Metode Inbox Zero - cara terbaik untuk menangani ribuan email yang belum dibaca
Produktivitas / / December 23, 2019
Setumpuk email yang belum dibaca, terus nongkrong di folder "Inbox", akan menyebabkan panik pada siapa pun. Jika Anda memiliki banyak mitra bisnis dan kolega dengan siapa Anda berinteraksi pada korespondensi, Anda hanya perlu untuk menjaga kotak surat Anda bersih dan rapi.
CEO JotForm Aytekin Tank penawaran cara yang menarik mengorganisir email berjudul Inbox Zero. Seperti namanya, metode ini adalah untuk hanya menjaga folder Anda "Inbox" kosong.
Umumnya, Tank tidak menciptakan sesuatu yang baru. Inbox Zero lama didirikan penulis dan blogger Merlin Mann, dan merupakan metode yang telah terbukti dan terkenal. Sekitar teknik bekerja dengan dokumen menjelaskan lebih David Allen dalam bukunya "Bagaimana urusan dalam rangka». Tank hanya diadaptasi ke antarmuka web Gmail.
Saya mengirim dan menerima ratusan email setiap hari. Tetapi pada akhir hari kotak surat saya selalu kosong. Saya tidak memiliki sekretaris yang akan memproses korespondensi saya. Aku mematuhi prinsip, yang disebut Inbox Zero. Ini bukan masalah besar.
Aytekin Tank, pengusaha, pendiri dan CEO JotForm
Tank daftar keuntungan dari metode Inbox Zero:
- Anda tidak akan melewatkan pesan penting, jika folder Anda "Inbox" kosong.
- Anda tidak akan membuat penerimanya menunggu lama, karena segera akan dapat membalas surat-surat mereka.
- Di kotak surat Anda tidak akan menumpuk ratusan atau ribuan email yang belum dibaca.
- Anda akan menghemat lebih banyak waktu pada tugas-tugas yang sangat penting dan tidak akan menghabiskan berjam-jam main-main dengan email.
Aytekin TankSaya tahu banyak orang yang menghargai semua email Anda tanpa menghapus. Sebagai hasil dari kotak surat mereka mulai terlihat seperti Twitter feed. Ini adalah nyaman. Anda akan terus tersesat dalam surat-surat.
Misalkan Anda menggunakan Gmail - meskipun metode ini dapat disesuaikan dengan penyedia (Hotmail, «Yandex», Yahoo) atau e-mail client (Outlook, Thunderbird atau Sylpheed). Ambil deposito sekilas pesan yang belum dibaca dan melanjutkan.
1. Bersihkan kotak masuk Anda
Dengan demikian, dengan mengadopsi metode Inbox Zero, Anda perlu bertindak tegas. Buka "Inbox", pilih semua akumulasi ada email dan arsip semuanya sekaligus. Untuk beberapa hal itu akan tampak kegilaan ada, tetapi Tank merekomendasikan untuk melakukan hal itu.
Aytekin TankAnda harus mulai dengan kotak kosong. Panduan ini tidak membantu Anda, jika di "Inbox" akumulasi puluhan ribu surat. Jadi Kembali segalanya, dan mulai dari awal.
2. Perlakukan surat Anda dalam urutan kronologis
Untuk mengembangkan kebiasaan ini berguna, Anda akan memerlukan disiplin tertentu. Ketika Anda memproses email Anda, mulai dengan pesan tertua dan pindah ke segar. Dengan demikian Anda akan menyimpan urutan kronologis dan tidak bingung.
Proses penulisan akan membantu Anda dua fungsi di Gmail:
Aktifkan "Auto-muka". Untuk melakukan hal ini, pergi ke "Pengaturan» → «General", scroll ke 'Auto-muka' dan mengaktifkannya. Sekarang, ketika Anda membalas atau pesan Gmail cadangan tidak akan mengembalikan Anda ke daftar pesan masuk, dan menampilkan pesan berikut. Dengan demikian Anda akan mampu menangani surat-surat satu per satu dalam urutan mereka diterima, tidak peduli apa gangguan.
Kemudian hidupkan tombol "Send & Arsip" jika Anda belum diaktifkan. Buka "Pengaturan» → «Umum» dan menemukan pilihan 'Tampilkan' Send & Arsip 'dalam jawaban.' Dengan demikian Anda akan menghemat waktu. Setelah semua, jika Anda telah menanggapi surat itu, tidak ada rasa untuk tetap di "Inbox", bukan? Klik pada tombol submit, dan email secara otomatis dipindahkan ke arsip.
