Cara membuat grafik dari pekerjaan pada proyek di Excel di 10 langkah
Bekerja Dan Belajar / / December 25, 2019
Jika Anda mengelola proyek, penting untuk selalu tahu berapa banyak Anda memiliki masalah dan waktu di mana mereka harus melakukan. Dan jika Anda membuat diagram visual, akan lebih mudah untuk menjelaskan poin-poin penting dari kehidupan tim proyek, berpartisipasi dalam pekerjaan, serta pihak lain yang berkepentingan.
manajemen proyek sering digunakan program khusus, tetapi juga dalam biasa MS Excel Anda dapat membuat jadwal yang jelas dan dapat diakses.
Diagram pada proyek-proyek menunjukkan bagaimana peristiwa dan tugas-tugas terkait satu sama lain dalam waktu. Yang ditulis dengan grafik menunjukkan informasi penting tentang kinerja tugas-tugas tertentu dan pada pengembangan proyek secara keseluruhan, membantu untuk melihat gambaran besar.
Untuk membuat grafik di MS Excel (versi 2007 dan kemudian), Anda perlu melakukan semua 10 langkah.
Apa itu pada chart ini? rincian kunci ditunjukkan dengan garis-garis berwarna dan bar:
- Garis hari - garis vertikal merah yang menunjukkan di mana Anda sekarang;
- masalah waktu - abu-abu bar horizontal yang menunjukkan berapa lama setiap tugas;
- tugas kesiapan - garis horizontal hijau yang menunjukkan pada tahap apa adalah tugas dan berapa banyak lagi yang masih harus dilakukan.
Versi berbeda dari tindakan MS Excel mungkin sedikit berbeda, tapi bagaimanapun proses ini universal, dan mengatasi penjadwalan dapat setiap pengguna.
Video rinci (dalam bahasa Inggris) dapat ditemukan di siniDibutuhkan setengah jam dari waktu Anda.
Langkah 1. Mulai, berpikir tentang hasilnya
Untuk mudah mengatasi dengan tugas, cetak atau menggambar pada jadwal kertas, apa yang seharusnya terlihat seperti pada akhirnya. Menjaga secarik kertas di depan Anda untuk membandingkan setiap langkah sampel. Skema tidak perlu hati-hati menarik, hanya mengunci bentuk diagram dan tetap di tangan, itu akan menjadi pengingat yang baik.
Langkah 2. Buat spreadsheet dengan data
Untuk plot grafik, Anda harus terlebih dahulu mengeluarkan meja. Dalam proyek contoh dibagi menjadi empat tahap, masing-masing yang merupakan masalah.
Bentuk tabel di bawah grafik. Pada baris 30-th dari header kolom berada.
Kami akan memahami makna dari data dalam tabel:
- tahap"Tahap 1", "Phase 2", "3 FASE", "Phase 4" dan "Hari ini." Menunjukkan apa tahap dari berkorespondensi proyek untuk acara tersebut.
- jenis"Phase", "tugas", "Hari ini." Menunjukkan jenis acara, membedakan antara tugas dan tahap pelaksanaan proyek.
- Tanggal mulai: tanggal dimulainya acara.
- acara: Ini menunjukkan nama acara pada grafik.
- tanggal: menunjukkan berapa hari mengambil tugas.
- Kesediaan Persentase: menunjukkan tingkat pemenuhan untuk setiap tugas dan fase, 0% - tugas tidak dimulai, 100% - selesai. Tingkat untuk kategori "Phase" tidak terhubung dengan tugas yang telah selesai dan dipamerkan diperkirakan. Untuk memutuskan satu persen selesai atau fase lain, perlu untuk menerapkan aturan mereka sendiri.
- Kesiapan di hari: periode yang indeks telah dibuat siap dalam persentase acara a. Pada tugas yang memakan waktu 10 hari untuk lengkap dan dari 50%, angka ini akan sama dengan lima hari (10 hari x 50%).
- height: Nilai tinggi penting untuk desain, karena menentukan seberapa tinggi atau rendah acara tersebut akan tercermin dalam peta jadwal. Nilai-nilai dapat menentukan apapun, tapi lebih baik untuk mengambil sejumlah kecil dekat ke nol. Dalam contoh yang digunakan berkisar dari 25 ke -25. Jika tingginya positif, acara tercermin dalam grafik di atas sumbu horisontal, jika negatif - di bawah sumbu.
