Non-jelas, tetapi cara bekerja untuk mengurangi waktu bekerja dengan surat
Produktivitas / / December 23, 2019
John Smith (Jon Smith), yang bergerak dalam dukungan teknis MailChimp, dengan trial and error menyebabkan diri formula yang sempurna untuk surat. Pertama dia nasozdavali banyak folder, dan kemudian dihapus setiap orang, namun tidak satupun dari pendekatan ini tidak bekerja. Dan kemudian dia datang ke cukup sistem yang berbeda.
Terlepas dari kenyataan bahwa tanggapan terhadap surat-surat menempati hampir tempat sentral dalam karyanya, ia mampu mengurangi waktu yang dihabiskan di berbagai kegiatan dengan e-mail, hingga enam jam sehari. Dia menemukan bahwa, bahkan ketika kotak itu melanggar dari email, beberapa langkah sederhana dapat secara dramatis mengubah situasi.
Apa yang tidak layak membuang-buang waktu
Seperti John mengatakan, ia pertama kali mencoba untuk mengklasifikasikan huruf dan menciptakan semua jenis folder: untuk pesan dari Chief, untuk informasi tentang berbagai proyek, pesan, yang itu perlu untuk mengambil tindakan apapun dan begitu pada. Dia percaya bahwa itu harus membantu dia untuk menghemat waktu. Namun pada kenyataannya, ia mulai menghabiskan lebih banyak waktu mencoba mengingat sistem klasifikasi dan kurang - pada pekerjaan itu sendiri.
John SmithSebagai contoh, saya menerima pesan dari kepala proyek dia bekerja pada, dan pesan ini juga diperlukan saya untuk mengambil tindakan tertentu. Dalam apa folder harus itu ditempatkan? Dan apa yang kemungkinan bahwa saya akan ingat di mana mencarinya surat nanti?
Jadi John memutuskan untuk menyingkirkan semua folder, dan surat itu memerintah kekacauan lengkap. Tidak adanya sistem ini terlalu rumit sistem yang lebih baik. Kemudian John memutuskan untuk kembali merevisi pendekatan untuk bekerja dengan surat. Dia memutuskan untuk menyortir surat-surat tidak pada subjek, dan pada jenis tindakan, yang mereka menuntut untuk mengambil. Dan berikut adalah cara untuk melakukannya.
Tetap sederhana
Cukup tempatkan di folder "Inbox" hanya pesan-pesan yang Anda butuhkan untuk jawaban. Yang paling penting dari mereka, jika Anda tidak dapat berurusan dengan mereka segera, ditandai sebagai belum dibaca.
Ini mungkin tampak berlawanan dengan Anda, karena sebagian besar kasus pembakaran harus dilakukan secepat mungkin. Hal ini, dan kadang-kadang benar-benar memiliki kebutuhan untuk segera merespon laporan tersebut. Tapi menandai pesan penting yang belum dibaca, Anda tidak akan kehilangan mereka dalam benjolan. Juga, karena Anda tidak perlu untuk memindahkan huruf: mereka tetap dalam folder "Inbox" dan akan menarik perhatian kepada diri mereka sendiri sampai Anda sampai Anda mencapai mereka.
John SmithSaya mencoba untuk melakukannya di kotak surat saya tidak menumpuk lebih dari 60-70 pesan pada suatu waktu. Ini adalah persis jumlah huruf, yang saya dapat dengan aman menangani dalam satu duduk.
Buat sendiri jadwal permanen dengan surat
Setiap pagi John mengalokasikan jam berusaha untuk membersihkan kotak surat. Seperti telah disebutkan, sering meninggalkan pesan mendesak "belum dibaca." John dengan cepat memindai newsletter dan pesan internal perusahaan dan merespon dengan jumlah maksimum non-darurat Pesan yang ia dapat menangani dalam waktu satu jam.
