada baiknya melakukan survei kecil.
- Seberapa baik pekerjaan itu memenuhi harapan pribadi? Momen apa yang kamu suka dan mana yang membuatmu malu?
- Bagaimana komunikasi dengan rekan kerja terstruktur? Seberapa cepat dan seberapa efektif Anda menyelesaikan masalah kerja dengan mereka? Apa masalahnya?
- Ke arah mana orang tersebut berencana untuk bergerak dalam kerangka kerja? Apa tujuan dan sasaran pribadi Anda?
- Apakah tujuan utama perusahaan jelas? Apakah mereka berhubungan dengan tugas pekerjaan?
- Emosi apa yang ditimbulkan oleh pekerjaan di perusahaan? Seberapa cemas atau menyenangkan bulan pertama?
- Apakah Anda mengalami kesulitan teknis saat bekerja dengan layanan di dalam perusahaan?
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu menilai seberapa percaya diri dan tenang pendatang baru, apakah dia berminat untuk bekerja di perusahaan dan masalah apa yang perlu dipecahkan.
Selama pertemuan, penting juga untuk memberikan umpan balik yang terperinci: diskusikan dengan pendatang baru tentang kekuatan dan kelemahannya, dan pastikan untuk memuji. Ketika mendiskusikan keterampilan yang memerlukan pengembangan, rekomendasi khusus perlu dibuat. Jika manajer menganggap karyawan baru sangat menjanjikan, maka yang terakhir dapat ditawari pelatihan tambahan pada tahap ini.
Jika percakapan itu produktif, maka akan meningkatkan loyalitas dan kepercayaan karyawan bahwa dia akan dapat dengan nyaman dan nyaman. efisien bekerja untuk perusahaan ini.
Baca juga🧐
- 20 kualitas dan keterampilan yang harus dimiliki seorang pemimpin sejati
- Cara menyelesaikan lebih banyak, mengatur tugas dengan benar, dan mengatur waktu karyawan
- 5 Keterampilan Pemimpin yang Kurang Menurut Karyawan