Langkah 3. Membuat grafik dengan sumbu X dan Y, menambahkannya ke data pertama dari kolom "Tanggal"
waktu itu untuk membuat grafik untuk memvisualisasikan data dalam perkembangan tabel yang dibuat di langkah sebelumnya. Gunakan grafik pencar dengan sumbu X dan Y, yang karena memungkinkan Anda untuk bebas membuang koordinat dasar pada kedua as roda.
Ikuti langkah berikut:
- Pilih tab di menu utama "Insert".
- Selanjutnya, pilih "Charts» → «Spot» → «sebar dengan spidol" grafik kosong akan muncul di depan Anda.
- Menghubungkan tepi grafik dan mengubah ukuran dan posisi sehingga grafik rentang lapangan dari B4 sel ke sel K26 (tekan dan tahan tombol Alt untuk menyelaraskan grafik area yang tepat di perbatasan sel).
- Klik kanan pada grafik dan pilih item menu "Pilih data".
Menambahkan satu set data dalam kisaran dengan mengklik tombol "Add" di kotak dialog.
- Untuk mengubah nama "Nama dari sejumlah" put di bidang yang sesuai untuk E30 sel "Syarat".
- Untuk nilai sumbu X, pilih bidang yang sesuai dan pilih sel C33:. Tanggal C46 «Start"
- Untuk nilai sumbu Y, pilih bidang yang sesuai dan pilih sel H33: H46 «tinggi».
- Klik OK untuk menutup Tambah Data jendela.
- Klik OK untuk menutup jendela Seleksi Data.
Tindakan ini akan memberi kita sebuah titik diagram sederhana dengan format otomatis.
Membuat penanda acara hijau:
- Klik kanan pada setiap penanda data yang dipilih, pilih Ubah "Format data Series".
- Dalam daftar di sebelah kiri, pilih tab "Pengaturan Marker", lalu pilih jenis penanda dibangun "Crystal". Meningkatkan ukuran 10 pt.
- Dalam "Isi penanda" untuk memilih mengisi solid. Mengubah warna mengisi ke hijau.
Sekarang kita memiliki plot pencar yang menunjukkan waktu. Sementara penanda hijau hanya menampilkan mulai tugas.
Mengubah nama grafik, klik dua kali kotak teks dengan nama dan masukkan nama Anda.
Kami masih kembali ke parameter dari istilah dalam langkah kelima, menambahkan bar horizontal sepanjang sumbu X, dan akan berlanjut sampai format grafik.
Langkah 4. Kami menempatkan dalam urutan tampilan grafik dan menambahkan nama acara
Menyingkirkan fakta bahwa kita tidak perlu grafik.
Poros Y. Menyembunyikan sumbu vertikal, karena tidak membawa lalu lintas data. Pilih grafik, dalam menu utama pada tab "Bekerja dengan diagram", pilih "Layout". Kemudian pilih "Axis» → «dasar sumbu vertikal» → «Do tidak menunjukkan."
panduan horisontal. Mereka juga tidak berguna. Pilih grafik, dalam menu utama, pergi ke "Layout" kemudian pilih "Grid» → «jaringan garis horizontal pada sumbu utama» → «Do tidak menunjukkan."
grafik legenda. Kami kemudian menggantinya dengan lebih indah, dan sementara menonaktifkan "Layout» → «Legenda» → «No».
Akhirnya menampilkan label data untuk setiap penanda. Dalam menu utama pada tab "Layout" pilih "Data Label» → «meninggalkan».
Bagaimana mengubah data dalam penanda tanda tangan
Masukkan data tentang setiap peristiwa dalam diagram panjang dan keras, karena Anda perlu memilih setiap penanda secara terpisah dan nama itu.
Tapi proses ini bisa dipercepat empat kali:
- Klik pada tanda tangan dari penanda pertama (atas kiri pojok grafik), untuk memilih semua nilai-nilai secara langsung. Jangan menekan gagang hijau, sehingga Anda memilih objek lainnya!