Ketika jam dialokasikan untuk Dimulai dengan EmailAkan segera berakhir, John Smith tidak menutup kotak surat, tetapi membayar jauh lebih sedikit perhatian. Begitu pesan baru tiba, ia dengan cepat memindai nama konten dan pengirim, untuk memberi mereka prioritas tertentu. Jika pesan dapat dijawab tanpa berhenti untuk waktu yang lama dari urusan lain, John tidak. Tapi dia mulai terlibat dalam posting lagi.
Menjelang akhir hari, John mengalokasikan 30 menit mencoba untuk mendedikasikan mereka secara eksklusif bekerja dengan pesan. Pada saat ini ia terlibat dalam surat-surat, yang membutuhkan dia untuk tindakan: untuk memberikan persetujuan, menulis tanggapan rinci atau mengambil keputusan apapun. Saat itulah ia memperhatikan pesan yang ditandai belum dibaca.
John SmithAku bisa menghabiskan lebih banyak waktu untuk bekerja dengan e-mail, tetapi ini pembatasan sementara membantu saya untuk berkonsentrasi lebih baik dan lebih produktif.
email Mengklasifikasikan sesuai dengan jenis respon
Untuk beberapa pesan, John masih membuat folder terpisah. huruf tertentu bahwa ia tidak menandai belum dibaca, mendistribusikan semua dalam dua arah. Posting yang memerlukan tindakan atau respon dari rekan (tidak harus mendesak), John menempatkan folder "Membuat". Hal ini dirancang untuk email, yang dapat diselesaikan di hari berikutnya atau akhir pekan ini.
Bahkan kurang mendesak huruf John bergerak ke folder, "Baca." Selain itu, menggunakan filter khusus yang secara otomatis menempatkan newsletter dalam folder ini. Untuk memasang filter, Anda perlu untuk menghabiskan hanya beberapa menit, tetapi tindakan sederhana ini nanti akan menghemat banyak waktu dan usaha.
Jika Anda menggunakan metode ini, Anda akan mendapatkan tiga folder aktif, yang berbeda dalam tingkat urgensi menanggapi pesan "inbox" dengan pesan yang belum dibaca, "Membuat" dan "Baca".
pesan arsip
Untuk segala sesuatu yang lain, John Smith menggunakan fitur pesan pengarsipan. Ini membantu dia membersihkan kotak surat dan kepala dari tugas-tugas yang tidak perlu.
John SmithSegera setelah saya membaca pesan dan mengambil tindakan yang tepat, baik itu perusahaan atau pengiriman berita, yang saya menandatangani, saya arsip.
Jika pesan berisi informasi penting yang Yohanes ingin menabung untuk masa depan, itu tanda tanda bintang diarsipkan pesan, sehingga dapat ditemukan lebih cepat.
Berhati-hatilah ketika Anda memutuskan untuk menghapus pesan
John jarang menggunakan fungsi untuk pesan hapus. Ini pelajaran ia menarik dari praktik nyata. Setelah John dihapus pesan dari seorang rekan yang berisi informasi pada saat itu dia tidak menganggap itu penting. Sudah setelah karyawan telah meninggalkan perusahaan, John membutuhkan informasi dari surat itu. Kemudian ia menyadari bahwa ia berada di hardcover.
John SmithSetelah itu saya mulai untuk menghapus hanya surat-surat yang tidak tepat berguna bagi saya di masa depan. Tidak ada pelanggaran, rekan-rekan terkasih, yang mengirimi saya SIFCO indah dengan segel, tetapi ini adalah pesan dan masukkan "keranjang belanja."
Untuk sampai pada sistem ini, John Smith mencoba pendekatan yang berbeda yang telah terbukti cukup efektif untuk dia. Dia menguji metode yang digunakan oleh orang lain, tetapi segera menyadari bahwa ia harus mencoba sesuatu yang lain. John sampai pada kesimpulan bahwa sistem apapun bekerja hanya ketika cocok dalam hal pekerjaan tertentu Anda.
Cobalah metode ini atau mencari sesuatu yang berbeda. Anda mungkin dapat menemukan cara untuk menghabiskan bekerja dengan e-mail bahkan waktu kurang.