Bagaimana tidak pelanggan pergi menakut-nakuti dan mitra: kebiasaan buruk saat menulis email
Bekerja Dan Belajar / / December 25, 2019
Di tempat kerja, banyak orang secara harfiah diserang oleh sejumlah besar email-pesan, yang tentu harus dijawab. Tentu saja, sangat sulit untuk mengatasi volume tugas dan melakukannya dengan benar. Namun demikian, ada kesalahan serius, yang benar-benar harus dihindari.
Mempelajari aturan-aturan dasar email penulisan etiket tidak perlu membuat surat Anda berubah menjadi karya sastra. Ini benar-benar tidak berguna. Tapi jika Anda dapat menyingkirkan kebiasaan yang menunjukkan kurangnya profesionalisme, bisnis Anda akan pergi jauh lebih berhasil.
Apa kesalahan kotor ketika menulis email-pesan yang paling umum?
1. Pelanggaran ditandai "Mendesak"
Jika Anda berperilaku seperti anak dalam perumpamaan, yang menangis "Serigala! Serigala! "Dan menempatkan semua huruf berturut-turut ditandai" Mendesak", segera berhenti penerima membawa Anda serius. Ketika Anda benar-benar akan membutuhkan respon segera, tidak ada yang akan memperhatikan tanda ini.
2. informalitas yang berlebihan
Pilihan krama komunikasi tergantung pada kualitas hubungan antara Anda dan orang lain. informalitas yang berlebihan menunjukkan kurangnya profesionalisme.
Hati-hati untuk tidak gunakan tanda seru, smiley, pemilihan warna teks, font mewah, gaul Internet dan singkatan. Mereka hanya tidak akan membantu Anda membuat citra seorang karyawan berpengalaman.
Juga, memperhatikan fakta bahwa beberapa orang tidak mengerti akronim. Terutama hati-hati memilih nada komunikasi dengan orang asing dan anggota generasi lainnya.
Ingat: surat bisnis Ini harus mudah dibaca. Untuk melakukan hal ini, menggunakan font Arial, Calibri atau Times New Roman, set ukuran untuk 10 atau 12 unit. Adapun warna, yang terbaik adalah untuk tinggal di hitam.
3. nada terlalu dingin komunikasi
Pada saat yang sama, penerima tidak harus merasa bahwa dia berkomunikasi dengan robot. Beberapa huruf terlihat seperti orang yang nyata seolah sebenarnya itu adalah pesan mesin penjawab.
Jika surat Anda terlihat kepribadian Anda, antusiasme Anda akan membantu membentuk penerima pandangan positif dari Anda sebagai lawan bisnis. Hal utama - jangan berlebihan.
4. Pelanggaran dari fungsi "Balas Semua"
Pesan e-mail tidak dimaksudkan untuk mengubahnya menjadi chatik nyaman. Jika Anda membalas pesan, yang diteruskan ke sekelompok orang sebelum Anda menekan "mengirim semua", pastikan bahwa jawaban Anda adalah benar-benar menarik dan perlu untuk masing-masing kelompok.
5. Mentransfer posting tanpa persetujuan dari pengirim
Ini setidaknya mengganggu. Dan secara signifikan dapat melemahkan kredibilitas Anda.
Tidak peduli apa yang Anda kirim. Anda mungkin ingin mengirim pesan kepada klien bos Anda, yang mengacu pada klien. Atau Anda tidak bisa menahan godaan untuk mengubah dalam rantai penerima surat yang berisi beberapa informasi pribadi, rekannya. Dalam hal apapun, Anda tidak harus melakukan tanpa izin pengirim.
6. Mengirimkan salinan tersembunyi huruf
Ketika Anda mengirim seseorang salinan tersembunyi dari surat itu di teman bicara pikiran: "? Dan siapa lagi mengirim salinan" Hal ini menyebabkan ketidakpercayaan dan menimbulkan perasaan bahwa Anda bersembunyi sedang sesuatu.
Jika Anda ingin mengirim surat kepada seseorang yang tidak harus hadir dalam rantai hop, hanya copy dan paste teks Anda ke pesan baru yang terpisah.
