"0 luar" - sebuah sistem yang jelas untuk mempertahankan nol inbox
Bekerja Dan Belajar Produktivitas / / December 23, 2019
E-mail ke banyak masih ada alat kerja alternatif dan penderitaan sehari-hari. Seseorang tujuh huruf yang masuk, dan dia sekarang membongkar mereka dengan cepat. Seseorang memiliki 46 anggota, tetapi mereka juga razgrebot per hari, karena digunakan. Untuk setiap orang ada batas tertentu masuk e-mail per hari, dengan yang dia bisa menangani tanpa penundaan pengolahan dari hari berikutnya dan, sesuai, tanpa menyebabkan penyumbatan di elektronik box. Anda dapat menghubungi ambang "alami".
Jika orang tersebut huruf lebih dari satu dapat menangani, Anda perlu mengubah pendekatan Anda untuk email-manajemen. Hal ini akan meningkatkan ambang nilai yang diperlukan dalam kasus tertentu. Ini harus dapat memproses 100 huruf sehari? Jadi Anda bisa dan 100, hanya menggunakan email untuk metode yang benar. Apa? Siapa yang akan memberitahu.
Satu-satunya indikasi bahwa seseorang berupaya dengan e-mail termasuk dalam nol akhir hari. Prinsip-prinsip kunci dari baik pengolahan masuk - pemahaman bahwa untuk huruf di depan Anda. Pertama, Anda perlu belajar bagaimana untuk secara akurat mengklasifikasikan huruf dan tahu apa yang harus dilakukan dengan masing-masing jenis.
Semua pesan masuk dapat dibagi menjadi tujuh kategori:
- Tidak perlu jawaban, belum tentu dibaca. Cara dalam dua huruf: mengarsipkan atau menghapus. Jika Anda mendapatkan newsletter biasa, yang tidak pernah membaca, kemudian melakukan kebaikan - mencapai tujuan Anda. Salah satu tindakan dalam pertukaran untuk menyingkirkan puluhan surat tersebut di masa depan. Kami ingin belajar bagaimana untuk mengatasi aliran email sehari? Dengan kurang lebih mudah untuk menangani arus. Jangan takut untuk kehilangan sesuatu yang penting. Benar-benar informasi yang diperlukan sampai ke Anda dengan cara lain, dan muncul di depan Anda masih setidaknya sekali.
- Dengan lampiran. Hal ini dapat pemberitahuan dari kebutuhan untuk membayar sesuatu atau informasi untuk pekerjaan saat ini atau masa depan. Untuk surat-surat ini sangat membantu untuk membuat folder terpisah, tapi tanpa fanatisme. Apakah terlalu banyak folder? Sederhanakan. Dalam rangka untuk mencari sesuatu yang benar itu, saya tidak perlu seribu folder, dan kemampuan untuk menggunakan pencarian fitur mailer.
- Jawaban opsional. Jawabannya tampaknya tidak wajib, tapi kadang-kadang courtesy berguna. Kemudian dilanjutkan hanya pada situasi.
- Dengan lead time untuk ulasan. Sangat menarik untuk dibaca, tetapi tidak harus. Cobalah untuk berhubungan dengan ini dan kategori sebelumnya seperti banyak surat mungkin. Ini adalah kunci untuk kerja yang efektif dengan e-mail.
- Harus dijawab hari ini. Semuanya sederhana: mengambil bertanggung jawab dan sekarang, jika sesuatu yang sangat mendesak, atau pada akhir hari kerja.
- Harus dijawab, tapi tidak hari ini. Keindahan e-mail bahwa dia tidak chatting atau telepon. Tidak ada seorang pun mengharapkan, dan seharusnya tidak mengharapkan respon cepat melalui email, jika Anda tidak berbicara tentang hal itu di header pesan. Jika batas waktu tanggapan disebut hari tertentu atau Anda mengenal diri sendiri dan tahu untuk berapa lama Anda harus memberikan jawaban, kemudian menempatkan surat-surat ini di folder yang sesuai. Misalnya, "Jawaban pada hari Senin", "Balas Selasa," dan seterusnya. Sekarang membuat diri Anda check-list, di mana ada item "mail proses di pagi hari, ditunda untuk hari ini." Untuk tujuan tersebut, karena ada alat khusus untuk: RightInbox untuk Gmail, FollowUpThen.com dan FollowUp.cc.
- surat dimengerti. Ada huruf yang sulit untuk dikaitkan dengan salah satu kategori. Jangan memotong sendiri refleksi untuk mengatur dengan huruf tersebut merujuk pada salah satu kategori di atas.
Berdasarkan klasifikasi ini, kita perlu № folder untuk kategori 2, 3, 4 dan 6.
