Cara membersihkan urusan dan segala sesuatu untuk mengikuti: panduan lengkap sistem GTD
Produktivitas / / December 23, 2019
Alexander Tsyglin
Penulis dari proyek "Master produktivitas».
Apa sistem GTD baik?
layanan produktivitas Masalahnya adalah bahwa setiap orang adalah memposisikan diri sebagai tempat di mana Anda dapat memecahkan semua masalah, menyimpan informasi, untuk berkomunikasi. Sebagian besar jasa yang Anda tawarkan untuk menetapkan prioritas dan bertindak sesuai dengan mereka.
Tapi beberapa kaleng berkonsentrasi pada melakukan tugas-tugas penting dan tidak memperhatikan ketika hal-hal kecil: tugas mendesak, keinginan rekan-rekan, teman atau kenalan. Ketika tugas menjadi banyak, sulit untuk memahami. Oleh karena itu, dalam prakteknya perlu menggunakan layanan untuk manajemen kasus. Ketika mendapatkan banyak kasus, kita mulai bingung dalam layanan ini, dan daftar dan akhirnya berhenti menggunakannya.
Metode Getting Things Done (GTD) menyediakan rencana universal di tempat untuk membangun sistem tunggal, di mana Anda dapat memecahkan masalah. Anda akan dapat bersantai dan tidak khawatir, karena akan pastikan untuk tidak melupakan apa pun. Pada saat yang tepat, sistem akan menyarankan apa yang harus dilakukan dan apa yang harus fokus pada.
Jadi, mengapa begitu banyak pekerjaan yang tidak produktif?
Orang-orang mulai bekerja tidak produktif ketika proyek-proyek dan tugas menjadi banyak. Mereka merasa sulit untuk menjaga semuanya dalam kepala saya, biarkan prioritas set saja. Jadi baik melakukan apa-apa, atau untuk melakukan apa yang paling mudah dan hal yang harus dilakukan untuk menunda-nunda. Ada masalah lain: ketika tugas mendesak yang harus diselesaikan kemarin.
Selain itu, orang mulai cepat lelah, menjadi mudah marah. Dia terus berjalan seperti tupai dalam rutinitas roda, dan benar-benar penting, proyek moneter dan strategis tetap di sela-sela.
Dengan situasi ini akan menangani sistem Getting Things Done, David Allen dijelaskan dalam buku, Yang dirilis pada tahun 2001 dan menjadi bestseller internasional.
Ceritakan tentang konsep dasar GTD, yang perlu mengetahui
rutin - ini adalah hal-hal, pikiran dan kekhawatiran bahwa mengganggu, mengalihkan perhatian dan pemborosan energi. Sementara rutin tidak ditransfer ke masalah, tidak mungkin untuk mengontrol. Berpikir masalah yang sama beberapa kali - itu adalah tidak efisiennya penggunaan energi kreatif yang menimbulkan frustrasi dan stres.
Tujuan dari GTD - untuk membebaskan kepalanya dari rutinitas dan menghapus stres internal.
memori manusia operasional - daerah otak mana ada memori jangka pendek. Di situlah kita biasanya menambahkan bisnis yang belum selesai saat ini, diberikan kepada orang janji-janji lain dan pengalaman lain yang khawatir kita. Sayangnya, ada membatasi jumlah rutin, Anda dapat menyimpan otak untuk berfungsi dengan baik. Jika memori Anda penuh, Anda terganggu oleh hal-hal kecil dan melupakan tujuan mereka, yang mengarah ke stres.
Alat untuk pengumpulan data - bahwa, di mana informasi yang masuk dan di mana Anda memperbaiki apa yang perlu dilakukan. Sebagai contoh:
- penyelenggara;
- notebook;
- e-mail;
- kalender;
- perekam.
Keranjang "Inbox" - repositori tunggal untuk rutin yang Anda menyerahkan urusan dan tugas. Salah satu aturan yang paling penting dengan keranjang "Inbox" - adalah pembersih biasa nya.
tindakan sederhana - tindakan satu langkah yang perlu untuk melakukan kurang dari dua menit. Dalam prakteknya akan lebih mudah untuk mengambil hal-hal ini dalam lima menit.
proyek - tugas yang eksekusi membutuhkan lebih dari satu langkah. Anda perlu meninggalkan pengingat tentang proyek dan menjelaskan langkah-langkah pertama untuk pelaksanaannya. Sebagai hasilnya, ternyata proyek ke dalam tindakan sederhana yang dapat dilakukan dalam lima menit berikutnya dan mendapatkan hasil akhir.
