5 aturan e-mail-etiket atau bagaimana untuk selalu mendapatkan jawaban atas surat-surat mereka

Menulis surat tidak terlalu sulit, tapi bagaimana untuk melakukannya, untuk mendapatkan jawaban dari orang sibuk yang tidak mengenal Anda?

Matan Griffel, pemimpin proyek pelatihan Satu Bulan Rails dan mitra proyek GrowhackHarian menerima sekitar ratusan email, dan masing-masing dari mereka tidak harus pergi terjawab. Khusus untuk ini mengalokasikan Matan sekitar satu jam dalam jadwal Anda setiap hari untuk menentukan dari mereka membutuhkan jawaban segera, dan apa - tidak ada. Memang, kadang-kadang tidak ada waktu untuk membaca dengan teliti kanvas besar teks atau mencoba untuk menjawab pertanyaan tidak jelas, reprises dari penulis, bahwa ia ingin mengatakan atau meminta.

Setelah beberapa waktu, Matan mengidentifikasi beberapa faktor utamaYang seharusnya membantu untuk menulis e-mail, yang Anda akan selalu mendapatkan respon bahkan dari orang yang sibuk.

Menulis surat pendek

Jika panjang e-mail Anda dalam 2-3 kalimat, itu jauh lebih mudah untuk dibaca sekarang, dan tidak akan disimpan. Jika Anda menulis surat dalam beberapa paragraf, bersiaplah untuk fakta bahwa Anda harus menunggu jawaban untuk waktu yang lama.

dibaca teks make

Seseorang jauh lebih mudah untuk informasi memahami dipecah menjadi paragraf pendek dari beberapa kalimat, dengan daftar yang jelas dan blok individu dari web terus menerus teks. Matan memberikan beberapa contoh surat yang ia terima.

contoh buruk:

"Selamat siang, Matan!

Saya mendaftar untuk pelatihan Anda April dan ingin mengatakan bahwa ini adalah kursus pengantar yang sangat baik. Saya akan mengikuti saran Anda, gunakan Hartl Tutorial. Dan saya ingin meminta Anda untuk saran. Apakah ada analog Hartl ini Rails Tutorial untuk mengembangkan aplikasi untuk iPhone? Saya ingin membuat situs Rails untuk bisnis istri saya, dan dengan itu aplikasi untuk iPhone. Saya akan sangat berterima kasih atas bantuan. "

Surat ini cukup sulit untuk dibaca. Anda tidak dapat memahami esensi, jalankan melalui itu melalui mata, dan karena itu harus menghabiskan lebih banyak waktu dan usaha untuk membaca seluruh teks.

Dan Anda dapat menulis ini:

"Selamat siang, Matan!

Saya ingin mengucapkan terima kasih untuk kursus Satu Bulan Rails. Saran Anda saya lakukan Michael Hartl Ruby, menggunakan Rails tutorial.

Saya punya pertanyaan singkat: kau tahu kursus jenis HartTutorial, tapi untuk iPhone aplikasi?»

Versi kedua dari surat itu jauh lebih mudah untuk dibaca, dan setelah itu menjadi jelas bahwa dari yang Anda inginkan. Untuk mencapai efek yang sama, memisahkan paragraf pada kalimat-kalimat pendek, sorot panggilan untuk bertindak dan menggunakan pemilihan teks "berani" atau "miring", menarik perhatian pembaca ke bagian penting dari teks.

Jelas menjelaskan apa yang ingin aku lakukan

Mungkin, ada yang lebih buruk daripada ketika Anda mengirim surat dengan informasi lebih lanjut, tetapi tidak mengatakan apa yang mereka inginkan. Secara pribadi, saya sering menanggapi surat tersebut dalam sebuah kalimat: "? Apa yang ingin saya lakukan".

Kau ingin aku memiliki seseorang diperkenalkan? Atau membaca posting blog Anda dan memberikan umpan balik? Atau kau ingin aku menjawab bahwa, jika saya bisa menghadiri acara Anda? Jadilah spesifik dan memberitahu saya tentang hal itu segera.

contoh buruk:

Aku hanya melihat saja Anda pada pemrograman komputer. Saya 14 dan ini adalah apa yang ingin saya lakukan dalam hidup. Bisakah Anda membantu saya dengan ini? Saya sangat ingin mendapatkan jawaban Anda.

Dalam surat ini, ajakan untuk bertindak, "Bantuan saya," tapi saya tidak tahu apa artinya dan apa jawaban saya harus memberikan. Sebuah versi yang lebih spesifik:

Selamat siang, Matan!