- Klik lagi pada penanda tanda tangan untuk mengedit nama tunggal.
- Dalam jenis bidang masukan formula simbol =.
- Klik pada D33 sel, mencatat acara "Tahap 1", lalu tekan Enter.
- Ulangi empat langkah pertama untuk tanda tangan yang tersisa untuk setiap penanda.
Cara untuk memperbaiki lapangan
Ini akan berguna untuk mengkonsolidasikan daerah pada garis 28 ke grafik, Anda selalu dapat dilihat dalam dokumen. Pertama 27 baris tetap di depan mataku, bahkan jika Anda menelusuri sisa baris.
Untuk mengamankan daerah:
- Pilih A28 sel.
- Pilih tab "View" di menu utama.
- Pilih "Window» → «Freeze Panes."
- Dalam menu drop-down, pilih "Lock lapangan".
Pada baris 28 akan muncul garis horizontal hitam. Semua yang berada di atas kini tetap, dan ketika bergulir akan bergerak hanya bottom line.
Langkah 5. Menambahkan kesalahan bar untuk menampilkan waktu untuk mengubah grafik ke dalam jadwal visual yang
Horisontal error bar pada grafik menunjukkan berapa banyak waktu yang diperlukan untuk bekerja pada tugas masing-masing. Untuk membuat mereka:
- Jadwal sorot.
- Dalam menu utama, "Bekerja dengan Charts" tab, pilih "Layout".
- Dalam menu drop-down di sudut kiri atas (plot area), pilih seri data "Syarat".
- Dalam "Layout" pilih "Kesalahan bar» → «Setelan error bar". Sebuah kotak dialog akan terbuka.
- Dalam menu drop-down di sudut kiri atas, pilih format grafik unsur "kesalahan bar di sepanjang sumbu X."
- Seperti untuk mengubah kotak bar horizontal dialog, pilih kotak centang pada nilai output "Plus". "Akhir-gaya» → «Tidak ada gunanya."
- Dalam "margin of error", pilih "Custom" dan tekan tombol "Masukkan nilai." Pada jendela baru "Menyiapkan error bar" menunjukkan "nilai positif dari kesalahan" untuk itu dalam bidang yang sesuai, menggerakkan kursor dan menyoroti kisaran sel dari E33 ke E74. Klik OK.
Sekarang garis abu-abu meluas ke kanan penanda hijau, mereka menunjukkan berapa banyak waktu yang harus dihabiskan untuk tugas tertentu. Mereka perlu diformat untuk kejelasan:
- Dalam "Format error bar" pergi ke tab "Warna Garis". Pilih "garis padat". Membuat fill abu-abu.
- Dalam "Line Type" meningkatkan lebar garis hingga 4 pt.
Untuk menavigasi lebih baik dalam diagram, perlu untuk memegang tipis vertikal garis bawah dari spidol. Untuk daftar drop-down ini di sudut kiri atas, pilih "Kesalahan bar di Y sumbu." Kotak dialog menampilkan error bar vertikal. Pilih arah "minus", "Akhir gaya» → «Tidak ada gunanya '' Besarnya kesalahan» → «relatif nilai», masukkan dalam bidang ini untuk 100%. Pilih warna dan ketebalan garis sendiri.
Langkah 6. Menambah nilai grafik ketersediaan
waktu itu untuk menambah seri data grafik, yang menunjukkan persentase yang dilakukan tugas ini atau itu.
Jika tugas membutuhkan waktu 10 hari dan membuat hingga 50%, bar menunjukkan kelengkapan diisi setengah. Ini adalah ukuran untuk melacak kerja, yang tidak memperhitungkan akhir pekan akun dan hari libur. Untuk menambahkan informasi baru ke grafik, ikuti petunjuk di bawah.
- Klik kanan pada area grafik, dari menu shortcut, pilih "Pilih data".
- Klik tombol "Add" di jendela yang muncul, mendefinisikan "nama seri", pilih G30 sel. berbagai data X dan Y sumbu untuk memilih yang sama seperti pada langkah 3 №.
- grafik akan muncul tanda merah, yang akan tersembunyi di bawah hijau.
