7 tips untuk membantu wirausahawan bertahan
Kiat Produktivitas / / January 02, 2021
1. Bagilah pekerjaan menjadi beberapa tahap
Proses bisnis berlangsung terus menerus, teratur dan sekali, berskala besar dan cukup pendek. Tetapi salah satu dari mereka dapat dipecah menjadi tahapan atau iterasi.
Yang mana persisnya bergantung pada spesifikasi bisnis Anda. Pendekatan yang paling universal mungkin terlihat seperti ini: "Persiapkan" - "Jalankan" - "Pantau hasil" - "Umpan Balik". Anda mungkin menyertakan langkah "Tunda" dalam rantai ini, dan itu tidak masalah. Yang utama adalah menyajikan gambaran lengkap dan tidak melupakan kesepakatan dan janji.
Teknik manajemen proyek membantu dalam perencanaan yang efektif. Untuk tim kecil dan bisnis kecil, metodologi yang fleksibel cocok digunakan (Agile yang sama). Beberapa di antaranya mungkin berhasil untuk Anda:
- Scrum Merupakan salah satu perwujudan prinsip Agile yang paling populer. Semua tugas dikumpulkan dalam backlog, pekerjaan pada proyek dibagi menjadi beberapa sprint, di mana masing-masing sejumlah tugas yang layak dipilih dengan mempertimbangkan kompleksitasnya. Hasil dari setiap sprint adalah produk yang bisa diterapkan yang terus meningkat.
- Kanban adalah peta interaktif pekerjaan. Itu bisa dibuat untuk diriku atau untuk tim kecil. Butuh papan dan stiker. Papan dibagi menjadi tiga kolom yang menunjukkan tahapan utama: "Yang Harus Dilakukan", "Melakukan" (Melakukan), "Selesai" (Selesai). Anda juga dapat menambahkan kolom untuk tugas tidak mendesak atau tidak mendesak. Setiap bagian papan perlu diisi dengan stiker yang berpindah dari kolom ke kolom saat Anda bekerja.
- Six sigma (6 sigma) adalah teknik di mana proyek dipecah menjadi beberapa tahapan. Setiap tahap secara bergantian dibagi menjadi lima langkah: definisi, pengukuran, penelitian, pengembangan, dan pengendalian. Pendekatan ini bekerja dengan baik dalam pengembangan perangkat lunak dan pembuatan dalam skala apa pun: dari menjahit hingga membuat perhiasan hingga memesan.
2. Tetapkan prioritas dan tenggat waktu yang jelas
Memecahkan tugas saat mereka datang tidak selalu efektif dan menguntungkan. Selain itu, tugas baru muncul terus-menerus - dan terkadang tiba-tiba.
Mustahil untuk memahami besarnya, bahkan jika Anda bekerja sepanjang waktu dan sepenuhnya mengabdikan diri pada pekerjaan favorit Anda. Di sisi lain, selalu ada godaan untuk melakukan apa yang Anda suka dan mendorong sisanya ke sudut yang jauh.
Sumber daya utama bisnis Anda adalah diri Anda sendiri. Dan sumber daya ini tidak terbatas. Mengetahui hal ini akan membantu Anda memprioritaskan dan secara jujur menetapkan tenggat waktu yang sulit. Ingatlah bahwa berbisnis "demi jiwa" adalah kemewahan. Dan jika tujuan Anda adalah hasil dan manfaat, maka itu harus diutamakan, dan bukan kesenangan.
Tugas yang ditambahkan diurutkan secara otomatis. Hasilnya, Anda bisa melihat apa yang perlu dilakukan hari ini, besok dan nanti, serta tugas mana yang sudah lewat waktu. Urutkan kasus berdasarkan tanggal atau urutan penambahannya, dan cari kasus yang Anda butuhkan dengan kata-kata dari deskripsi.
Dan jika Anda menautkan tugas ke pelanggan dan kartu produk, Anda tidak hanya akan mendapatkan satu set stiker elektronik, tetapi juga sistem interaktif yang nyaman dan mudah dipahami.
Coba Workzen
3. Buat daftar tugas
Banyak tindakan diulangi secara teratur. Ini, misalnya, memesan dan menerima barang, menyiapkan toko untuk dibuka, menginventarisir, menghitung gaji, menelepon klien untuk memberi tahu bagaimana kemajuan pekerjaan. Suatu hari semuanya mulai memakan waktu terlalu lama.
Seringkali tidak ada waktu untuk beberapa tugas yang tampaknya tidak menjadi prioritas utama. Tidak ada waktu untuk membongkar dokumen atau memperbarui perangkat lunak, menghitung saldo stok, atau mencari pemasok baru. Hal-hal seperti ini menumpuk dan menghabiskan waktu, uang, dan saraf Anda.
Ada jalan keluar: atur saja semuanya. Kedengarannya lebih sederhana dari yang sebenarnya, tetapi bisa dilakukan dalam satu malam. Buat daftar hal yang harus dilakukan di agenda atau kalender, dan tulis di samping setiap tugas seberapa sering hal itu harus diselesaikan dan berapa lama waktu yang dibutuhkan.
Dan proses perencanaan dapat dioptimalkan dengan melakukan digitalisasi. Di sinilah papan kanban berguna lagi, dan Anda bahkan dapat melakukannya di Google Sheets. Di kolom To Do, susun tugas dalam urutan kepentingan dengan tanggal, atau buat daftar untuk setiap hari di lembar terpisah. Ini membantu mendistribusikan beban kerja secara merata atau menjadwalkan tugas untuk hari-hari ketika pekerjaan lain lebih sedikit.
