Bagaimana mengelola e-mail: 10 tips dari staf TED
Produktivitas / / December 23, 2019
TED Fellow Michael Makvoters sebuah blog perusahaan, bersama 10 tips yang ia terus ketertiban di pos.
Siapa lagi tapi editor dan manajer dari TED, untuk berbicara tentang metode perjuangan dengan surat kelebihan beban. Menurut mereka, perusahaan menerima ratusan email setiap hari, dan email kontra masuk, beberapa karyawan telah lama melebihi seribu.
Michael Makvoters, UX-arsitek TED, penawaran 10 solusi untuk masalah ini.
Di masa depan, Anda tidak akan memiliki lebih banyak waktu daripada sekarang
Michael memperhatikan bahwa banyak menunda pekerjaan dengan e-mail untuk nanti, karena mereka berpikir bahwa di beberapa titik di masa depan mereka akan memiliki lebih banyak waktu untuk melakukannya. Jangan. Tingkat kerja Anda mungkin akan tetap di minggu depan, bulan, tahun. Anda bahkan mungkin senang tentang hal ini. Tetapi jumlah waktu yang sama akan untuk posting. Jadi mulai bekerja dengan sekarang.
Cobalah untuk memulai dengan yang bersih
Berikut adalah dua cara untuk melakukannya:
- Luangkan waktu dan terlibat dalam membersihkan surat dalam beberapa tahap. Tergantung pada berapa banyak pesan yang Anda miliki, Anda perlu panggilan sepuluh sampai bersih mereka. Jika diberikan keras, memecah pekerjaan menjadi beberapa segmen 15 menit.
- Bangkrut. Sorot tiga atau empat jam dan membuat keluar dari folder Anda "Inbox" ideal kebersihan dan ketertiban.
Sisihkan sedikit waktu setiap hari
Menurut Michael, ini adalah bagian tersulit dari rencana. Anda harus bekerja dengan e-mail beberapa kali setiap hari. Dia menyarankan untuk mengabdikan 15 menit setiap empat jam dan hanya berurusan dengan folder inbox.
Jika surat itu tidak terlalu penting - menghapus
Hal ini menggoda untuk mengirim setiap bit surat kecil penting untuk folder, untuk menangani nanti. Namun jika surat itu tidak layak perhatian Anda sekarang, menghapusnya.
Berhenti berlangganan dari milis masing-masing yang tidak perlu
Saya sering menderita dari fakta bahwa hanya menghapus pesan dari tidak menarik bagi saya surat. Michael juga menerima lebih kategoris:
Jika pengiriman tidak tertarik pada Anda, tidak hanya untuk menghapus surat itu, tetapi berhenti berlangganan dari itu.
Di bagian bawah setiap huruf terdapat tombol "Unsubscribe" atau Tidak langganan. Menggunakannya untuk tujuan yang dimaksudkan. Dan lagi, lebih baik. Anda juga dapat menggunakan layanan Unroll.me, yang kita dijelaskan di sini. Dia otpishet Anda dari milis yang tidak diinginkan secara otomatis.
Jika pesan masih dalam folder "Inbox", membacanya
Jika surat itu telah diuji, dan Anda tidak berhenti berlangganan dan segera menghapusnya, kemudian membacanya. Jika pendek, baca segera. Jika panjang, mengirim surat ke pra-dibuat folder "Baca" dan kembali ke sana, ketika akan ada lebih banyak waktu luang. Michael mengatakan bahwa jika Anda jujur dengan diri kita sendiri, persentase minimal semua huruf akan jatuh ke dalam folder ini.
Menanggapi surat-surat pendek lebih baik untuk
Jika Anda mengirim email membutuhkan respon cepat, silakan merespon... segera. Jangan menunggu. Setelah mengirimkan respon, menghapus surat itu. Jika surat itu adalah salinan, dikirim ke penerima yang lain, dan dia tidak perlu tahu jawaban Anda, keluarkan dari penerima.
pesan redirect kepada rekan-rekan, jika mereka mampu merespon lebih memadai
Mengarahkan pesan dengan sedikit penjelasan, dan menghapusnya dari kotak masuk Anda.
terlibat menyortir
Layanan email memungkinkan pengguna untuk membuat folder. Ini adalah alat terbaik untuk menangani surat kelebihan beban. Saya membuat sebuah folder untuk bekerja, foto, penelitian, dan hal-hal lain. Michael menawarkan untuk melakukan folder "Proyek", "Lain", "jawabannya nanti." Hal utama adalah bahwa Anda merasa nyaman.
Pilih aplikasi yang tepat
Bagi saya, aplikasi ini telah menjadi kotak surat. Michael juga memilih itu. Tapi banyak pilihan. Anda dapat memasukkan dalam pencarian kata Layfhakeru "mail" dan nama sistem operasi yang Anda cari klien. Aku berjanji akan menemukan sesuatu yang cocok.
menghasilkan
Jika Anda tidak dapat membaca artikel (katakan padaku mengapa), berikut adalah daftar singkat dari semua langkah:
- membongkar folder "Inbox" untuk sejumlah pendekatan.
- Memutuskan apa yang harus dilakukan dengan surat itu, segera datang.
- Dari waktu ke waktu terlibat dalam membersihkan pos.
- Berhenti berlangganan dari surat yang tidak diinginkan.