Proyek ini harus link ke kartu atau file, yang menggambarkan rincian: bertanggung jawab, tenggat waktu, kategori (misalnya, "Pemasaran", "bagian Hukum", "Pembangunan"), referensi ke kartu yang lebih kecil tugas. struktur seperti nyaman untuk mengatur di Trello.
konteks daftar - daftar hal-hal yang mudah untuk melakukan dalam kondisi tertentu. Misalnya, daftar shortcut "Shopping" adalah daftar item dan produk yang Anda butuhkan untuk membeli di toko. Dalam "Panggilan" bisa menjadi daftar panggilan yang harus Anda lakukan ketika Anda bebas.
Nyaman daftar konteks individu untuk orang-orang dengan siapa Anda bekerja dan berkomunikasi. Saat bertemu dengan orang tertentu, Anda dapat dengan cepat membuka daftar dan memutuskan pertanyaan-pertanyaan yang diperlukan.
Bagaimana cara menggunakan kalender?
itu kalender perlu memasukkan:
- tindakan untuk menjadi tampil pada waktu tertentu (pertemuan, pertemuan bisnis, seminar);
- tindakan yang harus dilakukan pada hari tertentu (untuk menyelesaikan proyek dengan tanggal tertentu, untuk mengambil bagian dalam konferensi);
- Informasi tentang tanggal tertentu (peringatan, ulang tahun, hari libur).
Saya menggunakan «Google Calendar", yang saya membawa semua hal ini. Layanan ini karena berguna:
- Ini tersedia sebagai telepon dan komputer;
- pada satu layar, Anda dapat menampilkan beberapa kalender;
- ada pengingat pada smartphone Anda.
Jika Anda memiliki sesuatu dibawa ke kalender Anda, atau Anda ikuti, atau akan mentransfer ke tanggal lain., Tidak perlu mengacaukan kalender to-do list yang secara teratur diangkut setiap hari. Untuk daftar tersebut, ada beberapa solusi.
Jika Anda secara teratur perlu waktu tertentu untuk memanggil pelanggan, pemasok atau kontraktor, lebih baik menggunakan CRM-sistem.
daftar apa yang harus mulai?
Daftar tindakan prioritas
Membuat laporan untuk minggu ini, mempelajari situs kompetisi, menghapus folder "Inbox" di kotak surat, membuat kerangka acuan untuk desainer - semua tindakan ini mengambil lebih dari dua menit, tetapi mereka tidak bisa siapa saja mendelegasikan. kasus tersebut akan masuk dalam daftar tindakan prioritas dan melakukan sepanjang hari.
Aturan untuk menangani daftar tersebut:
- Daftar tidak boleh banyak, hanya dua atau tiga. Misalnya, "Personal", "Kerja", "Keluarga". Jika Anda memiliki daftar tugas untuk hari, menempatkan pengingat dalam kalender Anda.
- Dalam tugas dalam daftar ini dapat dilakukan dengan mudah memberi label konteks: "Di jalan", "di komputer", "Baca", "Beli", "Janji". Tugas dapat memiliki satu atau lebih label. Sebagai contoh, masalah "berjalan anjing" akan mengacu pada proyek "Swasta" dan label "Janji."
- Sebelum menambah daftar tugas, pikirkan apakah Anda perlu melakukannya sama sekali. Jika jawabannya adalah 'ya', memutuskan apakah atau tidak Anda secara pribadi menjalankan usaha ini. Setelah semua, Anda dapat mengirim pesan bawahan suara dan mendelegasikan kepadanya. Untuk tugas-tugas yang diberikan kepada Anda, akan menandai "Berkomitmen." Ini akan menjadi bisnis seperti dari daftar "pekerjaan" dan dari "Personal".
- daftar browse teratur. Lakukan ini ketika ada satu menit cadangan. Pindah ke atas hal-hal yang perlu dilakukan pertama.
- Bersihkan daftar setidaknya sebulan sekali.
