Bagaimana menjadwalkan rapat agar efektif
Miscellanea / / September 07, 2021
Jangan buang waktu Anda.
Anda mungkin tidak menyukai rapat, tetapi Anda tetap harus mengadakannya. Ini adalah bagian penting dari alur kerja di perusahaan mana pun. Salah satu cara untuk membuat janji lebih bermanfaat dan lebih cepat adalah dengan menjadwalkannya dengan hati-hati. Buku oleh Olga Demyanova, Doktor Ekonomi, “Pertemuan cepat dan efektif. Dari persiapan hingga mendapatkan hasil yang diinginkan."
Dengan izin dari penerbit "Alpina Pro" Lifehacker menerbitkan kutipan dari bab kedua.
Rapat sendiri tidak masalah. Mereka bahkan diperlukan dan merupakan atribut manajerial kekuasaan. Anda harus menyingkirkan pertemuan yang tidak berguna dan tidak efektif yang berkepanjangan.
Jenis rapat yang paling umum:
- mingguan;
- strategis;
- pekerja;
- pelaporan;
- pertemuan perencanaan;
- brainstorming;
- percakapan dan pertemuan bisnis;
- briefing.
Semua jenis ini dapat dikelompokkan menjadi empat kelompok utama:
- berdasarkan durasi: cepat (hingga 30 menit) dan berlarut-larut (lebih dari 1 jam);
- dengan jumlah peserta: hingga 10 orang atau lebih;
- dengan tujuan: bekerja, politik dan informasi;
- berdasarkan waktu: direncanakan dan tidak direncanakan.
Atribut yang Diperlukan Penjadwalan Pertemuan
Apa yang harus direncanakan:
- sasaran;
- Jadwal acara;
- daftar undangan;
- Jadwal;
- bahan informasi;
- bertanggung jawab untuk menjaga protokol;
- peraturan pertunjukan.
Pertama dan terpenting, pemimpin harus mempertimbangkan tujuan pertemuan. Ini adalah titik awal untuk agenda dan daftar peserta, waktu dan peraturan.
Tujuan utama dari pertemuan:
1. Informasi baru - untuk pertemuan informasi:
- berita penting dan perubahan kebijakan;
- pembahasan rencana dan strategi;
- peramalan jangka pendek;
- presentasi produk dan pendekatan baru;
- pembahasan anggaran;
- masalah personel.
2. Memantau acara dan membuat keputusan operasional - untuk pertemuan rutin:
- risiko dan kesulitan utama;
- parameter untuk menilai kemajuan;
- penilaian proses kunci dan perubahan yang diperlukan;
- diskusi tentang apa yang terjadi: apa yang berjalan dengan baik, apa yang perlu diperbaiki;
- pelajaran utama dan hasil tindakan;
- koordinasi upaya;
- komunikasi.
3. Motivasi - pertemuan kreatif, mengembangkan pendekatan baru dan membangun tim:
- motivasi untuk bertindak;
- pengambilan keputusan kolektif;
- menghormati keberhasilan individu dan kolektif.
Dengan demikian, tujuan mempengaruhi jenis pertemuan dan model penyelenggaraannya. Misalnya, sesi briefing berbeda dalam jumlah peserta dan lamanya waktu. Yang reguler bersifat terencana, lebih cepat dalam waktu dan dengan jumlah peserta terbatas. Pertemuan kreatif memerlukan persiapan khusus: mengatur furnitur (biasanya meja terpisah), teh, kopi, dan suasana informal; tidak memerlukan kepatuhan terhadap aturan berpakaian.
Matriks Eisenhower untuk Pertanyaan Rapat Peringkat
Harus diingat bahwa pertemuan adalah platform di mana keputusan penting dibuat dan masalah diatasi. Matriks Eisenhower adalah bidang di mana semua masalah dan pertanyaan dikumpulkan. Mereka diberi peringkat dalam hal kepentingan dan urgensi.