Dengan tabel seperti itu, Anda akan selalu mengetahui berapa banyak tugas rutin yang telah diselesaikan dan apa yang Anda unduh sekarang. Meskipun Anda tidak sedang bekerja, Anda selalu dapat membuka papan agenda dari ponsel Anda.
4. Melimpahkan
Anda adalah satu-satunya pemimpin bisnis, yang berarti waktu Anda tidak ternilai harganya. Ada tugas yang hanya bisa Anda selesaikan. Tetapi jumlahnya tidak banyak, sisanya dapat dan harus didelegasikan. Bahkan jika Anda secara teknis dapat memperbaiki sendiri komputer, mencuci lantai atau menerima pesanan, itu akan membuat bisnis Anda terlalu mahal.
Ini akan menjadi lebih mudah jika Anda tahu persis berapa biaya per jam. Misalnya, laba bersih bulanan Anda adalah 100.000 rubel. Untuk kenyamanan, misalkan ada 20 hari kerja selama 8 jam dalam sebulan. Ini berarti Anda mendapatkan 625 rubel per jam. Sekarang bandingkan jumlah ini dengan biaya pekerjaan pembersih, kurir, dan spesialis lain yang dapat dipercaya dengan beberapa pertanyaan.
Tugas yang layak didelegasikan:
- padat karya dan tidak membawa kegembiraan;
- membutuhkan kekerasan;
- monoton dan rutin.
Apa sebenarnya yang bisa didelegasikan:
- pemeliharaan peralatan;
- pengiriman, pengiriman, pengemasan;
- pembukuan;
- dukungan hukum;
- tugas satu kali yang tidak mungkin diulangi.
Mana yang lebih baik untuk tidak didelegasikan:
- membuat keputusan bisnis yang penting;
- perencanaan strategis;
- pengendalian pelaksanaan tahapan penting;
- mempekerjakan.
Keputusan akhir tentu saja selalu menjadi milik Anda. Banyak hal tergantung pada spesifikasi bisnis.
5. Sederhanakan komunikasi pelanggan
Klien Anda adalah majikan Anda. Namun seringkali Anda harus menghabiskan terlalu banyak waktu untuk itu.
Ini terjadi karena dua alasan:
- Anda awalnya memberikan terlalu sedikit informasi atau tidak dapat segera menjawab semua pertanyaan klien.
- Anda memiliki informasi tentang pelanggan di tiga pengirim pesan yang berbeda, catatan di ponsel cerdas, buku catatan, dan setumpuk kartu nama.
Untuk mendapatkan lebih sedikit pertanyaan yang sama, perbarui situs web dan jejaring sosial Anda, beri tahu kami lebih banyak tentang produk dan layanan Anda, tambahkan foto dan video. Juga, buat formulir umpan balik untuk bersiap-siap melakukan percakapan dengan klien.
Tingkat lanjutan: pesan bot obrolan. Dia akan dapat secara otomatis membalas pesan di instant messenger.
Informasi pelanggan dapat dikaitkan dengan tugas dan pesanan. Dengan demikian, Anda akan selalu bersenjata lengkap: di Workzen mudah untuk menemukan data orang, harga, tenggat waktu, barang, dan dokumen.
6. Analisis pekerjaan Anda
Efisiensi bisnis apa pun tidak konstan. Terkadang kita melebihi harapan kita sendiri, terkadang kita salah. Untuk mengambil langkah maju, ada baiknya untuk kembali dan menganalisis apa yang telah dilakukan dan apa yang tidak.
Bahkan jika Anda bekerja untuk diri sendiri dan tidak ada yang memerlukan KPI dari Anda, Anda harus menetapkan tujuan yang jelas dan mencapai hasil tertentu. Jika kenyataan tidak sesuai dengan harapan, Anda perlu berhenti dan memahami apa yang salah.
Sering kali, kinerja bisnis bukan karena kesalahan Anda. Misalnya, barang tidak terkirim tepat waktu, pasangan Anda sakit, dan klien lebih sedikit selama liburan. Ini bukan kesalahan Anda, tetapi lain kali Anda dapat meminimalkan risiko pengulangan. Misalnya, temukan beberapa pemasok, hubungkan perusahaan outsourcing, pesan iklan di jejaring sosial sebelumnya.
Yang terpenting jangan sampai jenuh dan tidak kecewa dengan bisnis yang sudah mulai merosot. Semua ada di tangan Anda. Tarik kesimpulan, tulis seribu poin pengalaman dan lanjutkan.
7. Rencanakan liburan Anda
Istirahat sangat penting, terutama saat bekerja untuk diri sendiri. Jika Anda mengabdikan diri pada apa yang Anda sukai 24/7, sumber daya Anda tidak akan bertahan lama.
Lebih baik jangan ambil resiko. Rencanakan liburan Anda terlebih dahulu, ambillah akhir pekan, biarkan diri Anda terganggu oleh pekerjaan saat liburan hanya jika terjadi keadaan kahar yang serius.
Bagaimana jika Anda harus bekerja sementara orang lain sedang istirahat? Anda lebih baik. Jadikan hari Rabu dan Kamis sebagai hari kebebasan pribadi dan hemat perjalanan musim sepi. Jangan mencoba bekerja ketika pendapatan sepertinya tidak cukup untuk menutupi biaya. Lebih baik istirahat dan bangun kekuatan Anda untuk mendapatkan jackpot di puncak musim.
Bagaimanapun, tujuan Anda adalah bisnis untuk mendapatkan keuntungan, bukan untuk bisnis itu sendiri. Dan untuk mencapai hal tersebut, Anda perlu merencanakan proses kerja dengan baik, secara bertahap mengoptimalkan dan meningkatkan bisnis Anda sehingga pada akhirnya Anda memiliki yang baik dan banyak istirahat.