Daftar "Someday"
Dalam daftar ini adalah hal-hal yang tidak memerlukan tindakan. Hal ini dapat:
- buku, catatan, video pelatihan, yang ingin membeli;
- bermanfaat keterampilanYang ingin belajar;
- tempat saya ingin mengunjungi;
- hal yang ingin saya beli.
Dalam daftar ini Anda harus secara berkala melihat, mengambil catatan dan mengubahnya menjadi target, di mana pekerjaan akan dilakukan.
Bagaimana untuk menyimpan informasi referensi yang berguna di masa depan?
Informasi ini tidak memerlukan tindakan. Kriteria utama untuk penyimpanan data ini:
- Mudah mencari judul, tag dan deskripsi singkat.
- Kemudahan menempatkan informasi dalam repositori.
- Informasi struktur penyimpanan intuitif. Ketika data baru, Anda harus cepat memilih kategori dan subkategori, di mana untuk menempatkan mereka.
- penyimpanan diakses dari perangkat apapun.
Apakah ada ritual wajib GTD?
Ya, beberapa.
Mengumpulkan semua informasi ke troli "Inbox"
Alat untuk mengumpulkan banyak informasi. Tapi semua ini harus berduyun-duyun ke tempat yang Anda dan akan terus bekerja.
Kosong recycle bin "Inbox"
Sekali atau dua kali seminggu akan harus merevisi daftar "Inbox" dan semacam akumulasi oleh folder atau label. Ritual ini harus menjadi kebiasaan, yang terbentuk dari algoritma intuitif tindakan dan pengulangan sistematis mereka.
Anda harus menjadi langkah sederhana demi langkah rencana tentang bagaimana Anda menghabiskan pembersihan mingguan dalam sistem urusan Anda. Dapatkan Kalender, yang akan menandai hari-hari ketika tahu itu. Menetapkan sendiri hadiah jika, misalnya, setidaknya 20, Anda akan dalam waktu 30 hari untuk menghapus folder "Inbox" dan hari dihapuskan dalam kalender.
Revisi daftar tindakan prioritas dan daftar "Someday", prioritas
Revisi daftar penting untuk memprioritaskan dan realistis menghitung kekuatan. Hal ini diperlukan agar tidak memuat sendiri tujuan yang terlalu tinggi dan tidak menderita menyadari inefisiensi nya.
Penghancuran keranjang ekstra
Sering selama komunikasi dengan kolega dan mitra, kotak pesan baru, dokumen, daftar.
Tugas Anda - sebanyak mungkin untuk mengotomatisasi semua data berbondong-bondong ke folder "Inbox".
Ini bisa menjadi kotak surat, dan perencana elektronik. Untuk mengotomatisasi dan layanan informasi rujukan cocok IFTTT dan Zapier. Keranjang untuk mengumpulkan informasi harus kecil.
Bagaimana bekerja dengan keranjang "Inbox" dan semacam akumulasi dalam kasusnya?
Pertama, menghapus masalah, kesepakatan, atau informasi dari folder "Inbox" dan menjawab pertanyaan: "Apa ini? Apakah saya benar-benar perlu melakukan sesuatu? "
Jika Anda tidak membutuhkan yang lain, Anda memiliki dua pilihan. Jika itu sampah, yang tidak lagi berguna bagi Anda betisnya. Jika ini adalah informasi yang berguna, memasukkannya ke dalam arsip. Ini harus terstruktur dalam kategori dan tag membuatnya mudah untuk menemukan yang diperlukan.
Jika informasi yang Anda butuhkan sesuatu untuk dilakukan, ada tiga pilihan:
1. Run diperlukan. Jika tindakan yang penting dan tidak boleh lebih dari 2-5 menit.
2. Mendelegasikan kepada seseorang. Jika tindakan memakan waktu lebih dari dua menit, pikirkan apakah mungkin untuk biaya seseorang.
Ketika delegiruesh seseorang harus terdaftar:
- hasil akhir;
- rencana kerja (jalan ke tujuan);
- Batas waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas;
- tanggal kontrol dan hasilnya harus siap untuk itu (intermediate atau final).
3. Menunda untuk masa depan. Dalam hal ini, masukkan:
- hasil yang diinginkan;
- tak lama menyusul aksi yang ingin Anda lakukan. Ingat: tidak mungkin untuk melaksanakan proyek secara keseluruhan, hanya bisa mengambil langkah-langkah sederhana konkret yang akan membawa Anda lebih dekat ke hasil akhir;
- batas waktu. Jika tidak ada tanggal yang tepat, menyimpan tindakan dalam daftar "Someday".