Sangat | Jangan terburu-buru | |
Penting | A | B |
Tidak penting | C | D |
Kotak A: hal-hal penting dan mendesak
Kuadrat hal-hal penting dan mendesak harus kosong atau kecil. Ini akan menunjukkan bahwa Anda memenuhi tanggal jatuh tempo. Jika ada banyak kasus seperti itu, ini adalah tanda disorganisasi. Contoh kasus yang dapat dikuadratkan:
- kasus yang terkait langsung dengan tugas fungsional Anda dan memengaruhi efisiensi;
- kasus, kegagalan yang dapat menimbulkan masalah;
- hal-hal yang berkaitan dengan kesehatan dan iklim psikologis dalam tim;
- hal-hal yang mempengaruhi keselamatan tim;
- kasus, yang hasilnya perlu dikoordinasikan atau dipresentasikan kepada manajemen Anda.
Kotak B: penting tapi tidak mendesak
Apabila penugasan atau hal-hal yang tidak mendesak dan tidak ada kekhususan kapan harus dilaksanakan, maka pelaksana sendiri yang mengangkat. waktu. Kotak ini mencakup semua hal yang berhubungan dengan fungsionalitas Anda di perusahaan, hal-hal yang Anda lakukan di secara teratur, dan, sebagai suatu peraturan, pelaksanaannya terkait dengan jadwal umum di perusahaan (misalnya, persiapan tugas akhir pelaporan). Penugasan penelitian yang membutuhkan waktu tertentu dapat dikaitkan dengan kasus seperti itu, tetapi jumlah biaya tenaga kerja tidak jelas sampai saat penyelesaian. Tugas kotak pertama dan kedua harus terus dipantau, dan oleh karena itu disarankan untuk memasukkannya ke dalam agenda rapat.
Kotak C: hal-hal yang mendesak tetapi tidak penting
Ini adalah gangguan. Seringkali, mereka hanya mengganggu fokus pada tugas-tugas penting dan mengurangi efisiensi. Selalu ingat tujuan Anda dan belajarlah untuk membedakan antara yang penting dan yang sekunder.
Layak masuk ke alun-alun ini:
- dipaksakan oleh seseorang dari pihak rapat atau perundingan;
- pembahasan masalah yang dapat diselesaikan oleh bawahan;
- diskusi masalah non-bisnis;
- pembahasan topik-topik abstrak.
Kotak D: hal-hal yang tidak mendesak dan tidak penting
Kasus dalam kategori ini tidak mempromosikan Anda dalam proyek, tetapi mengalihkan perhatian Anda dari mengerjakannya.
- tidak membawa manfaat sama sekali;
- berguna untuk tidak berurusan dengan mereka sama sekali;
- Pemakan waktu.
Untuk setiap tujuan, pemimpin menempatkan pertanyaan berikutnya:
- Siapa yang memiliki informasi dan pengetahuan tentang masalah yang sedang dipertimbangkan?
- Kepentingan siapa yang dipengaruhi oleh masalah ini?
- Pada siapa keputusan itu bergantung?
- Siapa yang perlu mengetahui informasi yang akan dibahas?
- Siapa yang akan melaksanakan keputusan yang diambil?
Anda dapat menggunakan metodologi 99/50/1 saat menjadwalkan rapat proyek.
Pemimpin mengatur pertemuan di tiga poin penting dalam proyek:
- di awal - untuk membenamkan semua peserta dalam kecepatan proyek dan untuk membangun tim kelompok;
- pada tahap menengah - untuk membahas hasil pekerjaan yang dilakukan dan penyesuaian lebih lanjut, jika ada diperlukan;
- di garis finish, ketika 1% dari total volume masih harus direalisasikan - untuk penjumlahan awal.
Pengaturan waktu ini akan membantu Anda memanfaatkan waktu Anda dengan lebih baik dalam rapat.
Jadwal acara
Agenda adalah rencana tugas yang harus diselesaikan dalam rapat. Penting untuk secara jelas menentukan waktu untuk setiap pidato, mengalokasikan waktu terpisah untuk diskusi dan umpan balik dari semua peserta.
Saat merencanakan waktu pertemuan Anda, penting untuk mempertimbangkan hal-hal berikut:
- pentingnya mata acara;
- batas waktu untuk setiap pertunjukan;
- istirahat jika perlu;
- 20% dari waktu untuk informasi penting tambahan.
