Panduan untuk GTD untuk pemula

Apa GTD

otak kita dengan mudah datang dengan ide-ide baru, tapi ingat mereka semua itu jauh lebih sulit. Misalnya, ia ingat bahwa Anda perlu membeli hadiah untuk ulang tahun ibu Anda minggu depan. Daripada mengingatkan Anda tentang hal ini ketika Anda melewati toko favoritnya, otak akan menyebabkan perasaan jengkel bahwa Anda seperti sesuatu harus dibeli.

GTD (Getting Things Done) - teknik yang membantu menarik dalam aksi kabur ide, impuls, wawasan dan refleksi malam. Ketika Anda belajar untuk bergantung pada sistem ini, otak Anda tidak akan mempertahankan semua informasi. Dari stres penurunan ini, dan Anda akan memiliki kekuatan untuk pekerjaan yang lebih produktif.

Bagaimana teknik ini

GTD didasarkan pada sistem daftarDi mana Anda mengatur segala sesuatu yang datang ke pikiran Anda. Untuk menerapkannya ke dalam hidup Anda, Anda perlu menangkap dan memproses informasi yang masuk. Selain itu, kebutuhan untuk memiliki daftar tersebut: "Inbox", "Next Steps," "Waiting List", "Proyek" dan "Someday". Semua yang membutuhkan perhatian Anda, akan mendapatkan pertama di "Inbox", dan kemudian masuk ke salah satu daftar lain.

1. koleksi

Mengumpulkan semua informasi yang perlu perhatian Anda: dari surat-surat yang harus dijawab, dengan ide-ide brilian yang datang ke pikiran Anda saat Anda mandi. Tempat berkumpulnya mungkin notebook kertas, aplikasi, atau alamat e-mail yang Anda mengirim email kepada diri sendiri.

Bila Anda baru saja mulai menggunakan metode GTD, mencoba untuk melepaskan kepala semua informasi akumulasi. Tuliskan semua yang Anda butuhkan atau ingin lakukan, semua yang Anda mengambil beberapa hari atau minggu terakhir, ikut campur dengan konsentrasi atau ingat pada waktu yang salah.

2. pengolahan

Mempertimbangkan informasi akumulasi. Ini adalah aturan utama dari seluruh sistem. Lakukan ini secara teratur untuk menjaga itu tidak akan terlalu banyak. Untuk informasi proses, tanyakan pada diri sendiri beberapa pertanyaan.

• Masalah ini dapat diatasi? Anda bertanya pada diri sendiri apakah Anda dapat melakukan sesuatu untuk menghapus item dari daftar. Jika tidak, menghapus atau memindahkannya ke daftar "Someday". informasi yang berguna, yang tidak perlu melakukan apa-apa, seperti resep atau artikel yang menarik, simpan di tempat terpisah. Hal-hal yang ingin Anda lakukan di masa depan yang jauh (belajar bahasa Jepang, untuk menulis buku) ditransfer ke daftar "Someday", sehingga mereka tidak peringkat di antara "tindakan Next".
• Apakah mungkin untuk menyelesaikan pekerjaan dalam satu langkah? The GTD apapun yang memerlukan lebih dari satu langkah, yang disebut proyek. Jika Anda berada di "Inbox" ada beberapa tugas yang terkait, membuat mereka proyek terpisah. Menambahkan namanya ke daftar nya proyek dan pilih satu operasi untuk menambah "Next".
• Apakah itu akan mengambil lebih dari dua menit? Jika tidak, ikuti segera. Ini lebih cepat daripada menambahkannya ke daftar tugas berikut atau mendelegasikan kepada seseorang. Jika eksekusi kasus kebutuhan lebih banyak waktu, mempertimbangkan apakah Anda dapat membuatnya hanya Anda, atau dapat menjadi seseorang untuk mengirim.
• Hal itu dapat didelegasikan kepada seseorang? Jika demikian, mendelegasikan. Bila Anda perlu untuk melacak eksekusi, memindahkan item dalam "daftar tunggu". Jika Anda tidak dapat mendelegasikan tugas, tambahkan ke kalender Anda atau dalam daftar "Next".
• Apakah ada istilah khusus kinerja? Jika demikian, tambahkan ke kalender Anda. Jangan menulis untuk segala sesuatu yang Anda ingin lakukan untuk hari. Membuat hanya apa yang Anda perlu memastikan: kunjungan ke dokter gigi, pertemuan penerbangan. Jika tidak ada batas waktu tertentu, transfer case ke "Langkah Berikutnya".

3. organisasi

Urutkan semua tempat: di salah satu dari lima daftar dalam folder dengan informasi yang berguna untuk masa depan, dalam kalender atau di tempat sampah.

Dalam "Waiting List" menambahkan karya yang, untuk beberapa alasan, telah terhenti. Sebagai contoh, ketika Anda tidak dapat melanjutkan sampai Anda mendapatkan jawaban surat saya, atau ketika Anda sedang menunggu pengiriman. Jangan lupa sebelah setiap item untuk menentukan tanggal.

"Tindakan selanjutnya" harus tugas yang akan dilakukan secepat mungkin. Merumuskan mereka sebagai tindakan fisik layak, sehingga akan lebih mudah untuk turun ke bisnis. Sebagai contoh, lebih baik untuk menulis "sebut Lena dan setuju bahwa ia duduk dengan seorang anak di Kamis malam" daripada "mengatur untuk memiliki anak dengan seseorang duduk", walaupun sebenarnya mereka adalah satu dan sama.

Idealnya, untuk setiap item dalam "berikutnya" Anda perlu menambahkan tag konteks. Dia akan memberitahu Anda di mana Anda perlu dengan seseorang, Anda perlu untuk mengambil dengan Anda. Misalnya, Anda dapat menandai "membeli", "pada pekerjaan", "anak-anak", "telepon", "komputer". Anda juga dapat menentukan berapa banyak waktu yang Anda miliki di kasus ini, atau apa yang prioritas penting nya. Kemudian, jika perlu, Anda dapat dengan cepat menyortir semua kasus untuk tag.

4. ikhtisar

Sekali seminggu, pastikan untuk memeriksa semua daftar. Semakin lama Anda meninggalkan kasus di "Inbox", maka semakin sulit akan untuk berurusan dengan mereka.

• satu tindakan selanjutnya harus didefinisikan untuk setiap proyek.
• Setiap item di "depan" harus sesuatu yang Anda ingin lakukan selama minggu mendatang. Semua kelebihan ditransfer ke daftar "Someday" atau menghapus semua.
• Dari waktu ke waktu mencoba untuk memindahkan sesuatu dari daftar "Someday" di "Langkah Berikutnya".

5. eksekusi

Act! Jika Anda benar mengatur sistem anda, itu akan menjadi langkah yang paling mudah. Berulang secara teratur empat langkah pertama, Anda akan yakin sepenuhnya bahwa semua hal pada daftar Anda perlu untuk membuat kemajuan dan lebih dekat dengan mereka tujuan.

Lihat juga:

• «GTD bekerja bahkan di ruang angkasa." Wawancara Layfhakera dengan ayahnya Produktivitas oleh David Allen →
• 11 cara untuk menghabiskan hari seproduktif mungkin →
• 80 kehidupan peretasan produktivitas →