Rahasia bisnis email-menyurat
Bekerja Dan Belajar / / December 25, 2019
Apa itu e-mail? Dalam dunia bisnis saat ini, itu adalah:
- wajah Anda. Ini adalah melalui email, Anda dapat menciptakan citra positif di mata rekanan atau merusak kesan pertama.
- alat kerja Anda. Banyak komunikasi dengan dunia luar terjadi melalui email. Jadi baik dalam kepemilikan instrumen, Anda dapat menyederhanakan besar hidup Anda.
- Sebuah gangguan kuat. Di luar dunia sedang mencoba untuk menghubungi Anda, untuk sesat mengalihkan perhatian dan menyesatkan melalui email.
Dari posisi ini dan melihat ke pekerjaan dengan e-mail. Mari kita mulai dengan sederhana.
surat dekorasi
Saya menggunakan Mozilla Thunderbird klien e-mail, jadi saya akan berbicara dari teladannya. Membuat surat baru dan pergi dari atas ke bawah daftar bidang.
Coma. Copy. Bcc
Mungkin seseorang tidak tahu, tetapi "Untuk" di Mozilla dapat diubah ke "Cc" atau "Bcc".
- siapa: Menulis tujuan utama atau beberapa tujuan yang dipisahkan oleh titik koma.
- salinan: Menulis siapa yang harus membaca surat itu, tetapi dari siapa kita tidak mengharapkan reaksi.
- Bcc: Menulis siapa yang harus membaca surat itu, tetapi harus tetap anonim untuk sisa penerima. Terutama yang sesuai digunakan untuk surat massal dari surat-surat bisnis, seperti pemberitahuan.
salah di distribusi massa untuk menentukan penerima dengan bidang "Copy" atau "To". Beberapa kali dalam setahun saya menerima surat di mana penerima terdaftar 50-90 di "Copy". Ada pelanggaran privasi. Tidak semua penerima Anda perlu tahu siapa lagi Anda bekerja pada topik yang sama. Nah, jika sudah akrab satu sama orang lain. Dan jika dalam daftar perusahaan yang bersaing, yang tidak tahu tentang satu sama lain? Setidaknya satu harus siap untuk penjelasan tambahan, sebagai maksimum - mengakhiri kerjasama dengan salah satu dari mereka. Jangan begitu.
benar mailing massal yang dikirim ke nama Anda, dan semua penerima untuk dimasukkan ke dalam lapangan "menyembunyikan salinan."
subyek
Pentingnya baris subjek sering ditulis (kadang-kadang bijaksana) dalam blog perusahaan mereka layanan profesional kiriman. Tapi ada sering pidato tentang menjual surat-surat, di mana baris subjek memecahkan masalah «email harus terbuka."
Kami juga membahas korespondensi bisnis sehari-hari. Berikut adalah memecahkan topik masalah "surat dan penulisnya harus mudah untuk mengidentifikasi, dan kemudian untuk menemukan." Dan ketekunan Anda untuk datang kembali kepada Anda dalam bentuk karma banyak surat dari respon, hanya dengan awalan re: atau fwdDi antara yang akan harus menemukan huruf yang tepat pada subjek.
Dua puluh huruf - adalah jumlah satu hari korespondensi manajemen menengah. Pada Pengusaha dan pemilik usaha tidak berbicara, mereka memiliki sejumlah surat kadang-kadang melampaui 200 dan lebih per hari. Oleh karena itu, sekali lagi: tidak mengirim email dengan tema kosong.
Jadi, bagaimana benar merumuskan baris subjek?
Kami berada dalam "surga" nya direkomendasikan untuk eksternal menulis huruf di baris subjek: "Surga
Kesalahan nomor 1: Hanya nama perusahaan di baris subjek. Misalnya, 'Sky' dan semua. Pertama, tentunya Anda adalah salah satu perusahaan Anda berkomunikasi dengan pihak lawan. Kedua, tidak masuk akal tema tidak memberikan kontribusi, karena nama perusahaan Anda, sehingga bisa dilihat dari alamat. Ketiga, menebak bagaimana hal itu akan terlihat kotak Anda sendiri dengan pendekatan ini untuk komunikasi? Seperti ini.