Dan satu hal penting:
Aytekin TankJangan menggunakan email sebagai chat. Tidak ada yang lebih buruk daripada untuk menghasilkan yang sangat panjang rantai Balas dari surat terus-menerus dikutip. Jika Anda perlu bicara, penggunaan instant messenger, chatting Slack atau kontak melalui telepon. E-mail tidak cocok untuk ini.
3. Menjawab - Arsip
Aturan utama adalah metode Inbox Zero: folder Anda "inbox" - ini bukan tempat di mana Anda ingin menyimpan surat. Semua e-mail di kotak pesan harus segera diproses. Membacanya satu per satu dan menjawab setiap dan arsip, jika pesan membutuhkan jawaban, atau hanya arsip, jika pesan respon tidak diperlukan.
Jika Anda tidak dapat segera merespon email apapun, ada dua pilihan:
- Menyimpannya dalam aplikasi-agenda. Hal ini dapat Evernote, OneNote, atau task manager. Mengatur tanggal bahwa program ini akan mengingatkan Anda untuk menulis jawaban pada saat yang tepat.
- Jika Anda hanya dapat menulis jawabannya, tapi target adalah untuk mendapatkan itu setelah beberapa saat, gunakan pengiriman tangguhan di Gmail. Hal yang sama dapat Outlook, Thunderbird dan klien lainnya.
4. Lakukan saja
Semua ajaran besar dan perkasa David Allen. Jika email memerlukan tindakan, yang membutuhkan waktu beberapa menit, lakukan saja sekarang. Jangan menyalin surat ke daftar to-do. Jangan meninggalkannya di folder "Inbox".
Aytekin TankJika Anda perlu melakukan pembayaran, lakukan saja sekarang. Jika Anda perlu mengirimkan umpan balik kepada seorang rekan mengirim segera. Jika kasus berlangsung beberapa menit, itu tidak masuk akal untuk menunda.
5. pintas keyboard Gunakan
pintas secara signifikan mengurangi waktu untuk pengolahan e-mail. Dengan mereka, Anda tidak akan memiliki untuk mendorong kursor mouse bolak-balik. Tank merekomendasikan untuk mengingat dan menggunakan tiga hotkey:
- kunci E memungkinkan Anda untuk dengan cepat mengarsipkan pesan. Baca, tekan E, diarsipkan. Ini sederhana.
- Tombol R digunakan untuk cepat menulis balasan. Jika Anda ingin membalas pesan, klik, masukkan jawabannya, kita tekan Enter.
- kunci F depan menerima email ke penerima lain.
Aytekin TankSaya tidak berpikir Anda membutuhkan hotkeys lainnya. Di Gmail, saya hanya menggunakan tiga cara pintas. Untuk segala sesuatu yang lain, ada mouse. Tapi hotkeys terdaftar memungkinkan Anda dengan cepat melakukan tiga tindakan yang paling umum dengan e-mail, sehingga mereka menghemat waktu yang cukup.
6. Menyiapkan filter
Email filter - alat yang sangat berguna yang melakukan banyak pekerjaan untuk Anda. Hal ini cukup untuk mengatur mereka sekali, dan mereka akan menghemat banyak waktu.
Jika Inbox Anda, Anda secara teratur menemukan surat penting (pemberitahuan layanan Internet, otomatis mailing, dan sebagainya), maka baik berhenti berlangganan dari mereka, atau menyesuaikan filter Anda untuk huruf seperti itu diarsipkan secara otomatis.
7. Inbox kosong - Tutup-mail
Ketika Anda mencoba untuk berkonsentrasi pada pekerjaan, tidak bisa terus-menerus terganggu oleh e-mail. Jadi menempel aturan, ketika folder "Inbox" kosong, dekat dengan Gmail tab atau email client dan melupakan mail dalam beberapa jam ke depan. Hanya terlibat dalam pekerjaan.
Matikan semua pemberitahuan untuk pesan email yang masuk. Mereka sangat mengganggu.
Aytekin TankAnda dapat kembali membuka surat dalam beberapa jam untuk memproses akumulasi pesan di sana, dan kemudian kembali bekerja. Tujuan dari metode Inbox Zero - kekuatan diri sendiri untuk tidak akan terganggu oleh email yang masuk. Anda harus mengelola kotak surat Anda tanpa itu Anda.
Jika Anda telah mencoba teknik Inbox Zero dan bersedia untuk memberitahu Anda apa yang Anda punya, atau ingin menyarankan metode yang lebih baik - menulis di komentar.
lihat juga
- 9 layanan e-mail sementara →
- Cara menghapus akun Gmail Anda dari semua berlebihan →
- 7 ekstensi untuk Gmail, yang akan menghemat waktu →