Agenda dikirim ke semua peserta rapat.
Agenda dengan fiksasi waktu dan kekhususan pidato
Jadwal acara:
- Hasil pekerjaan pada kesimpulan kontrak. Ivanov I. (15 menit).
- Masalah dalam pengangkutan perbekalan. Petrov I. (15 menit).
- Hasil dan rencana pekerjaan proyek. Sidorov T. (20 menit).
Mulai pukul 11.00.
Berakhir pada 12:15.
Anda perlu melatih diri untuk mengadakan rapat yang cepat dan efektif!
Pedoman waktu Anda:
Penting dan mendesak | 12 menit |
Penting dan tidak mendesak |
24-36 menit mendesak dan penting: 12 menit - prinsip Pareto bekerja di sini: 20% dari waktu menghasilkan 80% dari hasil, dengan pertemuan rata-rata satu jam (60 menit), waktu paling produktif adalah 12 menit (20% dari 60 menit). Penting dan tidak mendesak: biasanya direncanakan. Waktu efektif untuk pertemuan semacam itu adalah 24-36 menit. Metode 60/40 berfungsi di sini, yang menurutnya, ketika menyusun rencana untuk hari itu, 40% dari waktu harus dibiarkan gratis, 60% alokasikan untuk pekerjaan yang direncanakan, termasuk 20% - untuk "tidak dapat diprediksi" dan 20% - untuk yang muncul secara spontan atau menjadi menemani. Dengan waktu rapat rata-rata satu jam (60 menit), waktu untuk hal-hal penting yang direncanakan tetapi tidak mendesak adalah 24-36 menit (40–60% dari 60 menit). |
Tidak penting dan mendesak | Delegasi dan kontrol melalui telepon dan sarana komunikasi lainnya, tidak lebih dari tiga menit untuk kontrol. |
Tidak penting dan tidak mendesak | Pendelegasian dan pengendalian oleh manajemen, tidak lebih dari satu menit per delegasi. |
Daftar undangan
Jumlah optimal peserta rapat cepat adalah 5-7 orang. 8 sampai 12 orang dapat diterima jika pemimpin pertemuan memiliki keterampilan fasilitator.
Untuk menghasilkan ide, menetapkan tujuan dan terbang, komposisi idealnya tidak lebih dari 15 orang.
Ada aturan tak tertulis di Google - jumlah maksimum peserta tidak lebih dari 10.
Amazon memiliki aturan dua pizza: harus ada banyak orang dalam rapat karena Anda dapat memberi makan dua pizza.
Ada aturan 8-18-1800:
- tidak lebih dari 8 orang - menyelesaikan masalah pekerjaan;
- tidak lebih dari 18 - brainstorming, pemecahan masalah kolektif;
- hingga 1800 orang - informasi dan kesempatan untuk berkomunikasi.
Sebuah studi oleh Bain and Company mengatakan bahwa dalam kelompok pengambilan keputusan, menambahkan lebih dari tujuh dari setiap peserta menghasilkan sekitar 10% lebih sedikit efisiensi.
Orang-orang yang bertanggung jawab langsung berkewajiban untuk berpartisipasi dalam rapat.
Apple mencantumkan nama orang yang bertanggung jawab di sebelah setiap item rapat. Dengan demikian, setiap karyawan memiliki area tanggung jawab yang jelas dalam kerangka tugas yang diberikan.
Jika Anda sering mengadakan pertemuan, buku ini pasti akan berguna: Olga Demyanova menyarankan untuk belajar 16 teknik dan empat alat untuk membantu meningkatkan efektivitas semua orang yang terlibat dalam pertemuan ini.
Untuk membeli buku
Baca juga🧐
- Bagaimana membuat rapat lebih produktif
- 3 tips untuk selalu mengakhiri rapat tepat waktu
- Peretasan kehidupan: cara menghindari pertemuan yang tidak berguna dengan Zoom
Penjualan iPhone dimulai di AliExpress: 11 model dengan diskon hingga 22 ribu rubel