Anda dapat mengirim pesan kepada diri sendiri untuk mendapatkan mereka pada hari yang ditentukan. Untuk ini cocok sebagai Calendar «Google," pengingat untuk tanggal yang dikehendaki, dan aplikasi untuk posting bumerangYang akan mengirimkan email pada waktu tertentu.
Bagaimana merencanakan pekerjaan Anda?
Semua pekerjaan dapat dibagi menjadi tiga langkah:
- Pertunjukan pra-direncanakan. Hal ini dapat sebagai hal strategis penting bahwa Anda lebih dekat ke tujuan, dan rutinitas yang hanya perlu dilakukan.
- Pergi bekerja sebagai penampilan tak terduga. Ini adalah ketika siang hari tiba tugas dari rekan-rekan, supervisor, surat-surat dari klien.
- Perencanaan untuk pekerjaan di masa depan: penyusunan dan revisi daftar prioritas. item ini tidak akan membawa Anda terlalu banyak waktu, sehingga Anda tidak terlibat dalam perencanaan untuk perencanaan.
Praktek Interior perencanaan dan tujuan (buku peringatan) dijelaskan dalam buku oleh David Allen.
David Allen
Konsultan pada efektivitas pribadi dan manajemen waktu, metodologi produktivitas GTD penulis
Untuk buku peringatan perlu 43 folder: 31, diberi label dengan angka dari 1 sampai 31, 12 bulan lebih dengan nama. folder harian diletakkan di depan, dimulai dengan tanggal besok. Untuk folder dengan nomor 31 adalah folder untuk bulan depan, diikuti oleh folder dengan sisa bulan.
Isi folder untuk hari berikutnya setiap hari ditransfer ke keranjang, maka folder tersebut dimasukkan ke dalam yang terakhir dari folder harian (seperti yang ditransfer ke bulan berikutnya). Bila Anda melepas folder 31 untuk bulan ini, itu akan menjadi folder dengan nama bulan, diikuti oleh folder dengan hari-hari bulan baru. Demikian pula, sebuah folder dengan bulan saat ditransfer ke tahun berikutnya, ketika ia berlalu.
Dalam folder tertentu perlu untuk menyimpan dokumen yang memerlukan tindakan spesifik (formulir yang harus diisi, surat yang akan dikirim).
Untuk sistem untuk bekerja, perlu diperbarui setiap hari. Jika Anda lupa untuk memperbarui lokasi hari besok, Anda tidak bisa mempercayai sistem. Mereka akan kehilangan informasi penting, yang diperlukan untuk memahami cara lain.
Jika Anda akan pergi selama beberapa hari, sebelum keberangkatan, Anda perlu memeriksa folder untuk hari-hari di mana Anda akan absen.
Bagaimana mengatur dalam praktek dalam pandangan sistem perencanaan yang modern:
- Alih-alih sebuah buku peringatan untuk menggunakan organizer dengan daftar kasus setiap hari dan menempatkan mereka dalam tugas-tugas nya untuk hari. Pertemuan dan proses terkait dengan waktu yang diperlukan untuk menulis di tempat pertama, dan set pengingat untuk sistem tentang mereka di muka.
- Buat file dengan daftar kasus per bulan. Ini adalah daftar dari apa yang Anda ingin lakukan selama waktu itu. Anda menambahkan untuk itu kasus ini untuk seluruh bulan. Revisi tugas harus terjadi seminggu sekali. Selama perencanaan, hal yang paling penting untuk pencar selama berminggu-minggu untuk memahami prioritas mereka. Mereka Anda akan tampil di tempat pertama, jika tidak semua waktu akan pergi ke hal-hal kecil dan mendesak.
- Buat file dengan rencana untuk tahun ini. Ini harus ditinjau sebulan sekali. Kasus file ini akan ditransfer ke rencana untuk bulan.
- Rencana untuk tahun ini, berdasarkan pada tujuan jangka panjang selama 3-5 tahun. Kasus-kasus ini lebih baik untuk mendaftar baik di akhir tahun atau selama waktu liburan, ketika kepala dimuat tugas sehari-hari.
