Bagaimana menghentikan aliran tugas yang masuk dan membangun ketertiban dalam urusan
Produktivitas / / December 23, 2019
Beberapa hari yang lalu, dengan seorang kenalan, ceramah pada topik beban kerja manajemen. Dia bertanya pertanyaan - "Setiap hari saya menerima tugas lebih dari yang bisa capai. Jumlah tertunda tugas dari semua meningkat dan meningkat dan kekacauan meningkat. Bagaimana menghentikannya? "Pertanyaannya adalah relevan dengan banyak. Banyak yang akrab dengan perasaan tidak berdaya yang dialami oleh orang-orang di bawah serangan dari tugas yang masuk dan yang semakin meningkat, to-do list. Berikut adalah 5 langkah untuk keluar dari kekacauan.
Dewan №1 - Hanya berhenti ...
1. atau lebih tepatnya... Menghentikan aliran masuk. Dalam rangka untuk memahami mekanisme kerja, perlu untuk mulai berhenti. Anda tidak akan dapat memperbaiki masalah selama mereka terus datang kepada Anda torrent. Jadi menghentikan aliran. Jangan menerima tugas baru dan mengambil istirahat. Ini berhenti tidak hanya akan memungkinkan Anda untuk dengan mudah membongkar daftar sekarang tetapi juga untuk hanya fokus pada ini. Secara umum, Board Room 1 - Kumpulkan semua tugas dalam satu daftar, dan tidak mengambil hal-hal baru namun tidak dimasukkan dalam daftar. Catatan - do list adalah "benar" ketika Anda tahu semua yang perlu Anda lakukan adalah merasa beberapa kontrol dan senang dengan diri mereka sendiri. Titik terakhir adalah yang paling penting. Ini bukan lelucon. Anda perlu untuk mendapatkan kembali rasa kepuasan.
Dan memahami - dunia tidak akan runtuh dan perusahaan tidak akan runtuh jika Anda menarik untuk beberapa hari.
2. biaya tingkat waktu. Hal berikutnya yang harus dilakukan adalah untuk memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas. akurasi yang tinggi dari penilaian tidak diperlukan. Vote "oleh mata". Hal utama yang Anda bisa mengerti - berapa banyak waktu yang harus dihabiskan untuk menyelesaikan semua tugas dalam daftar. Ini mungkin terjadi bahwa menurut perkiraan awal, seluruh daftar, Anda akan membutuhkan 2 bulan waktu kerja bersih. Jika tugas ini tidak didistribusikan dalam waktu, sehingga Anda benar-benar dapat memenuhi mereka, maka daftar tidak masuk akal dan membutuhkan optimasi.
3. daftar Optimalkan. Bukan masalah sederhana. Untuk satu alasan - untuk mengoptimalkan dibutuhkan evaluasi serius dan kritis kasus mereka.
- Berikan kepada orang lain semua yang bisa mereka lakukan tanpa Anda. Ada keraguan? Apakah Anda pikir Anda bisa melakukannya dengan lebih baik? Masih memberikan dan menempatkan pengingat pada kontrol.
- Group tugas. Luangkan waktu untuk memproses email dan panggilan telepon. Melakukan hal yang serupa berturut-turut. Hal ini menghemat waktu.
- Menempatkan semua yang bisa dilakukan kemudian. bahkan hal-hal yang berhubungan dengan pelanggan dapat ditransfer. Cukup mengaturnya. kontak menetapkan dengan pelanggan lebih merata. tanggal perubahan di mana ini dapat dilakukan. Gratis diri Anda ruang untuk manuver.
- Hapus semua yang kehilangan relevansinya. Kejam membunuh tugas, kesesuaian yang diragukan.
4. Melakukan tugas-tugas dalam rangka. Mengurutkan daftar tugas dari terkecil hingga terbesar. Ini berarti bahwa pada awalnya pergi bisnis waktu singkat. Membuat semua hal yang membutuhkan kurang dari 30 - 40 menit. Apakah mereka berturut-turut sampai akhir. Lupakan segala sesuatu yang lain. Ketika masalah jangka pendek, okinte tampilan daftar. Tentunya ia telah menjadi lebih nyata dan dapat bekerja dengan itu. Mungkin Anda bahkan dapat melanjutkan aliran tugas. Dalam kasus apapun, merencanakan semua tugas yang tersisa sehingga Anda hampir 100% probabilitas dari mereka mampu melakukan seperti yang dijadwalkan. Dan bahkan membuat diri Anda cadangan waktu untuk 15-20% dari waktu yang diperlukan untuk memecahkan masalah. Siapa yang lebih baik yang belum selesai dari remake.
5. Katakanlah "tidak" perencanaan keras. Dalam hal apapun tidak ketat membatasi waktu dan batas waktu untuk tugas. Sekarang perencanaan kaku adalah musuh Anda. perencanaan yang ketat secara efektif dalam situasi kontrol relatif stabil. Sekarang semuanya sangat goyah. Jadi memberikan diri Anda waktu dan proporsi kebebasan. Jangan mengemudi otak Anda ke dalam kerangka kerja. Jika tidak, Anda kembali ke tempat Anda memulai. Anda perlu menenangkan, diukur untuk melakukan tugas tersebut dari daftar pada waktunya. Sekali lagi - dalam rangka. Jangan menangani tugas sampai Anda telah menyelesaikan sebelumnya. Salah satu tugas pada satu waktu.
Yang paling penting - memahami dan menerima kenyataan bahwa Anda tidak mampu untuk berhenti dan mendapatkan urusan saya dalam rangka.
Lima langkah di atas telah terbukti efektif dalam praktek. Mereka efektif dalam rangka "kebakaran memadamkan" dan "menyapu puing-puing", tetapi kebutuhan pekerjaan yang harus dibangun sehingga situasi seperti tidak muncul. Apakah Anda berpikir bahwa yang perlu Anda lakukan untuk tidak mengarah ke ekstrim?