Saya 14 dan saya ingin belajar pemrograman. sumber apa yang akan Anda rekomendasikan untuk saya di tempat pertama untuk ini?

Jika Anda perlu mengirim surat panjang dengan informasi lebih lanjut, menulis panggilan untuk bertindak di awal. Misalnya: "Saya menulis surat ini kepada Anda untuk melihat apakah Anda dapat mengunjungi acara kami, seperti yang dijelaskan di bawah ini. Hanya menjawab "Ya" atau "Tidak".

Teknik ini juga membantu penerima untuk menentukan apakah perlu untuk meneruskan e-mail ke rekannya, yang sering ia mendelegasikan tugas-tugas tersebut.

Jadilah wajar dengan permintaan Anda

Hari ini sangat mudah untuk mengirim surat, belanja adalah 30 detik, yang akan menyebabkan penerima untuk mengabdikan jawaban jam waktu, dan bahkan lebih.

Tidak perlu bertanya dalam surat itu, jadi saya pergi ke website startup Anda dan memberikan umpan balik. Permintaan ini meliputi kajian menyeluruh dan analisis produk, dan tidak memakan banyak waktu. Jika saya mendapatkan surat, yang saya dapat merespon dalam 2 menit, aku segera melakukannya. Tentang apa yang Anda ingin mendapatkan jawabannya? Bagaimana model bisnis Anda? Atau warna tombol di situs? Mungkin teks? Jadilah spesifik dan dibenarkan dalam permintaan nya.

Hal ini tidak perlu untuk berharap bahwa responden akan lakukan untuk Anda, pekerjaan Anda dan menentukan apa yang sebenarnya Anda inginkan dari itu. Hal ini tidak perlu untuk mengajukan pertanyaan dari jenis "Bagaimana Anda berpikir bahwa perlu kita lakukan untuk mendapatkan lebih banyak pengguna?". Dan tidak meminta untuk itu membutuhkan banyak kekuatan dan sumber daya manusia, untuk yang Anda lamar. Sebagai contoh:

Apakah Anda setuju untuk makan malam dengan saya dan yang lain co-founder? Kami ingin memberitahu Anda apa yang kita lakukan, dan tahu pendapat Anda tentang proyek kami.

Permintaan tersebut harus sering berarti bahwa orang yang menulis surat itu, tidak benar-benar tahu apa yang dia inginkan dari responden. Hal ini tidak mengherankan bahwa email tersebut ditolak.

Tergantung pada jumlah pekerjaan dan prioritas, Matan setuju untuk melakukan hal berikut:

• Posting jawaban yang singkat - "Ini berarti banyak untuk saya" "Terima kasih" atau
• Jawaban untuk pertanyaan tertentu - jika hal itu dapat dilakukan dalam waktu kurang dari 2 menit.
• Peganglah skype-panggilan atau berbicara di telepon - sekitar 15 menit.
• Bertemu untuk kopi - sekitar 45 menit.

Tentu saja, jika ia melihat bahwa pertemuan pribadi dapat digantikan oleh percakapan telepon, ia akan bersikeras terakhir untuk menghemat waktu Anda.

Buktikan mengapa saya harus menghabiskan waktu untuk membantu Anda

Orang yang menerima ratusan pertanyaan dan permintaan setiap hari, secara fisik tidak bisa menanggapi mereka semua. Oleh karena itu, kita harus memilih, berdasarkan informasi yang diterimanya. Oleh karena itu, memperkenalkan dirinya dalam surat itu harus menunjukkan tentang pengalaman sukses masa kerjanya pada proyek-proyek yang responden yang tahu. Jika Anda sudah tidak pengalaman yang kaya, menyediakan link ke situs Anda untuk membuktikan bahwa Anda sedang melakukan sesuatu yang benar-benar bermakna. Tugas Anda - kepentingan manusia dan memotivasi mereka untuk menghabiskan waktu mereka hanya untuk Anda.

dewan ini bukanlah hal yang baru, tetapi mereka dapat digunakan untuk menulis ringkas, mudah dibaca dan e-mail tertentu, dan dengan demikian meningkatkan kesempatan mereka untuk mendapatkan tanggapan.

Dan apa yang akan Anda tambahkan ke daftar pengalaman pribadi? trik apa yang menggunakan untuk mendapatkan jawaban atas surat-surat mereka (terutama jika Anda menulis orang untuk pertama kalinya)? Berbagi pengalaman Anda di komentar.