Keempat poin, David Allen menyebut sistem perencanaan alami. Sistem ini memungkinkan Anda untuk bergerak menuju tujuan penting bagi Anda dan tidak membuang waktu pada rutinitas.
Apakah ada rencana universal dengan mana Anda dapat merencanakan setiap proyek?
Ya, tentu saja. David Allen menyebutnya model perencanaan alami. Ini terdiri dari beberapa langkah.
Langkah 1. Tujuan dan hasil gambar yang sempurna
menentukan tujuan atau hasil akhir yang sempurna, bayangkan bahwa Anda telah mencapai hal itu.
Menggambarkannya dengan semua kriteria keberhasilan (uang, orang, pengakuan). Semakin banyak Anda menuliskan hasil akhir, semakin kuat motivasi, terutama di saat-saat ketika Anda perlu untuk melakukan tindakan tertentu, selama itu tidak.
Langkah 2. prinsip-prinsip
Menggambarkan prinsip-prinsip yang Anda akan tetap dengan pencapaian tujuan. Misalnya: "Saya akan memberikan kebebasan kepada orang-orang jika mereka... (untuk tetap dalam anggaran, untuk memenuhi proyek jangka tertentu)." Tanyakan kepada diri sendiri: "Tindakan apa yang dapat menghambat aktivitas saya? Bagaimana saya bisa mencegah mereka? "
Prinsip-prinsip memiliki kejelasan dan merupakan panduan yang dapat diandalkan dalam proses manajemen.
Langkah 3. Brainstorming
Brainstorm, selama merekam segala macam ide yang datang ke pikiran.
prinsip kunci brainstorming:
- jangan menilai;
- tidak diperdebatkan;
- tidak memperkirakan;
- tidak mengkritik;
- Pikirkan tentang kuantitas, bukan kualitas;
- memindahkan analisis dan organisasi dari rencana kedua.
Langkah 4. Rencana proyek sebagai daftar
Mengatur hasil curah pendapat dalam daftar kasus. Mulai perencanaan dari akhir dan pergi melalui langkah-langkah mundur. Jadi Anda dapat dengan mudah membuat rencana dan menentukan langkah pertama menuju tujuan. Contoh perencanaan dari akhir:
Target (hasil ideal): Saya bisa berbicara bahasa Spanyol dan memahami orang.
mengapa: Saya ingin berkomunikasi tanpa seorang penerjemah selama pertemuan bisnis dengan mitra Spanyol, dan untuk berkomunikasi secara bebas dengan orang lain saat berlibur di Spanyol.
Tahapan gawang:
- Salah satu langkah untuk mencapai tujuan: Saya telah menemukan dukungan dari bahasa Spanyol dan bicara padanya dua kali seminggu.
- Selangkah lagi dari ini, saya lulus ujian pada tingkat B1 kemampuan berbahasa.
- Selangkah lagi dari ini, saya lulus ujian untuk kemampuan bahasa tingkat A1.
- Salah satu langkah jauh dari ini: Aku delapan kali pada bulan latihan terakhir Spanyol dan memenuhi semua pekerjaan rumah.
- Selangkah lagi dari ini, saya terdaftar dalam program Spanyol dan dibayar untuk bulan pelatihan.
- Selangkah lagi dari ini, saya mengumpulkan informasi tentang kursus bahasa Spanyol dan membuat tabel perbandingan.
- Langkah pertama: Saya dijadwalkan waktu dalam kalender ketika saya akan mengumpulkan informasi tentang kursus bahasa Spanyol.
Ketika tim bekerja pada tugas dan perlu untuk mengatur seluruh rencana di satu tempat, nyaman untuk digunakan Gantt chart. Kolom pertama di dalamnya - ini adalah tahap dalam perjalanan ke tujuan, kolom kedua - yang bertanggung jawab. Akan terus kolom dengan periode waktu. Sel-sel akan menjadi status dari tahap tertentu, seperti "direncanakan", "Dalam proses ini," "Selesai," "Tertunda."
sistem GTD dan perencanaan alami bisa tampak sulit. Tetapi ketika Anda mengkonfigurasi untuk diri mereka sendiri, dan mulai gunakan secara teratur, Anda akan merasa bahwa segala sesuatu jauh lebih mudah daripada tampaknya pada pandangan pertama.