Kami mendirikan sistem manajemen dokumen elektronik dalam beberapa klik

Manfaat dokumen bisnis terjemahan dalam gambar dan di awan. Tetapi beberapa perusahaan berpikir bahwa itu terlalu sulit sejauh ini: istilah asing, tidak jelas bagaimana semuanya bekerja. «megafon"Saya membuat sebuah sistem dokumen elektronik yang sangat sederhana dan nyaman.

Sedikit sejarah dan teori

Kembali pada tahun 1960 organisasi di Amerika Serikat dan Eropa mulai untuk pertukaran data elektronik. Tapi dokumen elektronik menikmati hanya beberapa perusahaan besar yang bisa membelinya. Memang, standar umum tidak akan menukar dokumen elektronik. Sementara di akhir 1970-an tidak berbicara tentang tanda tangan elektronik.

Elektronik tanda tangan - yaitu, informasi dalam bentuk elektronik yang melekat pada informasi lain dalam bentuk elektronik (Informasi Signed), atau yang berhubungan dengan informasi tersebut dan yang digunakan untuk menentukan Signor Informasi.

Pasal 2 Undang-undang Federal "Pada tanda tangan elektronik"

Sederhananya, itu adalah syarat dokumen elektronik untuk memvalidasi keasliannya (penulis), keaslian dan integritas.

Algoritma kriptografi untuk membuat tanda tangan digital primitif dikembangkan pada tahun 1977. Dan tujuh tahun kemudian mereka mengadopsi pertukaran umum Eropa EANCOM Data standar (EDI).

Pada 1990-an, banyak negara Eropa telah mengadopsi undang-undang khusus tentang dokumen elektronik dan dokumen hukum yang penting menjadi dilakukan dalam bentuk elektronik. Di Rusia, hukum yang diadopsi pada tahun 2011.

manajemen dokumen elektronik

Semakin banyak perusahaan mengotomatisasi proses bisnis internal, menerapkan sistem informasi dan menyimpan data di awan. Di tempat perjanjian dan tindakan kertas datang ke dokumen elektronik. Jam Act.

Dan jika optimalisasi internal kebanyakan perusahaan menangani lebih atau kurang berhasil, dokumen elektronik dengan kontraktor sering terus terang lumpuh.

manajemen dokumen elektronik (EDM) - sebuah dokumen yang signifikan secara hukum dalam bentuk elektronik antara badan hukum dan / atau individu.

Situasi khas: akuntan dalam sistem akuntansi, sertifikat penyelesaian, mencetak dan mengirimkannya melalui kurir ke pihak lawan. Beberapa hari kemudian perusahaan mitra akuntan menerima dan memindai dokumen, dan kemudian secara manual membuat kabel dalam sistem akuntansi. Kedua belah pihak perlu untuk menyimpan versi kertas dari tindakan.

manajemen dokumen elektronik di kali menyederhanakan dan kecepatan proses.

Manfaat EDI

1. Tidak perlu membayar gaji untuk membayar kurir atau jasa pos.
2. Bekerja dengan dokumen elektronik yang lebih cepat dan lebih nyaman, dan risiko bahwa mereka tersesat sepanjang jalan, adalah nol.
3. Tidak perlu menyimpan ton kertas di kantor.
4. Semua dokumen berada pada jarak klik untuk mendapatkan akses ke salah satu dari mereka bisa dimana saja ada akses internet.

Cara mengatur EDI

Ada dua cara dasar untuk pertukaran dokumen elektronik: langsung dan melalui perantara.

Dalam kasus pertama, perusahaan harus masuk ke dalam perjanjian dengan satu sama lain, yang akan dijelaskan secara rinci prosedur untuk dan kondisi pertukaran, atau masing-masing kontraktor harus memiliki elektronik yang berkualitas tanda tangan. Untuk mendapatkan itu perlu untuk diterapkan ke pusat sertifikasi terakreditasi oleh Kementerian Komunikasi Rusia.

Namun, bahkan di hadapan tanda tangan elektronik yang berkualitas, tidak semua dokumen dapat dikirim langsung, misalnya dengan email. Di bawah hukum saat ini, faktur dapat dikirim dalam bentuk elektronik hanya disetujui oleh Dinas Pajak Federal format XML.

Oleh karena itu jauh lebih mudah untuk menyiapkan dokumen elektronik melalui perantara. "MegaFon" Perusahaan telah mengembangkan antarmuka berbasis web untuk bentuk, penandatanganan dan pertukaran akuntansi dan dokumen lainnya entitas hukum. Dengan bantuan akuntan, manajer atau sekretaris akan dapat dengan cepat masuk ke dalam kontrak dengan pasangan baru, mengatur mengorbankan pemasok atau mengambil perkiraan dari kontraktor.

Dalam hal ini, semua dokumen akan sistematis dan andal disimpan di kantor pribadi perusahaan.

Untuk menggunakan EDI, Anda harus memiliki tanda tangan elektronik yang berkualitas.

Di kantor pribadi portal "Dokumen Elektronik" dari "Megaphone" dapat membuat dokumen baru (tanpa tanda tangan dan kirim) dan men-download ke komputer desktop.

Di sana Anda dapat meminta dokumen-dokumen pelaporan untuk berkomunikasi: account, faktur dan bertindak. Dokumen yang dihasilkan dengan cara ini secara hukum yang relevan dan tidak memerlukan pencetakan atau penggandaan atas kertas.

Bahkan kesepakatan tentang penyediaan layanan komunikasi bergerak "MegaFon" dapat disimpulkan dari jarak jauh. Untuk klien, yang memiliki tanda tangan elektronik tidak perlu menghabiskan waktu mengunjungi kantor perusahaan. Semuanya dapat dilakukan melalui studi pribadi. Cepat, dan yang paling penting, benar-benar gratis.

Keuntungan lain dari dokumen elektronik dari "MegaFon" adalah bahwa hal itu dapat dengan mudah diintegrasikan dengan 1C. Jika Anda bekerja dengan sistem akuntansi ini, Anda dapat meng-upload dokumen ke portal langsung dari 1C.

Untuk mulai menggunakan "Dokumen Elektronik", Anda perlu:

1. Mendaftar di tepat yang pintu gerbang.
2. Terhubung ke sistem tanda tangan elektronik yang valid.
3. Mengisi aplikasi untuk bergabung dengan sistem regulasi dokumen elektronik.

14 hari pertama Anda akan dapat menggunakan paket dasar "Promo". Ini menyediakan gratis pengiriman sampai dua ribu formal dan non-formal ke ribuan dokumen. Dua minggu - cukup waktu untuk menikmati semua keuntungan dari dokumen elektronik. Kemudian Anda dapat memilih rencana tarif berdasarkan tujuan bisnis Anda.

Service "Dokumen Elektronik" menghemat uang dan waktu untuk pendaftaran transaksi dan pertukaran dokumen. Keuntungan dari layanan untuk sepenuhnya menghargai agen, distributor, waralaba, perusahaan dengan struktur cabang, dan serta perusahaan berencana untuk meningkatkan efisiensi pertukaran dokumen baik secara internal maupun ketika berhadapan dengan mitra. Proses bisnis lebih cepat, semakin besar keuntungan. Setuju, itu konyol untuk lulus keputusan tersebut.

Mulai menggunakan bebas