Hal ini mudah untuk melihat topik-topik seperti?
Kesalahan nomor 2: Judul pemasaran Flashy. Ini bagus jika Anda tahu bagaimana menulis berita utama tersebut. Itu hanya apakah penggunaan yang tepat untuk keterampilan ini dalam korespondensi bisnis? Ingat tujuan baris subjek bisnis: tidak menjual dan menyediakan identifikasi dan mencari.
salah | benar |
Hal yang membeli sumbu pada harga yang wajar! | tawaran komersial untuk penyediaan sumbu |
Kita harus bergegas untuk berkonsultasi bunga! Rodion adalah di jalan! | Untuk menyelaraskan tindakan Menarik memeriksa dengan Alyona Ivanovna |
PERINGATAN! Porfiry Petrovich memecahkan misteri Raskolnikov, dan memecahkan masalah kami | Usulan dari konsultan: pemotongan psikologis |
»
Teks surat
Ada banyak panduan menulis teks untuk berbagai kesempatan. Sebagai contoh, banyak informasi yang berguna di Maxim Ilyahova, Alexander Amzin dan master lainnya dari kata. Saya menyarankan Anda untuk membaca artikel mereka setidaknya untuk meningkatkan kesadaran secara keseluruhan dan meningkatkan gaya keseluruhan penulisan.
Dalam proses penulisan surat, kita harus konsisten membuat beberapa keputusan.
pertanyaan courtesy. Pada awal surat itu dapat kabur di courtesy atau kasih sayang dalam semangat "Sayangku Rodia, selama dua sedikit lebih dari satu bulan, karena saya belum bicara dengan Anda secara tertulis, dari mana dia menderita, dan bahkan malam tidak tidur, Aku berpikir. " Sangat sopan dan sangat mahal, baik dalam waktu dengan menulis entri ini, dan dalam waktu seseorang membaca nya. Korespondensi setelah bisnis, ingat? Tidak surat-lomba penulisan dan bukan Raskolnikov ibu dan bisnis korespondensi.
Kami menghargai waktu Anda dan penerima!
Mewakili dan menyerupai keadaan cinta masuk akal hanya dalam pesan pertama yang dikirim setelah pertemuan sekilas di pameran. Jika ini adalah kelanjutan dari kerjasama atau korespondensi saat ini, dalam surat pertama pada hari menulis: "Halo, John," di kedua dan kemudian: "John ...".
banding. Saya selalu peduli dengan pertanyaan, siapa yang berpaling dalam surat itu, jika jumlah penerima. Baru-baru ini, saya menulis surat yang ditujukan kepada tiga gadis bernama Anna. Tidak meragukan, saya menulis, "Sayang Anna" tidak pernah melonjak. Tapi begitu beruntung tidak selalu.
Bagaimana jika penerima tiga, atau bahkan tujuh, dan mereka tidak membawa nama yang sama? Anda dapat daftar nama-nama: "Selamat siang, Rodion, Pulcheria, Avdotya dan Petr Petrovich." Tapi itu adalah panjang dan membutuhkan waktu. Hal ini dimungkinkan untuk menulis: "Dear Colleagues".
Saya sendiri menggunakan aturan untuk menerapkan nama untuk orang yang berdiri di bidang "To". Dan bagi mereka yang di copy tidak berlaku sama sekali. Ini biasanya pada saat yang sama memungkinkan untuk mendefinisikan lebih tepat satu (!) Surat ke alamat yang dituju dan tujuan surat ini.
kutipan. Sering korespondensi adalah percakapan dengan pertanyaan dan jawaban - dengan kata lain, dialog. praktik yang baik untuk tidak menghapus sejarah korespondensi dan menulis jawaban Anda di atas teks yang dikutip itu, kembali ke korespondensi ini dalam waktu seminggu, itu mudah untuk membaca dialog dari atas ke bawah di saat turun.
