10 aturan kesopanan ketika berhadapan dengan e-mail
Bekerja Dan Belajar / / December 25, 2019
situs baru EMAIL CHARTER saham dengan kami aturan sepuluh yang masih bisa menghemat waktu untuk semua pengguna saat bekerja dengan e-mail, yang lebih dan lebih ditenggelamkan kami dan menangkap semua waktu luang. Dan semuanya tergantung tidak hanya pada jumlah pesan Anda jatuh. Seringkali masalahnya adalah bahwa orang tidak melakukan hal-hal sederhana yang dapat menyimpan jam dan tahun hidup kepada orang-orang dengan siapa Anda bekerja.
© foto
Jadi, kurang dari 10 poin / tips Piagam ini.
1. Menghargai waktu penerima
Ini adalah aturan dasar. Sebagai pengirim, Anda harus mempertimbangkan bagaimana meminimalkan pengolahan surat Anda. Meskipun Anda akan harus menghabiskan lebih banyak waktu pada tulisannya.
2. Singkatnya - tidak berarti kasar
Apakah jawaban atas surat-surat dengan jelas, tapi jangan lakukan grafomanstvo Baca tidak akan bekerja dan Anda mungkin tidak hanya penerima.
3. menjelaskan
Mulailah dengan subjek pesan dan, jika mungkin, tambahkan tag status. [Info], [Aksi], [Jangan terburu-buru] [Dokumen]... Jika surat itu lebih dari lima kalimat, memperluas substansi surat tersebut tanpa bergantian rumit. Hindari font aneh atau warna.
4. Ajukan pertanyaan sederhana
Hal ini dianggap perilaku buruk untuk memasukkan empat paragraf teks dari korespondensi sebelumnya, dan pertanyaan "Siapa yang memiliki pikiran?" Jadi sering, percayalah. Pertanyaan untuk bertanya lebih baik setelah membaca resume Anda dan sejumlah tanggapan. Sebagai contoh:
Aku mengutus kamu kontrak. Ketika Anda mampu tanda:
a) besok;
b) minggu ini;
c) membutuhkan persetujuan.
Jadi Anda mengecualikan diskusi sering panjang, yang mungkin disebabkan karena seseorang tidak ada yang lain untuk melakukan.
5. Hati-hati dengan CC:
Jangan menambahkan salinan surat sekelompok orang hanya dalam kasus. Hal ini akan meningkatkan waktu respon, makan banyak waktu dan sering dapat membuat masalah ini terpecahkan. semua orang ingat korespondensi legendaris Karyawan bank?
6. Jangan menarik semua ekor korespondensi
Banyak berlarut-larut korespondensi dan tumbuh ekor besar huruf terakhir. Jangan menarik mereka. Bayangkan saja menjadi pendatang baru di rekan SS atau pasangan. Hal ini lebih baik untuk meninggalkan 3-4 jawaban terakhir dan parafrase kata-kata Anda sendiri perjanjian terakhir.
7. Melawan dengan gambar
Jangan gunakan objek grafis dalam caption, yang menampilkan beberapa program sebagai lampiran. Setiap kali Anda membuat memeriksa, ada lampiran baru. Dan jangan menaruh informasi teks ke dalam sebuah file apakah mungkin untuk memasukkan teks dalam surat itu.
8. Untuk adopsi kode atau EOM NNTR
Menambah subjek simbol pesan EOM (= Akhir pesan) Anda mengatakan bahwa perdebatan ditutup. Sebuah NNTR (= Tidak perlu merespon) - bahwa jawabannya adalah belum tentu. Ini menghemat penerima dan waktu Anda, dan Anda tidak mendapatkan surat lain dengan pertanyaan seperti, "Jadi, seperti yang Anda membutuhkan aku untuk?"
9. tanggapan batas
Anda tidak diharuskan untuk merespon surat apapun. Apalagi jika tidak langsung ditujukan kepada Anda, tetapi Anda berdiri hanya CC. Jangan menulis sesuatu seperti "Terima kasih untuk saran," "Terima kasih atas bantuan," atau "Oh, keren" Ini bukan komunikasi real dan di sini aturan, yang utama makhluk - menghemat waktu dengan satu sama lain.
10. Menonaktifkan!
Kita semua sepakat untuk menghabiskan lebih sedikit waktu pada e-mail, kita semua ingin menerima kurang email. Cobalah untuk memesan setengah hari dan membawanya ke rekan-rekan bahwa Anda tidak akan memiliki e-mail. Atau membuat aturan untuk menghabiskan akhir pekan tanpa e-mail. Dan membiarkan mesin penjawab Anda di akhir pekan link ke posting ini.
Masuk piagam dapat di sini.