Bagaimana tidak menjadi budak e-mail: 7 tips dari kepala LinkedIn
Bekerja Dan Belajar Produktivitas / / December 23, 2019
Sejumlah besar orang setiap hari dihadapkan dengan masalah yang sama: e-mail, yang dirancang untuk mengoptimalkan proses organisasi dan kerja dan proses komunikasi, sering bergantian menjadi sipir jahat, membuat Anda sungguh-sungguh mengikuti anggota, jika Anda bekerja pada konveyor tape. Biaya Anda sedikit terganggu karena terus mengumpulkan informasi dengan cepat mengubah rapi dan kotak dump bersih menyapu yang semakin sulit semakin lama Anda tidak kembali ke email.
Hari ini kami menawarkan beberapa tips sederhana untuk mengelola proses interaksi dengan e-mail dari Jeff Weiner, chief executive officer LinkedIn. orang ini bertugas harus tetap berhubungan dengan ratusan orang setiap hari, dan dia memiliki beberapa trik yang memungkinkan dia untuk tidak tenggelam dalam longsoran ini Informasi.
kotak surat saya pada dasarnya menjadi simpul pusat di alur kerja saya - melalui surat, saya secara teratur berkomunikasi dengan lebih dari 4300 karyawan yang bekerja di 26 kota di seluruh dunia. Saya tidak bisa mengatakan bahwa saya selalu menjadi penggemar e-mail, atau bahwa saya bukan situasi di mana pekerjaan saya dengan pesan tampak seperti tugas Sisyphean.
Pokoknya, selama bertahun-tahun saya telah mengembangkan beberapa rekomendasi praktis yang memungkinkan saya untuk bergerak dari konsep "kontrol surat saya," konsep "mengontrol surat."
1. Apakah Anda ingin menerima kurang email - kirim kurang email
saran tersebut tampaknya sederhana sekali, terutama dalam konteks masalah umum seperti itu, tapi untuk diriku sendiri, saya pikir ini adalah aturan emas untuk manajemen email sukses.
Kesimpulan ini datang kepada saya saat bekerja di sebuah perusahaan sebelumnya, di mana dua karyawan paling dekat bergaul dengan saya, meninggalkan perusahaan. Mereka sangat efektif dalam berkomunikasi dengan orang-orang, banyak pekerjaan dan, ternyata, mengirim banyak surat. Selama mereka telah bekerja di perusahaan, volume mail yang datang melalui e-mail, tampak benar-benar normal, tetapi setelah mereka pergi, saya menemukan bahwa dalam lalu lintas surat saya menurun sekitar 20-30%.
Semua kegiatan ini di pos itu tidak hanya surat-surat mereka: ada jawaban saya kepada mereka, dan belum ada surat dan balasan dari semua penerima melekat korespondensi. Seringkali pesan ini tidak menuntut partisipasi wajib saya dalam diskusi.
Dari saat aku menetapkan diri kondisi yang jelas - tidak menulis tidak perlu jelas. Hasil: kurang email dan lebih ketertiban di laci tanpa mengurangi aktivitas kerja. Sejak itu, saya mencoba untuk tidak menyimpang dari aturan ini.
2. Tandai sebagai email yang belum dibaca tertunda
tandai sebagai surat yang belum dibaca fundamental mengubah cara saya bekerja dengan pesan. Aku berjalan cukup cepat untuk surat masuk, segera menanggapi yang paling mendesak, dan menghapus yang tidak perlu. Surat-surat, yang saya harus kembali lagi nanti jika ada waktu, saya menandai sebagai belum dibaca. Hal ini menghilangkan rasa takut bahwa surat penting dibaca, dan belum terjawab, akan dilupakan dan akan dimakamkan di perut kotak surat. Pendekatan ini memungkinkan untuk jenis ToDo-Daftar, yang saya akan kembali nanti.
Setiap kali saya mencoba untuk menyelesaikan dengan jumlah minimum pesan tertunda, dan idealnya mereka tidak boleh sama sekali. Jika hari ini saya tidak punya waktu untuk kembali kepada mereka, maka mereka akan mulai dengan pagi hari kerja setelah.