Untuk beberapa alasan, pengaturan default di Mozilla harus "Posisi kursor setelah teks yang dikutip." Saya sarankan untuk mengubah menu «Alat» → «Pengaturan Akun» → «Persiapan dan menangani." Itu harus begitu.
Tujuan dari surat. surat bisnis terdiri dari dua jenis:
- ketika kita hanya menginformasikan teman bicara (misalnya, laporan tentang pekerjaan yang dilakukan selama satu bulan terakhir);
- dan ketika kita menginginkan sesuatu dari teman bicara. Sebagai contoh, ia setuju untuk faktur terlampir untuk pembayaran.
Sebagai aturan, mendorong surat berkali-kali lebih dari dilaporkan tersebut. Jika kita ingin mencapai sesuatu dari sumber, sangat penting untuk mengatakan tentang ini dalam sebuah surat dalam teks biasa. Panggilan untuk bertindak harus disertai dengan pesan atas nama dan pergi kalimat terakhir dalam surat itu.
salah"Porfiry Petrovich, saya tahu yang menebang seorang wanita tua."
benar"Porfiry Petrovich, saya menebang seorang wanita tua, terimalah penangkapan saya pada langkah-langkah lelah untuk menderita!".
Mengapa koresponden keharusan bagi Anda untuk berpikir, apa yang harus dilakukan dengan surat ini? Setelah semua, dapat mengambil dan keputusan yang salah.
tanda tangan teks. Itu harus. Terutama semua klien e-mail memungkinkan Anda untuk menyesuaikan autosubstitution tanda tangan misalnya klasik "Hormat ...". Dalam Mozilla ini dilakukan di menu «Alat» → «Akun Settings."
Untuk menulis atau tidak menulis kontak dalam tanda tangan - masalah pribadi. Tetapi jika Anda entah bagaimana terhubung dengan penjualan - itu adalah wajib untuk menulis. Bahkan jika transaksi tidak terjadi atas dasar komunikasi di masa depan, Anda dapat dengan mudah menemukan pada kontak dari tanda tangan.
Akhirnya, fitur lain dari tubuh pesan bagi mereka yang diwawancarai yang tidak suka (tidak bisa, tidak mau, tidak punya waktu) untuk merespon email Anda. Menunjukkan dalam default pesan tubuh. Misalnya, "Porfiry Petrovich, jika tidak datang menangkap saya sebelum pukul 12:00 Jumat, saya menganggap diri saya untuk diampuni." Tentu saja, periode harus nyata (tidak perlu untuk mengirim teks contoh pada Jumat di 11:50). Penerima harus mampu secara fisik membaca dan memutuskan untuk surat Anda. "Default" ini membebaskan Anda dari tanggung jawab Anda untuk non-respon dari teman bicara. Seperti biasa, dengan penggunaan chip ini harus didekati secara cerdas. Jika seseorang pada waktu dan teratur merespon email Anda, ultimatum ini jika Anda tidak menyakiti mereka, sedikit peregangan atau menyebabkan keputusan untuk tidak merespon surat itu sekarang, dan membuat Anda menunggu untuk Jumat.
lampiran
Surat sering dengan lampiran: CV, proposal bisnis, perkiraan biaya, gambar, dokumen dipindai - alat yang sangat berguna dan pada saat yang sama sumber kesalahan populer.
error: Sejumlah besar investasi. huruf sering datang dengan lampiran hingga 20 MB. Sebagai aturan, itu scan apa yang beberapa dokumen dalam format TIFF, dengan resolusi 600dpi. Koresponden mailer hampir pasti menggantung selama beberapa menit dalam upaya sia-sia untuk men-download preview dari lampiran. Dan Allah melarang penerima mencoba untuk membaca surat ini pada ponsel Anda ...