Langkah 7. Format hasil data baru
Untuk grafik menunjukkan dalam gaya yang sama, namun data tidak ditumpangkan pada satu sama lain, Format penanda:
- Dalam menu drop-down di sudut kiri atas, pilih "jumlah Kesiapan." Langsung di bawah daftar drop-down adalah tombol "Format seleksi." Klik untuk membuka kotak dialog.
- Mengubah parameter penanda. Pilih jenis bentuk "Crystal", mengatur ukuran 10 nm, penanda fill pilih warna hijau solid. Tutup kotak dialog.
- Tanpa menghapus penanda seleksi, klik menu utama pada tab "Layout" tombol "Data Labels", pilih menu pop-up "Do tidak menunjukkan".
Langkah 8. Menambahkan kesalahan bar untuk melacak persentase penyelesaian tugas
Sekarang Anda perlu menambahkan strip baru untuk melihat sekilas apa panggung adalah pelaksanaan tugas.
- Sekali lagi, pilih "jumlah Kesiapan" dalam daftar drop-down di sebelah kiri. Tekan tombol di menu "error bar" utama. Pilih menu drop-down, pilih "More Options." Sebuah kotak dialog akan terbuka. Instal papan vertikal nilai tetap dengan menulis ke lapangan nol yang sesuai.
- Beralih pada parameter bilah dibuang sejajar dengan X. sumbu Mengatur arah dari "Plus". "Akhir-gaya» → «Tidak ada gunanya '' Besarnya kesalahan» → «Pengguna». Dalam "positif nilai error" kotak dialog, pilih rentang sel G33-G47.
- Mengubah warna garis hijau dengan memilih mengisi solid. Mengatur lebar dari garis 7 pt.
Garis hijau horisontal menunjukkan bagaimana melakukan tugas: sebagian atau seluruhnya.
Langkah 9. Tambahkan garis vertikal yang menunjukkan hari ini
Garis menunjukkan merah hari apa, dan membuat jelas bagaimana cocok proyek ke dalam kerangka waktu keseluruhan.
- Klik kanan untuk membuka menu konteks untuk grafik. Pilih "Pilih Data".
- Klik tombol "Add", masukkan di lapangan "Nama dari sejumlah" kata "hari ini." Untuk nilai-nilai X-axis memasuki kisaran sel C31-C32, untuk nilai Y sumbu - H31-H32.
Ada dua penanda baru pada tabel. Menunjuk mereka: pilih data dan menulis tanda tangan di formula bar, kata "hari ini". Klik pada tanda, klik kanan dan pilih item menu konteks "Data Format". Menempatkan posisi label "dari atas".
- Pergi ke menu utama pada tab "Layout".
- Pilih daftar drop-down ke kiri di sudut kanan atas item "nomor hari ini."
- Menambahkan kesalahan bar dengan parameter tambahan, mengikuti petunjuk pada langkah kelima. Anda akan perlu untuk tali pada sumbu vertikal, dengan arah "Minus", gaya ultimate "tanpa titik", nilai relatif 100%.
Apakah Anda memiliki garis vertikal yang menunjukkan hari ini. Mengubah warna garis merah, meningkatkan ukuran untuk 3 pt.
Dalam sampel dari tanggal saat ini tetap, sehingga tidak akan berubah. Tapi untuk proyek-proyek yang dikembangkan secara aktif, kami menyarankan metode lain akuntansi data. Untuk melakukannya, tanggal sel B2 dengan memperkenalkan rumus = TODAY () dan menunjukkan kotak dialog pemilihan data untuk X sumbu nilai bukan sel B2 Band yang Anda tentukan sebelumnya.
Langkah 10. Menambahkan kotak teks
Sekarang grafik tidak cukup hanya penjelasan kepada simbol-simbol sehingga jelas untuk seluruh tim.
- Pilih grafik, pergi ke menu utama pada tab "Insert". Pilih "Caption".
- Tempatkan daerah label di sudut kanan atas grafik. prasasti perbatasan sorot, klik kanan pada menu shortcut, pilih "Angka Format." Pada jendela yang terbuka, pilih jenis mengisi "solid", warna abu-abu. label Format. Anda dapat menyisipkan sejumlah blok.
Sekarang Anda dapat membuat grafik selama 20-30 menit, dengan hanya menggunakan tercinta Editor MS Excel.