Aturan proses yang efisien e-mail
- Biarkan selama 30 menit pada akhir hari untuk membawa kotak masuk ke nol. Hal ini lebih efisien daripada mencoba untuk segera menanggapi setiap email. Orang tidak multitask. Kurang gangguan dan switching - efisiensi yang lebih tinggi.
- Apa yang harus dilakukan dengan surat yang mendesak? Tentukan sendiri interval di mana untuk memeriksa kotak untuk hari. Sebagai contoh, satu jam sekali. Centang kotak pada ketersediaan surat mendesak dan penting, jika tidak tersedia, kembali bekerja. Ingat keuntungan dari mail: bukanlah sarana untuk interaksi instan. Ada kemungkinan bahwa masalah, yang disebutkan dalam salah satu email tidak mendesak, tanpa partisipasi Anda akan diputuskan oleh pada akhir hari, atau akhir hari Anda akan mendapatkan informasi lebih lanjut yang akan memungkinkan untuk memecahkan masalah lebih cepat dan efisien.
- Pada setiap saat, ketika Anda tidak memeriksa email Anda, menjaga mailer ditutup. Menonaktifkan notifikasi. Membersihkan diri dari sejumlah gangguan kontemplasi email yang masuk. Sekarang Anda memiliki pekerjaan lain, dan waktu untuk surat belum datang. Pada saat-saat keraguan kebenaran pendekatan ini, ingat: Anda bukan stasiun tenaga nuklir, tetapi bahkan jika itu, maka overheating dari reaktor Anda akan dalam hal apapun dilaporkan oleh email.
- Gunakan komitmen mereka dalam waktu untuk menyelesaikan hari kerja untuk mempercepat pemrosesan email. Itulah mengapa dianjurkan untuk membongkar kotak masuk ke nol pada akhir hari. Anda memiliki 30 menit, dan Anda ingin cepat mengakhiri segalanya. Bahkan, ternyata semacam permainan, tetapi Anda bisa dan sengaja email pengolahan geymifitsirovat.
- Menjaga mereka pendek dan to the point.
- Jadilah positif dan ramah.Email dapat membangun dan menghancurkan hubungan. Alih-alih memecahkan masalah orang benar-benar penting kadang-kadang mencoba untuk menggulung lawan yang paling halus dan tersembunyi disebut idiot, dan semua teks didasarkan pada ini. Tidak ada yang aneh sebenarnya, untuk mengekspresikan positif mereka mengirim sebuah frase yang bagus kecil di badan email. keramahan Anda akan datang kembali kepada Anda, dan korespondensi akan jauh lebih bermakna dan efektif.
- Surat perlu meraup urutan terbalik. Dan satu-satunya cara. Tampaknya bahwa lebih logis untuk memulai dengan email yang lebih tua, tapi itu adalah tujuan kami - nol kotak masuk, yang berarti bahwa sebelum akhir hari kita mendapatkan bahkan pertama email yang Anda terima. Jika Anda membuat kebaikan dan mulai meninggalkan surat terakhir yang diterima hari ini untuk besok, seluruh prosedur berhenti bekerja. Mengapa Anda mempelajari kerja yang kompeten dengan e-mail, jika Anda tidak mengikuti aturan mendasar? Terus bekerja seperti sebelumnya, dan penderitaan.
- Buka hanya surat-surat yang diperlukan untuk mengarsipkan atau menghapus sisanya. Kami langganan terlalu penyalahgunaan untuk hal-hal yang tidak perlu (berlangganan Layfhaker, sebaliknya, sangat diperlukan) dan sebagai hasilnya mendapatkan informasi lebih dari yang dapat dibaca. Bagaimana membedakan huruf yang diinginkan? Ada satu sederhana, namun aturan yang sangat efektif: terbuka hanya surat-surat yang ditujukan kepada orang tertentu untuk Anda secara pribadi. Sisanya - di salah satu kategori di atas pada awal artikel pada situasi.
- Membuat template. Seringkali jawaban surat cukup standar, yaitu, Anda menulis hal yang sama. Melihat bahwa menulis kalimat ini sering? Membuat template untuk cepat copy-paste atau membuat dalam layanan email.
- Jika surat ditangani, dan masih ada waktu, maka Anda perlu untuk menggunakannya secara rasional. Pergi ke sejumlah kategori huruf 3, 4 dan 6 dan meletakkan segala sesuatu dalam rangka sana.
Ini manual, yang didasarkan, seperti yang Anda katakan, adalah semacam benar, adalah tambahan yang bagus untuk tips yang lebih umum untuk bekerja dengan mail dari CEO LinkedIn Jeff Weiner. Jangan lewatkan 10 tips untuk menangani mail dari Leo Babauta. Bahkan, ada banyak cara tambahan memeras e-mail maksimum. Cobalah untuk menerapkan teknik untuk diri mereka sendiri, menganalisis hasil dan jangan lupa untuk meninggalkan di komentar kiat sendiri untuk meningkatkan efektivitas e-mail.