Secara pribadi, saya langsung menghapus pesan tersebut. Tidak ingin surat Anda muncul di keranjang sebelum membaca? Periksa ukuran lampiran. Disarankan bahwa itu tidak lebih dari 3 MB.
Bagaimana jika lebih dari?
- Cobalah membuat scanner Anda ke format yang berbeda dan resolusi. Misalnya, dalam PDF atau 300dpi scan diperoleh cukup dibaca.
- Pikirkan tentang program seperti WinRar pengarsipan atau 7zip. Beberapa file kompres dengan sangat baik.
- Bagaimana jika lampiran besar dan kompres itu tidak bekerja? Sebagai contoh, hampir basis akuntansi kosong beratnya 900 MB. Datang ke bantuan dari penyimpanan informasi cloud: Dropbox, Google Drive, dan sejenisnya. Beberapa layanan, seperti Mail.ru, secara otomatis mengkonversi investasi yang besar dalam referensi ke penyimpanan awan. Tapi aku lebih suka mengelola informasi mereka sendiri disimpan di awan, sehingga otomatisasi Mail.ru tidak menyambut.
Dan satu lagi rekomendasi tidak cukup jelas tentang investasi - mereka nama. Ini harus dimengerti dan diterima ke penerima. Setelah kita berada dalam perusahaan menyiapkan tawaran untuk nama... biarlah Fyodor Dostoyevsky. Aku menerima surat dari manajer proyek untuk persetujuan untuk CP, dan lampiran adalah sebuah file bernama "DlyaFedi.docx". Dengan manajer, mengirim saya ini, dialog mirip dengan berikut ini:
- Dear Manager, Anda secara pribadi bersedia untuk mendekati pria dihormati ini dan memanggilnya dalam menghadapi Fedor?
- Setelah ada, dihormati sebagai pribadi, semuanya dengan nama saya disebut.
- Mengapa Anda lampiran yang disebut "DlyaFedi"? Jika saya sekarang akan mengirim kepadanya, apakah Anda pikir dia akan membeli kapak kami dalam manual ini?
- Aku akan kemudian mengubah nama ...
Mengapa memasak bom waktu - kegagalan klien potensial - atau membuat diri Anda bekerja ekstra dengan mengganti nama file? Mengapa tidak segera nama lampiran benar: "DlyaFodoraMihaylovicha.docx" atau bahkan lebih baik - "KP_Nebo_Topory.docx".
Jadi, dengan email sebagai "wajah" lebih atau kurang beres. Langkah Mari kita ke review e-mail sebagai alat kerja yang efektif dan berbicara tentang hal itu mengganggu komponen.
Bekerja dengan huruf
E-mail - merupakan gangguan yang kuat. Seperti gangguan apapun, surat harus diperangi oleh pengetatan aturan dan pelaksanaan jadwal.
Minimal, Anda perlu menonaktifkan semua pemberitahuan dari kedatangan surat. Jika klien email Anda dikonfigurasi secara default, Anda akan diberitahu dan sinyal terdengar, dan berkedip ikon di sebelah jam, dan akan menampilkan pratinjau surat itu. Singkatnya, melakukan segalanya untuk air mata pertama Anda jauh dari kerja keras, dan kemudian terjun ke dalam jurang email yang belum dibaca, dan surat yang belum dikunjungi - dikurangi satu atau dua kehidupan jam atau.
Seseorang kekuatan yang kehendak memungkinkan Anda untuk tidak akan terganggu oleh pemberitahuan, dan orang-orang biasa lebih baik tidak untuk menggoda nasib dan menonaktifkan mereka. Dalam Mozillla Thunderbird dilakukan melalui menu «Alat» → «Pengaturan» → «Dasar» → «Ketika pesan baru."
