6 tips untuk kerja yang efektif dengan e-mail
Bekerja Dan Belajar Produktivitas / / December 23, 2019
Email adalah salah satu cara terbaik untuk komunikasi dan, mungkin, satu-satunya yang digunakan oleh semua pengguna, tanpa kecuali. Anda dapat suka atau tidak suka para utusan, menggunakan Skype atau chatting Facebook, tapi alamat email yang Anda miliki untuk yakin.
Setiap hari kita mendapatkan ke kotak surat Anda, tidak hanya pesan dari teman dan kolega, tetapi juga puluhan email promosi, pemberitahuan, hanya spam. Agar tidak tenggelam dalam jumlah besar pesan masuk, penting untuk mengembangkan dan menerapkan keterampilan kerja yang efektif dengan e-mail.
hak cipta Shutterstock
Jadwal waktu email pengecekan
Jika Anda merasa bahwa Anda menghabiskan terlalu banyak waktu pada pengolahan surat, dan jumlah email di kotak masuk Anda masih tidak menurun, maka cobalah rencana yang lebih keras saat memeriksa email Anda box. Biasanya kita mulai memeriksa surat, menemukan link menarik dalam surat itu, pergi ke situs web, dan dari sana ke yang lain... dan setelah setengah jam recall dan kembali ke analisis huruf. Akibatnya, waktu telah berlalu dan kasus tidak bergerak.
Jadi, cobalah untuk mengisolasi diri untuk waktu yang terbatas tertentu untuk bekerja dengan e-mail. Frekuensi dan durasi masing-masing interval ini dapat diatur untuk diri mereka sendiri, tergantung pada volume korespondensi. Mungkin akan satu jam di pagi hari dan satu jam di akhir hari, mungkin Anda lebih memilih untuk pergi ke account email Anda setiap jam selama lima menit. Yang penting yang paling - mencoba untuk secara ketat mematuhi jadwal yang ditetapkan untuk diri sendiri dan tidak akan terganggu pada apa pun yang asing. Pengetahuan bahwa Waktu Anda terbatas, Pasti akan menyebabkan peningkatan efisiensi pengolahan pendapatan pos.
Setiap tindakan surat sarana
Aturan utama adalah bahwa Anda harus berlaku ketika parsing email - setiap surat terbuka mengharuskan Anda untuk tindakan apapun. Jika Anda membuka surat itu, maka dalam hal apapun tidak mungkin untuk meninggalkannya lagi di masuk. Anda juga harus segera merespon surat atau mengirimkannya ke seseorang yang lebih baik dalam mengatasi masalah ini, atau rencana untuk diri mereka sendiri Google Task tugas atau kalender - dalam hal apapun sebagai akibat dari surat tindakan Anda harus dihapus atau dipindahkan ke arsip tersebut, adalah meninggalkan folder inbox. Tunduk sederhana ini memerintah kotak masuk Anda akhirnya dibersihkan.
hak cipta Shutterstock
Filter dan Label
Jika Anda mendapatkan setiap hari sejumlah besar surat-surat, analisis mereka mengharuskan Anda banyak waktu dan usaha. Mengapa Anda tidak menggunakan sumber daya layanan pos, terutama karena di sebagian besar layanan, fitur ini hadir dan diterapkan dengan baik?
Kita berbicara tentang pengaturan penyaring untuk pemrosesan surat otomatis. Daripada harus klik secara manual pada setiap pesan, dan setiap kali klik Anda - ini juga merupakan waktu dan usaha, hanya sekali configure filter yang diperlukan. Sebagai contoh, semua pesan dengan alamat kerabat Anda secara otomatis akan disimpan dalam folder Keluarga dan ditandai sebagai penanda penting. Semua siaran pers pergi ke folder terpisah tanpa melalui folder inboxDan pemberitahuan dari jaringan sosial sekaligus terbang di keranjang belanja.
Dengan demikian, Anda dapat menyebarkan pesan pada topik utama dan untuk mempersiapkan secara memadai untuk perawatan mereka. Anda tidak akan lagi menjadi situasi di mana otak Anda parsing alamat beralih dari kantor Negeri di pertanyaan dan kemudian segera distribusi hiburan, dan kemudian kembali lagi.
Pilihan untuk berbagai filter ada sejumlah besar dan saya yakin bahwa sekali membangun sebuah sistem penyaringan otomatis, Anda akan menghemat hari dan bulan waktu Anda. Selain itu, dengan menetapkan label atau folder distribusi, Anda dapat dengan mudah menemukan surat-surat dalam arsip (Anda ingat folder yang inbox kita benar-benar kosong?).
penggunaan pencarian
Banyak pengguna, terutama pemula, menyimpan semua email Anda di kotak masuk, karena mereka merasa bahwa mereka tidak akan pernah menemukan mereka lagi di pengarsipan. Jika Anda membuat sebuah sistem filter dan label seperti yang dijelaskan dalam paragraf sebelumnya, arsip Anda sudah memesan dan itu jauh lebih mudah untuk menavigasi. Tapi jangan lupa juga tentang bar pencarian. Sebagai contoh, di mesin pencari Gmail begitu sempurna (yang akan meragukan!) Untuk menemukan surat tidak akan menemui kesulitan.
menggunakan tanda
Banyak layanan pos memiliki pesan fungsi penandaan dengan spidol khusus (di Gmail adalah bintang). Dengan bantuan mereka mudah untuk memberikan pesan penting yang membutuhkan perhatian Anda dan menempatkan mereka dalam folder terpisah. Di Gmail, Anda dapat memilih satu set perangko dan cukup fleksibel untuk menggunakannya. Dengan demikian, sekilas tunggal pada isi kotak surat Anda akan cukup untuk memilih huruf sesuai dengan kepentingan mereka.
pintas keyboard Gunakan
Menggunakan kunci panas dapat mempercepat surat pengolahan sehingga layak menghabiskan beberapa jam untuk belajar mereka. Tapi sebelum itu, kita lihat pengaturan (di Gmail Pengaturan - Umum - Shortcuts) Dan membuat yakin mereka termasuk. Setelah itu, cukup klik pada keyboard di depan tanda tanya dan Anda akan diminta dengan semua tombol panas Gmail.
Email adalah alat komunikasi yang besar, tapi itu tidak berarti bahwa Anda harus memberikan proses ini setengah dari hidupnya. otomatisasi maksimum dari semua proses, jawaban cepat, atau pesan forwarding, penjadwalan waktu mereka bersama-sama dengan dewan lainnya artikel ini akan memungkinkan Anda untuk cukup cepat untuk mengatasi sejumlah surat dan menyimpan lebih banyak waktu untuk kegiatan yang lebih menyenangkan.