3. Mengatur jadwal yang jelas dengan surat
Selama beberapa tahun terakhir, hidup saya berlangsung hari kerja sesuai jadwal chotkomu cukup. Kenaikan 5: 00-5: 30 am, satu jam pada email, membaca berita, sarapan, bermain dengan anak-anak, pelatihan, kantor, pulang ke rumah, put anak-anak tidur, makan malam dengan istrinya, beristirahat (biasanya menonton TV kotak masuk lewat pembersihan selama iklan dan membosankan saat).
Ditemukan bahwa menempel jadwal ini, saya dengan mudah mengelola email, namun, itu sangat berharga setidaknya urutan sedikit perubahan, sebagai kekacauan dimulai di kotak surat Anda.
Dalam hal ini, Anda tidak akan merasakan tekanan yang meningkat dari mengetahui bahwa kotak Anda tiba-tiba dibiarkan tanpa perhatian. Ketaatan jadwal akan membantu untuk menjaga segala sesuatu di bawah kendali. Ini membantu Benjamin Franklin, dan akan membantu Anda.
4. itu sendiri dipahami
Ingat permainan telepon rusak? Kemudian itu cukup lucu, tapi sekarang semuanya dipertimbangkan dalam konsep kerja dan bisnis, dan itu tidak sampai permainan.
Kata-kata yang sangat penting, dan untuk menghindari ambiguitas dan salah tafsir dari kebutuhan mereka untuk dipilih sangat hati-hati. Semakin mudah dan jelas untuk memahami teks Anda, semakin sedikit kemungkinan surat kedua dengan permintaan untuk menjelaskan yang pertama.
5. Pikirkan tentang penerima
Sering tampaknya bahwa bidang "Untuk" dan "Cc" dianggap oleh banyak orang sebagai satu dan sama. Bahkan, mereka dapat digunakan secara unik untuk membuat jelas dari salah satu penerima Anda mengharapkan jawaban, dan yang mengirimkan salinan surat itu untuk tujuan menjaga dalam lingkaran.
Bahkan, tidak pilih penerima, yang diperlukan untuk menjawab - itu adalah cara tercepat untuk membuat panik dan kebingungan dalam percakapan. 6 penerima bukannya 1 dan 5 salinan penerima - tambahan 5 jawaban ini mungkin, yang masing-masing dapat berkembang menjadi seluruh percakapan terpisah.
6. mengakui telah menerima
Jika Anda telah ditetapkan sebagai penerima, dan surat itu benar-benar ditujukan kepada Anda, jangan malas untuk menginformasikan pengirim bahwa Anda telah menerima surat. Tidak perlu banyak kata-kata, Anda hanya akan "diterima" atau "menerima". Ini akan menjadi tanda bahwa informasi yang Anda terima dalam volume penuh dan tepat dan pengirim tidak diperlukan untuk mengirimkan sesuatu yang lain pada subjek yang sama.
Jika Anda tidak dikonfirmasi penerimaan, pengirim tetap sama sekali tidak menyadari surat itu. Mungkin tersesat di kedalaman kotak surat Anda? Jika ini adalah informasi penting, keraguan dan kegembiraan akan memaksa pengirim untuk menulis surat lain dengan Saya meminta Anda untuk mengkonfirmasi penerimaan huruf pertama, atau meminta orang lain tentang kehadiran Anda di tempat kerja tempat. orang yang terlibat ekstra, pengirimannya dan menerima surat ekstra.
7. Menjaga emosi Anda keluar dari surat
Email dapat menjadi alat yang berguna jika Anda menggunakannya dengan benar. Dia bisa menjadi kekuatan destruktif jika digunakan secara tidak benar. Contoh umum paling - penggunaan email untuk pembahasan isu-isu kontroversial dan sensitif konflik.
Aku tidak akan pernah berhenti memukau bagaimana orang menggunakan kata korespondensi dan frase yang tidak akan pernah mengatakan di hadapan audiens yang sama.
Jika Anda tiba-tiba menemukan diri Anda dalam korespondensi yang sama, melakukan satu hal sederhana - berhenti. Untuk menyelesaikan sengketa atau konflik bisa, mengambil telepon dan menelepon penerima, baik secara pribadi bertemu. hal halus seperti harus ditangani dengan tidak dalam korespondensi teks. teks tidak menyampaikan komponen emosional, intonasi dan hal-hal penting lainnya yang bisa menentukan solusi yang konstruktif dari masalah.
(melalui jeff Weiner)