Jika tidak ada pemberitahuan, bagaimana memahami bahwa itu adalah surat?
Sangat sederhana. Anda sendiri, secara sadar menyisihkan waktu untuk email parse, buka email client dan melihat semua pesan yang belum dibaca. Hal ini dapat dilakukan dua kali sehari, misalnya saat makan siang dan di malam hari atau selama downtime, mengatakan, dalam kemacetan lalu lintas.
Orang sering bertanya bagaimana waktu respon, dan surat-surat yang mendesak? Jawabannya adalah: Anda tidak memiliki surat-surat yang mendesak dalam surat. Kecuali Anda bekerja di departemen dukungan pelanggan (di bagian ini jadwal kerja Anda melalui e-mail).
Jika ada huruf yang mendesak, pengirim akan memberitahu Anda melalui saluran lain - telepon, SMS, Skype. Kemudian Anda sadar turun di klien email dan mengobati email mendesak. Semua guru manajemen waktu (misalnya, Gleb Archangel dengan "Getting Things Done") menyatakan respons standar melalui email dalam waktu 24 jam. Ini adalah aturan normal etiket - jangan menunggu dengan respon lawan instan melalui email. Jika ada surat yang mendesak untuk memberitahukan pada saluran komunikasi yang cepat.
Jadi, kami telah menonaktifkan notifikasi untuk menyertakan klien e-mail pada jadwal Anda.
Apa yang harus dilakukan ketika kami pergi ke kantor pos dan jangan kegiatan dengan judul "membuat" email? Dimana awal dan akhir dari pekerjaan ini?
Aku sudah mendengar banyak tentang sistem nol kotak masuk, tapi sayangnya, tidak bertemu satu orang menerapkannya. Hal itu perlu untuk menciptakan sepeda. Artikel tentang topik ini harus Layfhakere. Misalnya, "zero masuk». Di bawah ini saya akan berbicara tentang sistem zero inbox di interpretasi saya. Saya akan berterima kasih jika GTD guru menunjukkan di komentar, melengkapi atau memperbaiki sistem dijelaskan.
Hal ini penting untuk memahami dan menerima bahwa e-mail - ini bukan scheduler tugas dan arsip untuk bisnis Anda. Oleh karena itu, folder "Inbox" harus selalu kosong. Jika Anda datang untuk pemeriksaan termasuk, jangan berhenti dan jangan terganggu tidak peduli apa, sampai saat ini mengosongkan folder.
Apa yang harus dilakukan dengan spam di kotak masuk Anda? Kita harus pergi berturut-turut untuk setiap huruf, dan menghapusnya. Ya, hanya pilih dan klik pada keyboard Delete. Jika Anda tidak bisa membawa diri untuk menghapus surat, Anda harus memutuskan apa yang harus dilakukan dengan itu.
- Anda dapat menjawab dalam tiga menit? Apakah saya harus menjawabnya? Ya, kita memiliki, dan jawabannya akan mengambil tidak lebih dari tiga menit, kemudian segera merespon.
- Memenuhi kebutuhan, tetapi persiapan jawaban memakan waktu lebih dari tiga menit. Jika Anda menggunakan scheduler tugas, yang memungkinkan untuk mengkonversi email menjadi tugas, email berubah menjadi tugas dan melupakan untuk sementara tentang hal itu. Sebagai contoh, saya menggunakan layanan benar-benar indah Doit.im. Hal ini memungkinkan Anda untuk membuat pribadi email-address: diteruskan kepadanya surat, dan itu menjadi masalah. Tapi jika Anda tidak memiliki scheduler tugas, surat transfer ke subfolder "0_Vypolnit".
- Setelah jawaban cepat untuk surat, mengubahnya menjadi tugas atau pemeriksaan sederhana diperlukan memutuskan apa yang harus dilakukan dengan pesan ini pada: menghapus atau mengirim ke folder tertentu untuk waktu yang lama penyimpanan.