7. formulasi yang benar dari tema
Jika field "Subject" Anda memasukkan sesuatu seperti "Ini aku", "Halo" atau "Untuk informasi Anda," tidak memberikan penerima petunjuk tentang isi surat itu. Akibatnya, ada kemungkinan bahwa pesan Anda bahkan tidak akan dibaca.
Jika Anda melakukan korespondensi bisnis, Topik surat Anda harus singkat, luas dan akurat. Jika penerima segera memahami apa yang Anda menulis itu, kemungkinan dia akan membaca pesan Anda dan merespon lebih cepat.
8. Penyalahgunaan pesan pribadi
Lelucon, cerita yang menyentuh hati dan kutipan motivasi kadang-kadang datang sangat keluar dari tempat. Namun dalam jumlah besar, mereka cepat bosan penerima. Apakah inbox tidak membombardir pesan berarti untuk seorang rekan, bahkan jika Anda melakukannya dengan niat yang terbaik. Cepat atau lambat, penerima hanya akan menghapus pesan tersebut tanpa membacanya.
9. menempatkan-down
Jangan tergoda untuk mengungkapkan dalam sebuah surat kepada kemarahan yang benar menuju tujuan, bahkan jika dia pantas reaksi seperti itu. Bahkan jika Anda sedang menunggu untuk paket Anda selama beberapa bulan. Hanya tidak melakukannya. Orang akan selalu ingat bersikap kasar, dan itu buruk bagi citra bisnis Anda.
Sebaliknya, menulis pesan bahwa Anda akan mengirimkan penerima marah, dan biarkan selama beberapa hari di folder "Konsep". Kemudian mengeditnya dan menghapus semua bahasa yang kasar. Jadi, Anda akan dapat menunjukkan profesionalisme mereka.
10. keakraban
Jika Anda tahu betul penerima pesan, dan kadang-kadang Anda mampu beberapa pujian bagus. Tapi jika ini adalah mitra bisnis Anda atau klien, menyimpan nada sopan terkendali komunikasi. Penyelesaian huruf seperti "Lihat Anda segera!" Dalam hal ini akan menjadi tidak pantas.
11. Penggunaan alamat e-mail masuk akal
Berenda, vulgar atau terang-terangan alamat konyol akan menarik perhatian negatif kepada penerima. Jika Anda hanya tidak dapat bagian dengan kotak nya [email protected], kemudian memutar ulang untuk bisnis korespondensi rekening terpisah.
12. Sejumlah besar kesalahan ketik
Mengirim pesan dari telepon Anda tidak membebaskan Anda dari kewajiban Anda untuk memeriksa email Anda pada kesalahan. Jika Anda melakukan lebih dari satu kesalahan ketik dalam surat itu, Anda tidak menunjukkan diri dari sisi terbaik. Jika Anda perlu mengirim pesan di mana saja, penting untuk hati-hati meninjau sebelum pengiriman.
13. Mengirim pesan pagi
Kadang-kadang ketika Anda bangun pagi dan merasa cukup produktif, Anda tergoda untuk cepat menangani korespondensi bisnis. Namun, mayoritas penerima menarik perhatian pada waktu pengiriman surat. Jika Anda mengirim pesan ke tiga di pagi hari, maka di terbaik Anda akan mempertimbangkan workaholic, dan paling buruk - tidak persis sehat.
Jika malam temuan inspirasi bagi Anda, hanya menyimpan sebagai surat rancangan dan mengirimkannya ke jam kerja.
14. Menyusun huruf terlalu lama
Kebanyakan orang hanya melihat pesan yang tidak mendapatkan pemahaman yang dalam teks. Ingatlah ini saat menulis surat. blok besar teks membuat sulit untuk membaca, sehingga membagi pesan ke dalam paragraf kecil.
Gunakan daftar. Mereka akan membuat pesan Anda lebih mudah dibaca. Selain itu, Anda dapat memilih bagian yang paling penting dari pesan dalam huruf miring atau tebal.
Menghindari kesalahan dijelaskan, dan kemudian Anda dapat membuat kesan yang baik tentang dirinya, yang tentunya akan memberikan kontribusi untuk karir Anda.