Berikut adalah beberapa folder untuk penyimpanan jangka panjang saya miliki.
- 0_Vypolnit. Aku punya folder tidak ada, tetapi jika Anda tidak memiliki scheduler, sekali lagi, di sini Anda dapat menambahkan huruf, membutuhkan studi rinci. Folder ini juga perlu dibersihkan secara teratur, tetapi dengan pendekatan yang bijaksana dalam waktu yang khusus dialokasikan di atasnya.
- 1_Sprav. Di sini saya meletakkan surat dengan informasi latar belakang: email selamat datang dengan login dari layanan web yang berbeda, tiket untuk penerbangan berikutnya, dan seterusnya.
- 2_Proekty. Ini berisi arsip korespondensi mitra dan proyek, yang memiliki hubungan saat ini. Tentu, untuk setiap proyek atau pasangan luka folder terpisah. Mitra folder saya lipat surat itu tidak hanya oleh karyawan, tetapi juga surat-surat dari karyawan "Surga", terkait dengan pasangan ini. Hal ini sangat nyaman: jika diperlukan, semua korespondensi pada proyek di tangan dalam beberapa klik.
- 3_Muzey. Aku di sini untuk mandi surat-surat dan menghapus sayang, dan manfaatnya yang jelas. Juga di sini bermigrasi folder dengan proyek tertutup "2_Proekty". Singkatnya, "Museum" disimpan calon pertama untuk penghapusan.
- 4_Dokumenty. Ada surat dengan sampel elektronik dari dokumen yang mungkin berguna di masa depan bagi departemen akuntansi, misalnya, bertindak rekonsiliasi dari tiket pelanggan untuk perjalanan. Folder sebagian besar tumpang tindih dengan folder "2_Proekty" dan "1_Sprav", tetapi memegang informasi akuntansi, seperti dalam "2_Proekty" folder - manajemen. Dalam "4_Dokumenty" - informasi yang mati, dan "2_Proekty" - Live.
- 5_Znaniya. Di sini saya menempatkan hanya benar-benar berguna mailing list yang saya ingin kembali pada waktunya untuk inspirasi atau mencari solusi.
Ada pengaturan lain di klien email Anda, penting untuk sistem ini. Pertama, di Thunderbird default diperiksa "Mark pesan dibaca." Saya lebih suka melakukannya secara sadar, sehingga kotak off! Untuk melakukan hal ini, pergi ke menu «Alat» → «Pengaturan» → «Lanjutan» → «Membaca dan display."
Kedua, penggunaan filter. Aku digunakan untuk secara aktif menerapkan filter pada alamat pengirim email secara otomatis maju ke folder yang sesuai. Misalnya, surat pengacara pindah ke Folder "Pengacara". Saya meninggalkan pendekatan ini karena beberapa alasan. Yang pertama adalah surat dari seorang pengacara di 99% kasus yang terkait dengan setiap proyek atau pasangan, dan karena itu tunduk pada gerakan dalam folder atau proyek ini mitra. Kedua, saya memutuskan untuk menambahkan kesadaran. Anda harus memutuskan di mana untuk menyimpan surat tertentu, dan mencari tulisan yang tidak diobati lebih mudah untuk hanya satu tempat - di kotak masuk. Sekarang filter hanya digunakan untuk folder terpencil pesan otomatis biasa dari sistem yang berbeda, yaitu, surat-surat yang tidak mengharuskan saya untuk membuat keputusan. Filter di Mozilla Thunderbird dikonfigurasi dalam menu «Alat» → «Pesan filter".
Jadi, dengan pendekatan yang tepat untuk e-mail harus pergi dari 10 sampai 60 menit sehari, tergantung pada volume korespondensi.
Oh, dan satu lagi. Anda sudah menonaktifkan pemberitahuan kedatangan pesan baru? ;)